物业公司档案管理详细规定.doc

企业档案管理要求为加强企业档案管理，确保档案搜集、整理、存放、保护和利用各步骤规范、有序，依据国家档案管理相关要求，结合企业实际情况，特制订本要求。一档案工作管理机构档案工作实施统一领导、分级管理、分级查询标准。企业行政人事部作为档案工作主管部门，统一领导各部门档案工作，制订档案管理规章制度和工作标准，并负责对各部门档案工作进行指导、监督和检验。各部门应设置专（兼）职档案管理人员，负责本部门档案管理工作。企业档案主管部门：行政人事部企业档案监管人员：行政主任/总经办秘书企业档案管理人员：行政人事部行政助理各部门档案管理人员：各部门文员、行政人事助理、结算员二档案工作管理职责档案工作是管理基础性工作，各部门要高度重视，确保档案工作所必需条件，全体职员全部有维护档案完整和安全义务。（一）企业档案监管人员职责1落实实施国家物业管理相关档案法规，制订企业档案工作管理制度和工作标准并落实实施。2负责对企业各部门档案工作进行指导、监督和检验，十二个月组织2次对各部门及企业档案检验。3定时接收各部门上交电子档案及目录等，并进行整理、分类、保管、统计等工作。4.组织各部门专（兼）职档案管理人员进行业务学习和培训。5实施保密制度，确保档案安全。（二）企业档案管理人员职责：1.严格实施档案管理相关要求，定时接收各部门上交档案、目录等，并进行整理、分类、保管、统计等工作。2.做好各类档案接收、整理、建帐、建卡、保管、统计等工作。检验、3.验收归档文件材料是否完整、正确、系统，是否符合相关档案工作规范。4.编制各类档案检索工具和参考资料，主动开展咨询服务和提供利用工作，做好档案查阅、借阅和催还工作。5.做好档案库房管理6.严格实施保密制度，对密级档案内容不传密、不泄密、不失密，确保档案安全。7.有权督促相关部门和人员按归档要求立即移交文件材料；有权拒绝接收不符合要求文件材料；有权拒绝不符合查、借阅要求人员查、借阅档案；有权拒绝无关人员进入档案库房。8.企业档案管理人员变动时，须办好档案清点、移交手续后，方可办理离岗手续。 （三）各部门档案管理人员职责1严格实施档案管理要求，切实做好部门文件材料搜集、积累、整理、保管、保护、统计等基础工作，检验、验收归档文件材料是否完整、正确、系统，是否符合相关档案工作规范。2认真推行所属部门档案工作指导、监督和检验职责，定时向行政人事部上交部门档案（含电子档案）、目录等。3编制各类档案检索工具，做好档案查阅、借阅和催还工作。4做好本部门档案柜管理。5严格实施保密制度，对密级档案内容不传密、不泄密、不失密，确保档案安全。6分年度对旧档进行归类存放，每十二个月旧档成宗一次。7. 各部门档案管理人员变动时，须办好档案清点、移交手续后，方可办理离岗手续。三档案工作管理权限（一）有权督促相关部门和人员按归档要求立即移交文件材料。（二）有权拒绝接收不符合要求文件材料。（三）有权拒绝不符合查、借阅要求人员查、借阅档案。（四）拒绝无关人员进入档案库房（开档案柜）。（五）有对本部门档案管理工作进行监督和检验。四档案种类本要求所指档案是指企业在各项职能活动中形成含有保留和利用价值多种形式原始统计。具体包含按记载反应内容，分为文书、会计、物业档案等；按载体形式，可分为纸质、音像、机读（电子）及其它实物档案等，关键载体有纸、胶片、磁带、u盘、硬盘、录音带、录像带、光盘等。（一）文书档案关键包含行政、人事、业务管理档案等。（二）会计档案关键包含凭证、账薄、报表等会计核实档案。（三）物业档案资料指在物业开发和管理活动中形成作为原始统计保留起来以备查考文字、图像、 为原始统计保留起来以备查考文字、图像、声音和其它多种形式和载体文件。如：物业权属资料、技术资料、验收文件、业主使用人权属档案资料、个人资料、物业运行统计资料、物业维修统计、物业服务统计、物业行政管理制度和相关协议资料等。 五.文件材料搜集和积累（一）通常企业在各项职能活动中形成含有保留价值文件材料均应搜集保留。（二）多种文件材料搜集和积累，依据工作性质，由各相关部门和相关人员负责。（三）档案管理人员要保持实时搜集含有保留价值文件材料意识，如发觉该存而未存文件材料，应立即向相关人员索取。（四）在搜集内部形成文件材料及具保留价值外来文件资料时，如有电子版，可依据实际需要，确定是否搜集。（五）文件材料搜集要完整、正确、立即，有附件应同时搜集附件。（六）物业档案搜集（按物业管理参与者分类 ）1在物业接管移交时应和开发商及设计单位、施工单位主动合作，努力争取全方面、正确地搜集到工程设计产权及工程技术资料原始资料。2在业主入伙时，进行二次装修阶段搜集业主、用户资料。3在日常管理中建立和搜集房屋维修档案、设备运行档案 、投诉和回防统计等和其它相关资料，并将档案搜集形成制度化。4经过政府主管部门获取相关信息。（七）物业档案搜集（按物业资料起源按时间次序分类）1设计计划阶段信息：土地购置协议、土地使用证等权属证书、计划许可证、建筑许可证、预售许可证等各类项目同意证书、建筑图、施工图、施工组织设计等图纸文件。2完工及验收阶段信息：完工图、完工工程项目一览表、设备技术清单(设备名称 规格、数量、场地、性能、单价、随机工含有件等 性能、单价、随机工含有件等)、设施技术手册、使用说明及质确保明、设备安装调试统计 (多种设备系统试压、试漏检验统计、暖气，卫生、空调、电讯、电气、通风、供水、供气、消烟灭火、防暴报警、电视监控等系统)、土建施工统计 (地基处理统计、 结构安装校正统计， 预应力构件施工统计等)、建(构)筑物监测统计 (建筑物沉降、变形、防震，钢结构焊缝探伤检验统计)、隐蔽工程验收统计、工伤事故发生及处理统计（如有）、项目图纸会审统计、设计变更通知、技术核定单、关键技术决定和文件、验收总结汇报等统计文件。 3委托管理阶段信息：委托管理招标文件、物业管理投标文件 (物业管理单位资质证实、管理 计划和预算等)、物业委托管理协议 (协议书)等。4. 招商阶段信息：招标物业平面图纸、招租许可证及委托书、租金及管理费测算、租赁协议、广告策划资料等。5用户入户信息：用户入住通知书、入户须知、管理条约 (公共契约)、用户资料 (包含业主、 租户)、业主委员会章程、用户手册、用户进户验收表、用户进户交费单等。6日常管理信息：业主、租户变动和更换情况、各部门工作操作规范，管理制度、各部门工作统计、维修统计（大、中、小修）、维修承包协议和预决算、保安、清洁、绿化等项目标承包合相同、用户来往信件、投诉和处理资料、年度工作计划及总结、人事档案、保险资料、法律法规和政府相关文件、财务报表、工资报表、管理表和租金收缴凭证等资料。 六.文件材料归档本要求所指归档是指办理完成且含有保留价值文件材料经系统整理交各部门档案人员建立专门档案柜保留过程。（一） 归档范围企业在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成含有保留价值文件材料均应列入归档范围。详见物业管理企业文件材料归档范围及保管期限表。（二）归档时间1管理类及业务类文件材料通常应在办理完成后由业务部门档案管理员立即归档。2会计文件材料由财务部在会计年度终了后整理归档。3协议类文件应在协议审批签署后立即归档。4外购设备仪器或引进项目标文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后搜集归档。5企业职员外出参与公务活动形成文件材料应在活动结束后立即归档。6 录像带、录音带、照片（含底片）、胶片等实物形式文件材料应在工作结束后立即归档。7变更、修改、补充文件材料应随时归档。8企业内部机构变动和职员调动、离岗时留在部门或个人手中文件材料应随时归档。9企业产权变动过程中形成文件材料应随时归档。10其它临时活动中形成文件材料应随时归档。（三）归档要求1归档文件材料应齐全、完整、正确、系统。2归档文件材料编制内容、格式等应规范化，字迹清楚。3归档文件材料载体和字迹应符合耐久性要求。4归档文件材料应为原件。因故无原件可归含有凭证作用文件材料。5非纸质文件材料应和其文字说明一并归档。6外文（或少数民族文字）材料若有汉译文应和汉译文一并归档，无译文要译出标题后归档。7归档文件材料通常一式一份。关键、利用频繁高和有专门需要可合适增加份数。8两个以上部门合作完成项目，主办部门保留全套文件材料，协办部门保留和负担任务相关复印文件。9任何部门或个人不得拒绝归档或据为己有。如不按要求归档，追究相关当事人或部门责任。七.档案整理（一）档案整理分为两步进行：1.档案归档以前，文件材料形成后，应由文件材料形成部门或相关人员进行初步整理。2档案归档以后，由各部门档案管理人员进行最终整理。（二）档案整理基础内容：区分全宗；全宗内档案分类、立卷、案卷排列、案卷目录编制。 （三）档案整理工作要求：必需保持文件之间历史联络；必需便于保管和利用；必需在原有基础上进行整理、加工。（四）档案整理应遵照文件形成规律、保持文件之间有机联络、区分不一样价值、便于保管和利用标准。（五）档案整理应依据机构（问题）进行分类、划分保管期限。划分保管期限方法详见物业管理企业文件材料归档范围及保管期限表。八档案移交和接收（一）移交、接收要求1.行政人事部每十二个月一月负责接收企业各部门上年度全部档案目录（电子版）最新版本、相关关键档案（含目录），每个月月初负责接收企业各部门上月电子档案（含目录）等。2各部门档案管理员负责接收本部门形成各类档案（包含电子档案）。（二）移交、接收检验1各部门在进行档案移交、接收之前，档案接收方应认真对拟移交档案按归档要求进行检验，检验合格后方可接收。2移交档案必需有书面档案总目录和分目录，移交时连同档案数据库一并移交。3对检验不合格档案，应退回移交部门重新整理，合格后方可接收。（三）移交、接收手续移交档案应编制移交清册，交接双方应认真查对移交清册，并推行签字手续，移交清册一式二份，由交接双方各留一份以备查考。九档案利用（一）企业职员因工作需要，需从本部门查阅或借阅档案时，查阅或借阅本人职能范围内通常性档案，在档案管理员处办理查阅或借阅登记即可。（二）企业职员查阅或借阅本人职能范围外通常性档案，须经查阅或借阅人所在部门责任人同意。（三）企业职员查阅或借阅本部门关键或涉密档案，除须查阅或借阅人所在部门责任人同意外，还须经企业总办领导同意。（四）企业职员查阅或借阅其它部门档案资料，须经本部门责任人及档案所在部门责任人同意。（五）非企业人员因工作需要查阅、借档案，须经总办领导同意。（六）档案查阅或借阅人查阅或借阅档案时，须如实填写相关管理表格。（七）档案借出前须复印留存，以备再次提供查阅。（八）档案借阅人对借出档案必需妥善保管，必需对档案安全、保密和完整负责，不得随意乱放和毁损、涂改档案内容，更不得随意转借她人，未经相关领导同意不得私自复制。（九）档案借阅人在办理完相关事项后应立即归还或在指定期限内归还所借档案。在无特殊原因下逾期不归还并经催还仍不归还者将被严厉处理。（十）各部门档案管理员对所借档案应定时跟踪，并做好登记。借出后归还档案，档案管理员须逐件逐页检验，如发觉问题，应立即汇报相关领导和相关部门，方便调查处理。（十一）档案在利用或公布时，不得损害国家、社会和其它组织利益，不得侵犯她人正当权益。十.档案判定和销毁（一）各部门应定时对所保管档案进行判定，对确无保留价值或保管期满档案，可报行政人事部及总办领导审核后确定销毁。（二）档案判定、销毁工作必需有组织、有领导地进行。在档案管理部门责任人主持下，组成档案判定、销毁小组，负责档案判定、销毁工作。（三）经过判定，需要销毁档案，经企业总经理同意，并经行政人事部确定后，方可销毁。经过判定仍需保留，应重新划分保管期限。（四）销毁档案时，必需由2人以上在指定地点监销。档案销毁必需编制档案销毁清册，销毁人和监销人员必需在销毁清册上署名。（五）档案销毁清册要妥善保管，并将所销毁档案在目录中注销。十一.档案统计（一）为了正确了解档案保留情况，各部门档案管理员要认真做好档案统计工作。（二）档案统计包含：基础情况年报、各类档案情况统计、档案目录统计表、历年档案利用情况、档案柜和设备情况等。（三）各部门档案管理员应在每十二个月1月份把本部门档案统计报表上报行政人事部。十二.档案库房(档案柜)管理（一）存放档案必需使用专用档案柜，档案柜标识应醒目、美观，便于查找。（二）档案排列应根据年度、类别和案卷（档案盒）次序，从近到远、从左到右、从上到下排列。（三）档案库房（如有）应保持清洁、卫生、整齐，严禁存放和档案无关物品。（四）档案库房（如有）应配置安全保护方法，切实做好防火、防盗、防潮、防热、防磁、防尘、防光、防虫、防鼠、防污“十防”科学保护工作，尽力延长档案寿命，维护档案完整和安全。（五）平时加强安全检验，档案库房（如有）内严禁吸烟、点火，严禁堆放易燃物品，提升警惕，对危及档案安全原因应立即采取得力方法给予排除。（六）档案库房（如有）和办公室分开，安装铁门、铁窗，门随开随锁，灯随开随关，非档案工作人员未经许可不得进入档案库房。（七）档案库房（如有）应配置空调、温度计、干湿度计等设施，保持室温14-24、相对湿度45-60%恒温恒湿环境，并坚持做好温度和湿度统计。（八）档案库房（如有）应安装窗帘，窗户尽可能密封，门下端和地面尽可能避免缝隙或安装橡皮垫，以达成防尘、防光、防虫、防鼠、防污目标。（九）档案管理人员每十二个月或每六个月应对保留档案进行一次全方面检验，对破损、褪变档案，应立即进行抢救、修复，发觉短缺档案应认真追查，立即汇报。（十）每十二个月定时对消防器材进行一次全方面检验，如发觉消防器材不能使用或药液过期等问题，应立即处理。十三.档案保密制度（一）全体职员要增强保密观念，严格遵守国家相关保密法规和档案管理相关要求。（二）档案管理人职员作中不传密、不泄密、不探听秘密。（三）档案管理人员在收到关键文件材料后应立即收存整理，不得随意摆放。（四）涉密档案，必需妥善保管。绝密文件应存放在密码文件柜中，标准上不得复制，不得抄录。（五）涉密档案，若需查阅或借阅，应严格推行审批手续。标准上不借出档案室，如确有必需借出，借阅人必需对档案保密和安全负责。（六）机密档案和绝密档案，严禁在网络上提供查阅。十四. 本要求由企业行政人事部负责解释。十五.本要求自下发之日起施行。附件：1. 档案查阅记录表2. 档案借阅记录表3. 档案销毁清册4.物业管理企业文件材料归档范围及保管期限表5. 广州和顺物业管理企业企业文书规范 附件1档案查阅记录表查阅日期查阅内容文号份数查阅人查阅部门联络方法查阅用途提供人同意人备注附件2档案借阅记录表借阅日期借阅内容文号份数借阅人借阅部门联络方法借阅用途预还日期提供人同意人回收人回收日期备注 附件3档案销毁清册序号案卷或文件题名年度目录号卷(盒)号或文号卷(盒)内文件页(件)数原期限销毁原因销毁日期销毁人监销人备注附件4 物业管理企业文件材料归档范围及保管期限表（参考）归档文件材料目录保管期限一、党群管理工作形成文件材料（一）党务综合性工作或党组织其它相关会议文件材料长久（二）党组织建设、党员管理、纪检监察工作文件材料长久（三）思想政治工作、精神文明建设文件材料长久（四）职员代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作文件材料长久（五）参与相关协会和群众团体活动文件材料短期（六）其它应归档党群工作文件材料二、行政管理工作形成文件材料（一）企业筹备期可行性研究、申请、同意文件材料，企业章程、证照永久（二）企业物业管理资质等级认证文件永久（三）企业领导（包含董事会、股东会、监事会和经理层）和内部机构组成、变更文件材料永久（四）董事会、股东会、监事会产生文件材料永久（五）企业发生分立、合并、破产、歇业等变更事宜文件永久（六）各项企业内部管理制度、要求长久（七）综合性行政事务,文秘、机要、保密工作文件材料短期（八）会务工作文件材料 关键 通常长久短期（九）法律事务、公证工作文件材料*长久（十）审计工作文件材料长久（十一）人力资源管理文件材料*1、岗位职责长久2、职员录用、招聘文件材料长久3、劳动协议管理长久4、劳动工资和社会保险文件材料长久5、职员教育、培训工作文件材料短期6、职员考评工作文件材料长久7、职务任免，职称评聘文件材料长久8、工服、工装管理文件材料短期9、其它应归档人力资源管理文件（十二）行政后勤工作文件材料（食堂、车辆管理等）短期（十三）其它应归档行政管理性文件材料三、经营管理工作形成文件材料（一）企业改革，经营战略决议文件材料永久（二）计划和统计工作文件材料，企业发展计划、各项发展计划文件材料，责任制管理文件材料长久（三）统计报表：年度、季度、月份永久短期（四）企业综合性统计分析永久（五）资产管理文件材料：房地产管理，资本运作，对外投资，股权管理，多个经营管理，产权变动、清产核资文件材料永久（六）属企业全部知识产权和商业秘密及其管理文件材料永久（七）企业信用管理，形象宣传，达标创优文件材料长久（八）协议管理文件材料：物业管理委托、物业租赁及其它商务协议正本及和协议相关补充材料，相关资信调查，工作协议文件材料：关键通常长久短期（九）财务管理文件材料：资金管理，成本价格管理，会计管理文件材料长久（十）物资管理文件材料：物资采购、保留和供给文件材料短期（十一）营销管理文件材料：营销组织管理、网络建设、市场调查和分析文件材料，用户信息管理，多个经营管理文件材料长久（十二）服务质量管理文件材料长久（十三）其它应归档经营管理文件资料四、物业管理工作材料（一）各物业项目招投标文件材料长久（二）各物业项目验收相关文件材料短期（三）各物业项目房屋及设备设施管理相关文件材料短期（四）各物业项目公共秩序维护管理相关文件材料短期（五）各物业项目环境卫生管理相关文件材料短期（六）各物业项目绿化管理相关文件材料短期（七）各物业项目小区文化管理相关文件材料短期（八）其它应归档物业项目管理工作形成文件材料五、基础建设工作形成文件材料（企业有该项工作时设置）（一）可行性研究、立项、勘探、测绘、招投标、征迁工作和建设单位项目管理工作文件材料永久（二）基建项目标设计文件材料永久（三）基建项目标施工文件材料永久（四）基建项目标监理文件材料永久（五）基建项目标完工和验收文件材料永久（六）基建项目标使用、维修、改建、扩建文件材料永久（七）其它应归档基础建设工作形成文件材料六、设备仪器管理形成文件材料（一）购置设备、仪器立项审批，购置协议长久（二）设备、仪器开箱验收或接收文件材料长久（三）设备、仪器安装调试文件材料长久（四）设备、仪器使用、维护和改造、报废文件材料长久（五）其它应归档设备仪器管理形成文件材料七、会计档案（一）会计凭证（原始、记账、汇总）（二）会计账簿1、总账（包含日志账）2、明细账3、现金和银行存款日志账25年4、其它日志账5、固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年6、辅助账簿（三）财务汇报类1、月、季度财务汇报（包含文字分析）3年2、年度财务汇报（决算）（包含文字分析）永久（四）其它类1、会计移交清册2、会计档案保管清册永久3、会计档案销毁清册永久4、银行余额调整表5年5、银行对账单5年（五）其它应归档会计文件材料八、职员个人档案九、特殊载体档案（一）声像类（二）实物类十、物业项目形成文件材料（一）基础管理文件材料1、大厦计划详图、完工总平面图、单体建筑、结构、设备完工图、绿化平面图、隶属配套设施、地下管网工程完工图等文件材料永久2、完工验收合格汇报、准许交付使用证等文件材料永久3、物业质量确保文件和使用说明文件等材料永久4、供水、供电、供气、供热、有线电视等专业服务协议，消防设施合格证，电梯准用证、年检资料等材料长久5、接管验收手续等文件材料永久6、多种机电设备出厂合格证，使用说明书，安装、调试汇报，保修卡、保修协议等文件材料永久7、业主购房协议文本永久8、维修基金交纳明细永久9、维修基金管理、使用、续筹等文件材料永久10、前期物业管理服务协议、物业管理服务协议及其它协议等文件材料短期11、房屋使用手册等文件材料永久12、装饰装修管理要求及巡查、阻止违规行为、向行政主管部门汇报统计短期13、业主通知物业管理企业函（装饰装修）短期14、物业管理企业通知房屋全部些人、使用人和装饰装修企业函等文件材料短期15、和业主会往来文件材料长久16、申报达标、市优、国家示范项目标争创计划、实施方案等文件材料短期17、各项管理制度、要求，各岗位工作标准，各级各类人员岗位职责及考评措施等文件材料短期18、业主条约短期19、业主档案长久20、房屋及其配套设施权属材料长久21、投诉统计及处理、回访等文件材料短期22、业主满意度调查及分析、整改方法等文件材料短期23、特约服务等文件材料短期24、项目管理年度计划、总结短期25、和企业往来多种请示、汇报、批文等短期26、和辖区物业行政主管部门、各专业服务部门往来文件材料短期27、项目管理会议统计、和业主委员会之间沟通协调相关事项会议统计、参与小区联席会议统计等文件材料长久28、职员管理文件材料（1）职员花名册短期（2）职员工资管理、考勤统计、绩效考评、奖惩统计短期（3）职员培训统计（培训计划、教案、签到单、考评试卷等）短期29、钥匙管理文件材料长久30、多种提醒、通知资料留存（或照片等）短期31、其它应归档综合性文件材料（二）房屋管理和维修养护1、公共区域巡查统计短期2、报修统计短期3、维修派工单短期4、领料单短期5、用户回访统计短期6、其它应归档维修文件材料（三）共用设施设备管理1、多种设施设备操作规程长久2、多种设施设备管理要求长久3、多种设施设备维修、保养统计长久4、多种设施设备日常运行状态检验统计长久5、二次供水卫生检验汇报等文件材料短期6、停电、停水、电梯停运等应急处理预案长久7、各类事故处理方案及处理统计长久8、其它应该归档文件资料（四）公共秩序维护、消防、车辆管理1、门卫、监控室、物业区域巡查值班统计短期2、使用装具发放、使用情况登记等文件材料短期3、维护公共秩序中碰到各类事件应急处理预案、消防应急预案等材料短期4、物业项目内危及人身安全提醒标示及防范方法等材料（照片等）短期5、机动车管理要求、出入证发放记录表、收费标准公告及车位分配方案等材料短期6、机动车出入登记手续等材料短期7、非机动车管理等材料短期8、其它应该归档文件材料（五）环境卫生管理1、环卫设备、工具等明细，卫生区域责任划分，卫生消毒灭杀制度及其落实情况统计等材料短期2、日常卫生检验统计等材料短期（六）绿化管理1、绿化使用机具明细，绿化日常巡查、养护、病虫害防治等材料短期2、绿化工作日常检验统计等材料短期3、绿化施工等材料短期4、其它应归档文件材料（七）小区文化活动文件材料1、小区文化活动计划及实施情况短期2、小区精神文明建设文件材料短期3、获奖荣誉证书、奖牌、奖杯短期4、其它应归档小区文化活动材料（八）项目管理效益1、物业管理服务费收缴情况及收支情况公告等文件材料短期2、开展多个经营服务项目及收入情况短期十一、其它应归档文件材料注：永久：50年以上，长久：1550年，短期：以下 *可单独设类