采购物流手册模板模板.docx

采购物流手册模板（2）目录目录21商品采购3 11商品定位及品类组合.3 1.2商品开发.3 1.3商品采购.4 2 商品价格管理7 21新商品定价11 22商品价格变动管理113 供给商管理1131供给商准入制度.1232供给商动态评定.1633供给商退出机制.174 仓库作业管理.20 41仓库分区.20 42验货入库管理.20 43出库管理.23 44退库管理.26 5 仓库日常工作管理.28 51仓库库存管理28 52仓库盘点管理28 53仓库日常维护326 车辆管理.34 61车辆管理细则.34 62车辆管理工具表单.357 第三方物流管理3671第三方物流商准入制度3672第三方物流动态评定.3973第三方物流商退出机制411.1 商品定位及品类组合商品定位：以进口食品为关键高品质产品服务提供者。商品结构：以亚洲产品等为主销进口食品，并辅以部分国产高端产品共同组成，其中15-20%产品为欧美 食品，45%-55%产品为东南亚及东亚等食品，20-25%国产精品和5-10%其它产品组成。品类组合：糖果等口感体验类产品为主品牌形象产品占40%左右；饼干等休闲类产品为主销售产品占30% 左右；休闲零食类产品为辅助销售产品占20%左右；其它为补充产品约占10%。新品开发步骤商品部运行部其它相关部门总经理开始N商品淘汰Y商品信息搜集商品信息研究和分析汇报商品计划汇报采购样品样品审核审核结果商品采购计划商品采购步骤结束NY转交商品市调（新品提议引进）YNN市场信息搜集审批审批Y审批1.2 商品开发1.2 1 商品开发步骤1.2.2商品开发规范步骤步骤描述/操作规范责任部门/岗位工具表单商品信息搜集1) 建立信息起源渠道，渠道起源包含供给商及其网络、 各大名牌产品公布会、全国及世界范围内糖酒会2) 商品部人员阅读休闲食品行业报刊、杂志、网络信息等，搜集商品信息3) 商品部人员搜集各供给商、商品信息和休闲食品市 4） 商品部人员及门店职员搜集消费者消费动态、购物形态转变、受社会议题影响造成消费心理趋势 等信息5) 各门店要主动将用户消费偏好消费需求等信息和商品部人员沟通，反馈门店商品需求，市场行情及竞争信息6) 商品部人员立即将各信息资料分类、汇总、整理、分析，并存放，定时进行更新、整理工作关键建立有效信息搜集渠道商品部、门店、其它相关部门商品市调（新品提议引进）表商品信息研究和分析1）依据商品部其它部门提供商品信息，对消费者消费动态、消费口味转变消费心理趋势等进行分 2) 依据门店提供商品市调（新晶提议引进）表对行业流行口味等进行分析；关键是对竞争者畅销品、赢利商品进行分析。工作关键商品部人员依据搜集到商品信息进行分析，以找到市场热点，对消费者进行针对性商品开发，以迎合消费者口味。商品部商品计划汇报依据上一步信息研究和分析结果，并参考运行部等部门意见，制订商品计划汇报，关键是对现在市场趋势进行分析估计；并针对商品市调（新品提议引进）表提议引入商品给出分析结论，决定是否引入商品体系中，规划商品价格带等。工作关键正确估计市场趋势、制订合理新品价格带商品部商品计划汇报采购样品依据审批后商品计划汇报，确定样品评审方法及样品采购数量。商品部工作关键 确定样品数量及评审方法等 样品评审1) 样品评审方法： 商品部组织人员进行试吃，依据试吃人员反馈意见决定评审结果。 商品部经过门店进行消费者试吃调查，依据消费 者反馈意见决定评审结果。 商品部经过门店进行样品试销，依据试销情况 决定评审结果 2) 在试销过程中，注意进行成本核实，以确定合理 商品价格，为商品正式引进确定依据。工作关键 样品评审反馈意见搜集，这些信息是评审关键依据。商品部样品评审汇报商品采购计划商品引入评审经过后，制订商品采购计划，关键确定商品供给商、商品采购批量、商品物流方法等。工作关键 品类、价格带、数量、采购时间计划 商品部1.3 商品采购 1.3 1商品采购步骤新商品采购步骤信息管理部商品部（采购部）供给商商品部（配送中心）财务部新商品信息及价格录入信息系统结束开始编制采购单新商品信息及价格制订供给商谈判签署采购协议商品开发步骤供给商准入步骤N接收退回商品赔偿违约损失并立即阻止运输新一批商品商品送货Y商品检验商品入库步骤 付尾款预付付款商品补货步骤商品部（采购部门）供给商商品部（配送中心）财务部编制采购单供给商评定结束开始N商品送货接收退回商品赔偿违约损失并立即组织新一批商品Y商品检验商品入库步骤付款付款付尾款1.3.2商品采购规范 商品采购依据供给商起源能够分为中国采购和国外采购；依据采购商品批次能够分为新商品采购 和商品补货采购。 中国商品采购是指商品供给商在中国大陆范围内商品提供者，国外商品中国大陆代理商也属于 中国商品采购。 国外商品采购是指商品供给商在中国大陆范围之外（包含港澳台地域）商品提供者，国外供给商 提供商品全部需要经过中国海关进入内地市场。 新商品采购是指在体系中首次引入某一新种商品，寻求供给商、供给商谈判及商品送货过程。 商品补货是指在和供给商签署采购协议以后，依据仓库实际需求，向供给商要求补货： 新商品采购规范步骤步骤描述/操作规范责任部门/岗位工具表单供给商谈判1) 依据商品开发步骤中所制订采购计划，和供给商准入选择步骤选择最少2-3家适宜供应商，和之进行谈判 2) 采购人员在谈判过程中内容包含：询价、议 价、定价、质量、交货时间、供货能力等工作关键 和供给商谈判技巧商品部（采购部门）商品采购谈判统计表编制商品采购购采购人员依据需要制订商品采购单，需包含：商品品名称、采购数量、规格、单价、商品总金额等细节内容工作关键 在充足考虑门店数量和对新商品销售估计基础 上编制商品采购单 商品部（采购部门）商品采购单付预付款1) 付款方法依据签署采购协议确定，常见方式有： 现金支付，即在购置商品之前将货款先行支付给供给商。 预付定金，即在购置商品之前先行缴纳一部分定金给供给商，待商品到仓以后在交 付尾款，完成货款支付。 货款月结，即在签署采购协议以后，供给商按采购商采购单供货，以月度为结算周期进行货款支付。结算周期通常有30 天，60天，90天。 2) 商品部依据付款方法，要求财务部帮助完成货款支付。现在阶段因为采购量限制多采取现 金支付方法。工作关键 依据签署付款方法，立即完成货款支付，和供给商形成良好合作关系 商品部、财务部新商品信息及定价在新款商品到总仓之前，制订好商品信息及定价信息立即知会运行部和商品部配送中心信息人员，以便提升作业效率。工作关键新款信息及定价立即知会相关部门 新商品信息及定价录入将商品部（采购部门）制订好新商品信息录入信息系统中。 工作关键确保信息录入正确性 信息管理部商品送货1) 商品送货方法依据签署采购协议确定，常见方法有：供给商送货，即供给商送货到采购商仓库或是送达指定门店。 采购商取货，即采购商去供给商处取货， 商品部、供给商物流费用由采购商负担。第三方物流，指由第三方物流负责将商品 由供给商处送达采购商处。第三方物流 费用依据签署采购协议确定。 2) 现在因为采购量限制多采取自取货及第三方物流方法，负担物流费用。 工作关键 不管采取何种物流方法，首要确保是商品按时按质按量到库 商品检验结合实际情况及商品情况，采取抽检方法。抽检 指对到仓商品随机抽取部分进行检验，这种检验方法所需人力、时间较少，不过存在检验不到位 情况。 工作关键 商品检验严格根据检验步骤进行，确保入库商品质量、数量等满足入库要求。商品部（配送中心）供给商评估、资料归档1) 供给商评定措施详见下文供给商管理2) 交货完成后，要将全部采购相关资料进行归档，需要存档资料：供给商报价单，采购申请单、采购协议。其中，采购协议交给总经办 保留正本，商品中心及财务部相关人员保留复印件供以后参考查询。工作关键 立即对供给商合作情况进行评定商品部（采购部门/配送中心）供给商评审表 商品补货规范商品补货步骤是新品采购步骤一个简化，节省了供给商谈判和商品信息制订步骤。付款、商品送货、商品检验等步骤能够参考中国新品采购规范实施。2商品价格管理2.1 新商品定价新商品价格参考竞争对手价格、超市价格等情况制订。 竞争对手有商品定价=竞争对手价格 超市有商品定价 超市有商品（价值低于20元）定价=超市价格+（3-4元）浮动 自己独有商品定价=进价（1-毛利率）加盟商销售商品必需根据总部制订价格统一销售。2.2 商品价格变动管理2.2.1商品价格变动类别 主动促销变价 竞争变价：因为市场竞争原因，商品部对对应商品进行售价调整 季节变价：因为季节变换，商品部对对应商品进行进价及售价调整 企划促销变价：商品部依据企划促销方案对商品价格进行价格调整 被动清仓变价 临期商品变价：对于滞销临期商品进行进行降低价格，清仓处理，直至售完为止。 瑕疵商品变价：对于外包装有破损不过不影响商品品质商品进行降价处理，尽可能降低损耗。 成本节省变价 进价降低商品变价：因为体系不停壮大和发展，在销售谈判中话语权增强，商品进价降低，同 步将商品零售价格降低。 物流成本节省商品变价：物流渠道改善，物流费用在商品成本中百分比降低，从而商品零售价 格降低。2. 2. 2商口价格变动规范 变价前必需做好正确商品盘点，确保该商品库存正确性。 商品价格调整方案确定后，信息管理人员必需价格信息无误录入到信息系统中。门店收银员必 须严格根据收银步骤，在打开收银机第一时间查询有没有商品变价信息。督导人员必需重视重视 终端门店零售系统是否正确变价，假如没有，即时采取补救方法。 变价商品必需有醒目标POP，价格标志显著，以达成吸引用户和渲染门店气氛目标。 除清仓降价、季节性降价、成本节省变价外，其它降价方法应在降价结束后第一时间内恢复原来价格。3供给商管理3.1 供给商准入制度3.1.1供给商准入要求3.1.1.1供给商入围基础条件 依法成立，含有法人资格，有独立负担民事责任能力； 遵守国家法律、法规，含有良好商业信誉和纳税统计； 含有良好资金，财务情况； 经过ISO质量管理体系认证； 供给商含有长久供货能力； 供给商用户服务意识强烈，能立即有效沟通，满足食品连锁要求。3.1.1.2供给商需提供资料 供给商需向商品部提供真实企业资料，方便企业进行供给商档案管理 营业执照，税务登记证 营业许可证 银行资信证实 供给商基础信息 商品画册等3. 1.1.3供给商评定 商品部负责对供给商信息资料进行初步审核，符合条件统一立案，进入供给商评定程序。 企业对进入供给商评定程序厂商：属于制造企业，利用供给商准入评定表一制造商进行 评定，评定项目为管理能力、职员能力、工艺技术能力、品质、供货能力、价格，满分100分； 属于代理企业，利用供给商准入评定表一代理商进行评定，评定项目为管理能力、用户服 务能力、商品丰富度、品质、供货能力、价格，满分100分； 由商品部、运行部配合共同打分，厂商综合得分70分以上，“品质”和“供货能力”两项总得分 24分以上，能够经过准入评定。 企业商品部经理、运行部经理共同组成评定小组，对供给商资格做出最终认定，由总经理审批。3.1.2供给商准入步骤供给商准入步骤信息管理部门总经理商品部（采购部门）运行部供给商NN潜在供给商资料建档合格供给商资料建档N审批搜集供给商基础信息YYY 开始能否满足得力臣需求索取供给商资料供给商评定评定是否经过合作关系确定供给商管理结束配合完成供给商评定提供供给商资料3.1.3 供给商准入规范步骤步骤描述/操作规范责任部门/岗位工具表单获取供给商信息1) 获取供给商信息 2) 获取供给商信息方法：自行搜集、供给商投递、第 三方介绍3) 自行搜集供给商渠道有：网络、黄页、电话、报刊、 行业杂志等媒介 工作关键 供给商信息多渠道搜集 商品部（采购部门）供给商初步甄别1) 了解、核实供给商信息是否真实有效，通常经过电话、网络等 2) 对供给商信息进行甄别：关键是甄别供给商提供商品和品牌定位、商品计划是否一致。 3) 符合商品需求，进入初步洽谈；不符合需求，暂时终止，归入潜在供给商资料库 工作关键核实供给商基础情况 商品部（采购部门）索取供给商资料1) 索取供给商资料，包含供给商企业介绍及资信证实、产品介绍、联络人、联络方法等 2) 填写供给商基础资料卡 工作关键 初步洽谈，了解供给商企业及产品信息商品部（采购部门）供给商基础资料评定和审核1) 结合和供给商访谈情况，调查供给商核实其提供资 料真实性 2) 商品部和运行部一起对供给商进行综合评定，填写 供给商准入评定表 3) 对供给商进行评定审核，填写供给商评审表 供给商评审表4) 经过评定审核供给商能够和建立合作关系；未经过审核，归入潜在供给商资料库，以备需要时调用 工作关键 评定工作真实有效，降低评定人员主观性干扰 商品部、运行部供给商准入评定表-制造商供给商准入评定表-代理商供给商评审表建立合作关系1) 商品部和经过评定、审核后供给商建立业务合作关系 2) 把供给商资料整理、归档，进行合作供给商管理 关系 工作关键 把供给商资料归档，注意供给商维护工作 商品部（采购部门）3.1.4供给商准入工具和表单3.1.4.1供给商基础资料卡供给商基础资料卡 填卡日期： 编号：1企业名称： 企业性质：2地址： 邮政编码：3电话： 传真：4责任人或联络人姓名： 移动电话：5营业执照号码： 注册资金：6开户银行： 账号： 税务账号：7企业成立时间：8职员总数： 技术人员： 检验人员： 管理人员：9产品品类规格产品实施标准10年产量： 年产值（万元）：11小批量订货供给周期：12生产特点： 口成批生产 口流水线生产 口单台生产13关键生产几检测设备名称规格型号生产厂商拥有数量备注14工艺文件：口齐备 口有一部分 口没有16关键用户（企业/行业）：17新产品开发能力：口能够开发创新产品 口能开发简单产品 口没有自行开发能力 18国际合作经验：口是外资企业 口是合资企业 口和外资企业合作生产部分/全部产品 口无对外合作经验 19职员培训情况：口正规培训 口偶然开展培训 口基础不培训20是否经过产品和质量管理体系认证：口是 口否 经过认证（体系或标准）填写人：注：本表格由商品部填写并立案管理3.1.4.2供给商评审表供给商评审表 评审日期： 年 月 日供给商名称：电话：地址：联络人：在行业地位口具权威性 口具较高著名度 口通常著名度口不著名综合评定得分品质和供货能力得分评审意见口经过 口不合格，拒绝口不合格，可再次补充评审评审部门商品部运行部核准注1：供给商综合得分70分已上，“品质”和“供货能力”两项总分24分以上，确定供给商资格。注2：本评审表由商品部和运行部配合完成填写，并由商品部立案管理。3.2 供给商动态评定 为了确保供给商供给能力稳定，对经过企业供给商准入制度成为企业正式供给商制造商或代理商要进行动态评定，以此对供给商进行监督、考评。全部供给商，根据五星制动态评定。3.2.1 评定标准 销售数量品类拥有率 供给商所提供商品销售金额占商品商品销售金额80%（含）以上取得一星，小于80%将不能取得一星。 供给商所提供产品在该品类商品销售金额占该类商品销售金额80%（含）以上取得一星，小于80%将不能取得一星。 说明：此评级项目星级不能兼有 结算方法 供给商商品结算周期，结算周期在30天以上，而且有销售发票供给商能够取得一星，不然不能取得星级。 交货按时率和缺货率以评定周期为单位，交货按时率达成100%且缺货率为O时，供给商能够取得一星，不然不能取得星级。 供给商广告宣传支持 供给商对本身商品有大力广告宣传，而且能够配合做一定商品广告支持（试吃、促销、海报等），供给商能够取得一星，不然不能取得星级。 售后服务 对于用户（包含）每次提出商品售后服务需求响应立即而且能够妥善处理需求供给商能够取得一星，不然不能取得星级。3.2.2评定要求 动态评定每三个月进行一次，由企业商品部完成，运行部、商品部（配送中心）、门店店长等配合。3.3 供给商退出机制3.3.1 供给商退出原因3.3.1.1 供给商被动退出在供给商动态评定过程中如有下列情况，要求供给商退出： 次被评为一星，企业将由商品开发部通知供给商退出。 一次被评为二星，企业将警告该供给商整理（整改期限为1个月，整改期满，企业派遣专员对该 供给商进行重新评定，要求配合评定）。 连续二次被评为二星，企业将由商品开发部通知供给商退出。 连续三次被评为三星，企业将警告该供给商整理（整改期限为1个月，整改期满，企业派遣专员 对该供给商进行重新评定，要求配合评定）。3. 3.1.2供给商主动退出 供给商因为本身部分原因主动提出退出合作，在保障双方合作利益基础上，能够依据实际情准许其退出。3.3.2 供给商退出步骤供给商退出步骤信息管理部门商品部供给商财务部录入终止合作供给商资料库Y继续合作是否还能够合作签署退出协议双方终止合作后续事宜处理双方财务核实结束 开始通知评定结果并要求退出供给商维护人员和供给商沟通N主动申请退出财务清算步骤步骤描述/操作规范责任部门/岗位工具表单供给商退出原因1) 供给商没有经过供给商商评定，被要求退出2） 供给商因为本身原因申请退出工作关键要讲评定结果通知给供给商。主动申请退出需要说明退出原因，并要求其根据合作协议负担相关赔偿责任商品部供给商供给商维护人员和供给商沟通1) 双方做到充足交流沟通2) 对被要求退出供给商明确指出供给商不足；对主动要求退出供给商以尽可能挽留为标准工作关键不管原因怎样，全部要保持很好维护关系商品部供给商签署退出协议 依据签署合作协议，明确双方需要负担责任，并严格遵守2) 明确双方终止合作后相关后续事宜处理方法和时限、责任人工作关键注意明确双方责任和权利商品部供给商供给商退出协议后续事宜处理1) 供给商订购商品是否已经全部到位2) 可退供给商商品是否已经全部退回工作关键 做到商品无差错 商品部供给商财务核实1) 确定后续事宜处理完成后才进行财务核实2) 财务核实时要将对应赔付计算在内。 工作关键核实做到仔细认真 商品部供给商财务结算1) 依据财务核实结果完成财务结算2) 对于应收账款和供给商赔付要做到催促立即到账 工作关键 要做到立即结算 商品部供给商录入终止合作供给商信息1) 将终止合作供给商从合格供给商资料库中移到终止合作供给商资料库 2) 保留对供给商因商品品责问题造成损失追讨权利工作关键 录入信息立即正确 信息管理部门3.3.3 供给商退出规范4 仓库作业管理4.1 仓库分区 配送中心（仓库）区域划分为：收货区、扫描去、库存区、分捡区、包装区、发货区、办公区。 库存区分：商品区（合格品区）、次品区（不合格品区）、退货区、非商品区（低值易耗品、礼品、赠 品等）。 商品区又按各商品品类、产地、规格等区分，分门别类摆放。4.2 验货入库管理4.2.1 商品验货入库步骤商品验收入库步骤收货区工作人员验收工作人员采购人员扫描区工作人员库存区工作人员财务部人员抵达货物卸货开始N验收作业Y责任认定不合格品处理合格货物信息扫描进信息系统入库作业结束入库货物入账4.2.2商品验货入库规范4.2.2.1接运作业 接运作业是指商品运达制订地点后，收货单位（配送部门）组织人力、物力，向承运部门领取商品一系列活动。 货物到仓库方法 供给商送货到仓库。 运输部门派车去供给商处或是码头等货物集中地接运货物，即接运作业。考虑到现阶段实际情 况，接运作业是现在关键方法。 接运作业注意事项 凭货物领取通知单和相关证件，在要求日期内提货，预防因延期提货造成费用增加。 接收商品时，应有专员到场，并会同承运部门清点商品，并做好接收统计。 交接手续办完后，立即将货物运回仓库，并将运输交接单回执在3天内盖章送回供给商。 认真检验、分清责任，出现问题立即处理。商品清点检验出现问题，要经承运部门复查确定后， 由承运单位填写“货运统计”，并交给接运人员。4. 2.2.2验收作业 验收方法：因为商品属于“多品种、大批量”商品，所以只能选择抽检验收方法。 抽检验收方法最关键是确定一个适宜抽样百分比。 商品在10箱以下，要全检。 10箱到20箱，抽检百分比为：10箱+20%抽检 21箱到50箱，抽检百分比为：10箱+15%抽检 51箱-100箱，抽检百分比为：10箱+10%抽检 100箱以上，抽检百分比为：100 验收要素：数量验收、质量验收、包装验收、条码验收。 商品验收中要重视商品保质期验收，要求全部到库商品生产时间不能超出2个月。 验收中单证不符或单证不全处理 有货无单。是指货物先抵达而相关凭证还未抵达。出现这种情况，可优异行商品预检，并同时向 采购部门索要凭证。待凭证到齐后，再正式办理入库手续。 有单无货。是指相关货物凭证已到，而在要求时间内商品未到库。应立即向采购部门反应比便 采购部门立即向供给商或承运部门查询。若经过一段时间后仍没有见到货物，应查明原因，将单 证退回注销。 货未到齐。指因为运输方法原因，同一批商品不能同时抵达，对此，应分单签收。 验收中质量不合格处理 在生产中或流通领域中长久存放或保管不善造成商品品质变异，责任在供给商，应立即和供给 商联络，做出退货或是调换决定。验收人员在接收时应具体说明数量和变质程度。 在承运过程中发生商品变质，责任方在承运方，验收人员应索取承运方统计，交由供给商或 是采购部门交涉处理。 验收中商品数量不符处理：如经验收后发觉商品实际数量和凭证上所列数量不一样时，应由收 货人员在凭证上具体做好统计，按实际数量签收，并立即通知供给商和承运方。4.2.2.3入库作业商品检验合格，商品信息扫描入信息系统后，商品能够入库作业。商品入库作业要严格根据5 .1.1.1商品储存策略、商品储位管理进行入库。而且入库商品要做好商品保管维护。4.2.3商品验货入库工具表单4.2.3.1商品验收单 商品验收单 表单编号 ：订购单编号： 日期： 年 月 日编号商品名称订购数量规格符合单位实收数量单价总价12345678910供给商分批交货口 是 口否检验抽样 %不良验收结果采购仓库检验总经理主管制单员主管收货员主管检验员4.3 出库管理4.3.1 商品出库步骤商品出库步骤配送中心（仓库）运输部门/第三方物流财务部N Y发货检验包装作业堆码、贴标签手续交接结束出库商品信息扫描分货作业开始订单作业拣货作业登记入账4.3.2商品出库规范4.3.2.1订单作业 物流企业配送中心从接收用户及各门店订货开始至准备着手拣货之间作业阶段称为订单处理，包括各门店（直营店和加盟店）订单资料确定、存货查询、单据处理及出货配发等内容。 门店订货方法 门店信息系统会在每一个订货时间点自动给出门店订货单，门店店长（店主）对门店订货单做出必 要调整后，经过互联网将门店订货单电子传输到运行部，运行部审核后，将订货单转交商品部配送部门，进入商品出库步骤。 订单处理作业内容 接收订单：是订单处理第一步，关键是获取门店订货资料，包含门店基础信息、所订商品 信息及数量。 处理订单 1) 门店订单建立档案。 2) 订单资料查对和确定：具体查对订单所包含门店信息、商品信息，查对无误后，生成最 终订单资料。 3) 分配存货：根据订单次序及特殊要求分配库存商品。 4) 订单资料输出：经处理后订单资料，会形成一系列出货单据，以辅助开展后续作业。关键 有拣货单、送货单等。4. 3.2.2拣货作业 拣货是指依据连锁门店订单要求，将物品按品种、出入库前后次序挑选出来，并放在指定位置物流作业活动。 拣货作业基础步骤 产生拣货信息：订单作业生成拣货单是拣货作业指导文件。 拣货人员搬运：拣货人员依据拣货单在库存区寻求商品并拿取商品。行走路线和搬运距离选 择是提升配送中心（仓库）拣货效率关键。要依据配送中心（仓库）布局、商品储位安排制 定合理行走路线。 获物拣取：工作关键是依据拣货单认真查对货物品名、规