办公室部门职责hy据付改.ppt

Copyright1996-2005 By Alliance PKU Management Consultants Ltd.PAGE 1办公室部门现状1.部门科室设置v目前办公室共有6个科室，分别是秘书室、机要室、打印室、行政室、车队、招待所，1个驻京办事处。此外，保密办也放在办公室。2.部门岗位设置v办公室主任1人，兼书记，全面负责工作，同时管理招待所和车队。v办公室副主任3人，其中：负责公文处理的1人，管理秘书室、机要室、打印室，同时兼党办主任；负责接待行政后勤的1人，管理行政室；负责驻京办的1人。v秘书室2人；v机要室2人；v行政室4人；v打字室3人；v小车队4人。v保密办共3人，一正一副，干事1，现在保卫处办公。Copyright1996-2005 By Alliance PKU Management Consultants Ltd.PAGE 2办公室部门职责设置建议1.目前部门科室设置v目前办公室共有6个科室，分别是秘书室、机要室、打印室、行政室、车队、招待所。此外，保密办人事关系也挂靠在办公室。2.部门职责调整建议1）职责增设v为保证公司重组后相关法律事务的处理，建议办公室增设法律职责。v本着精简的原则，建议原保密办归并到办公室，办公室增设保密职责。v为统一公司文书档案管理，建议原综合技术室档案室归并到办公室，办公室增设文书档案管理职责。v为统一公司办公设备、办公用品管理，建议办公室增设办公设备、办公用品管理职责。v为统一公司合同管理，建议办公司增设公司合同管理职责。2）职责剥离v由于重组以后招待所将划转到重组公司，建议剥离。3.岗位设置和职责调整建议v建议原机要室机要秘书职责、机要室通讯员职责、秘书室机要秘书的文件传递职责归并到机要秘书岗。v建议原秘书室文字秘书职责、打字室打字员职责、行政室秘书职责归并到综合秘书岗。v建议原行政室通讯员的接待职责归并到综合秘书岗。Copyright1996-2005 By Alliance PKU Management Consultants Ltd.PAGE 3办公室部门职责1部门职责办公室是负责公司文秘工作、行政管理、公关法律、保密工作及后勤工作的综合性职能管理部门。1文秘工作v负责董事会、监事会、总经理办公室的文件起草、核稿、制发工作。v负责公司级文件、资料的打字、打印、复印、汇总、传递、催办、回收工作。v负责协助公司领导处理日常事务，协调安排领导活动日程。v负责公司领导下达的调研、资料收集、协调联系等工作。2行政管理v负责组织制定和完善公司的行政管理制度，并负责具体组织和协调落实。v负责公司各项决定、决议的督促落实和实施情况的检查工作。v受理和处理公司所属单位及个人向公司的请示、报告等，并落实公司领导批示的执行情况。v负责公司内部和公司外部的会议组织安排及会议室的管理工作。v负责公司的印章管理、印鉴管理、介绍信、证明材料的出具及工商年检。v负责公司文书档案的建档、编研、借阅、销毁等管理工作。v负责节假日的值班安排、作息时间的调整工作。3公关法律v负责内、外宾来访的安排和接待工作。v负责与上级主管部门、兄弟单位、有关政府部门等机构的联络工作。v负责公司领导及有关人员在京的有关接待工作，协助承办公司在京的相关活动。v负责庆典、对外宣传及企业形象建设工作。（是否放到党群？信访放到党群）Copyright1996-2005 By Alliance PKU Management Consultants Ltd.PAGE 4办公室部门职责2v负责处理公司法律事务，对经济合同进行法律条款的审查。v负责公司及所属单位的法律、法规宣传、教育和咨询服务工作。4保密工作管理v建立公司保密管理制度并监督各单位执行，负责保密委员会的日常工作事项。v组织保密教育和保密检查，提出加强保密工作的措施意见。v配合有关部门查清窃密、失密、泄密事件。5后勤工作v负责组织制定和完善公司的后勤管理制度，并负责具体组织和协调落实。v负责公司房产管理，车辆的调度和管理。v负责公司办公设备、办公用品的采购与管理，以及通讯设备的日常维护。v负责公司通讯费用、网络费用的管理。v负责公司信函、报刊、文件的收发工作。v负责办公环境卫生及公共设施的维护管理。6其他v负责完成公司交办的其它相关工作Copyright1996-2005 By Alliance PKU Management Consultants Ltd.PAGE 5办公室岗位设置岗位设置建议综合秘书岗行政后勤岗办公室主任档案管理岗驻京办事处办公室副主任办公室副主任法律事务岗机要秘书岗