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企业会议管理制度模板

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会议管理制度
1、目 :为规范企业会议管理,提升会议质量,降低会议成本,特制订本制度。
2、适用范围:本制度适适用于xxx企业各项会议管理。
3、管理权责:
3.1 总经办负责企业会议统筹协调及本制度实施监督。
3.2 会议提拟人或主办部门负责会议组织工作,并有权对违反本制度行为提出处罚。
3.3 会议审批权限详见”5.1会议提拟和审批”。
4、会议分类:
序号
会议名称
专题/特点
类别
主持人
参与人员
1
早例会
固定时间、固定地点,宣告相关政策指令
企业例会
综合部
全体职员
2
动员会
讲话固定,没有讨论程序
企业临时行政会议
主办部门责任人
会议提拟参与人员
3
研讨会
对一定问题进行讨论,磋商,不一定有结果
企业临时行政会议
主办部门责任人
会议提拟参与人员
4
判定/评审会
对某事务、价值、性能、质量进行判定,必需有结论
企业临时行政会议
总经理或其指定人员
会议提拟参与人员
5
专题会
为某一专题而开,必需有结论
企业临时行政会议
提拟人指定
会议提拟参与人员
6
年底述职会
年底
企业例会
人力资源总监
各部门责任人及总经办组员
7
年底总结会
年底
企业例会
人力资源总监
会议提拟参与人员
8
调度会
通常为月度召开协调调度各部门工作
企业临时行政会议
实施副总
各部门责任人及相关人员
9
部门例会
各部门固定汇报程序
部门会议
部门责任人
自定

5、管理内容:
5.1 会议提拟和审批。
5.1.1 企业月度例会无须提拟和审批。
5.1.2 企业临时行政会议、企业年度例会由总经理直接提拟或由议题包含业务主办部门责任人提拟、总经理同意。
5.1.3 部门会议由各部门自行安排,但会议时间、参与人等,不得和企业会议冲突。其中,部门会议属非例会性质且需另行核给专题费用,应向上一级主管部门报批同意;
5.2 会议计划和统筹。
5.2.1 每个月28日前,总经办应和各部门协调确定下月计划召开临时行政会议,统一报集团总经理审批后,汇同企业月例会编制<月度会议计划>,于月底前发放至各部门责任人。
5.2.2 凡总经办已列入计划会议,如需改期,或遇特殊情况需安排新临时行政会议时,会议召集部门应提前2天完成会议提拟和报批手续,并报请总经办调整会议计划。未经总经办同意,任何人不得随意打乱正常会议计划。
5.2.3 会议安排标准为:小会服从大会,局部服从整体,临时会议服从例会。各类会议优先次序为:企业例会、企业临时行政会议、部门会议。因处理突发事件而召集紧急会议不受此限。
5. 3 会议准备。
5.3.1 会议通知遵照以下要求:
1、已列入月度会议计划表会议,月中无调整,不再另行通知,由部门按计划表直接通知和会人;
2、属下列情况之一者,按”谁提拟,谁通知”标准进行会议通知:
(1)未列入月度会议计划而临时提拟会议;
(2)即使已列入月度会议计划,但需对会议议题、需准备会议资料、会务安排等作尤其说明;
(3)其它提拟人认为应另行通知情况。
3、会议通知期通常应提前一天以上,通知对象为和会人、会务服务提供部门;
4、会议通知形式通常为电话通知。但需对会议议题、需准备会议资料、会务安排等作尤其说明会议,应以邮件方法进行确定通知;包含多个部门和参与人数众多大型会议,主办部门还应编制具体会议计划通知相关部门。
5.3.2 会议其它准备工作遵照以下要求:
1、会议提拟部门应提前做好会议资料(如会议议程议题、提案、汇报材料、计划草案、决议决定草案、和会人应提交资料等)准备组织工作;
2、会议提拟部门应提前做好会务准备工作,如落实会场,部署会场,备好座位、会议器材、茶具茶水等会议所需多种设施、用具等;
3、企业召开企业级会议会务服务统一归口综合部负责。
4、部门召开会议需用公共会场,应向会议室管理部门(总经办)事先提出,由会议室管理部门(总经办)统筹安排。
5.4 会议组织。
5.4.1 会议组织遵照”谁提拟,谁组织”标准。
5.4.2 会议主持人须遵守以下要求:
1、主持人应不迟于会前10分钟抵达会场,检验会务落实情况,做好会前准备。
2、主持人通常应于会议开始后,将会议议题、议程、须处理问题及达成目标、议程推进中应注意问题等,进行必需说明。
3、会议进行中,主持人应依据会议进行中实际情况,对议程进行适时、必需控制,并有权限定讲话时间和中止和议题无关讲话,以确保议程顺利推进及会议效率。
4、属讨论、决议性议题会议,主持人应引导会议作出结论。对须集体议决事项应加以归纳和复述,适时提交和会人表明意见;对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。
5、主持人应将会议决议事项付诸实施程序、实施人(部门)、达成标准和时间等会后跟进安排向和会人明确。
5.4.3 和会人须遵守以下要求:
1、应提前5分钟到会,并在<会议签到表>上签到。
2、会议讲话应言简意赅,紧紧围绕议题。
3、遵照会议主持人对议程控制要求。
4、属工作布署性质会议,标准上不在会上进行讨论性讲话。
5、遵守会议纪律,和会期间应将手机调到振动或关机,标准上不许可接听电话,如须接听,请离开会场。
6、做好本人会议纪录。
5.4.4 多个部门参与临时行政会议标准上由总经理主持,总经理另有授权,从总经理授权。
5.4.5 企业月度例会、临时行政会议通常应控制在2小时以内,依据会议进行情况确需延时,主持人须取得和会人员同意。
5.4.6 主持人为会议考勤核准人,考勤统计由会议统计员负责。
5.5 会议统计。
5.5.1 企业各类会议均应以专用统计本进行会议统计。
5.5.2 企业各类会议标准上应确定专员负责统计。会议统计员确实定应遵守以下要求:
1、各部门应兼设一名会议统计员(通常为本部门内务文员,名单报总经办立案),负责本部门会议及本部门负责组织会议统计工作。
2、会议统计遵照”谁组织,谁统计”标准,如有必需,主持人可依据本标准及考虑会议议题所包含业务需要,临时指定会议统计员。
3、总经理主持企业例会、临时行政会议标准上由总经理秘书负责会议统计工作,总经理另有指定,从总经理指定。
5.5.3 会议统计员应遵守以下要求:
1、以专用会议统计本做好会议原始统计及会议考勤统计,依据需要整理会议纪要。
2、会议统计应尽可能采取实录风格,确保统计原始性。
3、对会议已议决事项,应在原始统计中括号注明”议决”字样。
4、会议原始统计应于会议当日、会议纪要最迟不迟于次日呈报会议主持人审核署名。
5、做好会议原始统计日常归档、保管工作,立即将经主持人核准<会议签到表>考勤统计报考勤人员。
5.5.4 下列情况下,应整理会议纪要:
1、企业各类临时行政会议;
2、须会后对会议精神落实落实进行跟进会议;
3、其它主持人要求整理会议纪要会议。
5.5.5 会议纪要发放或传阅范围由主持人确定。企业各类临时行政会议会议纪要须报总经办一份存档备查。
5.5.6 会议原始统计备档按以下要求:
1、本部门负责组织企业各类行政会议会议统计,由本部门兼设会议统计员负责日常归档、保管。
2、本部门会议统计由本部门常设会议统计员统一归档备查。
5.5.7 会议统计为企业机要档案,保管人员不得私自外泄。其调阅应严格按企业文档管理制度和保密制度相关要求实施。
5.6 会议跟进
5.6.1 会议决议、决议事项须会后跟进落实,遵照”谁组织,谁跟进”标准;会议主持人另有指定,从主持人指定。
5.6.2 总经理主持会议会后跟进工作标准上由总经办负责落实,总经理另有指定,从总经理指定。
5.6.3 会议跟进依据以会议原始统计及会议纪要为准。
5.7惩处
5.7.1迟到、早退、缺席。
1、迟到。全部参与会议人员在会议要求召开时间内未到,计为迟到。
2、早退。凡参与会议人员,如未经主持人同意在会议召开结束前5分钟提前离开会场,计为早退。
3、缺席。凡必需参与会议人员未经请假私自不参与会议或请假未同意而不参与会议,计为缺席。
5.7.2 处罚
1、无正当理由迟到、早退每次扣2分。
2、无正当理由缺席每次扣5分。
3、凡因通知原因造成应参与会议人员迟到或缺席,以上处罚由传达人负担。
以上扣分皆于当月绩效考评中表现。
6、 附则
6.1 本制度由企业总经办负责解释。
6.2 凡本制度未明确要求奖惩,按<奖惩管理制度>相关要求实施。
6.3 本制度由总经理同意后生效,自颁布之日起实施。