综合投标管理核心制度.doc

投标管理制度
第一条  总则
  1、为深入加强企业市场开发工作，规范投标工作管理，明确投标过程各步骤责、权、利，充足调动企业及各单位参与市场竞争主动性，特制订本管理措施。 
2、投标工作必需遵守《招投标法》、《协议法》等法律、规章，实施国家及行业颁布标准、规范及企业质量体系文件要求。 
3、企业投标工作实施在总经理领导下，主管领导负责、企业领导分片负责和项目跟踪责任人制度。   
第二条  适用范围 
本管理措施适适用于企业对外全部投标活动和项目。对于投标工作，各个相关部门和参与人员必需认真对待、相互配合，按时保质完成各自任务，确保投标文件质量。  
第三条  职权和职责
投标工作管理部门以市场部为中心，各相关部门依据招标要求配合完成投标工作。
 1.市场部职责（1） 
（1）负责投标信息获取和评审工作，形成初步评审提议； 
（2）负责投标前各项准备工作； 
（3）负责组织协调投标文件编制和汇总，负责招标文件中分编写工作； 
（4）负责组织参与投标、澄清、办理授标、签署合相同商务事宜； 
（5）负责全部招投标文件归档。 
（6）负责和总经理/沟通、确定需投标信息，了解投标单位真实意图，如：招标单位对质量、工期、报价期望及重视程度，和企业关键竞争对手情况。 
（7）负责招标文件购置、招标前资格预审和投标文件递交、开标工作。 
（8）负责投标价格最终定价工作。 
（9）负责向招标单位递交投标确保金并索取收据工作。 
（10）负责追踪投标情况、投标确保金追回等工作。
2.各相关部门职责 
各相关部门按投标方案责任分工完成工作。 
（1） 技术部准备相关技术文件并按要求编写，同时提供投标文件中所需技术资料； 
（2） 市场部提供投标文件所需企业基础情况等资料； 
（3） 财务部提供企业相关财务数据、统计报表、投标保函和资信证实等文件。 
（4） 其它部门依据招标文件要求提供相关文件。
3.市场部职责（2） 
（1）负责商务标书制作、商务标书和技术标书整合、打印、装订、密封等； 
（2）负责项目投标文件编制、打印、装订、封标等工作； 
（3）负责帮助企业投标确保金（保函）申请工作（关键是步骤办理），总经理同意后，到财务部办理付款手续； 
（4）负责投标确保金借款单复印件管理 ；
（5）负责最终投标报价清单编制、投标单价分析工作； 
（6）负责商务标内容编制； 
（7）负责投标文件封标前审核工作； 
（8）参与开标会议，并进行标后投标分析； 
（9）负责定时更新投标文件中企业资料电子版内容； 
（10）负责向代理商或部门经理提供投标授权资质及其它相关支持； 
（11）负责投标技术方案编写； 
（12）负责最终投标清单编制；  
4.市场部信息专员职责 
（1）立即搜集、更新、汇总行业招标信息； 
（2）和领导、分企业经理沟通，确定需投标信息；  
（3）每日上报当日信息搜集情况，并登记台账，格式（见附件）。
5.技术部职责 
（1）负责招标文件中相关技术文件、技术方案审查工作。 
（2）负责项目投标文件中技术标编制工作。 
（3）帮助投标技术澄清、资格比选、标后答疑、标后投标分析等工作。 
（4）负责提供招标文件中要求提供技术参数等资料。 
（5）经过评审会议负责最终投标清单确实定；负责技术标书方案可行性； 
（6）提供投标中需要以往项目技术参考资料； 
（7）负责标书项目组织设计、整体运行方案编制； 
（8）负责标书其它资料提供；  
6. 财务部职责 
帮助完成投标确保金（或投标保函）、企业资信证实、财务报表、审计汇报、银行资信、银行查证等内容提供。 
7.市场部经理职责 
（1）负责购置标书、递交投标确保金审批工作。
（2）监控投标工作，分析外部环境，负责定标。
第四条 投标步骤
1.标准 
为最大程度发挥、利用企业多种有限资源，投标计划要经过慎重可行性分析后进行。各相关部门分析参与投标项目标可行性，总经理确定，投标项目确定后方可进行投标工作。
 2.参与投标条件：（应同时满足以下条件） 
（1）企业能满足招标书中提出资格条件（包含资质条件）及技术条件； 
（2）参与投标服务内容应符合招标书中要求；
（3）经主管领导同意参与投标项目。  
3.招标信息获取： 
市场部经过以下路径获取招标信息： 
（1）经过网络搜寻招标方正式公布招标通告；  
（2）接收由招标方发出招标邀请函； 
（3）可经过多种公开媒体，如《招标和市场》杂志、电子信箱及互联网等多种路径获取并跟踪招标信息； 
（4）市场部应跟踪国家中、远期及近期招投标政策信息；
 （5）走访用户了解招标信息；
（6）其它渠道取得招标信息。  
4.投标信息评审和确定 
（1）市场部获取投标信息后当日内进行评审，需要时可组织会议评审，形成评审意见； 
（2）市场部将评审意见报总经理，经总经理确定并同意立项后，组织进行投标工作。  
5.建立完善信息管理系统 
（1）在已知将对某项目进行投标时，即对确定投标项目进行信息跟踪； 
（2）信息跟踪要确定专员负责进行，经过网络、电话等多个路径主动主动和招标代理、甲方单位进行有效沟通，以获取对投标报价、文件编制有利信息。 
（3）企业投标工作，应在市场部、各部门充足进行信息搜集、市场调研前提下，坚持遵法、讲求信用标准，以技术水平、管理水平和社会信誉开展竞争。 
（4）企业投标管理工作，按项目标具体情况，分别由企业市场部和各部门负责。
（5）企业投标工作，受国家法律保护和约束，相关主管部门应加强对投标活动监督管理，杜绝一切违法行为。 
（6）各部门应主动配合市场部工作。要主动展开市场开发人员培养工作，为下一步部门含有自主投标能力做好人才贮备。 
6.投标前准备工作 
市场部负责投标前各项准备工作：
（1）按招标通告立即购置标书文件； 
（2）组织召开招标工作会议，确定招标工作小组组员；
（3）制订招标工作实施方案，以标书完成表形式确定各相关部门工作内容，完成时间及责任人。
 7.申请投标审批 
各部门人员得到招投标信息，应和市场部联络认定其可行并开始准备进行投标活动后，必需填写《投标申请表》（附后）并上报市场部领导审核。在确定有能力、有可能时再登记并购置标书、文件。 
8.购置招标文件 
营销人员按招标文件要求购置招标书，并应从多渠道取得并反馈信息，包含概算，竞争对手情况等，以指导投标书制作。 
9.投标项目标建立 
（1）市场部投标专员接到招标文件/资格预审公告后，投标专员负责了解招标项目标具体情况，并将招标文件交给市场部初步审核（内容包含：拟投标项目概况、时间要求、投标确保金、付款条件等等），递交总经理同意投标； 
（2）需参与投标项目由市场部投标专员安排招标文件/资格预审文件购置； 
（3）购置招标文件所需企业资质等文件（原件）由市场部人员到财务部部办理借用手续，并确保立即归还。 

10.需财务部办理内容 
市场部取得招标文件后，依据招标文件要求，把需财务部办理内容提交给财务部，财务部在要求时间内完成相关工作，如：投标确保金；银行资信证实；银行查证证实；企业财务情况；审计汇报。 
11.投标工作会议 
（1）由市场部依据招标文件内容判定是否需要召开投标工作会议并组织整个投标会议。
（2）由市场部对招标文件内容（商务文件、技术文件）做关键介绍；明确投标项目标时间安排；明确投标专员、投标授权人；确定投标项目编制人员、技术人员、审核人员及相关职责；技术关键、难点问题讨论；确定技术文件完成时间；  
（3）对招标文件进行商务、技术条款评审，市场部组织相关人员以会议形式讨论评审内容，到场人员不发表意见视为同意投标方案。会议内容在《投标会议纪要》中统计，会议关键讨论决定内容： 
a.企业是否能满足招标文件中要求技术和商务方面要求； b.投标产品是否满足招标文件需求；  
12.其它要求 
（1）市场部负责搜集投标过程中各部门需澄清问题，如：商务问题、报价问题和技术问题，书面汇总后向招标单位发传真或邮件，并追踪确定招标单位回复； 
（2）招标单位发来标前会议纪要、补遗书、澄清文件等，由市场部负责发放到相关人员手中，确保相关人员手汉字件有效性； 
13.投标文件编制 
（1）市场部按招标文件和投标方案要求组织、协调招标文件编制工作并形成正式投标文件(投标书)。 
（2）各相关部门严格根据时间进度要求依据投标方案进行投标文件搜集、编写，经审核定稿后报送市场部。 
（3）投标文件由项目责任人组织编制（包含商务、技术两大部分）。 
（4）被指定项目责任人应取得企业委托，取得法人授权及需要合作其它制造厂商授权。授权书必需由法人代表本人签字，并加盖公章，假如法人中途变更，应立即说明并重新办理委托手续。授权范围必需明确。    
（5）商务文件编写要求： 
a.投标书要统一编号，投标书编号应由在收到《投标申请表》时依据《投标书编号要求》提供唯一编号。 
b.应按招标文件中对分要求逐项编写。 
c.招标文件如无要求或要求不明确，可参考提供招标文件规范文样本填写。 
（6）技术文件编写要求： 
a.依据招标及评标要求编写； 
b.能达成指标尽可能全方面响应招标技术文件要求各项指标；
c.充足显示业务优势； 
d.提供充足证实资料、证实所叙述各项性能指标文件完全真实可靠； 
e.标书中特殊要求应依据实际情况尽可能满足；   
14.投标文件汇总、审核、装订 
市场部对招标文件定稿进行汇总，形成投标文件正式稿，经市场部经理审阅同意后进行复印装订。 
（1）投标文件要求 
各部门应该根据招标文件要求编制投标文件，投标文件应该对招标文件提出实质性要求和条件作出响应、对产品相关性能、技术参数和质量指标要求表示应该全方面真实，不得遗漏或隐瞒。 
（2）投标文件审核 
投标文件在递交前由须经过市场部内部人员互审，市场部、责任人、技术部技术责任人审核，每个步骤必需有相关书面统计并给予保留。 
（3）文件装订和密封 
a.市场部全部投标编制人员负责整个投标文件装订、密封工作；
b..开标后，如有问题澄清，在接到澄清文件后，由市场部将需澄清问题发给相关人员，由市场部组织相关人员编制澄清文件，直至招标单位满意。 
15.投标
经总经理同意并授权后，由市场部指派专员，按招标标书要求投标截止时间，携带投标文件递交到指定地点，参与投标并出席开标仪式。 
16.投标过程注意事项
（1）标书编制基础依据以下：
 a.协议文件，包含投标须知，协议条款，投标书，履约保函格式等。 
b.技术规范，包含法律法规相关要求，评定标准，计价规则、结算措施及要求。 
c.招标单位对投标文件做出补充说明、勘误、澄清或局部修正（和招标文件含有相同法律效力）。 
（2）属于下列情况之一者，将作为废标处理：
a.投标书未密封； 
b.投标书未加盖本单位公章及未经法定代表人签字；
c.投标书未按招标文件要求格式、内容和要求填写； 
d.投标书字迹潦草、模糊、无法识别； 
e.投标者在一份投标书中，对同一个项目报有两个或多个报价。
 f.投标者递交两份或多份内容不一样投标书，未书面申明哪一个有效。
 g.投标者未经招标单位同意，不参与开标仪式；
 h.投标者未能按要求提交投标保函。 
市场部应领导各部门依据上述条款严格进行投标文件报送前符合性审查，出现任何上述责任事故造成废标全部将追究当事人责任。 
（3）评标
a.评标工作由招标单位主持，由相关咨询机构和经济教授等成立评标委员会或评标小组。评标委员会或评标小组完成评标汇报后，由招标单位向中标者发出中标通知书，同时将评标汇报按项目隶属关系向上级主管部门报送核备。 
b.市场部要依据“报价合理、方案可行、确保质量”标准领导各部门做好投标文件。 
c.市场部应依据上述标准就投标书关键内容和企业信誉品牌等，领导各部门展开主动公关活动。确保投标文件取得全方面、公正评定或评分。
d.评标过程中，评标委员会可分别请投标者就投标书相关问题提供补充说明和相关资料，标书科应做出书面回复。补充说明和相关资料将作为投标书组成部分。  
e .评标定标通常采取无记名投票措施，有时也采取打分制措施，不管投票或打分，全部将在委员会或小组组员对投标文件和投标书充足讨论和评议后进行。市场部应领导各部门在已完和在建过程中树立良好企业形象、持久品牌、过人业内信誉。这些将直接影响评标委员会或小组组员对投标文件和投标书评定。 
f.市场部及各部门不得向评标委员会或评标小组组员行贿，不得泄漏企业报价情况。 
g.开标仪式后，通常在15天内完成评标定标工作，并由招标单位发出中标通知书并抄知全部投标者。大型项目标评标定标工作最多不超出40天。市场部、各部门应立即跟踪了解情况，以利于企业立即做出管道或安装指导组织准备。 
17.签署协议 
（1）在收到招标人发出中标通知书后，由市场部指定专员根据中标通知要求抵达指定时间和地点签署协议。 
（2）市场部按授标通知办理授标相关事宜。
（3）协议签署根据《协议管理措施》实施。 
（4）协议由经授权企业代表代表企业和买方签署供货协议(协议)。 
（5）市场部接到中标通知书后，通常在15天内和招标单位签署承包协议。签署协议唯一依据是招标文件、投标书及有效补充文件和信函。 
（6）签署承包协议时，企业财务部办理由开户银行出具履约确保金证书（简称“保函”）。协议推行后，保函金额应予收回。 
18.投标文件归档 
市场部负责于开标结果公告后将全部和投标相关文件资料整理并归档。
（1）确保投标保密性 
a.严格对本部门资料保密，未经本部门责任人以上人员同意，不得将本部门资料向外泄露。
b. 关键资料（量清单，招标文件，邀请书，资料领取清单，交费收据，外联单位联络方法及相关资料统计等）上锁保管。外发邮件及资料要做好登记。 
2确保封标严谨性 
a.在领导招标文件后即仔细阅读、分析，将招标文件中相关投标文件无效或作废条件进行汇总，打印出来进行分发确保投标小组组员人手一份。以免在开标时被判为无效标书而“废标”。 
b.投标部门组员对投标文件进行互检，对填报文件应反复校对，确保投标文件完整无缺，报价计算分项汇总均无错误。 
c.严格根据招标文件相关要求签字、盖章、密封，并按要求时间按时递交，切忌因人为疏忽而成为“废标”。 
d.投标文件封标前，要确保有二人以上人员校对审核，确定无误后才封标。 
e.投标前，严格检验所要包含参与投标人员是否到位，所需提交证件原件是否齐备。  
19.投标文件总结和评价 
（1）.每个投标过程结束后一周内，市场部投标专员负责了解招标单位对企业投标文件评价； 
（2）投标结果确定后，市场部组织相关人员对投标结果进行分析，便于市场部、技术部了解竟争对手价格、技术。 
20.投标项目标终止 
（1）投标确保金退回企业后，由市场部、市场部组织相关人员登记存档； 
（2）市场部负责投标文件存档工作，最少包含以下内容： 
a .招标资料，包含招标文件（含商务和技术）、补遗书等； 
b.投标资料，包含投标文件（含商务和技术）、澄清文件等； 
c.全部和投标相关联电子文档，包含招标文件（如有）、商务文件、技术文件等。
五、管理要求 
1.纠纷处理
在协议实施过程中，如相关各方发生争议或纠纷，应根据协议及相关法律法规要求协调处理。如协调不成，可由上级主管部门给予调解。调解不成时，可申请所在地仲裁机关仲裁，也可直接向法院起诉。 
2.法律顾问
市场部将拟签署协议文本会同审计部法律事务专员或企业法律顾问立即审核，为企业维护本身利益做出充足准备。 
3.保密责任 
全部参与投标人员严禁泄漏和投标相关任何商务和技术(如投标报价，技术应答等)秘密。相关保密要求根据企业《保密管理制度》实施。 
4.监查和考评 
（1）企业总经理对投标工作进行监督，市场部总经理对投标工作进度进行日常检验。 
（2）凡在投标工作中未按本制度办理，影响投标工作质量和效果者，企业将视情节给相关责任人进行处罚。 
5. 考评
投标工作是企业创业绩关键路径，相关部门一定要亲密配合投标工作，如出现不配合情况、由市场部申请，总经理和总经理审批，对责任人进行1000～5000元处罚。 
6.对未按本制度要求实施，处罚责任人1000元/次。  
六、附则 
1. 本制度未尽事宜由市场部负责解释。
 2. 本制度由总经理同意后实施。

附表1：（招标信息汇总表）
常见招标信息统计汇总表
序号
时间
招标网站
本月浏览有价值招标信息累计（条）
符合本企业招标信息（条）
不符合本企业投标标书
本月已投标（条）
弃标原因
责任人
备注
1

中国采招网

2

千里马招标网

3

复星

4

中国移动b2b招标网

5

中国移动众包网站

6

中国联通采购和招标网

附件2：（招投标信息记录表）
商务部招投标信息
日期
招标信息
今日共搜索有价值招标信息
符合本企业招标信息（条）
是否投标
弃标原因
责任人

附件3：（招投标信息日报表）

招标信息统计汇总日报表
时间
本月浏览有价值招标信息累计（条）
符合本企业招标信息（条）
不符合本企业投标标书
弃标原因
责任人
备注