2-1第一节宴会业务部门的组织机构设置.ppt

第一节第一节 宴会业务部门的组织机构设置宴会业务部门的组织机构设置雷艳雷艳【案例导入案例导入】v某个饭店宴会部刚成立不久，就举办一个大型的某个饭店宴会部刚成立不久，就举办一个大型的婚宴，共婚宴，共300人。按人。按10人一桌，共人一桌，共30桌，规定桌，规定每桌宴会冷菜每桌宴会冷菜8道，热菜道，热菜8道，点心两道，水果拼道，点心两道，水果拼盘一个，可待开宴后，有些餐桌热菜少了两道，盘一个，可待开宴后，有些餐桌热菜少了两道，有些餐桌热菜重复了一两道菜，有的餐桌上没有有些餐桌热菜重复了一两道菜，有的餐桌上没有吃到水果及点心，顾客很有意见，产生很坏的影吃到水果及点心，顾客很有意见，产生很坏的影响，造成这种现象的主要原因是组织机构设置不响，造成这种现象的主要原因是组织机构设置不科学、管理层指挥不当等原因，怎样改变这种现科学、管理层指挥不当等原因，怎样改变这种现象？象？v组织机构就是为完成经营管理任务而结成集体力组织机构就是为完成经营管理任务而结成集体力量，在人群分工和职能分化的基础上，运用不同量，在人群分工和职能分化的基础上，运用不同职位的权力和职责来协调人们的举动，发挥集体职位的权力和职责来协调人们的举动，发挥集体优势的一种组织形式。优势的一种组织形式。v一、宴会部组织机构设置原则一、宴会部组织机构设置原则v1.根据宴会业务需要设置组织机构根据宴会业务需要设置组织机构v饭店宴会部的基本工作内容通常包括宴会预订、饭店宴会部的基本工作内容通常包括宴会预订、宴会菜单设计、食品饮料采购、食品原料验收、宴会菜单设计、食品饮料采购、食品原料验收、食品原料贮藏管理、厨房加工烹调、宴会厅服务、食品原料贮藏管理、厨房加工烹调、宴会厅服务、宴会营销等。宴会营销等。v2.统一指挥、责权相应统一指挥、责权相应v宴会业务的环节十分复杂，从宴会预订、制定菜宴会业务的环节十分复杂，从宴会预订、制定菜单、经营计划、组织、实施到宴会结束以及宴后单、经营计划、组织、实施到宴会结束以及宴后跟进等工作，都需要全体员工的共同努力方可完跟进等工作，都需要全体员工的共同努力方可完场。因此，其组织机构必须保证各种业务活动能场。因此，其组织机构必须保证各种业务活动能在统一指挥下协调一致，形成一个有序的指挥链，在统一指挥下协调一致，形成一个有序的指挥链，保证信息畅通，克服和减少摩擦和混乱。保证信息畅通，克服和减少摩擦和混乱。v3.因人制宜，各司其职因人制宜，各司其职v在员工定岗或分配工作时，应根据其工作能力、在员工定岗或分配工作时，应根据其工作能力、技能水平，因人制宜，适当安排工作。例如，一技能水平，因人制宜，适当安排工作。例如，一个长于对外公关、销售的人，在宴会销售部工作个长于对外公关、销售的人，在宴会销售部工作比在宴会办公室做秘书，更能发挥其所长。对于比在宴会办公室做秘书，更能发挥其所长。对于管理者应根据其实际的管理能力，确定其指挥的管理者应根据其实际的管理能力，确定其指挥的幅度，即其管理的下属员工的人数。幅度，即其管理的下属员工的人数。v4.强化管理，精干高效强化管理，精干高效v组织机构的设置必须根据企业的业务情况，充分组织机构的设置必须根据企业的业务情况，充分论证，在满足管理、生产、服务的前提下，把各论证，在满足管理、生产、服务的前提下，把各组织机构人员降低到最少。其人员的多少与宴会组织机构人员降低到最少。其人员的多少与宴会部各部门的工作职能，管理模式，经营效果等有部各部门的工作职能，管理模式，经营效果等有关，机构设置时应全面考虑，尽可能减少管理层关，机构设置时应全面考虑，尽可能减少管理层人员，不应因人设岗，而是用最少的人力去完成人员，不应因人设岗，而是用最少的人力去完成各项任务，做到职责明确，精干高效，减少内耗，各项任务，做到职责明确，精干高效，减少内耗，提高饭店的社会效益和经济效益。提高饭店的社会效益和经济效益。二、常见宴席业务部门的组织形式二、常见宴席业务部门的组织形式v小型宴席部小型宴席部v中型宴席部中型宴席部 中小型中小型2-3个餐厅个餐厅v大型宴席部大型宴席部 大型大型7-8个餐厅个餐厅（一）小型宴席部（一）小型宴席部 小型宴席部一般不设专门宴席餐厅，因此各类宴席业务均由餐饮部大型餐厅去落实完成。宴席部经理与宴席部接待员的主要业务和工作职责就是开展销售活动、承接宴会预定和进行宴席业务信息管理。餐饮部经理小型宴会部特点：小型宴会部特点：1.结构简单2.管理层次和岗位较少宴席部经理业务接待员（二）中型宴席部（二）中型宴席部中型宴会部一般下设一两个专门的宴席厅（多功能厅）。其管理层次和管理人员较小型宴会部门略多。一般来说，其组织结构设有四个层次、两个部门。餐饮部经理餐饮部经理宴席部经理宴席部经理宴席部办公室宴席部办公室办公室主任办公室主任秘书及业务员秘书及业务员服务员服务员领班领班主管主管宴席厅宴席厅（三）大型宴席部（三）大型宴席部 大型宴会部一般拥有举办大型宴会的环境设施和实际能力，它常常独立于餐饮部而成为一个独立部门，有时也隶属于餐饮部。但即使隶属于餐饮部，它也拥有自己相对独立的组织体系。大型宴席部多见于大型酒店或餐饮企业。除了举办宴席之外，还承办庆功会、招待会、研讨会、展览会、文艺晚会等会展业务。特点：1、经营规模大、台位数多。2、营业额高，利润丰厚。3、附带有若干中小宴席厅、多功能厅等。v1.隶属于餐饮部的宴会部组织机构隶属于餐饮部的宴会部组织机构v2.独立于餐饮部的宴会部组织机构独立于餐饮部的宴会部组织机构v三、宴会部日常组织管理工作三、宴会部日常组织管理工作v（一）绘制组织结构图（一）绘制组织结构图v组织结构图是根据管理权限与责任组织结构图是根据管理权限与责任,以图解方式表以图解方式表示出各职务之间的关系示出各职务之间的关系,它可以使员工明确自己的它可以使员工明确自己的工作岗位在部门中的位置以及自己的奋斗目标。工作岗位在部门中的位置以及自己的奋斗目标。v组织机构图要求既能标明宴会部的详细机构及各组织机构图要求既能标明宴会部的详细机构及各部门之间的横向和纵向关系，又能以可变换形式部门之间的横向和纵向关系，又能以可变换形式表出现在工作岗位的工作人员姓名。表出现在工作岗位的工作人员姓名。v（二）编写工作岗位说明书（二）编写工作岗位说明书v工作说明书是有关工作的范围、目的、任务与责工作说明书是有关工作的范围、目的、任务与责任的广泛说明，其主要目的如下。任的广泛说明，其主要目的如下。v（1）让员工了解各岗位工作及工作成绩的标准。）让员工了解各岗位工作及工作成绩的标准。v（2）阐明任务、责任与职权，以确定组织结构。）阐明任务、责任与职权，以确定组织结构。v（3）帮助评定员工的工作成绩。）帮助评定员工的工作成绩。v（4）帮助招聘和安排员工。）帮助招聘和安排员工。v（三）合理用工，科学排班（三）合理用工，科学排班v1.合理安排员工的原则合理安排员工的原则v从宴会部的实际需要出发，科学地组织和调配人从宴会部的实际需要出发，科学地组织和调配人员，使人员的投入和宴会部的效益形成一个良好员，使人员的投入和宴会部的效益形成一个良好的比例。的比例。v2.合理安排人力合理安排人力v（1）单班制）单班制v（2）多班制）多班制v（3）灵活排班）灵活排班v（4）雇佣兼职人员或临时工）雇佣兼职人员或临时工v3.编制人员安排表编制人员安排表v人员安排表即一种人员的预算。按说明员工人数人员安排表即一种人员的预算。按说明员工人数应随顾客人数的增加而相应增加，反之，则应适应随顾客人数的增加而相应增加，反之，则应适当减少。当减少。v4.影响人员编制的因素影响人员编制的因素v（1）部门的具体情况）部门的具体情况v（2）当地的劳动法规）当地的劳动法规v（3）员工的工作情绪和工作时间）员工的工作情绪和工作时间v（4）工作安排的公平合理程度）工作安排的公平合理程度v（5）人员编排表的弹性及实际业务情况的多变性）人员编排表的弹性及实际业务情况的多变性v案例讨论案例讨论v一位姓张的先生在某酒店订了一位姓张的先生在某酒店订了20桌婚宴，时间安桌婚宴，时间安排在排在1999年年5月月18日日17：00至至20：00左右，左右，地点在该酒店的多功能厅。但在地点在该酒店的多功能厅。但在5月月16日，该酒日，该酒店接到市政府的一个紧急政治任务：全省将有一店接到市政府的一个紧急政治任务：全省将有一个个300人的重要会议安排在该酒店我功能厅举行，人的重要会议安排在该酒店我功能厅举行，时间是时间是1999年年5月月18日日14：00至至16：30。本。本来会议时间与婚宴时间并不互相冲突，但就在会来会议时间与婚宴时间并不互相冲突，但就在会议举行前一天，会务组突然告诉饭店，会议时间议举行前一天，会务组突然告诉饭店，会议时间可能会延长可能会延长1小时，至小时，至17：30结束。结束。v问题：此时，如果你是一位宴会部工作人员，应问题：此时，如果你是一位宴会部工作人员，应该怎么做来缓解这个时间上的冲突？该怎么做来缓解这个时间上的冲突？v处理方法：处理方法：v1将实际情况告诉订婚宴的客人：酒店接到的是政治任将实际情况告诉订婚宴的客人：酒店接到的是政治任务，没有办法推却，并向客人道歉，请其将婚宴安排到其务，没有办法推却，并向客人道歉，请其将婚宴安排到其他酒店。如客人提出赔偿，则也可以考虑，费用可向会务他酒店。如客人提出赔偿，则也可以考虑，费用可向会务组收取。组收取。v2若有可能，将婚宴临时安排到其他餐厅举办。若有可能，将婚宴临时安排到其他餐厅举办。v3说服客人延迟婚宴举行时间说服客人延迟婚宴举行时间1小时。小时。v4请政府会议尽量提前举行，确保请政府会议尽量提前举行，确保17：00能退出会议能退出会议场地。同时，在开会之前提前将大部分婚宴用品置于会场场地。同时，在开会之前提前将大部分婚宴用品置于会场一角，安排足够人力准备紧急调派，以备会议一结束即能一角，安排足够人力准备紧急调派，以备会议一结束即能布置现场。向客人说明实情，请求婚宴延后布置现场。向客人说明实情，请求婚宴延后25-35分钟分钟举行。举行。