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档案工作实务1江西省档案局文件赣档发200634号关于印发江西省档案工作规范化管理办法的通知 X013 X013200620062020办公室办公室永久永久2文件首页无法加盖归档章的要另附空白纸，填写文件题名后加盖归档章。或在文件办理单上加盖归档章。加盖归档章的印墨，要用油墨，不要用墨水。3第五步：编号归档文件要按件逐件编号，编号中的号不是一个简单的数字，它包括了归档章中所涵盖的全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、件号等分类、排列要素在内的一组数字的集合。4（二）编号方法1全宗号：由企业根据对所属单位集中统一管理档案的需要和企业产权变更情况自行设定。例如：江西省档案局全宗的代号是X04352年度：文件形成年度。以四位阿拉伯数字标注公元纪年。例如20083保管期限：归档文件的保管期限。即永久、30年、10年64机构（问题）：填写作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。例如：某单位采用年度机构保管期限分类。75件号：归档文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号。室编件号在归档文件整理时，由单位档案整理人员编制。馆编件号在档案移交进馆时，按档案进馆的要求编制。8室编件号的编制方法：在同一年度内，按分类方案的最低一级类目分别从1开始编制顺序号。例如：某单位采用年度机构保管期限分类。室编件号编制说明图示：92007年办公室：永久保管130年保管110年保管1业务指导处：永久保管130年保管110年保管1法规教育处；永久保管130年保管110年保管1.10 全宗号 年度室编件号 X043 2007 1 机构（问题）保管期限 馆编件号 办公室 永久江西省档案局归档章图示：11 盖章位置、加盖时间：各单位可以在文件尚未流转、办理前，由文书部门加盖。归档章一般应盖在归档文件首页上端居中或偏右的空白位置；归档章用的印泥颜色建议为红色。12第六步：装盒将归档文件按室编件号的顺序装入档案盒，并填写档案盒封面，盒脊等项目。档案盒封面图示如下：13 档案盒封面应标明全宗名称，全宗名称可以刻成印章用黑色油墨盖印。例如：江西省档案局 江西省档案局14档案盒脊图示如右：档案盒脊设置七个提示项目全宗号年度保管期限机构或问题起止件号室馆盒号15保管期限：填写档案盒内归档文件的保管期限，不同保管期限的文件不要装在一个档案盒内。档案盒的厚度可选择，有20mm、30mm、40mm三种。164机构或问题：填写归档文件所属机构或问题的名称或规范化简称。不同机构或问题的文件不要放在一个档案盒内。即使有些机构（问题）的文件数量较少，装不满一盒时也不宜混装。175室编起止件号：填写档案盒内第一份文件和最后一份文件的件号，中间用号连接，如“1836”。6馆编起止件号：由档案馆按进馆要求编制。18全宗号X032年度2007保管期限永久机构（问题）办公室室编起止件号1-18馆编起止件号盒号197盒号：档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时，由档案馆按进馆要求编制。档案室一般不编档案盒号，对于档案馆来说，由于档案盒数量庞大，因而需要在起止件号外再编制一个盒号，方便档案馆管理时进行档案排架、归位及统计等工作。20第七步：编目编目是指：归档文件依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录（一）归档文件目录归档文件目录是集中揭示归档文件内容和其他特征，按照特定要求登录的一种检索工具。21归档文件目录图示件号责任者文号 题 名日期 页数备注22（二）归档文件目录的填写要求。归档文件目录应逐件编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数等项目。23 1、件号。件号是指室编件号。2、责任者。责任者是指文件的组织或个人，即文件的发文企业。责任者可以是一个企业或企业内部的一个机构，也可以是几个企业，或是一个人或若干人。填写责任者使用全称或通用简称，责任者多的可适当省略，原文上没有的要经考证后补上。多单位联合发文的只对本单位编目，无本单位的只对第一责任者编目。24 3、文号。文号即发文的字号，是由发文企业按发文次序编制的顺序号，一般由企业代字、年度、顺序号组成，如赣档字200716号，即江西省档案局2007年度第16号文件4、题名。题名即文件标题，文件只有一个题名且能反映文件内容的（正题名），填写时照实抄录。文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无须抄录；没有题名或题名不规范的，可自拟题名，题名字数不超过50个字，外加“”。特别提示：题名十分重要，是以后查找档案时的最重要的要素，填写时一般应照实抄录。来文和复文作为一件的，只对复文进行编目，题名后注明“（附请示）”；任免文件和表彰文件中本单位人员未在题名中的，在题名后将本单位人员列出。255、日期。日期即文件的形成时间，反映文件产生的时代背景，是查找档案的常用途径。填写日期应以8位阿拉伯数字标注年月日，如2007年3月29日，标注为20070329。有的文件上未注明日期，编目时应根据文件内容加以考证并编写。266、页数。页数项填写一件文件的总页数，用于统计和核对。7、备注。备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等等（一般情况下空着）。27例如：江西省人事厅、江西省文化厅、江西省档案局、江西省司法厅关于做好2007年江西省文物博物、图书资料、档案、律师、公证员中级专业技术资格考试组织实施工作的通知赣人字200694号28归档文件目录件号责任者文号 题 名日期页数备注 1江西省档案局赣人字2006 江西省人事厅、江西省文化厅、江西省档案局、江西省司法 2006 0623 394号厅关于做好2006年江西省文物博物、图书资料、档案、律师、公证员中级专业技术资格考试组织实施工作的通知 2江西省档案局赣档字2006 江西省档案局关于举办重点档案抢救与保护实用技术培训班2006 0721 2 31号 的通知29（三）年度归档文件整理说明归档文件整理完毕，应按年度填写“年度归档文件整理说明”年度归档文件整理说明是立档单位对内设机构及其职能变化、归档文件整理及内容等情况进行简略介绍的材料。30年度归档文件整理说明的结构主要说明分类方案、年度归档文件的总数量、不同机构(或问题)与保管期限的数量，该年度归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，并填写各类归档文件的整理人、检查人和日期。31年度归档文件整理说明一般应每年编写一次。“年度归档文件整理说明”一式两份，填写完毕后分别放入年度归档文件目录后和全宗卷中。32（1）该年度归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况 （2）单位内部机构设置情况 （3）归档文件整理的组织形式。（4）归档文件排列方法。（5）需要说明的其它情况。335 整理人是指：负责归档 文件整理的人员姓名。6 检查人是指：负责检查 归档文件整理质量的人员姓名。7 日期是指：归档文件整 理完毕的日期。34（四）归档文件目录的装订归档文件目录依据年度装订成册，并编制封面，放置阅览室提供利用者检索。归档文件目录装订成册后，要在文件目录上编写页号，以便编制目录索引时方便查找。35归档文件目录内其组成部分的排列顺序为：封面归档文件目录索引归 档文件目录年度归档文件整理说 明。36 归档文件目录全宗名称 江西档案局年 度 2006年归档文件目录封面37归档文件目录索引 机构（问题）保管期限 起止件号 所在页数 备注 办公室办公室 永永 久久 149 13 业务指导处业务指导处 永永 久久 130 47 科教法规处科教法规处 永永 久久 137 811 办公室办公室 30年年 140 1215 业务指导处业务指导处 30年年 131 1619 科教法规处科教法规处 30年年 129 2022 办公室办公室 10年年 130 2326 业务指导处业务指导处 10年年 122 2729 科教法规处科教法规处 10年年 121 303238归档文件目录办公室永久件号责任者文号题 名日期页数备注1江西省档案局赣档字200926号关于认真做好2009年重点建设项目 档案工作的通知20090407112.3.139 年度归档文件整理说明分类方案年度-问题-保管期限归档文件数量(件)400永久30年10年100200100各类文件归档数量(件)机构(问题)党群管理类行政管理类经营管理尖生产管理类数量(件)8013090100整理情况:党群工作部2007年度党组和行政办公会议记录本未交。整理人：张三检查人：李四 填写时间：2008083040四、编制归档文件目录夹封面及脊背 1 归档文件目录夹封面图示：归档文件目录 全宗名称 年度412 归档文件目录夹脊背设置全宗号、全宗名称、年度三项（见图A3）。全宗号全宗名称 年度42 全宗号全宗号 X043 全宗名称全宗名称江西省档案局江西省档案局 年年 度度 2006 全宗号全宗号 全宗名称全宗名称 年年 度度43五、归档文件入库排架归档文件整理完毕装盒后，上架排列方法可以与本单位分类方案一致，可以采用“年度-机构（问题）-保管期限”或者“年度-保管期限-机构（问题）”按相应的分类次序上架排列，排架以一组档案装具为单位从上至下，从左至右的顺序，要求整齐美观。44