信息与管理之间的关系.doc

(Knowledge and Information-based Service Economy),即一个以知识为基础的经济时代已经来临。知识经济直接依赖于知识和信息的生产，扩展和应用。一个明显的例子是现在生产软件的微软公司的产值已超过美国三大汽车公司产值的总和。软件的发展，网络产生和虚拟技术的应用，正在试企业资产中的无形资产的比例不断增加。知识经济的来临将对我们的生产方式、生活方式，思维方式和管理决策产生重大影响。企业管理将从生产向创新转变，其经济效益将越来越依赖于知识和创新。一个企业要生存发展，就必须依赖信息系统的支持。用动态观点来研究面临的新问题。这就是经济发达国家的许多服务行业（如金融、保险和房地产等）甚至将70%以上的投资都用于发展信息技术的原因。 二、信息系统与管理的关系 管理的任务在于通过有效地管理人、财、物等资源来实现企业的目标，而要管理这些资源，需要通过反映这些资源的信息来管理。每个管理系统首先要手机反映各种资源的有效数据，然后，将这些数据加工成各种统计报表、图形或曲线，以便管理人员能有效地利用企业的各种资源来完成企业的使命。所以信息是管理上的一项极为重要的资源。“管理就是决策”。管理工作的成败，取决于能否做出有效地决策，而决策的有效程度则取决于信息的质和量。特别是运筹学和现代控制论的发展，使许多先进的管理理论和方式应运而生，而这些理论和方法又都因为计算工作量太大，用手工根本不可能及时完成，只有现代电子计算机的高速、准确的计算能力和海量的储存能力，才为这些理论从定性到定量方面指导决策活动开辟了新局面。 任何组织都需要管理。所为组织，指的是人们为了实现共同目标而组成的群体或关系，例如企业、部门、公司等，他们都具有一定的形式和结构，并完成其特定的功能。一个组织的管理职能主要包括计划、组织、领导和控制四大方面。其中任何一个方面都离不开信息管理的支持。下面分别讨论信息管理系统对计划职能、组织职能、领导职能和控制职能的支持。 （一） 信息系统对计划职能的支持 计划是对未来作出安排和部署。任何组织的活动实际上都有计划，只不过有些计划未必是正式计划而已。非正式计划容易造成不协调和不完整，正式计划不仅可以作为行动的纲领，而且是多执行结果进行评价的依据。管理的计划只能视为做、只及其下属机构确定目标，拟定行动方案，并制定各种计划，使各项工作和活动都能围绕预定目标进行，从而达到预期的效果。高层的计划管理还包括定总的战略和总的决策。计划还应该为组织提供适应环境变化的手段与措施，因为急剧变化着的政治、经济、技术和其他因素，要求及时修订计划和战略 信息系统对计划的支持包括如下几个方面的内容：1、 支持计划编辑中的反复计算。信息是制定计划和实施计划额基本依据、为了是计划切合实际，必须收集历史的和当前的数据。通过分析，研究变化的趋势和预测未来，还要围绕计划目标进行大量、反复的计算，拟定多种方案。在这个过程中，多方案的比较及每个方案中个别数据的变动都可以引起其他许多相关数据的变动。虽然计算方法不一定那么复杂大都是一些简单的表达式，但表达式之间的关系是错综复杂的，所以计算工作量是特别大，通常需要事先设计一些计划模型，然后用不同的输入变量值去反复计算。这是一项十分繁琐的计算工作，如果没有计算机支持，不仅工作量大,而且影响计划编制人员的工作积极性。有关例子请参见本本章章后的实例和第二版演示1、1.2、 支持对计划数据的快速、准确存取。为了实现计划管理职能，重要的是建立与计划有关的各种数据库、公众计划指标数据库、各种计划表格数据库等。3、 支持计划的基础预测。预测是研究对未来状况作出估计的专门技术，而计划则是对未来作出安排和部署，以达到预期的目的，所以计划和预测虽是两个不同的概念，但计划必须在预测的基础啊上进行。预测支持决策者作出正确的决策，制定可靠的计划。预测的范围很广，预测的方法也很多，诸如主观概率法、调查预测法、类推法、德尔菲法、因果关系分析发等。这些方法的计算量大，常常用计算机来求解。4、 支持计划的优化。在企业编制计划时，经常会遇到对有限资源的最佳分配问题。例如，可能提出，生产那几种产品（及如何搭配产品）乐意在生产能力允许的条件下，获得最大利润？对于这样一个问题，可以列出数学模型，然后在计算机上通过人机交互方式进行求解（参见第二版演示6.2及第七章章后案例）。 （二）信息系统对组织职能和领导职能的支持 组织职能包括认得组织和工作的组织。具体包括：确定管理层次、建立各级组织机构、分配人员、规定职责和权限，并明确组织机构中个部门之间的相互关系、协调原则和方法。 信息技术是现阶段对企业组织进行改革的有效的技术基础。信息技术的发展促进企业重新设计、企业工作重新分工和企业职权的重新划分，从而进一步提高企业的管理水平。 传统企业的组织结构采用“金字塔”式的、纵向的、多层次的集中管理，其运作过程按照一种基本不变的标准模式进行。其特点是：各项职能（生产、销售、财务、试产调研等）分工严格，应变能力差，管理效率低且成本高昂。随着信息技术的发展你，上述这种传统的企业组织结构正在向扁平式结构的飞机中管理转变，其特点是：1、 通信系统的完善使上下级指令传输系统上的中间管理层显得不再那么重要，甚至也没有必要再设立那么多的中间管理层。2、 部门分工出现非专业化分工的趋向，企业各部门的功能互相融合、交叉，如制造部门可能兼有销售、财务等功能。3、 计算机的广泛应用使得企业上下级之间、各部门之间机器与外界环境之间的信息交流变得十分便捷，从而有利于上下级和成员之间的沟通，也是企业可以随时根据环境的变化而采取统一的、迅速的整体行动和应变策略。“扁平化”管理的实质是“信息技术进步大大降低了组织内部信息交流的成本，从而使纵向（金字塔）的官僚体制开始崩溃”，“决策层与执行层之间距离缩小和最终向合一恢复”。另外，全球网络（Global Networks）的出现，使企业、公司的经营和生产不再受地理位置的限制，可以在全世界范围内运作，事务处理成本和协作成本都可明显减低；企业网络的建设，多媒体计算机和移动计算机的广泛应用使信息传送从文字向多媒体发展，使导和管理人员接受更多的信息和知识，是企业对工作工程的重新设计成为可能，使个人和工作组之间的协调得以进一步加强，从而形成一种新的、管理层次少的组织形式，它依靠近乎实际的信息进行柔性的操作，管理工作更加依赖与管理人员之间的协作、配合以及对信息技术应用的把握。领导职能的作用在于指引、影响个人和组织按照计划去实现目标。这是一种行为过程。领导者在人际关系方面的职责是领导、组织和协调；在决策方面的职责是地组织的战略=计划、预算、选拔人才等重大问题作出决定；在信息方面的职责是对信息汇合点和神经中枢，对内对外建立并维持一个信息网络，已沟通信息、及时处理矛盾和解决问题，由此可见信息系统在支持领导职能方面的重要作用。（三） 信息系统对控制职能的支持一切管理内容都包括控制问题。控制职能是对管理业务进行计量和纠正，