邮件培训-.pptx

1邮件的特点及件的特点及作用作用邮件的件的分分类邮件的件的内容内容邮件的回复件的回复邮件的件的实用功能用功能习惯的养成的养成2邮件的特点及作用件的特点及作用避免歧避免歧义高效快速高效快速理性客理性客观避免歧避免歧义：条理化表达，保条理化表达，保证信息信息传递的一致性的一致性高效高效快速：快速：能能够准确及准确及时地地记录，传达，反达，反馈信息信息理性客理性客观：沟通沟通过程程关注于事关注于事实而不是而不是感受，避免感受，避免 争端争端宣宣传推广推广信息交流信息交流留存依据留存依据工作跟工作跟进31、确、确认邮件件2、需求、需求邮件件3、反、反馈邮件件4、通知、通知邮件件邮件的分件的分类-存存证据据-有有细节-有反有反应-广播站广播站4邮件的内容件的内容一、一、发送送对象象二、二、邮件主件主题三、称呼与三、称呼与问候候四、正文四、正文五、附件五、附件六、六、结尾尾签名名5一、一、发送送对象象收件人（收件人（To）:直接收信人直接收信人,要求收信人回复确要求收信人回复确认、归档保存或有直接关系、直接档保存或有直接关系、直接负责的人。的人。抄送（抄送（Cc）：）：间接收信人，接收信人，供参考、了解即可、可提意供参考、了解即可、可提意见或或间接关系、接关系、间接接责任的人。任的人。6（1）邮件件发送送对象的象的选择工作工作传达达类的的邮件件主送直接责任人抄送间接负责人，知情人通知公告通知公告类的的邮件件主送给项目小组成员抄送给项目小组成员的组长、部门领导跨部跨部门支持支持类的的邮件件主送给寻求支持的人，可抄送给他的组长同时抄送本部门的组长这样往往可以获得支持部门的更好的支持，资源的协调和工作的安排也会得到适当优化7（2）邮件件发送送对象的象的选择避免将避免将一般一般细节性的性的讨论过程程发送送给领导。领导更关注更关注结果，而不果，而不是反反复复地沟通是反反复复地沟通过程，可以将程，可以将阶段性成果段性成果发送送给领导。如果是。如果是重重要事件要事件，领导需要直接参与或了解需要直接参与或了解过程，程，则必必须发送或抄送送或抄送。避免将同一个主避免将同一个主题的的讨论内容多次反复内容多次反复发给全部收件人、抄送人全部收件人、抄送人对发件人的提出的件人的提出的问题不清楚、或有不同意不清楚、或有不同意见，应该与与发件人件人单独独沟通，不要沟通，不要发送全体，不停地交互送全体，不停地交互邮件与件与发件人件人讨论私下讨论好了再告知大家。不要向领导频繁发送没有确定结果的邮件不要随便向集体不要随便向集体邮箱箱发送不必要消息送不必要消息集体邮箱：全体员工、处室事务，只有一定级别或相关责任人才能发送私人事务尽量避免通过集体邮件解决8二、二、邮件主件主题邮件的标题是邮件标记，能够第一时间告诉收件人邮件大致内容、邮件的性质、邮件的重要性。所以标题不能空白。标题要简明扼要，对外可以标记公司“中信银行关于”，但不要太长，标题突出“”才能显示完整。标题要尽量可以反映邮件内容、邮件的目的，可以是邮件内容的概括或项目主题。一封只能有一个主题。可以适当使用相关符号（如“*！”等）和关键字（【重启切换】【自动化巡检】）来突出标题，引起收件人注意9三、称呼与三、称呼与问候候2、要使用适当的称、要使用适当的称谓 多人收件可以使用统称，如：各位好，各部门，大家好，To all等等；如果对方有职务，可按职务尊称对方，如：XX领导好，XX总等；对于级别高于自己的人士不宜称呼全名，平级或日常同事可以适当亲切一些。1、无、无论发给谁都要有称呼都要有称呼 无论你与收件人的关系如何，邮件的开头要称呼收件人，这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的。10四、正文四、正文电子邮件其实就是应用文写作一种载体，所以书写时可参考以前学过的相关应用文写作。正文要尽量在邮件写完，包括表格或文档也要尽可能放到正文中（哪怕是图片也行），要避免对方打开邮件后还要打开附件的时间。简明扼要，行文通明扼要，行文通顺能够按1、2、3列条理说明的就不长篇大论。正文要段落分明，不一篇文章一段到底，让人看了眼累。对于正文段落格式是否要首先缩进2格，就看各人习惯。只是段落分明、条理清晰就好。条理条理清晰清晰、段落分明、段落分明对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，会显得更加明子。图形表格文字图表表结合合11根据自己与收件人的关系程度、业务层级，选择恰当的口吻语气。端正态度、尊重对方，对事不对人，不进行人身攻击，因为发邮件时根本不知道对方的表现，邮件一出无法收回。多使用“请”、“谢谢”之类的敬词。态度委婉，度委婉，语气和气和谐中文用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型；字号用五号或10号字即可。对于要需要加强的内容，可以使用彩色加粗字体或下画线字，但避免使用红色字体（红色字是不礼貌，而且书信中有绝交之意）合适字体字号、合适字体字号、着重提示重要信息着重提示重要信息在一些娱乐性的邮件中使用表情（）或网络用语（确认啊，亲），出一定的轻松气氛，但在商务信函里面最好要慎用，这样会显得比较随意、轻浮、不严谨，会让客户感觉不安。不使用怪异符号不使用怪异符号12“5W1H”“6C”“2要素”原则1）有效沟通的）有效沟通的5 W 1 H Why（目的）：（目的）：我我为什么要交流？我什么要交流？我讲话的的动机是什么？我的目的：告知？机是什么？我的目的：告知？说服服？影响？教育？慰？影响？教育？慰问？娱乐？劝导？解？解释？刺激？启？刺激？启发？Who（对方是方是谁？）：？）：谁是受众？他是受众？他们是哪是哪类人？个性？受教育水平？年人？个性？受教育水平？年龄？地位？他地位？他们对我的信息反我的信息反应可能如何？他可能如何？他们对我的信息主我的信息主题已已经了解多少？了解多少？When and Where：在何在何时何地交流信息何地交流信息 What（主（主题）：）：我到底要我到底要谈什么？他什么？他们了解什么？哪些信息必了解什么？哪些信息必须省略或必省略或必须采采用用 How（怎（怎样表达，表达，语气和气和风格）：格）：我将如何我将如何传递信息？用文字？信息？用文字？图解？口解？口头？电话？书面面报告？如何表达？采用何种告？如何表达？采用何种语气？命令式的？气？命令式的？请求式的？用哪种求式的？用哪种词汇？2）有效交流的）有效交流的6C：即即清楚（清楚（clearly）、）、简明扼要明扼要 （chiefly）、有礼貌（）、有礼貌（courtly）、有建）、有建设性性（constructly）、正确（）、正确（correctly）、完整（）、完整（completely）。）。3）人）人际沟通的沟通的2要素要素：以以真真诚的沟通与感的沟通与感谢为前提，前提，对事不事不对人；以委婉的方式指出人；以委婉的方式指出讨论的分歧。的分歧。13五、附件五、附件必要必要时添加附件，能不添加尽量避免添加附件，能不添加尽量避免邮件件带有附件，有附件，应在正文里面提示在正文里面提示查看附件；看附件；附件文件附件文件应按相关包括的内容来命名；按相关包括的内容来命名；如果附件用如果附件用1、2、3来来命名，命名，应在正文在正文罗列相列相应名称；名称；附件数目不宜超附件数目不宜超过4个，数目个，数目较多多应分分类压缩；如果附件是特殊格式文件，因在正文中如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影明打开方式，以免影响使用；响使用；所添加附件所添加附件不宜不宜过大，大，过大大应分割成几个小文件分分割成几个小文件分别发送送 。14六、六、结尾尾签名名签名信息不宜名信息不宜过多多 电子子邮件末尾可以加上件末尾可以加上签名。名。签名档可包括姓名、名档可包括姓名、职务、公司、公司、电话、传真地址等信息。真地址等信息。对方如方如果看到果看到邮件信息，需要件信息，需要电话或直或直接沟通，可以通接沟通，可以通过签名信息与你名信息与你取得取得联系。系。签名的字体名的字体规格格 签名档文字名档文字应选择与正文文与正文文字匹配，例如字匹配，例如简体、繁体或英文，体、繁体或英文，以免造成以免造成邮件乱件乱码。字号一般。字号一般应选择比正文字体小一些。比正文字体小一些。15邮件的回复件的回复针对性性及及时性性限制性限制性完完结性性区区别性性理想的回复理想的回复时间是是2小小时内内，一般，一般不要不要超超过24小小时。“已收到，将安排已收到，将安排处理，一旦有理，一旦有结果及果及时回复回复”等。等。设定自定自动回复功能。回复功能。当回件答复当回件答复问题的的时候，最好把相候，最好把相关的关的问题抄抄到回件中，然后逐个附到回件中，然后逐个附上答案。上答案。邮件件来往多次来往多次，解决不，解决不了了问题，使用，使用电话等即等即时沟通工具。沟通工具。不要出不要出现太多太多的的回复回复。区区别Reply和和Reply All问题讨论单一一讨论，有，有结论再告之所有人。再告之所有人。不要向上司不要向上司频繁繁发送没有确定送没有确定结果的果的邮件。件。为避免无避免无谓的回复的回复，可可在文中指在文中指定收定收件件人人给出回复，出回复，或提或提示：示：“全全部部完完毕”、“事事项终结”、“以上以上请知悉，无需知悉，无需回复回复”等。等。16邮件的实用功能以下内容皆以以下内容皆以Foxmail为例：例：（OUTLOOK用用户请参照：参照：）一、一、设置自置自动接收接收邮件件 打开打开Foxmail-右右击邮箱箱-属性属性-接收接收邮件件-在服在服务器保留器保留备份、多少天后份、多少天后删除、除、隔多少分隔多少分钟自自动收收邮件上打上勾件上打上勾-确定确定。1718二、二、设置置邮件提醒件提醒 选择需要提醒的需要提醒的邮件件-右右击-设置置邮件提醒件提醒-选择提醒的次数、提醒的次数、时间、备注内容注内容等等-确定确定。1920三、三、设置会置会议请求求 邮件件-新建会新建会议请求求-填写相关的参会人填写相关的参会人员、时间、地点、提醒、地点、提醒时间-参会人收参会人收到到邮件点件点击接受或者拒接受或者拒绝（拒（拒绝的最好写明原因回复会的最好写明原因回复会议发起人）（起人）（还可以可以设置置周期会周期会议，如每周、每月的例会，只，如每周、每月的例会，只发一次，以后都会定期提醒）一次，以后都会定期提醒）（会（会议请求和求和邮件提醒都会件提醒都会弹窗提醒，不一窗提醒，不一样的是，的是，邮件提醒是自己件提醒是自己设的，的，会会议请求是会求是会议发起人写完起人写完发给参会人，参会人收到参会人，参会人收到邮件后，不需要件后，不需要设置也置也会定会定时弹窗提醒）窗提醒）2122参会人收到会参会人收到会议请求：求：23四、四、设置待置待办事事项 先先照前面的工作界面照前面的工作界面设置把置把边栏打开打开-在待在待办事事项框里右框里右击-新建新建-填上截止日填上截止日期、期、类别、内容、提醒、内容、提醒时间（所有的提醒都可（所有的提醒都可设为单次或周期）次或周期）（前面（前面2个都是通个都是通过邮件来起到一个提醒的作用，能不能不通件来起到一个提醒的作用，能不能不通过邮件而能件而能对我我们的日常工作起到一个提醒作用，我的日常工作起到一个提醒作用，我们可以用到可以用到Foxmail的待的待办事事项功能，它功能，它就像一就像一张日程表、排程表，日程表、排程表，还能能设置成定置成定时弹窗提醒，从而减少我窗提醒，从而减少我们的工作的工作失失误。）。）2425五、搜索文件五、搜索文件夹 建建在收件箱下面在收件箱下面选中收件箱（建在中收件箱（建在账号下面号下面选中中账号等等）号等等）-邮箱箱-新建搜索新建搜索文件文件夹-在里面填上相在里面填上相应的信息，的信息，简单的就填上搜索文件的就填上搜索文件夹名和名和选上上发件人包含件人包含*可以根据可以根据自己自己的需要，的需要，灵活灵活地地应用用，可以按公司，可以按公司分，分，按内容分等按内容分等等等（注：搜索文件（注：搜索文件夹是个虚是个虚拟文件文件夹，不要的我，不要的我们可以直接可以直接删除它，除它，对邮件没件没有一点影响，有一点影响，邮件件还是在原来的收件箱或是在原来的收件箱或发件箱里面）件箱里面）2627六、六、邮件的保存件的保存选中需要保存的中需要保存的邮件（可以多件（可以多选）-文件文件-导出出邮件件-选好位置好位置-确定确定。（虽然然Foxmail很安全很安全稳定，但是也是有崩定，但是也是有崩溃的可能，我的可能，我们应该对特特别重要，不重要，不容容丢失的失的邮件，做好件，做好备份，而且份，而且导出的出的邮件件还可以很方便的拷走）可以很方便的拷走）28七、七、邮件件过滤器器 Foxmail的的“邮件件过滤器器”可以帮助用可以帮助用户完成一系列的自完成一系列的自动操作，例如可以操作，例如可以将收到的某个将收到的某个邮件件杂志的志的邮件全部自件全部自动保存到某个指定的保存到某个指定的邮箱目箱目录中，也可以做中，也可以做到到针对某些符合判断条件的某些符合判断条件的邮件自件自动进行回复等操作，甚至可以把符合特定条件行回复等操作，甚至可以把符合特定条件的的邮件直接在服件直接在服务器器删除除。右右键选定的定的帐号号“过滤器器”，就可以就可以进入入邮件件过滤器的器的设定定界面。此功能相当于界面。此功能相当于Outlook express 中的中的“邮件件规则”。29 选择“新建新建”，建立一条，建立一条过滤规则。规则分分为两部分：首先是条件，两部分：首先是条件，其次是其次是动作。一条作。一条规则设定最多两个定最多两个条件条件30八、八、邮件件标记 邮件件标记可以将可以将邮件件进行按照熟悉的行按照熟悉的类别分分类，通，通过标记就可以直接就可以直接识别邮件件类别31九、九、邮件件组群群发工具工具-地址簿地址簿-右右键“本地文件本地文件夹”-新建新建组32新建新建组取名取名“工作工作报告告”-“填加填加”联系人系人33十、地址簿批量十、地址簿批量导入入摘取必要信息，摘取必要信息，新建含姓名、新建含姓名、邮邮箱地址的箱地址的ExcelExcel表格表格将新将新excelexcel表格表格转转CSVCSV格式格式将将csvcsv格式格式导导入入foxmailfoxmail中中34工具工具-地址簿地址簿-本地文件本地文件夹-新建新建“练习1”35选中中“练习1”-工具工具-导入入-CSV文件文件36导入成功入成功-右右键文件文件夹-群群发37十一、十一、设置置签名名工具工具-账号管理号管理-常常规-新建新建签名（可建立多个）名（可建立多个）38签名管理：修改已有名管理：修改已有签名（基本名（基本调整）整）编辑签名：工具名：工具-账号管理号管理-常常规39良好的工作良好的工作习惯可以伴随影响一可以伴随影响一个人的个人的职业生涯。生涯。细节体体现在每在每一个一个细微的微的举动和工作的方和工作的方方面面。方面面。做一个做一个优秀的秀的职场人士，首人士，首先从一个合格先从一个合格的的团队成成员做做起。起。习惯的养成4041