2015扬州毛绒玩具展策划书(组展商).doc

江苏理工学院

会展策划

2015扬州毛绒玩具展策划书（组展商）

学院名称：
专 业：
班 级：
学 号
姓 名：

二〇一四 年 六 月

目录

第一章 展前策划工作-------------------------------------------------------------------------------5
1.1展会可行性分析----------------------------------------------------------------------------------------5
1.1.1城市行业发展--------------------------------------------------------------------------------------------5
1.1.2展馆条件--------------------------------------------------------------------------------------------------5
1.1.3交通条件-------------------------------------------------------------------------------------------------5
1.2时间地点等事项--------------------------------------------------------------------------------------5
1.2.1时间------------------------------------------------------------------------------------------------------5
1.2.2地点------------------------------------------------------------------------------------------------------5
1.2.3联系方式------------------------------------------------------------------------------------------------6
1.2.4来馆方式------------------------------------------------------------------------------------------------6
1.2.5举办机构------------------------------------------------------------------------------------------------6
1.3组展前各个阶段时间安排-------------------------------------------------------------------------6
表格1-1----------------------------------------------------------------------------------------------------------6
1.4展览期间具体日程安排----------------------------------------------------------------------------7
表格1-2---------------------------------------------------------------------------------------------------------7

第二章 展前准备工作-----------------------------------------------------------------------------7
2.1展场布置方案-----------------------------------------------------------------------------------------7
2.1.1展馆整体平面图--------------------------------------------------------------------------------------7
2.1.2展馆的空间布局--------------------------------------------------------------------------------------7
2.1.3展馆参数-----------------------------------------------------------------------------------------------7
2.1.4标准展位的设计和搭建----------------------------------------------------------------------------7
2.1.5布展注意事项----------------------------------------------------------------------------------------8
2.2收支预算---------------------------------------------------------------------------------------------- 9
2.2.1收益（表格2-1）-----------------------------------------------------------------------------------9
2.2.2费用支出（表格2-2）-----------------------------------------------------------------------------10
2.2.3展览中心租赁服务价目表-------------------------------------------------------------------------10
2.2.4综合服务价目表-------------------------------------------------------------------------------------10
2.3工作人员职责分配---------------------------------------------------------------------------------10
2.4证件管理-----------------------------------------------------------------------------------------------10
2.5展位营销（招商方式）---------------------------------------------------------------------------10
2.6观众营销-----------------------------------------------------------------------------------------------11
2.6.1主办单位邀请专业观众----------------------------------------------------------------------------11
2.6.2展馆周边宣传推广----------------------------------------------------------------------------------11
2.6.3 展会常规品牌宣传---------------------------------------------------------------------------------11
2.6.4寻求目标群众----------------------------------------------------------------------------------------12
2.7广告和公共关系策划-----------------------------------------------------------------------------12
2.7.1广告策略----------------------------------------------------------------------------------------------12
2.7.2公关策略-------------------------------------------------------12
2.7.3宣传资料----------------------------------------------------------------------------------------------12

第三章 展中实施工作----------------------------------------------------------------------------12
3.1宣传推广的安排------------------------------------------------------------------------------------12
3.1.1户外广告----------------------------------------------------------------------------------------------12
3.1.2影像广告----------------------------------------------------------------------------------------------12
3.1.3印制宣传手册----------------------------------------------------------------------------------------13
3.2开幕式策划
3.3观众入场登记---------------------------------------------------------------------------------------13
3.4展览期间服务------------------------------------------------------------------------------------13
3.4.1推出展览服务流程化-------------------------------------------------------------------------------13
3.4.2主要服务方式--------------------------------------------------------------------------------------14
3.4.3现场保洁管理--------------------------------------------------------------------------------------14
3.4.4交通物流管理--------------------------------------------------------------------------------------14
3.4.5食宿安排------------------------------------------------------14
3.4.6交通安排--------------------------------------------------------------------------------------------15
3.4.7配套服务--------------------------------------------------------------------------------------------15
3.5会展现场风险与安全管理--------------------------------------------------------------------15
3.5.1展会现场的安全管理 ----------------------------------------------------------------------------15
3.5.2重大紧急事件管理--------------------------------------------------------------------------------15
3.6闭幕式策划-----------------------------------------------------------------------------------------15
3.7撤展管理办法规定-------------------------------------------------------------------------------16
3.7.1撤展--------------------------------------------------------------------------------------------------16
3.7.2.回运展架、道具和相关物品-------------------------------------------------------------------16
3.7.3.打扫场馆和清理----------------------------------------------------------------------------------16
3.7.4.扫尾工作-------------------------------------------------------------------------------------------16

第四章 展后工作计划--------------------------------------------------------------------------16
4.1展会效果预估--------------------------------------------------16
4.1.1形象提升-----------------------------------------------------16
4.1.2销售渠道拓展-------------------------------------------------16
4.1.3重点客户关系维护---------------------------------------------16
4.1.4媒体良好关系-------------------------------------------------17
4.1.5行业关注程度-------------------------------------------------17
4.2展后联系工作安排--------------------------------------------------------------------------------17
附件一：展位申请书----------------------------------------------------------------------------------18
附件二：参展商邀请函------------------------------------------------------------------------------19
附件三：展馆整体平面图--------------------------------------------------------------------------20
附件四：展馆参数------------------------------------------------------------------------------------21
附件五：租赁服务价目表-------------------------------------------------------------------------22
附件六：综合服务价目表------------------------------------------------------------------------25
附件七：会展组织机构小组工作安排表---------------------------------------------------26
附件八：调查问卷----------------------------------------------------------------------------------29
参考文献---------------------------------------------------------------------------------------------33

第1章 展前策划工作

1.1展会可行性分析
1.1.1城市行业发展
在扬州举办毛绒玩具展具有得天独厚的优势。扬州毛绒玩具产业历史悠久，工艺精湛，经过多年精心培育与扶植目前已成为与漆器、玉器、剪纸齐名的工艺精品，成为扬州又一张亮丽的城市名片。扬州也因此成为闻名遐迩的“世界玩具之乡”。“中国毛绒玩具礼品之都”金字招牌花落扬州，为扬州玩具礼品业的发展搭建了一个很好的平台。而中国扬州毛绒玩具展览会的举办，必将进一步提升扬州市毛绒玩具产业化发展水平，营造中国玩具礼品业走向世界的新优势，实现国内外生产企业之间以及企业与采购商之间交流、合作的新跨越。
1.1.2展馆条件
扬州国际展览中心占地250亩，展览主馆的面积为8100平方米， 可自由分割另设有服务区、休闲区、办公区等多种配套服务设施。展览室外展场面积达4000平方米，可以视展览而分设。展场四周共有九个人流出入口，二个物流出入口，保证开展期间人员及货物能安全有序的进出。采用大跨度无柱钢结构，可搭建400个标佳展位，室外有湖滨广场，既可举办盛大庆典活动，也可布置室外展台全部配套设施均按照国际惯例设计，如PDS综合布线。计算机网络系统、公共广播系统、电话自动交换系统等，可满足各种类型的展览需要。此外展馆的西侧设有与展馆配套的1500平方米的仓库，可提供仓储等服务。
1.1.3交通条件
扬州国际展览中心位于扬州市新城西区文昌西路北侧，扬州职大（电大）新校区西侧，与扬州博物馆、中国雕版印刷博物馆、扬州体育中心以及京华城中城全生活广场环湖相望国展中心毗邻扬州火车站，距扬州港及润扬长江大桥约10公里，交通便利。
1.2时间地点等事项
1.2.1时间
2015年5月1日~2015年5月3日
1.2.2地点
扬州市文昌西路国展中心
1.2.3联系方式
联系方式:86-514-87698009
1.2.4来馆方式
扬州汽车东站：公交101路—国展中心站（终点站）
扬州汽车西站：公交101路—国展中心站（终点站）
汽车北站：公交31路—大润发站下，步行至文昌路来鹤台站—公交26路—江苏银行职大南门（国展中心）
扬州火车站：公交26路—江苏银行职大南门（国展中心）
镇江火车站：城际公交—扬州汽车西站—101路—国展中心站（终点站）
扬泰机场：乘机场大巴—友好会馆（终点站）——再转乘出租车至国展中心下（约5公里）
南京机场：乘机场大巴—翠岗小区（终点站）—公交26路—江苏银行职大南门（国展中心）
自 驾：1、京沪高速—扬粟高速—扬州西下—文昌西路—国展路
2、南京方向—宁通高速—扬州出口—润扬路—文昌西路（火车站方向）—国展路
1.2.5举办机构
主办单位：扬州市政府、扬州市玩具行业协会
承办单位：常州市XX文化传媒公司、扬州国际展览中心
协办单位：国内各省市毛绒玩具产品代理商、批发商、网络代理商； 
国内各省市毛绒玩具产品加盟商、零售商、网络零售商； 
国内各省市有意进军玩具行业的投资商； 
港澳台及海外代理商、采购商、品牌商； 
海内外专业媒体
1.3 展前各个阶段时间安排
表格1-1
时间
内容安排
距展览20~24周
通过市场调研等手段进行项目可行性分析
距展览12~16周
联系展馆
距展览8周
与扬州国际展览中心建立合作伙伴关系
距展览4周
大范围、大幅度的广告宣传，并陆续向参展商发放邀请函
距展览2~3周
制定展位申请书，完成参展商展位预定工作
距展览5天
进行布展工作
距展览2~3天
审核展前工作，查漏补缺
距展览1天
深度卫生扫除
展位申请书见附录一
展会邀请函见附录二
1.4展览期间具体日程安排
表格1-2
日期和时间安排
活动内容
活动地点
5月1日上午
开幕式
室外展台
5月1日下午
行业新毛绒玩具发布会
展览主馆
5月2日上午
行业洽谈会
商务会议室
5月2日下午
怀旧玩具主题展
展览主馆
5月3日上午
Cosplay
湖滨广场
5月3日下午
闭幕式
室外展台

第2章 展前准备工作
2.1展场布置方案
2.1.1展馆整体平面图
见附件三
2.1.2展馆的空间布局
展馆屏幕布局模式为并行式。各个展厅相对独立，并行布置于主要人行通道的两侧，装卸货部分位于展厅外侧或之间，总体布局呈鱼骨状。
2.1.3展馆参数
见附录四
2.1.4标准展位的设计和搭建
会展中心的展位面积为9平方米(3米X3米)的标准展台。我方负责标准展台的搭建并提供展示所需要的基本设施，包括三面展墙，二个能固定在展墙上的射灯，一个展桌(长1米，宽50厘米，高80厘米)，二把椅子，地毯，220V5A三项电源插座一个，以及刻写眉板文字即贵公司的名称。无特殊要求，眉板文字是您填写在参展表格中的单位名称。
2.1.5布展注意事项
①参展
　　所有参展人员进入展馆布展须到展馆办公室缴纳布展押金，办理入场证，根据展馆规定的时间进出展馆布展及施工和按时撤展。
②标准展位
　　禁止在展板及展架上粘贴任何不易清除物。如需要粘贴，须到国展办公室申请使用展板贴。对统一搭建的标准展台及配置的展具，不得擅自拆装改动。严禁用展馆的桌椅做登高工具，凡需登高请自行搭建攀登器具。
③张贴禁止
　　不得在人行通道、出入口、消防设施、强弱电地插等处摆、挂、贴及钉各类展览样品、宣传品或其他标志。禁止在展馆柱面、墙面等部位粘贴和书画不易清除物。
④展览样品包装物
　　展览样品拆箱后，包装箱、碎纸、泡沫和木板等易燃物必须及时清出展馆，不得在展位外存放包装箱和展品。
⑤出门证
　　参展商将任何物品带出展馆，必须持有主办单位开具的出门证，经查验后方可放行。
⑤禁止吸烟
　　严禁在本展会展区和展馆吸烟，吸烟必须到指定的吸烟区域。发现在展馆内吸烟者，罚款50元。
⑥施工
　　a.严禁在展馆内进行电焊、喷漆等作业，不得破坏展馆内的一切设施或改变其使用性质和位置。地面、墙面不得钉钉、打孔、悬挂物体，如确有特殊要求应向国展办公室申报，经批准后方可施工，且闭馆后应恢复原状。b.参展单位在装卸、搬运、安装及撤离展品过程中，不得损坏馆外绿地花草树木。c.不得在通道、展馆门前堆放物品影响通道畅通。d.禁止使用易燃易爆物品。e.布展期间各种线路应固定，通道地点应使用绝缘双层护套线并加盖保护。
⑦中心设施的使用
　　a.所有搭建、安装、拆除、搬移和整理工作不能对中心内其他租用者的展览会造成不必要的干扰、中断或破坏。
　　b.不得在建筑物的任何部分上使用钉子、胶、图钉或类似材料；对此产生的一切损失承担责任。
　　c.租借的物品在租用期满时完好无损地归还。
　　d.除非另经准许，下述物品禁止展示或进入中心：武器、毒品、枪支、刀剑、弹药、炸药、易燃物、放射物质和其他危险物品、禁止进口的物品，侵犯专利权的物品，可能有碍中心顺利经营的物品和任何被政府有关部门禁止的物品。
⑧安全检查
　　在展览会开幕前，所有自行组织展台施工的参展单位应准时参加由公安、消防等部门组织的安全检查，对检查出的问题应在开幕前解决，不得拖延。任何情况下气球都不允许带入展馆。
⑨地面划线
　　中心允许使用可擦洗的粉笔或经批准使用的胶带在展览大厅地面上标识摊位位置，其它地面划线方法不可使用。去除未经批准的地面划线的费用由参展单位负担。
⑩施工材料
　　a.搭建摊位使用的材料应为非易燃物且燃烧扩散率不低于2级。
　　b.展品和展示材料的主要油漆工作不允许在中心内进行。但在进馆期内，允许在展厅内对展示材料进行修补润色性的油漆工作，且上述工作采取了必要的安全预防和保护措施。
2.2收支预算
2.2.1收益预算
表2-1
收益类别
主要内容
预计资金（元）
广告收入
提供滚动字幕、展板、横幅、拱门的收入
400000
展览会展台租金收入
展台、道具收入
150000
合同收入
参展商、餐饮收入
500000
商业销售收入
纪念品、礼品、特产等周边产品
500000
经销商佣金收入
酒店、物流公司、回运公司提成
150000
2.2.2支出预算
表2-2
支出类别
主要内容
预计资金（元）
行政管理费
工资、奖金、行政辅助
50000
固定费用
装饰品、广告印刷和邮寄宣传资料等
10000
可变费用
视听设备修理等临时支出、其他消费品
20000
展览费用
设计施工费、展品运输费用、宣传公关费用、行政后勤类费用
120000
预留应急费用
各种不确定因素而导致的突发事件
20000
2.2.3展览中心租赁服务价目表
见附件五
2.2.4综合服务价目表
见附件六
2.3工作人员职责分配
见附件七
2.4证件管理
为了便于会场现场管理，同时出于统计的需要，入场人员必须持有展馆方面认可的证件才能进入场馆。本次展览共印制6种证件，分别发放给参展商、专业观众、工作人员（包括主办机构、承办机构、协办机构的相关工作人员）、布（撤）展人员、媒体记者及与会嘉宾。
2.5展位营销（招商方式）
①采用拨打电话的方式联系有关毛绒玩具厂家，介绍展会情况，发出招商邀请，并且注意听取对方意见，留下其联系方式，及时跟进。
②通过媒体发放广告，对展会产品进行宣传，，鼓励进行商业合作。
③政府发文通知，具有很大影响力。
④通过朋友圈进行推荐，扩大传播范围，增强影响力。
⑤参展企业自己带客户。
⑥国内外同类展会现场推广本展会或争取合作机会。
⑦利用UFI这样的国际组织。
⑧外国驻华机构向本国企业推荐。
2.6观众营销
2.6.1主办单位将通过更有效的渠道邀请专业观众：
①于展前推出展会快讯，及时提供展商信息，提高专业买家兴趣。
②与展商联合推出多种形式的宣传计划,通过直邮，电脑传真、信息网络和电子邮件直邀中外专业人士和采购人士参观。
③20万封参观邀请函、五十万张参观券将被派发至专业用户及贸易商手中。
④在行业展览会及学术会议上作展览会介绍，邀请高层次专业人士、决策人士和采购人士参观。
⑤在专业报刊、杂志上刊登宣传广告，并作特别报道、专题采访、评述等。
⑥通过专业协会、政府机构、业内杂志发放请柬。
2.6.2展馆周边强势宣传推广：
利用展馆外围作必要的广告宣传、营造展会氛围。放大量空飘汽球、在展馆外围设大幅展会广告等。
2.6.3 展会常规品牌宣传、持续深入推广：
①在国内专业的平面媒体和网站上大量发布展会信息、LOGO链接、软文报道等。
②在国内专业市场做横幅及户外广告，在行业内推广展会品牌及提升知名度。配合其它宣传活动（酒店宣传册、免费光盘索取、巴士车身等），达到立体宣传效果。
③针对玩具展客商出行方便，制定英文版采购指南手册,手册正面为上海旅游、饮食、娱乐介绍及地图标注，背面为展会介绍及展会相关产品简介，将在各酒店免费派发。
2.6.4寻求目标群众
①向特别重要的观众打电话，辅之邮寄邀请函、发送Email等方式
②向已知地址的重要目标观众邮寄邀请函，辅之以Email进行目标营销，有计划的发送参观门票
③在扬州晚报、扬州市官网等发布广告、举办新闻发布会进行广泛传播，吸引潜在观众
2.7广告和公共关系策划
2.7.1广告策略
1、根据论坛宣传，会场布置及论坛公关宣传计划，制定招商书，并下发至有关企事业单位。
2、审定会场布置及图片展览设计，并委托制作发布。
3、收取广告发布费，发布广告
2.7.2公关策略
 2015扬州毛绒玩具展将会受到各大媒体的广泛报道。各大卫视等都会在展会当天的黄金时段播出该展的现场报道。各个大型门户网站也都将第一时间发布展会的最新动向。
2.7.3宣传资料
包括毛绒玩具画册设计、企业宣传册设计、产品画册设计、宣传画册印刷、样本设计印刷等。

第三章 展中实施安排
3.1宣传推广的安排
3.1.1户外广告
现场提供20X5米广告牌、大广告牌、拱门、拱门+彩旗、移动广告牌、正门口拱门等广告点为参展商提供发布信息的平台
3.1.2影像广告
展馆提供音频、视频播放设备，各大参展商如有信息发布，可提前联系
3.1.3印制宣传手册
展馆会提前印制好根据各参展商的信息整理而成的宣传手册，参展商可根据需要咨询展馆相关部门购买，进行现场发放
3.2开幕式策划
时间
活动流程
07：30 
活动现场最后清洁，各项布置落实到位，确保活动按时进行
08：00
活动组各主要联络人通话，落实各项工作
08：30
所有工作人员落实到位，准备迎宾
09：00 
播放迎宾曲，礼仪小姐为各来宾佩带胸花，签到正式迎宾。 
09：30 
主持人依次介绍出席今天仪式的贵宾领导及重要祝贺单位
 11：00 
主持人请出为中国玩具展会开幕剪彩的嘉宾由礼仪小姐引导到主席台位置
 11：15
主持人宣布中国玩具展会开幕剪彩仪式圆满结束，有请来宾进入玩具展中参观。
12：00 
来宾午宴

3.3观众入场登记
为维护展览会入口处的良好秩序，确保每一位专业观众都能畅通、便捷的进入展览会现场，我们将展馆A馆的两个入口处设置为预先登记入口处和现场注册入口处，B馆的两个入口处采取同样的处理方式。在此基础上，为方便观众快速入场，避免不必要的拥堵现象的发生，将现场注册的观众分为两类，即有名片的和无名片的，前者只需凭名片在观众登记处办好相关手续就可以换取调查问卷（调查问卷见附件八）和胸卡，后者则要在主办方人员的指导下填写登记表，然后再到登记处办理手续。
我们在还在入口处设置了展览活动及论坛议程牌，这样可以便于人们，尤其是现场注册的观众预先了解展览会的总体结构和主要活动安排。
3.4展览期间服务
3.4.1推出展览服务流程化：
①服务自助化：我方机构通过向客户提供部分服务用品或工具，使某些服务由客户自己来完成
②服务分离化：将展览的部分服务（如保洁、餐饮等）分离出去由其他专业的服务公司为客户提供服务
③服务网络化：通过国际互联网来完成部分展览服务
3.4.2主要服务方式：　　
①宣传服务台。以此为主要服务形式，分布在主展馆、各大市场、交通窗口及专业街等，根据参展客流量确定密度和服务时间。　
② 移动服务队。根据不同服务对象设立两种类型的服务队。一类是满足组委会相关部门一些临时应急性的服务要求；另一类是针对参展外商需志愿者全程陪同及翻译等情况。　
③ 定岗服务员。根据会展中心的要求，安排部分服务小组人员在一些特定岗位提供较长时间的服务。　
④服务项目主要有;　
（1）报到登记（内商、外商）　　
（2）咨询导引　　（3）展品接运　　
（4）展具租赁　　（5）外文翻译　　
（6）打字复印　　（7）资料整理　　
（8）场地布置　　（9）礼仪解说　　
（10）广播播音　
3.4.3现场保洁管理 
现场保洁分别由场馆方、主场搭建商和特装搭建商分工负责。展览场地内公共区域的清洁工作由场馆方负责，如通道、厕所、餐厅等。展台内的清洁按“谁搭建、谁负责保洁”原则来负责。
3.4.4交通物流管理
在本次展会中，我们委托XX运输公司来负责展品的运输工作，参展商如有需要，可以与展馆方面取得联系，我们会及时安排物流小组为其服务。
3.4.5食宿安排
普通人员自行安排,组委会提供指导性服务（展馆方面会提前联系多家餐饮合作单位，供参观人员选择）
VIP, 政府官员,特邀嘉宾等重要人物组委会统一安排
3.4.6交通安排
由交通局负责，确保展会期间从市内至会展中心每5分钟发一班公交车，在公交车上悬挂明显标志 比如：扬州毛绒玩具展接送车。
为了便于车辆停车，交通部门在会展中心附近安排了停车场供客商免费停放。此外，周边等地也可停泊一些车辆。现场会有工作人员在指引，请广大车主尽量配合指挥。展会期间，三轮车将禁止进入会展中心区域，四周的通道口也禁止停车。
3.4.7配套服务
展馆内设立休息室，餐厅，另外还备有饮料，水果等免费提供给参展商、现场观众、工作人员
3.5会展现场风险与安全管理
3.5.1展会现场的安全管理 
①制定安全应急策略，按照制定的应急策略，熟悉紧急情况的处理方法和人员疏散程序。
②防止危险品进入展场。在展场的醒目位置、关键路口、场内和场外的各个关口，尤其是安全出口等，均设置各种各样的导导示图、标志牌等，对安全出口通道、进出只需、饮水、就餐、防滑、公厕、停车等进行指示。 
③安全责任实行问责制。根据展览活动消防安全管理的相关规定，以及大型社会活动治安管理条例等法律、法规精神，由一名主要领导全面负责各项安全管理工作，实行问责制，并配备一定数量的、具备一定安全管理工作经验的管理人员具体负责展会的日常安全管理工作，组织重组的安全保卫力量。
3.5.2重大紧急事件管理
为应对在展会过程中可能发生的重大安全问题，我们与消防、公安、卫生等部分取得联系，以便在此类事件发生后的最短