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深圳太太药业股份有限公司MySAP.com 企业资源计划系统项目建议书药业股份有限公司 企业资源计划系统项目建议书SAP广州分公司二OO一年九月目 录SAP公司概况 .3深圳太太药业ERP项目功能5SAP系统技术基础43软件系统报价 .57SAP公司概况11 SAP 软件系统有限公司简介SAP是世界上首屈一指地集成化商品软件公司-，1972年创建于德国-，是目前世界上第四大独立软件供应商和全球最大地管理软件供应商.MySAP.com系统是SAP总结多年来实施成功地经验-，投入大量人员和资金开发完成地面向不同规模-，不同类型企业地一体化解决方案.SAP地业务遍布全世界50多个国家和地区-，在欧洲、北美、南非、亚洲太平洋地区都设有分公司.目前SAP地用户有30000多家-，财富500强地前十名公司里有九家使用SAP软件-，且500强中80%是SAP地用户.在过去几年里-，SAP员工地数量不断增长-，其中三分之一以上从事研究与开发.SAP把百分之三十地销售额投资于这些面向未来地工作-，迄今为止已超过40亿美元地研究与开发投入.SAP在总结多年来众多客户地行业特点及实施成功地经验-，在不断完善地基础上-，不仅向客户提供最先进地产品和管理思想还通过第一流地实施服务-，与客户共同努力全力投入以保证项目地实施顺利-，使客户取得竞争上地优势.SAP提供地标准商业应用软件综合了生产、分销、人事以及财务会计过程.它精简了业务过程-，提供快速存取操作数据并且使公司活动地计划与控制能够精确.客户可以从SAP提供地广泛使用产品地范围中挑选满足自己特殊需要地模块,并通过定制功能来满足他们自己地特殊需求.在必要时还可以通过SAP开发环境扩充或修改程序.SAP地软件不特定于某一行业-，但却涉及一个公司内部地业务职能领域进行优化和完善.1994年底SAP在中国设立办事处-，1995年成立SAP北京软件系统有限公司-，1996年成立上海分公司.1997年7月1日随着香港回归中国-，SAP大中国区正式成立-，并于1997年末在广州成立分公司.SAP大中国区拥有180多位员工-，尤其广州分公司在成立仅一年地时间里已拥有26位员工-，为华南地区地广大客户提供良好地本地支持. SAP中国自1995年推出2.2D、2.2F汉化版本后,全部汉化地3.0D、3.0F版本于1997年全面推向市场.3.0中文版支持其它双字节,如日文、韩文-，以及可以和西文版如英、德、法等文兼容.可与Internet连接地R/33.1中文版已于1997年年底推出.此外-，用户手册和培训资料等也已翻译成中文.今天-，由于R/3系统4.0-，4.5,4.6版问世-，包含了大量创新功能以增强价值链管理和进入市场地先机.在日新月异地IT/S地市场上,SAP首先提出了完全地E-commerce与传统地ERP地组合理念,并首先于99年9月推出了其最新产品:,将有助于商家把握住最新地机会,在internet上大展鸿图.SAP公司地系统是一个开放式地系统-，它拥有一批世界著名地软硬件及数据库合作伙伴-，其中包括HP,IBM,SNI,COMPAQ,SUN-，LOTUS-，INFORMIX-，ORACLE-，DB2-，SQL SERVER等-，对他们地产品都有很好地兼容性.SAP大中国区已在北京-，上海-，广州-，香港建立了一支强大地咨询和技术支持队伍和SAP在中国地咨询合作伙伴-，如普华永道、欧亚咨询、高维信诚、安达信、IBM、德勤等一起为客户提供全方位地实施支持服务.目前-，SAP在中国拥有近200家客户-，包括深圳三九药业、广州羊城药业、西安扬森、辉瑞制药、罗氏制药、中华电力、浙江电力、上海贝尔公司、NOKIA中国公司、爱立信中国公司、西门子、深圳康佳集团、惠阳联想及联想集团、COMPAQ、GKI-，美晨股份有限公司、长春一汽大众、上海三菱电梯、上海通用汽车、三星集团、中山今日集团、东莞美时集团、青岛海尔集团等等.SAP正是以强大地客户群及一流地产品确保我们地顾客支持他们地全球战略与业务目标.为解除广大客户地后顾之忧-，作为SAP全球技术服务体系地一部分-，SAP Great China（SAP大中国）已于1997年8月1日起-，正式向包括大陆、香港、台湾在内地华语地区提供热线支持服务(Hotline).目前大中国地区地顾问及技术支持人员已超过350多人.深圳太太药业ERP项目功能功能概要主要流程功能详解1. 财务会计1.1 总分类帐 主数据用来定义科目功能-，控制会计交易地过帐和相关流程. 帐户余额和行 项目凭证过帐后-，系统自动更新科目余额.另外系统提供行项目对总帐科目进行管理. 凭证过帐标准会计功能.同时对总帐和明细帐进行过帐-，并提供快速输入-，循环过帐-，样本过帐-，及跨公司过帐等多种方式. 清帐针对往来科目-，系统同时提供过帐和清帐功能-，对往来科目进行分级分类管理. 信息系统提供所有总帐相关地标准报表.包括资产负债表-，损益表等-，并提供下载-，2D/3D图形-，下拉式报表.1.2 应付帐款 供应商主数据针对每一个供应商建立相应主数据-，用来控制和记录业务交易.支持自动付款-，可建立授权机制防止未授权人员访问主数据.由于系统是集成式地-，此主数据可同时用于应付帐款和采购模块. 付款付款程序处理手工和批量付款.灵活地定义付款方式 (现金-，支票-，转帐等) 付款形式-，针对每一个国家有各自不同地方式-，如美国地锁箱方式-，瑞士地返还后付款方式等. 特殊交易：预付款针对特殊地付款要求-，可生成只影响供应商科目地预付款项目（即单边凭证）-，不影响资产负债表项目-，但对供应商付款时-，自动抵消预付款. 信息系统支持所有地标准报表-，付款历史清单-，现金折扣表-，汇率折算表及客户和供应商地帐龄分析1.3 应收帐款 客户主数据用来控制客户地业务交易和管理客户地信息.可同时用于应收帐款和销售模块.避免相同数据多次输入-，主数据包括客户地地址-，电话-，传真-，收款方式-，货运方式-，发票-，定单流程及催款信息等. 催款程序系统自动搜索所有未收款地项目-，按照金额-，时间自动设定催款级别-，生成催款通知书并发给客户.并可设定催款次数-，严重程度（包括采取法律行动）. 特殊交易：汇 票支持汇票收款方式.汇票方式作为特殊地方式独立于其他交易之外-，即在显示业务交易时-，可选择显示/不显示汇票方式. 信息系统见1.2 应付帐款1.4 资产会计 组织要素和结构用资产地组织结构反映企业地组织结构-，每一个资产都清楚地被分配到相应地组织结构中.另外可根据相应要素将资产进行分类以便支持管理会计和财务会计地需求 资产评估地基本功能可根据指定地要求进行资产价值地评估.既可根据本国政府地要求-，又可根据企业内部管理地需求-，或是行业地需求. 集成作为总帐地明细帐资产会计是管理和描述相关固定资产地业务交易地.除了记录折旧和价值变化外-，所有相关总帐地变化都会同时更新总帐-，和在成本会计中进行成本分配. 折旧支持多种方式地折旧：普通折旧（直线折旧-，余额递减-，）特殊折旧-，计划外折旧等.可以用户自定义折旧方法. 维护主数据记录每个资产地所有记录-，包括一般信息-，时间相关信息-，维护信息-，税务信息-，保险信息-，物理库存等. 交易执行所有资产交易-，购置-，资本化-，后资本化-，转移-，报废-，等等. 资产生命周 期地其他交易包括在建工程地预付款-，在建工程地结算-，关联公司转移-，等. 信息系统包括一系列资产相关地标准报表-，资产余额表-，资产库存清单等.另提供修改功能使资产报表符合用户需求.1.4 预算管理 授权管理通过定义授权-，可针对不同地业务目标及不同地用户有不同地授权（输入-，修改-，显示等）. 主数据包括公司里所有地预算结构-，按照组织结构和功能来划分.用基金中心和承诺项目分别表示 预算和可用性检查预算项目-， 即预算中地收入、开支及现金等也可以以层次结构建立.预算可以具体分配到结构中各个层次-，对于每月地预算额-，既可以手工地分配-，也可以将全年地预算按公司设定地参数按月分配.过帐到预算管理模块受可用性控制所约束.对某些特殊地预算-，这是特别有用地-，因为它能够避免预算地超支. 实际和承诺项目基金管理模块被集成进运做模块-，诸如-，物料管理-，销售和分销管理-，资产管理-，和财务会计.流向基金管理地数据或者被记录为承诺数据或者为实际数据.承诺数据是直至发票接收点或发票发出点地所有录入数据-，比如-，采购定单和采购请求.所有其他数据是实际数据. 信息系统对基金中心/承诺条目层地分析允许你容易地用鼠标点击预算瓶颈发生地.报表内地下拉功能使你准确识别对哪一笔收入和支出是由哪一个事物处理执行地.报告数据能被下载到Microsoft Excel -，以便完成对数据地更进一步修改.2. 管理会计2.1 成本要素会计 调整分类帐是在成本控制中描述业务交易地工具-，进行财务会计和管理会计一致性地对帐-，并反映成本地概要-，是进行成本分析地起点. 维护主数据包括成本要素和收入要素-，对应财务会计中地收入科目和费用科目 期间任务成本估算及调整过帐-，是对成本进行多种方式地细分：百分比方式-， 目标方式等. 信息系统反映成本要素地报表同财务会计中地成本收入科目保持一致-，据此进行成本细分.2.2 成本中心会计 主数据成本中心反映企业地整体组织结构-，在一个会计期间基本保持不变-，通过与成本要素地结合-，可判断决策上地弱点-，和成本中心计划比较-，可决定在何处进行成本降低. 成本中心计划是公司整体预算地一部分-，也是进行标准成本管理地首要条件.可以定义效绩目标-，通过采取不断适应目标地改进而达到控制业务行为-，也可对各个成本中心评价有效性. 实际过帐通过实时地实际价值地记录-，可以在尽量早地阶段知道实际和计划地差异-，才能采取必要地业务行为. 期末结帐是公司财务结算地一部分-，是对间接费用进行各种调整地期末行为-，是最终调整总分类帐地必要手段. 信息系统广泛-，灵活地信息系统用来分析企业地成本流程.可以进行标准地循环评估-，建立地报表满足特殊需求-，实时在线地分析成本-，从汇总地数据追溯回原始凭证-，执行下拉式报表-，将报表下载到Excel或其他数据格式.2.3内部定单 主数据包括各种类型地定单：间接费用定单-，投资定单-，带收入地定单.用来监控受时间限制地费用或是与收入相关地费用.（例如：跨部门发生地促销活动） 内部定单计划在内部定单计划中-，用户可以在定单地整个时间周期中输入费用-，活动和业务流程-，比较实际成本和计划成本.并进行不同地差异分析. 资金承诺利用这个功能可以将未来会发生地费用提前作为一种承诺（如采购定单引起未来地资金流出）输入定单中-，冲减相应地预算-，防止预算超支. 信息系统见2.2地信息系统2.4 生产成本计划 带数量结构地物料成本估算是计算与生产定单无关地成本和产品地价格.即计算产成品地制造成本和销售成本.是标准成本法地重要工具. 不带数量结构地物料成本估算计算没有物料清单地产品成本-，即针对原料-，作业-，间接费用进行汇总计算 参考及模拟成本针对新产品进行成本计划和单价设定-，通过建立基础计划目标来实现. 价格更新根据物料成本估算地结果对物料主数据地价格进行更新-，包括标准成本估计-，库存成本估计（基于税务目地）-，其他计划外地成本估计.2.5 成本对象控制 （以生产定单方式为例） 按照定单生产地成本对象以生产定单作为成本对象-，包括带数量结构地和不带数量结构地生产定单-，可以定义原材料数量和使用时间-，工作中心-，运作方式-，外部作业等. 间接费用间接费用（电费-，仓储费）只能间接分配进产品-，普通方式包括按百分比或数量方式-，更精确方式按成本动因方式等. 生产定单地计划成本按照计划地批量计算生产定单地计划成本-，为期末分析成本差异作准备. 实际成本支持多种过帐方式：重过帐-，时间表-，直接作业分配-，手工过帐等. 期末结帐(定单)采用实际价格评估-，实际间接费用分摊-，在产品结算-，差异计算和生产定单结算等.可利用流程管理功能自动进行结帐. 信息系统包括汇总分析-，详细报表-，项目比较等.2.6 获利性分析 结构为了使用获利性分析-，需要建立分析模式-，包括特性值（例如:销售组织-，客户和价值字段（收入-，成本）等数据结构. 主数据针对特性值和价值字段建立地主数据-，称为获利段-，来反映所有与利润相关地信息. 计划用户可以对选定地获利段地销售-，收入和利润数据进行计划.根据业务需求-，显示整个公司地计划流程. 实际价值流系统使用实际价值流来从相关模块中转移数据到获利分析中地价值字段.例如：从销售模块中转移销售收入-，销售数量.从成本中心模块中转移间接费用.从总帐模块中转移运费-，从生产成本中转移制造成本. 信息系统同2.2 信息系统3. 后勤概要3.1 主数据 物料主数据物料主数据用于整个后勤系统.因此-，物料数据地集成性非常地重要.在SAP中-，物料主数据和以下内容实时集成： 采购； 物料地库存管理-，包括物料移动记账和盘点； 发票记账时地发票校验； 销售和分销地销售订单流程； 生产计划和控制地物料需求计划-，排程-，以及生产排程； 和财务有关地计价方式或成本计算.物料主数据地建立可以针对不同地物料类型-，不同地组织结构-，不同地使用对象.3.2 基本功能 批号管理由于GMP规则和药业地需求-，物料需要在批号地级别基础上进行区分和管理.SAP地批号管理功能有以下方面： 批量号地赋值； 批号定义：使用跨模块功能进行批号特性和特性值定义. 批号状态管理：区分某批号物料地使用状态. 批号确定：可以在出货-，物料指定-，或根据客户需求出货时进行特殊地批号自动搜寻-，如先进先出-，后进先出等. 批号使用清单：追踪批号使用情况-，根据药业GMP规则进行质量记录.3.3 后勤信息系统后勤信息系统包括以下内容： 销售信息系统 采购信息系统 库存控制系统 车间信息系统 工厂维护信息系统 质量管理信息系统SAP地信息系统采用下拉式地数据采集方式-，帮助用户对数据进行追踪-，直至原始凭证；SAP还支持使用版本控制-，ABC分析法-，累计频率曲线-，相关曲线-，分类法-，双重分类法-，计划/实际比较-，同期比较-，关键指标比较等各种分析方法.在界面上-，SAP采用数据表和图形分析法地结合-，可以进行二维-，三维-，锥形-，曲线-，折线-，饼图等各种图形进行直观地分析.所有数据和图形都可以下载至MS Office或其他文件.后勤信息系统不仅可以通过各种方式反映实际数据-，也可以用于创建计划数据-，比如简易地计划功能-，预测功能等.在销售信息和生产信息地结合下-，可以使用销售运作计划来制定一个集中式地计划和预测工具. 预警系统SAP地预警系统可以采用以下数据进行预警： 录入数据地固定值：比如某客户地信用额占用达到一万元等； 趋势数据：比如某客户地销售额在某一期间内为负增长； 计划/实际比较：比如某客户地销售额在某一期间内比预计少80%.预警系统可以采用普通分析-，例外分析-，或周期性分析等各种方法-，可以利用事件驱动-，也可以由系统设定驱动-，比如时间周期-，报表运行等.预警系统分析后地信息输出可以驱动工作流-，或仅仅进行分析和报表输出.4. 销售分销4.1 主数据 组织结构为实现销售和分销地复杂情况-，SAP把销售组织结构设置为多层-，交叉形式-，以满足灵活多变地分销类型.再销售组织和公司地平行或附属地层次结构下-，设置灵活地销售区域-，由销售组织-，分销渠道-，产品组地有机组合构成.在行政管理地要求之下-，又可设置销售组-，销售办公室-，销售员等多层组织单元.在分销链地驱动下-，装载点-，出货点以及运输计划点地设置-，帮助进行运输和出货地计划与安排.这样灵活多变地销售与分销地组织结构-，不仅提供了诸如定价政策-，出货计划等多种功能-，而且也使销售分析具有了多维地视角. 业务伙伴(客户)在销售分销链中-，根据参与地业务伙伴地多样性-，SAP定义了不同类型地客户： 客户：不同地客户还区分为合同方-，售达方-，开票方-，付款方-，等各种类型； 供应商：有时候供应商也会参与销售业务-，如承运商-，等； 员工：对于员工在销售过程中地参与-，如果有佣金等功能-，也可把员工作为业务伙伴地一种.在定义业务伙伴地时候-，SAP采用针对不同组织结构单元地方式-，定义不同地数据-，比如-，同一个客户针对不同销售组织-，或不同产品-，采用不同地定价措施等.对于客户地分类-，既可以采用平行分类-，同时也可以进行树状分类系统-，称之为客户层次组织.利用此功能-，可以解决分销形式带来地客户多级化情况.4.2 基本功能 定价条件技术定价地制定在SAP中采用条件技术-，即指定在特定条件下地价格-，定价程序等.具体步骤如下：1. 定义价格条件类型-，如基价-，折扣-，运费-，税价-，促销-，佣金等；2. 定义价格条件表-，帮助储存和调用价格条件记录；3. 定义价格条件地搜寻次序-，比如客户/物料价-，客户组/物料折扣等；4. 将价格条件组合排列成定价程序.运用这样地方法-，可以灵活地指定严格地定价程序-，并与系统地权限设置结合在一起-，帮助实施多变地定价措施. 可用量检查销售与分销系统中-，在录入销售订单地同时-，系统可以自动检查可用量-，对于运输安排部门-，包装部门等来讲-，可以有足够地时间准备出货-，如果不够地库存-，可以通过MRP来触发成品地生产-，原材料地采购等.在销售分销系统中-，可用量检查可以包括下列内容： 库存安全库存；在途库存；在检库存；冻结库存； 将来地货物转移采购订单；采购请求；计划订单；生产订单；预留数量；相关预留；相关需求；销售需求；出货需求；不同地物料-，销售订单类型等都可以拥有不同地可用量检查方式. 凭证输出管理SAP支持对MS Office-，打印-，e-mail等各种形式地输出-，并可以自定义打印格式-，打印目标-，打印内容选择-，打印语言等.再销售流程中出现地各种凭证均可以进行输出.信用/风险管理 SAP地信用/风险管理包括以下方式： 静态信用额度检查-，如未清订单-，未清装运-，未清发票；未清项(应收帐); 动态信用额度检查-，如未清订单价值； 单张订单最大值； 特定字段地修改-， 如付款条款-，固定定价日期等； 下次检查日期； 过期未清项； 最早未清项； 最高催款等级限制； 用户自定义检查等.信用检查地基本过程为: 根据公司信用管理地要求-，可以自定义自己地自动信用检查条件-，如由销售订单输入-，装运-，出货记账触发； 订单处理过程中-，信用代表会接到系统自动发出地对未通过信用检查地客户情况地信息； 此情况根据需要也可以发送值信用管理人员； 信用代表根据信用政策检查客户信用状况-，并决定是否放行或放宽限额.4.3 销售分销流程 客户询价/报价客户询价/报价是售前地活动-，主要用于： 评估售前活动-，如售前地成功率等； 销售组织处理大型项目地手段. 监督针对消费品地大型合同签订过程.客户询价和报价可以作为建立销售订单地参考. 普通销售订单针对大部分正常业务-，所建立地订单.订单包括两大部分内容： 抬头部分：从客户主数据-，将有关地销售-，装运-，定价和发票-，文字信息-，联系人等数据自动复制至订单； 项目部分：将与销售有关地物料地主数据-，如定价数据-，装运排程-，可用度检查-，税项确定-，重量和体积复制至销售项目上.销售订单地类型帮助确定了定价方式-，后续程序-，如出货方式-，发票方式等一系列内容. 特殊销售订单处理如现金交易-，快速订单等特殊订单类型-，其有关地定价-，出货-，发票-，付款都有特殊定义. 框架协议客户框架协议是指针对某一客户地出货数量和日期地协议. 客户合同 SAP提供下列不同地客户合同类型： 主合同：一系列低等级合同地组合-，包含提供给所有低等级合同地通常条款； 数量合同：客户在特定期限内将要订购地大批量产品地协议.合同包括基本数量和价格信息-，但是没有具体地出货日期和数量. 价值合同：客户在特定期限内将要订购地物料或服务地目标价值协议-，可以包括特定物料或物料组. 服务合同：服务合同指对客户提供地特定服务地条件协议.销售合同可以分批分部地转换成销售订单. 客户投诉流程SAP可以处理下列投诉流程： 免费出货：向客户提供免费地货物-，如样品等. 后续免费出货：向客户提供和上次订单或交货有关地免费货物-，如赔偿等； 退货：接受退货以后-，经过检验-，可能有后续流程：贷项凭证或后续免费出货； 贷项凭证请求：价格差异可能引起贷项凭证请求； 借项凭证请求：价格差异可能引起借项凭证请求； 红字发票请求：冲销原发票. 特殊销售流程SAP可以处理诸如第三方交易-，外协加工等特殊地销售流程.4.4 出货流程出货流程支持下列基本功能： 对相关凭证地期限监控-，如销售订单等； 创建和处理对外出货； 对装运工作清单进行计划和监控； 监控物料可用量-，并处理完整订单； 监控仓库容量状况； 包装装运； 运输计划地信息支持； 支持外贸需求； 打印和传送装运凭证； 处理出货记账； 对处理中地装运-，将要实现地活动-，以及可能地瓶颈进行监控. 拣货通知仓库管理人员对销售订单地某些到期项目进行备货-，称为拣货.可以选择是否使用库位管理-，并对拣出地货物确定其数量-，位置-，批号等内容. 发货记账发货过程中完成下列基本功能： 库存减少-，数量等于装运数量； 价值地改动会记录至库存会计中地资产负债表； 需求减少-，数量等于装运数量； 序列号状态更新； 发货记账被自动记录至凭证流程； 装运检验清单被创建（采用质量管理系统） 凭证输出装运过程中地任何凭证都可以灵活定义-，并用各种方式进行打印或输出.4.5 开票开票功能可以完成下列基本功能： 创建基于装运或服务地发票-，开列借项或贷项凭证-，形式发票等； 取消开票事务； 定价更新检验功能； 佣金发放； 将开票数据传递至财务会计和管理会计. 开票流程开票方式可以有： 每张销售凭证单独开列单张发票； 多张销售凭证开列组合发票； 对一张或多张销售凭证开列多张发票； 发票清单方式.4.6 销售信息系统作为后勤信息系统地一部分-，销售信息系统具有一切后勤信息系统拥有地特性-，如下拉式地报表-，各种图形表示法-，各种比较法-，ABC分析法等.同时-，销售信息系统采用标准法-，灵活定义等各种分析工具-，在分析报表过程中-，可以采用称为特性-关键指标地方式进行-，即针对已定义地客户组-，客户-，地区-，产品组-，分销渠道-，产品-，等各种特性考察关键指标.5. 物料管理/采购5.1 主数据 组织结构根据集团公司地采购需求-，SAP把针对采购地组织结构单元分为公司代码-，工厂-，采购组织-，采购组等-，并将这些结构单元按照自己地实际需求进行平行或交叉地分配.这样-，采购地组织结构和财务方面-，物料管理方面地管理是实时联系地. 供应商主数据供应商是为企业提供原材料或服务地业务伙伴-，不仅需要有采购方面地数据-，如采购提前期-，供应批量等-，还包括许多财务信息-，如银行账号-，付款方式-，记账方式-，财务分析数据等-，而且对于不同地采购组织或工厂-，供应商地某些信息都会有差异.因此-，SAP地供应商主数据是建立在不同组织结构上地不同部门应用地数据-，并且实时集成.5.2 采购 采购申请SAP支持以下各种类型采购申请： 标准采购申请 外包采购申请 外协采购申请 库存移动申请 外部服务采购申请采购申请可以通过以下方式产生： 通过物料计划和控制：物料计划会建议哪些物料需要订购多少.订单数量和收获日期由系统自动确定-，可以进行人工调整. 通过生产订单：用以满足工序性外协和非库存物料地采购. 手工建立：对于资产-，其它类型费用-，以及行政性低值易耗品等-，可以手工创建采购申请. 报价请求和报价报价请求和报价在SAP中是以凭证形式存在.供应商提出地价格和价格条件可以直接填入原报价请求中-，系统还可以对不同供应商地报价进行比较-，得到较好地报价-，并通知落选地竞标者.所有地情况都会做系统记录-，用作将来地参考.报价请求和报价凭证可以有自己地审批程序. 采购订单由物料主数据确定物料是否可以被采购.多种不同类型地外部采购凭证可以转化未采购订单-，如：报价请求和报价；合同；发货协议；不同类型地采购订单针对不同地采购流程: 标准采购订单 外包采购订单 外协采购订单 库存移动订单 外部服务采购订单采购订单包含许多内容： 价格条件：如：基价-，促销-，折扣-，返利-，税金等各种价格计算情况. 科目分配：确定采购项目地财务记账方式和科目确定. 供应商确定：通过采购信息记录-，采购协议-，供应商份额分配-，货源清单等各种方式确定供应商. 采购订单历史：采购订单历史是实时在每一条项目上进行记录更新. 合作伙伴角色：如出货方-，开票方-，以及承运商等等. 文本：可以自定义许多类地文本-，基于订单抬头或订单项目-，以帮助采购订单地文本打印. 其他还有许多采购订单地内容-，可以通过供应商/物料主数据-，及协议等拷贝至订单-，如供货条件-，Incoterm-，付款条款等. 框架协议在SAP中框架协议包括： 合同：如集中协议合同-，分散型合同； 交货协议：如根据集中协议合同创建地交货协议. 采购信息记录采购信息记录帮助购买方快速确定： 对于某种需求物料以前是否向某一供应商采购过； 对于某种需求物料以前有哪些供应商供应过.采购信息记录包括下列内容： 数据信息-，诸如价格-，价格条件等； 以前地采购订单数量； 过量和不足交货地差异限额； 计划交货时间-，如交货周期等； 供应商评估数据； 具有显示哪些供应商是常规供应商地标记. 物料所属供应商排序； 供应商供应物料地可用周期. 采购凭证输出如同后勤系统中地任何模块-，采购流程中地任何凭证都可以自由定义格式-，并定义输出方式-，如打印-，e-mail-，等等. 定价条件技术对于采购中地定价-，SAP有完整地控制方法.基本价格包括下列类型： 基价； 净价； 有效价.除此之外-，还可以制定参考价-，如市场价-，计划价-，等等.对于除了基本价格以外地影响价格地因素-，可以包括-，如折扣-，返利-，税金-，运费-，等.具体方式参考销售与分销模块中地定价条件技术. 审批程序采购流程中地凭证审批方式： 审批条件：确定哪些项目和订单需要审批 审批策略：确定采购审批程序 审批码：两位数地号码-，决定采购订单状态和权限地关系 审批满足条件：确定审批码顺序 审批指示符：确定在审批过程中采购凭证被修改时-，是否触发新地审批程序-，以及决定采购审批在未结束前-，是否可以被复制至新地申请-，订单等. 相关审批：用于管理多员工负责同一责任地审批方式. 供应商评估供应商评估帮助制定四大主要评估指标-，价格-，交货-，质量-，服务-，并为每一个主要指标制定许多可以评分地次级指标-，并在评分时采用加权系数-，手工调整等方式.对于评分地来源-，系统自动采取来自物料管理模块地价格-，交货日期-，以及质量管理模块地质量评分等数据-，避免重复操作.供应商评估地分数可以直接影响后续采购行为-，如供应商份额分配等.5.3 发票校验后勤系统地发票校验完成下列功能： 完成物料采购流程-，此流程从采购申请开始-，并完成至收货； 允许发票不仅来自于物料采购-，也可以是服务-，费用-，成本等. 允许贷项凭证处理-，比如红字冲销-，或退货等. 凭证暂存凭证暂存提供了用户这样地功能-，现在系统中输入发票或贷项凭证-，并把它存储在一张凭证里-，但系统不会将它记账.对于暂存地凭证-，可以随时修改其内容-，如金额等-，直至最终修改认证完毕-，才进行实际记账.此功能可以和审核地流程结合-，进行权限地控制. 帐目确定SAP对日常业务提供自动记账功能-，如物料收货记账-，发票记账等等.对于某些随机发生地-，无法预料地账目记账-，可以手工进行输入.自动记账地账目确定受多方面影响-，如凭证输入-，物料主数据-，系统设置等. 直接记账对于非采购订单或收货有关地记账-，如费用记账等-，可以采用直接记账法-，账户可以是总账科目-，也可以是物料账户. 税务记账各种不同地税务-，可以在系统中确定是计入何科目-，并对物料价格或利润进行什么样地调整. 差异处理对于发票和收货或采购订单地差异-，系统可以设置是否允许小地差异存在-，并设置差异地大小-，如百分比或绝对值等.对于存在地差异-，系统允许下列处理方式： 向供应商退货； 取消发票并重新录入新地正确发票-，或贷项/借项凭证； 手工调整GR/IR账户. 发票冻结和释放发票可以因为下列原因冻结： 发票项目差异； 发票项目数额； 随机抽取冻结； 手工冻结.根据权限和释放冻结发票地政策-，可以进行自动和手工地发票释放. 运费计算运费分为可预计地和不可预计地两种.前者可以将其纳入定价程序内-，进行处理-，收货时自动计入预定账户或物料科目；后者可以进行人工记账. 后续借贷后续进行地借贷凭证录入具有以下特点： 系统将这些后续借贷凭证包含入原始采购订单历史； 在后续借贷凭证记账时-，系统自动更新订单地总价值而非数量. 后续借贷凭证不得超过原发票数量-，并可以因为数量差异而被冻结. 录入地发票或贷项凭证可以同时包含非后续项目和后续项目. 可以进行后续凭证和原始凭证地价格差异比较-，并进行限额控制. 自动结算可以使用自动结算功能节约行政成本： 已评估地发票地结算； 外协结算； 开票计划地结算； 重新估价. 凭证输出各种格式地凭证地各种输出方式-，如打印等.6. 物料管理/库存6.1 主数据 组织结构为了满足多储存点地物料管理需求-，SAP将物料管理地组织结构单元分为-，公司代码-，工厂-，库存地等-，并进行数状结构地管理-，对于物料本身还可以进行批号管理.物料地计价范围可以是工厂-，也可以下放至批号. 物料主数据参见后勤概要之物料主数据.6.2 物料移动物料管理地物料移动主要包括以下类型： 收货从供应商或生产部门收货并记账.收货会增加库存. 发货物料地扣减或发货-，如物料消耗-，销售订单出货记账等.发货会扣减库存. 库存转移库存地间地转移-，不引起财务上地变化. 转移记账库存转移-，库存状态改变等-，可能引起财务上地变化. 凭证输出任何物料移动产生地凭证都可以进行各种形式地定义和输出-，如打印-，e-mail等.6.3 批号管理参见后勤概要之批号管理6.4 特殊流程 供应商外协流程SAP提供标准供应商外协流程-，包括工序性外协和整体外协两种.帮助用户计划外协过程-，并计算外协成本和产品成本.6.5 库存盘点程序SAP提供管理本公司库存和其他特殊库存地功能-，如供应商管理库存-，外协原材料库存-，或暂退库存等等.对于上述库存地可用状态地数量-，质检状态地数量-，以及冻结状态地数量都可以进行盘点.SAP提供下列方式地盘点: 周期性盘点：盘点期间-，冻结一切库存进行盘点； 持续性盘点：财政年度中-，库存进行持续性盘点-，每一种物料在一个财政年度中必须被盘点一次； 循环盘点：财政年度中-，库存象个正常周期进行盘点； 库存抽检：在资产负债表地关键