酒店行政部工作程序与标准.doc

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酒店行政部工作程序与标准
（一）公司董事会及酒店大型会议安排的工作程序与标准：
程　序
标　　　准
1、会前准备
① 确认会期、时间、地点、内容；
② 发出会议通知；
③ 准备会议材料；
④ 预定会议室；
⑤ 安排会议日；
⑥ 准备文件袋、笔记本等；
⑦ 会议横幅印制、桌签、座次安排；
⑧ 开会前一天检查会场。
2、参加会议
① 提前到会。
② 发放会议文件及资料。
③ 做好会议记录。
④ 协助会议中心做好会议服务工作。
⑤ 草拟会议决议、纪要等。
3、会后工作
① 印发会议决议、纪要等；
② 会议精神传达后收集情况，写出简报。

（二） 董事会成员、股东来店及公司领导来客接待的工作程序与标准：
程　序
标　 　准
1、接待准备
① 确认来店客人名单、航班（车、船）时间；
② 安排好客人食宿；
③ 确定VIP待遇，在客房摆放鲜花、水果、领导名片；
④ 客人抵达前检查准备情况；
⑤ 准备礼品、纪念品。
2、迎接
① 确定并通知领导前往迎接；
② 安排迎宾，通知领导在大堂迎接；
③ 送客人进房间。
3、接待
① 向客人报告接待安排；
② 引导客人进餐或娱乐；
③ 安排客人参观。
4、送行
① 为客人办理机（车、船）票；
② 确认客人离店日期和时间；
③ 请酒店领导按时在大堂等候或前往送行。
5.后续工作
收取客人机（车、船）票据并办理报销。

(三)文件打印的工作程序与标准：
程　序
标　 　准
1、审批
凡以酒店名义上报、下发的文件或以董事会名义发往各股东的文件等，均由拟稿人填写《发文稿纸》，连同原稿一并报主管领导审批。
2、打印
① 发稿批准后，视其重要程度由打字员统一编号、登记；
② 打印时尽可能做到无错漏，文本清晰，排列整齐；打印完毕及时通知起草人校稿，按照起草人校对后的草稿修改定稿；
③ 印好后通知起草人取回定稿。
3、存档
定稿留一份存档，同时将打印的文件存放在电脑中专门目录保管；每周须做一次软盘拷贝，并将需保存的文件在拷贝软盘上标明文件名后，入档案柜保管。

(四)复印文件、资料的工作程序与标准：
程　序
标　 　准
1、审批
① 凡复印酒店内部文件或资料，复印人需持部门经理签字的复印单到机要室复印；
② 密级性文件、资料不准复印，确需复印的，须经领导签字批准。
2、复印
① 按复印单审批的份数进行复印；
② 复印完后，注明实际份数、纸型、经手人，月底汇总报财务部记入各部门费用。

(五)收文的工作程序与标准：
程　序
标　 　准
1、收文
主管部门随信函发来的文件、接上级部门通知领取的文件、各部门参加会议带回的文件均纳入收文范围。
2、登记
① 收到文件后于当日在收文本上登记，写明来文编号、收文日期、文件份数、内容提要、来文机关等；
② 填写文件传阅单，附在文件封面上，带密级的文件单独编号。
3、传阅
① 文件登记后放入文件传阅夹交行政办公室主任（急件放在上面，并标上记号）；
② 行政办公室主任审阅后，在文件传阅单上写明建议和“请领导批阅”以及签阅日期后，呈酒店领导传阅；
③ 急件或重要文件，须在第一时间送行政办公室主任签阅，必要时应送董事长或总经理签阅意见；
④ 密级文件须交领导手中，并做好传阅记录。
4、批示处理
① 文件返回后翻阅每份文件传阅单，检查领导批示；
② 有批示的按批示办理，并在传阅单上注明处理结果及日期，做到传办及时，催办有结果，防止积压误事；
③ 无批示的文件按类别归档；
④ 上级主管部门要求回收的文件须在指定时间交回，并办理相应手续。

(六)发文的工作程序与标准：
程　序
标　 　准
1、发文范围
① 以合营公司名义上报下发的文件；
② 发往董事会成员及各股东的文件及财务报表；
③ 以酒店领导名义发出的信函。
2、登记
① 将要发出的文件须在发文登记本上登记，并注明时间、发往单位、内容提要及份数；
② 检查文稿是否加盖公章或负责人签字。
3、发送
① 文件经领导签发后，须在两天内发出；
② 急件用“航空”发出；
③ 重要文件须挂号发出；
④ 底稿、正式文稿、批件归档，年终统一立卷。

(七)印鉴管理的工作程序与标准：
程　序
标　 　准
1、保管
公司印章由机要室专人保管，未经领导批准，印章保管人不准委托他人代管或携带出办公室使用。
2、审批
以公司名义对外行文、签署的合同、协议书均须董事长或执行董事、总经理签字后方可盖印；介绍信、各种报表、信件等盖印须经申请部门经理签请印单后方可盖印。
3、要求
印迹清晰，位置合乎要求，盖印后须做好印章使用记录；酒店刻制公章须经董事长批准，并留印模存查；作废的公章须及时收回封存。

(八)行政介绍信管理的工作程序与标准：
程　序
标　 　准
1、审批
因公出差、联系业务等需出据介绍信的，须事先由部门或个人提出申请，由部门经理审阅同意后，送行政办公室主任审批。
2、开信
机要人员按申请所示地点、时间、联系单位、事由填写介绍信后，加盖公章，并做好登记。介绍信上的字迹须清晰，公章须清晰地盖在指定的位置。
3、其他
严禁开具空白介绍信，特殊情况需要空白介绍信时，须经公司领导批准。

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