档案管理实施工作细则终稿.doc

关于印发档案管理实行细则告知各部门、各子公司：集团公司办公室依照档案管理实行意见规定，针对起草档案管理实行细则与各有关部门和人员进行了重复沟通、协调，现将修订后集团公司档案管理实行细则印发给你们，请各部门、各有关人员认真学习，严格按照档案管理实行细则规定和原则加强档案管理工作，使我公司档案管理工作走向规范化轨道。此告知附：档案管理实行细则集团公司办公室.5.10档案管理实行细则为加强集团公司档案管理工作，有效地保护和运用档案,维护公司合法权益，使档案管理规范化，特制定本细则如下：一、集团公司资料归档范畴凡是反映公司经营活动、具备查考运用价值书面文献资料均属归档范畴。（一）政府机关或行业管理部门（简称职能部门）文书材料。1、职能部门召开关于房地产工作会议文献；2、职能部门下发涉及经营业务并规定贯彻执行文献；3、职能部门领导检查工作、参观或者参加公司活动中批示、发言；4、职能部门对公司各类请示事项批复；5、其他有关资料。（二）公司文献资料1、公司内部管理文献。涉及公司发行各种原则、规章制度、告知、规定、员工奖励、惩罚、公司法律纠纷、公司大事记、工商变更及年检资料等。2、公司重大决定文献。涉及集团公司董事长、总裁办公会及其有关行政会议等形成决策或会议纪要等。3、请示性文献。涉及公司针对工程项目向市规划局、国土局、区政府、市建设委员会、市财政局等其她政府部门发出请示、申请报告、阐明、报告、承诺等。4、凭证性文献。涉及公司各部门上报、在寻常活动中形成原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、合同书等原始记录和文本。5、证件性文书文献。涉及公司证件，如法人营业执照、开发资质证书、组织机构代码证、税务登记证、开户允许证等；房产五证，如建筑工程施工允许证、工程规划允许证、土地使用权证、用地规划允许证、商品房预售允许证；公司获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书、证明等。6、报告性文献。涉及公司开发项目可行性研究报告、策划报告书、预测报告、实测报告、检测报告、实验报告、审查报告、勘察报告、审计报告、验资报告等。7、人力资源资料。涉及公司各部门员工档案，人事任免资料，绩效考核资料，员工培训、学习档案，流程管理资料，离职人员档案，人力资源信息，社会异动资料，其她具备保存价值资料。8、土地资料。涉及建设用地批准，地籍调查表，土地她项权证明书，建设用地地籍测绘成果，移民拆迁、安顿补偿批准文献合同等。9、工程类文献。涉及工程前期项目审批、项目立项、工程设计、工程竣工结算、工程图纸、监理文献、总（分）竣工资料、备案资料等工程建设资料。10、营销管理文献。涉及营销管理资料、市场拓展资料、品牌客服资料。11、财务文献。涉及贷款申请、贷款抵押证明、与各银行业务往来和订立借款合同、专用票据、财务管理筹划、年度报表、预决算资料、税收资料、检查资料、凭证账簿等有关财务性文献。12、招标采购文献。采购筹划、招标类文献、投标类文献、开标过程文献、中标告知书、合同书、供应商资料库。13、光盘资料。涉及声像制品资料，即公司各部门在其经营活动或政治、文献娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供，以声像形式记录下来各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等；技术性资料光盘，即工程施工过程中图纸或文本资料刻录。14、题赠性资料。涉及上级领导和外协和谐部门或个人提供题词、书画、工艺制品等。15、设备资料。涉及公司固定资产如空调、电脑、汽车等使用阐明书、维修卡、保修卡、购买发票等。16、其她对公司工作开展和发展具备保存价值文献。（三）非从属单位文献资料 非从属单位与公司互相联系、协商、解决工作中产生重要文献资料。二、文档管理规范规范文档移送档案室之前文档管理。 （一） 部门收文1、部门文员对接受文档、图纸资料必要及时进行纸质或电子签收登记，以便完整记录并跟踪资料传阅过程。2、部门文员对接受文档、图纸登记完毕后，按不同类别附上部门文档解决（传阅）单，组织部门内传阅，并对资料解决过程进行跟踪，规定除大量接受施工图外，别的文档、图说资料在2个工作日内完毕由部门所解决资料传阅、会签、审批流程，并进行归档。如涉及到公司其她部门、参建各方（施工、监理、设计、地勘）解决资料，应在3个工作日内完毕传阅、会签、审批流程。3、文档资料解决完毕后，部门文员应依照部门经理解决意见，当天将文档资料发送或返回有关单位、部门。在进行文档发送时，部门文员应进行纸质发放签收登记。（二） 部门发文1、部门文员必要建立部门对外发文签收登记表，对所有对外发文进行签收登记，以便完整记录并跟踪资料流向。2、部门文员对本部门对外发文，必要在收到文献当天发送到有关部门。（三） 文档查阅1、部门文员应组织对本部门文档管理体系进行讨论和解说，建立本部门文档电子查阅检索目录，适时修订。并告知人们文档查阅办法，以便在部门文员不在时，其她人能正常查阅文档。2、部门文员对部门人员文档查阅需求应及时、精确反馈。3、部门文员应对本部门已归档文档负责，保证已归档文档完整性。对部门人员提出文档借阅，需进行跟踪，并尽量保证在2个工作日内归还。（四）文档版本控制1、部门收文版本发生变更，部门文员应及时收回正在流转、解决作废版本，发送新版本，并告知负责该文档解决部门有关人员。2、部门发文版本发生变更，部门文员应书面告知有关部门或单位，用旧版本换新版本。三 、档案管理分类编号办法依照集团公司实际状况将公司档案按照部门功能分为十五大类（详细分类办法见附件公司档案分类办法方案），后来依照公司业务部门不断增长进行修改。（一）行政管理类（XZ）：01公司证照、02会议纪要、03公司成立及工商变更、04公司内部来文、05外部来文、06公司对外公函、07内部管理文献、08公司对外宣传资料、09公司资产台帐、10其她；（二）人力资源管理类（HR）：01在职工工档案、02人事任免资料、03绩效考核资料、04员工培训学习档案、05流程管理、审核档案、06离职人员档案、07人才信息库、08薪资福利资料、09公司文化建设资料、10其她；（三）财务管理类（CW）：01财务管理制度、02财务管理筹划、03财务部文献、04会计凭证、05会计报表、06会计账簿、07对外政府管理报告、08银行对账单、09工程决算书、10银行贷款资料及合同、11财务管理关于合同、12财务分析报告、13财务预算书、14、年度资产清查报表及报告、15其她；（四）营销管理类（YX）：01营销管理、02市场拓展、03品牌客服、05工作联系单、06其她;（五）招标采购类（ZB）：（季、月）度招标筹划、02甲指乙供材料定价单、03招投标文献、04供应商管理、05材料设备采购资料、06战略采购资料、07其她； （六）运营管理部（YY）：01项目运营目的书、02项目开发指引书、03项目里程碑筹划、04运营筹划内部管理文献、05考核节点筹划、06各部门月度工作筹划、总结、07会议纪要、08其她； （七）工程技术类（JS）：01设计单位选取、02设计变更、03施工图设计、04材料设备选型定板、05工程月报、06技术交底记录、07工程质量检查报告、08勘察测绘资料、09其她；（八）成本管理类（CB）：01成本管理、02预算书、03结算报告、04工程变更资料、05工作联系单、06工程签证、07工程款申请及批复、08审计类合同、09成本分析资料、10材料报价单、11罚款告知单、12其她；（九）项目部（XM）：01监理资料、02施工文献、03项目管理文献、04工作联系单、05其她；（十）公共事务部（GS）：01征用土地申请、批准文献、红线图、坐标图、行政区域图、02行政移民拆迁安顿补偿批准文献合同书、03设计前原始地形、地貌、状况图、照片、04发放拆迁补偿款、05房产及附属设施评估报告、06其她；（十一）法务部（FW）:01公司各部门订立合同原件、02法律文书、03诉讼卷宗、04其她；（十二）审计监察部（JC）:01财务审计资料、02工程审计资料、03专项审计资料、04专案调查资料、05招标监察档案、06其她；（十三）工程事务部（SW）：01前期政府批复文献、02勘察测绘文献、03设计文本、04施工图、05检测报告、06工作联系单、07放线图、红线图、08招标备案资料、09中标告知书、10工程管理中心会议纪要、11报验资料、12其她；（十四）商业管理公司（SG）：01基本调查表、02调研数据库、03商户往来函、04商户档案、05合同补充合同、06客服管理（有关部门）往来函、07客户往来函、08职能部门往来文献、09客户档案（综合）、10上报文献、11其她；（十五）装饰工程部（ZS）：01设计单位选取、02施工图纸（装饰、景观）、03设计变更、04设计任务书、05设计评审表、06技术交底、07工程验收报告、08材料检查报告、09材料设备移送会签单、10工作联系单、11其她；四、文献材料归档集团公司办公室为档案管理主导部门，设立一名专职档案管理员；各部门、各子公司为档案管理辅助部门，文员承担档案管理员职责。每年一月份集团公司办公室发出归档告知，各部门、各子公司文员负责收集整顿上一年度办理完毕文献（请示、报告、批复、批示、合同等）图表、声像（光盘、照片）、实物（荣誉奖杯、匾、锦旗），及时填写卷内目录、卷内备考表、移送清单于每年四月三十日之前移送集团公司办公室档案室。（一）归档材料质量规定1、归档文献材料必要齐全完整，照片（涉及底片）、录音带、录象带等必要同其详细文字阐明材料一起归档。2、归档文献材料必要是原件（定稿），特别重要文献应同步保存历次修改稿，重要或运用频率高文献材料依照需要可复制若干份归档。3、归档文献材料必要通过系统整顿，精确地反映生产、基建、科研、技术、经营管理各项活动真实内容和历史过程，符合自然形成规律。4、归档文献材料制成材料必要易于耐久保存，同步要保证图像清晰、笔迹工整、审察签字手续完备，禁用铅笔、圆珠笔、纯篮墨水、红墨水、复写纸。总体来讲，归档案卷质量要符合国标科学技术管理卷构成普通规定和文书档案案卷格式规定。5、电子文献归档应遵守两个原则：第一、电子文献和纸质文献归档实行“双套制”，即在电子文献归档时应制作相应纸质拷贝件，同步存档。第二、同步做好网络归档和脱机载体电子文献归档两方面工作，网络归档是指将通过整顿电子文献，转入档案库，脱机载体电子文献是指从网络硬盘上刻录到光盘上，进行归档。（二）文献立卷立卷应遵循文献自然形成规律，保持卷内文献有机联系，便于档案保管运用。1、案卷不适当过厚，普通不超过40mm。2、卷内不应有重份文献，不同载体文献普通应分组组卷。3、文献材料按事项、专业顺序排列。同一事项请示与批复、同一文献印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后顺序排列。4、既有文字材料又有图纸案卷，文字在前、图纸在后。5、卷内文献均按有书写内容页面编号。每卷单独编号，页号从1开始。页号编写位置：单面书写文献在右下角；双面书写文献，正面在右下角，背面在左下角。折叠后图纸一律在右下角。6、填写卷内目录和卷内备考表。卷内目录编制应符合下列规定：1）卷内目录式样宜符合本规范附录规定。2）序号：以一份文献为单位，用阿拉伯数字从1依次标注。3）责任者：填写文献直接形成单位和个人，有各种责任者时，选取两个重要责任者，别的用“等”代替。4）文献编号：填写工程文献原有文号或图号。5）文献题名：填写文献标题全称。6）日期：填写文献形成日期。7）页次：填写文献在卷内所排起始页号，最后一份文献填写起止页号。8）卷内目录排列在卷内文献首页之前。（三） 档案室负责填写案卷封皮和案卷装订1、案卷封皮填写应符合如下规定：1）案卷封面印刷在卷盒、卷夹正表面，也可采用内封面形式。 2）案卷封面内容应涉及：档号、案卷题名、编制单位、起止日期、密级、保管期限、共几卷、第几卷。3）档号应由分类号、项目号和案卷号构成，档号由档案保管单位填写。4）案卷题名应简要、精确地揭示卷内文献内容，案卷题名应涉及工程名称、专业名称、卷内文献内容。5）编制单位应填写案卷内文献形成单位或重要责任者。6）起止日期应填写案卷内所有文献形成起止日期。7）保管期限分为永久、长期、短期三种期限。保管期限普通以公司管理客观运用需求为根据来拟定，既要考虑文献现实运用价值，更要兼顾长远历史运用价值。保管期限有永久、长期和短期三种，长期为至50年左右，短期为如下。（1）凡是反映公司重要职能活动和基本历史面貌，对公司生产、经营、建设等有长远运用价值档案，列为永久保管；（2）凡是反映公司普通工作活动，在较长时间内对公司生产、经营等工作有查考运用价值文献材料，列为长期保管；（3）凡是在较短时间内对公司生产、经营等有参照运用价值文献材料，列为短期保管。设备档案保管期限也可以依照该设备使用年限划定详细年度。会计档案保管期限有永久、定期两类，其中定期涉及3年、5年、25年五类（详细参见1998年8月财政部、国家档案局发布会计档案管理办法）。8）密级分为绝密、机密、秘密三种。同一案卷内有不同密级文献，应以高密级为本卷密级。2 案卷装订1）案卷可采用装订与不装订两种形式。文字材料必要装订。既有文字材料，又有图纸案卷应装订。装订应采用线绳三孔左侧装订法，要整洁、牢固，便于保管和运用。2）装订时必要剔除金属物。五、档案室建设（一）档案室建设原则：安全、实用、以便。（二）档案室位置：档案室要远离易燃、易爆、空气污染区。楼房作档案室，普通不要安排在顶楼或楼两侧。档案室要远离卫生间、洗涮间、热水房等。（三）档案室库房承重：楼房作档案室，楼板承重必要达到档案库楼面均布活荷载应为5KN/；采用密集架式，不应不大于12KN/。（四）档案室库房橱俱布置：档案室使用铁质档案橱（架）。档案库房在布置橱俱时，应考虑到工作人员管理和放置档案保护、检测设备空间。主通道净宽不不大于1m。两行装具间净宽不不大于0.8m，装具端部与墙之间走道净宽不不大于0.6m。装具背面与墙间隔不不大于0.1m，装具顶端与天棚间隔不不大于0.5m。 (五）档案室防护设施档案室应具备防火、防水（潮）、防高温、防盗、防虫、防鼠、防有害气体、防光、防磁等规定。1、防火档案室禁止烟火，禁止使用明火照明，要在明显处标记“禁止烟火”警示牌。 1）档案室用电动力负荷采用380V三相供电，照明负荷采用220V单相供电。2）线路铺设必要为暗线，且依照规定选用线材。开关、插座必要符合安全规定。3）照明灯具宜选用40W或60W乳白色白炽灯，并加装防爆罩。4）灭火器材要选用气体或干粉灭火剂，灭火器材存储位置要以便取放，不应放在档案库房内，已到保质期应及时更换。5）档案室要配备手电筒，以备停电时使用，禁止明火照明。2、防潮（水）、防高温档案室温度普通控制在14-24，相对湿度为5065%。1）档案库房要依照面积配备一定数量温湿度仪。2）档案库房在平房或一楼，应配备除湿机。3）档案库房不适当安装水（气）暖。上下水管道禁止通过档案库房。4）有条件档案库房应安装空调。3、防盗档案室应安装防盗窗、防盗门，安全保管钥匙。档案室应安装防盗报警装置。4、防虫、防鼠1）档案库房要及时投放防虫药物，推荐使用电子杀虫仪。2）档案室禁止存储食物，要安顿一定数量防鼠盒，及时投放灭鼠药物。5、防有害气体档案室要远离污染区，周边有空气污染，档案库房门窗要进行密封解决。6、防光1）档案橱俱摆放应与窗户垂直。2）档案库房窗户要有红黑两色窗帘，避免阳光直射档案。7、防紫外线档案库房要使用白炽灯，禁止使用日光灯。8、防磁辐射对录音、录像、唱片、光盘、软盘等磁记录档案，建议配备防磁柜，要定期进行安全质量检查。（六）档案阅览室要标记档案管理、运用、保密、鉴定、销毁、记录等制度。（七）使用计算机管理档案部门，计算机应放在档案工作人员办公室。附件1：公司各部门文献归档范畴及分类明细附件2：档案管理规章制度附件3：档案借阅登记表附件4：卷内备考表附件5：卷内目录