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投资咨询

工作手册

（V1.0版）

投资咨询
二○一五年四月二十七日

目录
企业欢迎词 1
总经理致辞 2
第一章 总 则 3
第二章 企业概况 4
第三章 组织管理 5
第一节 企业组织框架 5
第二节 总经理岗位职责 7
第三节 副总经理岗位职责 8
第四节 其它部门岗位职责 9
第四章 行政人资管理 14
第一节 卫生管理制度 14
第二节 工装管理制度 14
第三节 办公设备管理制度 15
第四节 办公用具管理制度 20
第五节 印章管理制度 23
第六节 招聘管理制度 24
第七节 考勤管理制度 25
第八节 培训管理制度 27
第九节 薪酬福利管理制度 29
第五章 财务管理 29
第一节 现金管理制度 29
第二节 借款管理制度 29
第三节 费用报销制度 29
第四节 差旅费报销制度 29

企业欢迎词

亲爱战友们：
欢迎您加入投资咨询，成为我们队伍中关键一员，为了帮助您愈加好地了解企业，企业制订了这本工作手册。工作手册中内容对企业全部组员均为关键，请您快速阅读并放于便于取阅地方，在您碰到相关企业工作方面问题时，即可随时参阅。
当然，您不可能在工作手册中找到全部问题答案，因为它不是制度全书。本工作手册编入了部分企业关键制度概要，不管内容多么完善，也替换不了您和企业组员之间日常直接沟通。依据业务情况，职员提议或不一样地域环境差异，企业有时会对这些制度进行改动，如有改动，我们会以企业文件形式立即向您传达。
本手册中义务、责任及条款并非随意制订，每一条全部有合理常识背景，基于企业管理经验且其中很多条是由职员提议，但我们期望有更多来自于您提议，这将有利于我们保持团结、合作、友好关系。

总经理致辞
亲爱战友和盟友们： 
  你们好！
首先，我代表企业全体同仁对青岛总部领导能把河北区域放心交给我们表示衷心感谢！
每个人全部有自己梦想，现在民间金融行业动荡不安，多种操作不规范民间资本运作越来越多，怎样能在这“乱世”中脱颖而出，成为河北民间金融行业标杆企业，成了企业梦想。有了青岛总部和各位同盟支持，愈加坚定了我们理想和信念，我相信，只要我们不停合作和学习，严格实施“专业严谨、诚信服务、一直如一、完全托付”企业宗旨，就一定有机会愈加好地发明价值，回报社会。 
  追求专业严谨才能成就自信，提升责任和负担意识才会愈加努力，一直如一去做正确事，努力让用户把资金完全托付和我们。一个人只有自信和努力才能使自己有所成就，一个企业更是如此。商海茫茫，千舟竞发。自信，能使我们在这个竞争和发展同在、机遇和挑战并存创业环境中信心更足；努力，让我们学会脚扎实地和不懈追求。 
  企业有了以上这两点，就扎下了发展根，它使企业里每一个人在生活和工作中闪耀着人性、智慧灵光，使我们合作者和我们一样愈加信心百倍地迎接未来。这对于我们每个人来讲，全部是一个考验和提炼，全部是一个境界和升华。不仅仅是工作本身负担和承受，更多是承载着我们企业和个人梦想——做河北省民间资本带头人；这是我们财富，也是我们价值，更是我们为用户提供每一次优质服务动力和信念，因为我们有了这个共同梦想、共同使命，所以我相信我们团体一定会走向辉煌！我们真诚欢迎社会各界宾朋和广大有志青年莅临河北，让这里成为我们共同展示自己才华舞台，让我们一同共谋发展、共同推进民间金融业发展，实现我们人生价值。
  路漫漫其修远兮，今天我们仍然在路上。旅途中风景会令我们眼球留恋，而旅途中劳累也会令我们心生懈怠。但，只要我们相信前路漫漫，等候我们风景亦无限，我们就不应该放慢脚步。梦在远方，继续向前，让我们去共同领会我们心中最美风景。
第一章 总 则
一、 目标
本手册意在帮助企业组员熟悉本企业管理政策和了解企业文化，愈加快地融入团体，更有效地工作。
（1）本手册会明确企业组员行为规范，为企业组员自觉遵守企业规则成为一个优异团体精英指出了行为方向。
（2）本手册适适用于企业全部组员。

第二章 企业概况
一、 企业介绍

青岛投资管理河北运行总部于正式开启，系青岛投资管理河北总部代理商。青岛投资管理成立于9月，初始注册资金1000万元，是经过国家商务部跨省特许经营立案，中国率先以民营资本形式联合香港国际金融控股从事金融中介服务加盟连锁机构，企业潜心于现代民间资本整合研究，致力于为民间资本正当理财和使用增值构架一座服务桥梁，努力为中小企业及商户融资提供最好处理方案。企业凭借丰富金融业务实战经验和深入探讨研究，创建了为民资服务天喜资金桥，为用户提供安全快捷放心投融资服务通道。
企业经过多年发展实践，经过理财团体反复论证，对各行业内利益相关者有效整合，首创了民间金融（PIP)运行模式，创建了理财融资·银行助贷服务·投资项目管理和会员培训管理四位一体整店输出加盟连锁模式，淘汰了传统单店借贷业务落后局面，开创了中国特许加盟新篇章，而且是金融中介中首获民间抵押借贷风险控制方法、民间借贷PIP中介服务运行模式等三项技术专利，开创了民间借贷青岛模式。企业有着雄厚资本运作实力，拥有资深理财计划师和律师风控团体，率先经过法律程序将不动产抵押引入民间借贷行业，创建了"抵押+公证"借贷模式，为用户更安全快捷提供投融资服务，在业界和社会上拥有极高声誉和领导力。“”品牌加盟连锁店如雨后春笋般在各地迅猛发展，全国连锁加盟格局就此展开。
，系天下，上天喜金桥，步入成功之道。
二、 企业文化
使  命：为用户提供最好投融资处理方案
企业宗旨：专业严谨、诚信服务、一直如一、完全托付
经营思想：在重视社会金融秩序前提下，为其提供最好服务和有效补充
品牌定位：抵押贷款服务金桥，投资管理黄埔军校
品牌目标：打造现代金融中介连锁商业帝国
一直坚守四条标准：不扰乱金融秩序、不放高利贷、不行使或变相行使银行职能、不承诺保底收益
六大经营理念：践行中介服务、维护用户关系、严守道德准则、顾全职员利益、成就企业价值、推行社会责任
四大工作信念：让用户放心、让职员安心、让企业成长、让产业永续

第三章 企业组织管理
本章依据企业相关规章制度制订了企业机构设置、各部门岗位责任，意在经过规范组织和行为，完善企业经营管理，有效地防范金融风险并做出主动反应，愈加好地完成企业下达各项指标。

第一节 企业组织框架
一、 企业实施总经理负责制。
二、 企业由总经理办公室、副总经理办公室、市场部、行政人资部和财务部等部门组成。
1、 总经理办公室负责企业运行发展全方面工作。
2、 副总经理办公室负责帮助总经理办公室开展运行发展全方面工作。
3、 行政人资部是组织落实企业办公、行政、保卫和人力资源管理等职能保障具体部门，为企业发明有序、高效、规范工作环境，为企业其它部门服务，同时负责企业信息系统日常运行、维护和管理，和全部硬件设备管理、维护和维修等。
4、 市场部负责建设营销团体，负担企业业务拓展关键部门，经过多种渠道落实用户开发、金融产品销售、宣传推广等。
5、 财务部负责企业成本核实，为企业发展提供各项数据支持，保障企业稳定运行。

附： 投资咨询组织架构（）

第二节 总经理岗位职责
1、企业实施总经理负责制。总经理对企业进行全方面管理，负责组织企业各项工作；
2、认真落实国家相关方针、政策和法令，结合企业业务特点，制订工作计划，依法经营，规范管理，确保各项任务组织和实施，取得良好经济效益和社会效益；
3、维护企业和各合作单位、政府职能部门和监管部门关系，并取得其主动支持；
4、严格遵守企业各项规章制度，确保各项制度落实，并结合业务实践制订相关实施细则；加强制度实施力检验，防范各类责任事故和人为差错发生；建立重大事故应急预案，有效处理各类突发事件；
5、定时召开经营分析会议和办公会议，研究企业在日常经营管理过程中需要改善和处理各项工作，针对市场改变和用户需求，制订各时期业务营销策略；
6、结合企业经营特点，有效合理地设置业务服务岗位，优化业务步骤；
7、负责建立职员绩效考评制度，表现多贡献、多收入激励政策；
8、全方面负责企业职员思想工作，教育职员团结协作、爱岗敬业，营造一个锐意进取、你追我赶、奋发有为友好气氛；
9、主动开展各项新业务培训工作，有效提升职员业务技能，同时重视专业人才引进工作，全方面提升企业整体业务实力；
10、协调各部门关系，确保各部门之间相互配合、协作；
11、认真实施企业及主管部门各项考评制度。

第三节 副总经理岗位职责
1、认真实施企业股东会、企业工作会和企业总经理办公会议决议及决定。
2、实施总经理指令，帮助总经理工作，实施分工负责标准，对各自分管工作负责。
3、依据总经理授权，行使总经理分配工作职责，并对总经理负责；落实和实施企业方针和目标。
4、帮助总经理制订企业年度计划和企业各项规章制度，依据新形势，提请修改变更不适用规章制度，直接负责分管部门改革调整方案制订，对分管部门功过负领导责任。阻止有损企业声誉、利益行为。
5、负责企业投资和贷款营销、前期调查汇报，审核、发放、催缴等工作并做好档案归档管理。
6、参与研究制订企业发展计划、决议。

第四节 其它部门岗位职责
一、市场部
市场部可分为市场总监，用户经理。
市场营销部
用户经理
内勤助理(空)
市场总监

（一）市场总监
1、负责率领营销团体完成企业各项开发任务；
2、负责企业营销策略制订和组织落实工作；
3、负责企业产品销售、推广和用户开发计划和考评管理制度并组织实施；
4、负责企业下达开发任务，并向营销团体分配、下达销售任务；
5、负责企业多种营销渠道开发、建设和维护，包含银行，小区等；
6、负责开发相关合作单位并做好协调工作，定时造访；
7、监督市场营销团体招聘、培训、管理和考评；
8、依据业绩完成情况立即调整营销策略；
9、每个月组织市场部召开例会，安排具体人职员作计划。
10、每个月前三个工作日将营销团体考评结果发总经理；
11、每七天一进行一周工作总结，梳理工作计划，报企业总经理；
12、每个月第三个工作日前对照上月月初计划，总结上月营销团体营销宣传完成情况和结果，并对本月营销工作做出具体计划书，报送总经理抄送各部门主管；
13、对行政人资部、财务部、风控部（陈海庆总经理兼管）工作进行监督，对支持不到位或其它问题立即提出意见和提议，企业各个部门必需高度重视并立即改善；
14、负责对本部门需要其它部门协作工作，确保业务立即、保质完成；
15、企业总经理交办其它工作。
（二）用户经理
1、利用企业平台，在国家法律和企业制度要求范围内利用多种渠道开发用户；
2、在市场部营销计划基础上，制订自己用户开发计划，对外拓展各类用户；
3、了解用户需求、投资偏好和用户特点，向用户推介适宜金融产品；
4、指导开发来用户办理多种手续；
5、和外界保持常常广泛联络，广开客源、宣传和维护企业外部形象；
6、配合企业做好用户管理和服务工作；
7、完成部门下达各项任务指标；
8、负责所属银行、小区等渠道网点宣传品布署和设备保管；
9、维护所在渠道协作关系；
10、努力学习业务知识，提升业务技能，以能愈加好为用户提供全方位细致服务，增强开发用户吸引力；
11、在营销过程中发觉问题立即提出意见和提议，使企业能够适应市场改变制订出合理销售政策；
12、衣冠整齐，不穿奇装异服，根据企业着装要求，工作中保持良好精神状态，对外树立良好企业形象；
13、 遵守企业各项规章制度及营销团体规章制度；
14、部门主管安排其它工作。
二、行政人资部
行政部可分为行政经理岗、人力资源岗、前台等相关职能岗位。
行政人资部
人力资源岗
前台岗（兼）
行政经理

（一）行政经理
1、负责传达企业总经理办公会议精神并监督实施情况，总经理办公会次日完成会议纪要并请参会人员签字后存档，负责组织学习企业领导指示传阅文件，负责相关会议组织、会务安排、会议通知、会议统计、会议纪要及决议督办等事项；
2、具体落实企业领导批复由行政部办理各项工作，并按期完成；
3、负责企业文件材料草拟、打印、呈报、送达、签收、登记、报审、传阅、归档工作，负责文件资料整理、保管、调阅、装订工作，负责书籍、报刊等非文件性资料订阅、登记、保管及借阅工作；
4、负责企业资产管理，包含固定资产、通讯设备、低值易耗品和办公用具、宣传用具等，做好购置、登记、保管、领用工作；
5、做好企业历年大事记原始资料搜集和编纂工作，定时或不定时编辑企业简讯、简报或内部发行刊物；
6、负责对企业内违反法规、制度行为进行稽核，并依据企业规章制度提出处理意见，每个月底提供月度稽核汇报并进行公告，做好稽核资料整理归档工作；
7、负责行政人资部各项文件资料、关键物品等整理、存档工作；
8、负责企业保密工作和法律对接事务，妥善保管和正确使用企业印章和介绍信；
9、遇法定节假日前组织各部门主管进行企业安全大检验；
10、负责职能部门职员仪表规范、用户服务和劳动纪律等方面检验、监督工作及日常安全检验工作，要求每七天最少进行两次职员检验并统计；
11、负责企业保洁管理，监督、检验保洁工作质量和进度，每日8:45前检验一次保洁工作完成情况；
13、负责策划、组织、安排企业职员文娱活动，丰富职员生活，帮助企业领导创建企业企业文化；
14、负责企业职能部门保障工作，配合物业企业做好水、电、暖气、空调设备维护，确保正常运转，每个月进行一次电路检验；
15、负责企业办公设备、办公家俱、职能部门保障设备等维修、保养、报废、更新工作，每七天进行一次检验。发觉问题立即维修；
16、天天下班前检验职员电脑、办公设备电源关闭情况
17、负责办公用具统计、购置、入库保管、发放工作；
18、遇上级领导检验或有其它工作情况下，负责购置水果或安排餐饮；
19、行政人资部主管交办其它工作。
（二）人力资源岗
1、负责职员考勤管理，搜集职员请假单、因公外出单等，校对考勤机时间；负责职员考勤、考评、奖惩及其它相关具体事项，每个月1日前编制上月度考勤表；
2、负责办理职员招聘、培训、转正、晋级、调离、辞职、解聘等方面具体工作；
3、负责招聘管理，人力资源岗应经过网络，报纸及社会关系进行主动性招聘，招聘时应重视人员品行，热情度等。招聘后需进行为期2天培训，培训内容包含，企业介绍，业务介绍，投资市场基础知识，其它专业知识等。培训结束后对被新职员进行系统考评，出示具体考评意见，并报备至其应聘部门主管进行二次审核，经过后方给予录用；
4、负责职员劳动协议管理工作，按企业要求完成劳动或劳务协议签署工作；
5、实施企业制订薪酬奖励制度和岗位考评制度，完成人员和岗位考评工作；
6、负责职员培训工作，帮助各部门组织职员培训，为职员提供有针对性、适用性岗位培训和职业道德培训。依据职员个人发展方向，配合企业提供职业发展培训，定制适应职员个人发展需要个人发展计划和职业发展培训；
7、每个月最少在企业范围内组织一次培训，培训结束后经过考试来进行知识巩固，并可合适进行奖惩；
8、全部培训统计均需留痕，并存档；
9、行政人资部经理交办其它工作。
（三）前台
1、负责现场接待工作，在前台为相关咨询用户提供服务；
2、负责对前台秩序监督和维护，发觉问题立即上报部门主管并辅助处理；
3、负责用户造访统计及外出职员造访统计；
4、负责应聘人员接待工作；
5、负责企业各类邮件收寄工作；
6、负责考勤机时间校对及考勤提醒；
7、负责企业公告牌更新；
8、保持接待大厅环境清洁：
9、行政人资部经理分配其它工作。
附：前台接待要求。
1、为企业来客设置登记本，全部来企业人员均须登记，（总经理熟悉好友或企业原有用户免登记）。登记本上注明来访人姓名、人数、来访事由、出入时间。
2、上班时间必需在岗，如因公务需外出，经直接领导同意后方可离岗。外出期间，由直接领导安排前台接待人员，必需确保前台无空岗。如无法安排人员，前台接待人员不得外出，私事不得离岗。
3、企业有来访客人，来客行至前台一米以内，前台接待必需起身微笑相迎，说礼貌用语，招呼客人就座。客人坐下后，前台接待方可就座。
4、来客提出个人要求时，前台接待必需认真聆听，有必需时做好笔记，如遇无法处理投诉，则请客人稍等，请用户服务部经理出面处理。
5、来客提出要找企业职员时，前台接待应先问有没有预约。并请来客做好登记，再打电话致要找职员，问询是否带进。如回复需要立即带进，则应行前领路，如需迟些才带进，请客人在接待室就坐，为客人倒水，请客人稍待。等能够带进时，再将客人带进。带进办公室后，再为客人倒水。
6、 如来客不听要求，想要硬闯办公室，呼叫企业现场责任人帮助拦截。如事态紧急，可呼叫企业所属物业保安帮助。
7、客人离开时，微笑致意，“欢迎下次再来”。
三、 财务部
企业财务部作为一个独立部门，直接对总经理负责。
1、负责企业经营成本核实工作，核实各类固定成本费用，为企业领导和市场部门提供业务发展和考评工作提供依据；
2、负责职员补扣款表和工资表、个人所得税表等编制及复核工作，每个月2日前复核完成，每个月16日前确保职员工资按时到账；
3、负责报表编制工作，每个月8日前完成；
4、负责制订、修改和完善各类核实方法、步骤和步骤，形成核实制度并存档；
5、负责审核原始凭证真实性、完整性、正当性；负责企业费用报销工作；
6、负责对企业固定资产进行实物管理，完成每个月固定资产台账登记工作及新增固定资产建账工作；
7、负责企业活动所产生费用进行核查，并具体统计；
8、企业其它费用核查并统计；
9、负责企业会计核查工作；
10、企业资金账户、网银交易密码等保密事项，财务人员应加强管理保密，报账随用随地不得遗漏或遗忘；
11、财务各项数据均放置移动盘中不得产生于桌面，办公区域内，每日检验；
13、日常工作中对资金收入和支付等业务，第一时间处理，不得有任何理由形式上延误；
14、每日报送当日交易账户和风控，不得有遗漏，应立即处理具体统计清楚；
15、严格遵守企业保密制度；
16、总经理交办其它工作。

第四章 行政人资管理
为深入提升企业良好品牌及整体形象，展示职员精神面貌，加强职员规范管理，特制订以下管理制度。

第一节 卫生管理制度
为发明整齐优美工作环境,树立良好企业形象，现对我企业环境卫生管理作以下要求：
1、凡在本单位工作职员，均应遵守本制度。
2、室内应保持整齐，做到地面无污垢、痰迹、烟蒂、纸屑；桌面、柜上、窗台上无灰尘、污迹，清洁、整齐，窗明几净。室内无蜘蛛网、无杂物，室内办公用具、报纸等摆放整齐有序，不得存放和工作无关物品，个人生活用具应放在固定抽屉和柜内。
3、每日8点20分开始晨会（锻炼身体、企业文化、读羊皮卷），晨会结束后开始工作。下午上班简单清理一下桌子和地面上垃圾开始工作。下班提前半小时开始打扫卫生，打扫结束下班。
4、除打扫卫生期间，各自保持自己工作区域洁净卫生，立即将满了垃圾筐倒掉，厨房、卫生间垃圾天天一倒。
5、花草由所在卫生区域责任人负责养护。
6、职员自己带水杯。
7、窗帘三个月洗一次，现要求3、6、9、12月份，其中这些月份10~20号将企业全部窗帘清洗一遍。
8、老板椅每三个月清洗一次、其它椅子十二个月大洗一次。

第二节 工装管理制度
一、工装穿戴标准
1、职员在企业工作时间内必需按要求穿戴工装包含：衬衣、领带（丝巾）、西装、外套、裤（裙）、工牌、徽章。
2、工装穿戴必需保持洁净、整齐。徽章佩戴于左胸，工牌佩戴于胸前。
3、个人形象：头发颜色、发型不宜夸张，不准披头散发，不能浓妆艳抹，不准穿拖鞋。
4、职员不得改变工装样式和穿着方法，工装若有破损应立即修整。
5、职员工装由个人妥善保管，如发觉丢失或损毁应立即购置（费用自理）。
6、员工依据外出工作需要自行调整工装穿戴时间（大型活动及外出集体活动除外）。
二、工装换季时间
夏装：5.1-10.15
冬装：10.16-4.30
特殊情况依据天气统一通知更改。
三、工装费用
工装费用由职员自行垫付，企业分10个月逐月返还，如有离职者，自行垫付剩下工装费用。
四、工装考评
在岗职员上班时间着装情况是个人考评内容之一，对不按要求穿着及遵守工装制度管理要求，将在考评统计中备注。
本制度下发之日由全体职员签字确定知晓起实施。

第三节 办公设备管理制度
第一条 本制度制订目标是加强对企业内部办公设备管理，有效控制行政经费支出，以确保办公设备在工作中正常使用。
第二条 本制度所指“办公设备”包含：企业内部电话、电脑、打印机、传真机、摄影机、投影仪等全部办公设备。
第三条 企业办公设备属于企业工作资源，只可用于企业内部以工作为目标各项业务，严禁将企业办公设备用于处理私人事务。
第四条 办公设备采购管理职责
（1）企业行政人资部负责统一采购计划制订和实施。
（2）企业财务部负责审核采购费用。
（3）企业总经理负责审批采购计划、采购协议和采购费用。
第五条 办公设备采购审批程序
（1）依据本部门实际情况，设备需求部门填写《办公设备采购单》提交行政人资部。
（2）行政人资部每三个月对申购申请进行一次统计汇总，依据汇总结果和企业现有设备使用情况制订采购计划，填写《办公设备采购审批表》，经行政人资部经理审核后提交财务部审核，最终报请总经理同意。
（3）依据审批意见，行政人资部实施办公设备采购程序。
第六条 办公设备采购程序
（1）行政人资部必需选择超出三家供给商进行询价。
（2）采购经办人应对报价资料进行认真分析，并参考以往采购统计及当初市场行情和供给商进行议价。
（3）经办人填写《办公设备询议价情况汇报表》，经行政人资部经理审核后，提交总经理审批。
（4）依据审批意见，经办人实施采购，必需时应和供给商签署《采购协议》。
第七条 办公设备验收入库工作程序
（1）设备到货后，行政人资部应对设备进行仔细地检验，必需时设备需求部门应给和帮助支持。
（2）检验人员在《办公设备验收单》上确定签字后，设备方可登记入库。
第八条 设备采购费用付款程序
（1）采取预付款方法时，经办人员需凭《办公设备询议价情况汇报表》或《采购协议》，填写《借支单》，经财务部经理审核，总经理审批经过后办理预付款手续。
（2）采取货到付款方法时，在设备到货后，经办人员凭《办公设备询议价情况汇报表》或《采购协议》、《办公设备验收单》及购货发票，办理财物报销手续。
第九条 设备采购管理措施
（1）行政人资部必需严格遵守公平、公开标准，在确保质量前提下，综合考虑价格、交货日期、售后服务等原因，选择信誉度高供给商。
（2）企业关键设备采购应有3——5家资质完备、质量可靠、诚信度高备选供给商。
（3）设备采购人员必需严格遵守企业规章制度，秉公办事，任何人不得在采购设备过程中收受回扣。如有违反，一经发觉，企业将严厉处理。
（4）行政人资部和供货商签署购置协议时，须对售后做出明确约定。设备验收不合格时，应根据协议约定，进行退、换货或索赔。
（5）供货商提供报价设备规格和《办公设备采购审批表》中所列设备规格不一样或属于代用具，应立即和设备部门沟通，由需求部门经理签字确定后，方可购置。
（6）设备在投入使用前需要厂家现场指导，由行政人资部负责相关事宜。
（7）设备采购人员应树立服务意识，若因缺货等原因无法按时完成采购时，应立即通知需求部门，并主动和其协商处理。
（8）对办公设备有紧急需求时，可直接将部门经理审核购置申请提交企业总经理审批。审批经过后，由行政人资部安排单独采购。
第十条 办公设备使用和保养
（1）企业全部办公设备全部要指派专员管理，严禁其它人员私自使用。
（2）使用设备前，应认真阅读说明书，操作必需严格根据操作规范进行。
（3）如人为原因造成设备丢失或损坏，应追究相关人员责任。
（4）行政人资部应指派专员依据产品保养手册定时对办公设备进行检验养护，排除隐患，以免因设备故障影响企业业务。
（5）需要由厂家进行专业保养，由行政人资部负责相关事宜。
第十一条 办公设备维修
（1）当设备发生故障时，应报请行政人资部安排维修。因私自处理造成设备损毁，由责任人负担对应损失。
（2）行政人资部应对设备维修情况作具体统计。包含设备编号、维修日期、故障现象及原因、维修费用、维修单位等。并建立维修档案。
第十二条 办公设备使用监督
（1）各部门经理负责本部门所用办公设备日常使用监督。
（2）行政人资部负责不定时地对办公设备使用情况进行检验。
（3）行政人资部有权提请处罚违规使用办公设备人员。
第十三条 办公设备报废认定及处理
（1）办公设备因故障无法维修或无维修价值需要报废时，行政人资部应提交《办公用具保费清单》，由企业总经理签字审批。
（2）行政人资部负责处理报废办公设备，所得现金应立即交财务部入账。同时，财务部负责对已报废办公用具进行销账。
第十四条 电脑使用管理
（1）本制度中所称“电脑”包含：主机、显示器、键盘、鼠标等全部设备和各类应用软件。
（2）企业电脑使用实施“专员专管”标准，即由每台电脑使用者负责电脑日常操作及保养。使电脑及其隶属设施一直处于整齐、良好状态。
（3）未经许可，任何人不得私自使用她人电脑。
（4）电脑存相关键信息，应设置开机密码，且未经企业同意，不得将密码泄露给她人，以免信息外泄造成企业遭受损失。
（5）电脑上必需安装杀毒软件并立即进行更新。不得使用未经杀毒软件检验U盘、移动硬盘、软件等，以预防病毒侵入。
（6）电脑上不得存放会影响、破坏企业计算机网络正常运行软件，如黑客程序、网络代理服务器等。
（7）严禁上班时间使用企业电脑玩游戏、看电影和进行其它娱乐活动。
（8）电脑使用者应定时对电脑内资料进行整理和备份，删除无用文件，确保电脑有足够运行空间。备份资料可由部分统一保管。
（9）电脑使用者不得随意拆卸电脑设备或更换配置；外出或下班时，应退出系统并关闭电源。
第十五条 电话使用管理
（1）电话由行政人资部统一进行分配和管理。未经许可，其它人不得私自调换电话号码或私自拉线串号。
（2）各部门经理负责对电话日常使用情况进行监督和控制。
（3）通话时要简练扼要，避免长时间占线，浪费时间和资源。
第十六条 传真机使用管理
（1）传真机由行政人资部指派专员负责使用，其它人不得私自使用。
（2）包含企业机密文件必需经企业领导签字同意后方可传送。
第十七条 其它办公设备使用管理
（1）企业全部办公设备均指派专员保管和使用，未经许可，其它人不得私自使用。
（2）因为设备使用人员操作不妥造成设备损坏时，应根据设备购置价格赔偿。
（3）职员进行岗位变动或离职时，应将指定办公设备交由行政人资部审核。行政人资部经理确定后，方可办理异动或离职手续。
第十八条 企业行政人资部有权提请处罚违反本制度人员。
第十九条 本制度最终解释权归行政人资部全部。
第二十条 本制度自公布之日起实施。

办公设备管理步骤及步骤图
在进行办公设备管理时，可参考以下步骤：
（1）各部门向行政人资部提出购置办公设备申请。
（2）行政人资部对购置申请进行审核、汇总后，提交企业总经理审批。
（3）经领导审批经过后，行政人资部负责询价并初步选定供货商。
（4）行政人资部将初步选定供货商情况提交总经理审批。依据总经理审批意见实施购置。
（5）行政人资部负责将更新设备登记入库，并将相关资料存档保管。
（6）各职能部门按需领用设备，行政人资部负责监督使用及日常维护。
（7）设备发生故障时，职能部门报请行政人资部安排维修。对于无法修复或无修复价值设备，行政人资部提交报废申请，由企业总经理审批。
（8）审批报废办公用具，根据报废程序给予处理，相关资料归档保留。
办公设备管理表格：
（1）办公设备请购单；
（2）办公设备采购审批表；
（3）办公设备询议价情况汇报表；
（4）办公设备验收单；
（5）办公设备入库记录表；
（6）办公设备明细表；
（7）办公设备领用登记；
（8）办公设备报修记录表。

注：下页附步骤图。
设备申购单
审核、汇总
审批
筛选供货商
初选供货商
审批
实施购置
登记入库
资料归档
日常维护
申请报废
故障报修
继续使用
审批
报废
资料存档保管
部门领用
维修

第四节 办公用具管理制度
第一条 本制度制订目标是规范办公用具采购、发放等日常管理，方便企业职员领用办公用具，合理控制办公用具费用支出，以节省企业资源。
第二条 本制度适适用于企业全部办公用具采购、发放和使用管理。
第三条 行政部统一负责办公用具采购、发放、保管、使用和监督等日常事务。
第四条 办公用具采购程序
（1）行政工作人员须立即掌握办公用具库存情况，并依据平时消耗水平制作采购计划，明确订购数量，填写《办公用具申购单》。
（2）将经行政部经理审核《办公用具申购单》，提交企业总经理审批。
（3）审批经过后，依据审批意见，行政部负责采取订购或直接购置方法实施购置。
（4）所订购办公用具到货后，行政部应严格依据送货单验收，查对型号规格、品种、数量和质量，以确保不存在任何问题。
（5）验收人员在《办公用具验收单》上填写验收结果并签字确定。
（6）针对直接购置办公用具，经办人员可凭《办公用具申购单》和有效发票或收据，到财务部办理报销手续；针对采取订货方法采购办公用具，经办人须凭《办公用具申购单》及《办公用具验收单》，到财务部办理领款手续。
第五条 办公用具采购要求
（1）经办人员本着“合理节省”标准实施采购，避免反复购置造成库存积压；选择供货商时应货比三家，尽可能选择质优价廉办公用具。
（2）各部门如因工作原所以对某种办公用具需求量或规格发生更改时，需向行政部提出书面申请，方便行政部立即对订购计划进行调整。
（3）行政部填写《办公用具订购进度控制表》，表中应具体地统计订购日期、数量、单价、供给商信息和到货数量和日期。
（4）如遇特殊情况，办公用具需求部门可在采取电话或传真方法通知行政部后，自行选择购置所需物品。但事后需补办相关手续。不然，所产生费用企业将不予报销。
（5）验收结果为不合格时，由行政部负责和供货商沟通协商，进行退换货等相关事宜处理。
（6）对于验收结果为不合格用具，财务部有权拒绝支领相关费用。
（7）经办人员应秉公办事，采购过程中，严禁收受回扣及其它礼品。确实无法拒绝时，应上交企业。如有违反，一经发觉，企业将依据情节轻重对违反者处以警告、罚款、降薪甚至解聘处理。
第六条 办公用具领用和发放措施
（1）领取办公用具时，需按《物品领用登记》上要求填写领用物品名称、数量等，并由申领人签字确定。
（2）职员离职时，其已领取或保管订书器、计算器、文件夹等耐用具必需交还行政部。如有丢失或损坏，行政部负责折价后向其索取赔偿。拒绝赔偿，从其工资里扣除。
第七条 新职员入职时，可根据核定岗位标准领取一套办公用具。具体内容以下表所表示：
办公用具岗位领用标准一览表
岗位
标准配置
一般职员
水性笔、记事本、文件夹各一个
财务部职员
水性笔、记事本、文件夹、计算器、订书器各一个
部门主管
铅笔、水性笔、记事本、文件架、计算器、订书器各一个
部门经理及以上人员
铅笔、圆珠笔、水性笔、皮面记事本、计算器、笔筒、文件架、文件夹、活页夹各一个
备注
因工作需要，领用标准配置以外办公用具时，需根据常规办公用具申领程序进行申领

第八条 办公用具保管及使用管理
（1）行政部应建立库存办公用具台账，明确掌握办公用具库存情况。
（2）办公用具仓库须常常清扫整理，并定时进行盘点。盘点时，如有账物不符情况，应立即查明原因，做到账物相符。
（3）行政部应依据办公用具采购价格核实出物品单价，并依据各部门领用情况计算出对应费用，将其作为年度考评依据，并定时进行整理、汇总及存档。
（4）离职人员交回耐用办公用具由行政部安排重新发放。申领人不得以其新旧为由拒绝使用。
（5）行政部对已无使用价值，决定报废办公用具应做好登记，降低易耗资源消耗。
（6）树立节省意识，提倡无纸化办公。尽可能使用网络资源，降低易耗资源消耗。
第九条 各部门经理负责监督本部门办公用具日常使用情况。
第十条 行政部应定时对各部门办公用具领用申请和实际使用情况进行查对。
第十一条 实施“走动管理”，发觉问题立即提醒处理，杜绝浪费。
第十二条 本制度最终解释权归行政部全部。
第十三条 本制度自公布之日起实施。

办公用具管理步骤：
行政部在对办公用具进行管理时，能够根据下面步骤进行：
（1）行政部依据办公用具库存量和平时消耗量确定购置数量，提交购置申请。
（2）行政部经理审核购置申请后，提交总经理审批。
（3）行政部依据审批意见实施购置。
（4）供给商保质保量准期发货。
（5）行政部负责验收货物。验收不合格时，和供给商联络协商安排退货事宜。
（6）验收合格后，将所购物品登记造册入库保管，以备领用。
（7）各部门按需领用办公用具。
办公用具管理表格：
（1）办公用具申购单；
（2）办公用具验收单；
（3）办公用具领用登记；
（4）办公用具使用情况汇总表；
（5）办公用具库存盘点表；
（6）办公用具报废清单。
注：下页附步骤图。
申请购置
审核
审批
实施购置
发货
验收货物
登记入库
按需领用
合格

第五节 印章管理制度
第一条　企业印章(财务专用章、法人章除外)由行政人资部经理保管，严格控制印章使用范围，要根据签发权限使用。对所管印章使用严厉性、正确性负责。
第二条　企业印章使用范围
1．以企业名义发出公文、信函、报表。
2．企业计划、总结、汇报。
3．以企业名义发出通报、通告、要求。
4．企业对外所签多种协议及其它证单。
第三条　具体用印措施
1．凡用企业印章公函、文件、报表必需留有原稿，经总经理核签后用印；企业所发通告、要求等，须经总经理核签后用印，企业对外签署协议及出具证实须经总经理核签后用印。
2．凡对外联络工作需开企业介绍信时，先由领用人到行政人资部登记，经部门经理签批后办理。介绍信需编号，存根和正文要一致。
3．办理个人事务或通常内容便函须用企业印，经部门经理同意签字后，到行政人资部办理。
4．盖印协议、介绍信、便函，要注意保管，如有丢失应立即向企业汇报。
5．不准私自携带加印空白或无抬头协议、介绍信、函件外出，如确因特殊需要，需经总经理同意，剩下一律交回。空白介绍信要尤其建账登记。
第四条　企业印章不得私自带出，如有特殊情况需要带出使用，须到行政人资部登记，由总经理签批，行政人资部人员随同前往。
第五条 印章管理人员必需认真负责、遵章守纪、秉公办事，严格推行印章使用登记手续，并认真填写；没有总经理或相关责任人签字，不得随意盖章。印章要慎重保管，不得随意乱放。下班时间和节假日期间应