酒店管理会所--酒店集团办公系统信息管理制度.doc

酒店管理会所 酒店集团办公系统信息管理制度
协同办公系统信息管理制度

0.0 总则
0.1 目的
为了加强公司办公自动化系统的建设，保障公司办公自动化系统高效、稳定、安全、可靠地运行，以达到提高工作效率的目的，特制定本制度。
0.2 适用范围
0.2.1 本制度的责任部门【行政部】负责对本制度进行监督、落实、执行、意见收集、改进更新、培训和解释工作。
0.2.2 本制度的知晓部门/岗位为公司的所有部门、所有岗位。
1.0 机构与职责
1.1 OA系统管理机构

建立三级网络信息管理机构，实行层层负责、双向管理的体制。
分管领导：公司行政副总
具体负责与组织工作的人员：专项小组长、专项协调人员、专项技术人员
具体监督和执行操作的人员：各部门负责人、各部门OA系统协管员
1.2 分工职责
1.2.1 分管领导
Ø 为公司OA系统安全畅通和正常运行的第一责任人，负责指导专项小组的工作；
Ø 负责确定相关制度措施定案，并督促实施。
Ø 负责OA系统上线内容的最终把关。
1.2.2 专项协调人员
Ø 制定OA协同办公系统相关制度；
Ø 组织并部分承担公司人员相关的OA协同办公系统培训，提高全员保密意识和培养全员使用习惯；
Ø 督促公司具体操作人员严格执行OA协同办公系统相关制度和操作规程，并加强监督；
Ø 加强与各部门OA系统协管员的日常沟通，及时收集和反馈OA系统上线和使用期间发现的问题，并追踪解决。
1.2.3 专项技术人员
Ø 部分承担公司人员相关的OA协同办公系统培训；
Ø 负责OA协同办公系统用户账号的派发和用户权限的设置与管理；
Ø 负责OA协同办公系统模块与栏目设置变更操作的具体执行；
Ø 负责OA协同办公系统的日常其它维护。
1.2.4 各部门负责人
Ø 负责本部门OA协同办公系统管理的监督与控制。
1.2.5 各部门OA系统协管员（以下简称“协管员”）
Ø 熟练掌握系统操作方法，并负责指导本部门人员对系统的应用操作；
Ø 负责本部门人员系统用户账号、权限申请工作；
Ø 负责本部门的通知、公告、新闻消息等的发布与管理工作；
Ø 负责本部门规范、流程与表格在系统中的增加与变更工作；
Ø 负责本部门各类电子资料的整理与存档；
Ø 负责收集本部门人员在系统使用过程中遇到的问题、意见和建议，提交专项小组协调处理。
Ø 负责监督本部门人员对OA制度严格执行与落实。
2.0 OA系统用户帐号和权限管理办法
2.1 帐号管理
2.1.1 员工账号由其姓名、工号组成，初始密码由专项技术人员统一设置，员工在接到账号起用通知后，须在第一时间更改为自用密码，并注意保护。
2.1.2 各部门进行员工账号的申请创建与关闭，须由协管员填写《协同办公系统用户账号/权限变更申请单》，经部门负责人审核、主管领导审批后，由专项技术人员予以办理，并及时给申请部门协管员反馈。
2.1.3 若员工离职，人力资源部须第一时间通知专项技术人员，即时关闭该员工用户帐号，并协同审计部对该人员OA系统内容进行相关审计。
2.2 权限变更管理
2.2.1 员工的初始权限由专项技术人员按照该员工所在部门协管员提交的经部门负责人、主管领导审批后的《部门操作权限分配方案》进行初始设置。
2.2.2 如因员工岗位调动或职级晋升，产生权限变更的需求，须相关协管员填写《协同办公系统用户账号/权限变更申请单》，经部门负责人审核、主管领导审批后，由专项技术人员予以办理，并及时给申请部门协管员反馈。
2.3 帐号与权限变更流程

3.0 OA系统平台管理办法
3.1 系统平台
公司OA系统分为公司与部门两个平台，根据信息的重要程度和知晓范围，对两个平台的使用和管理进行权限控制，公司平台由专项小组进行维护与管理，部门平台由各部门协管员进行维护与管理。
3.2 部门提请新增或修订公司平台内容
3.2.1 审批流程新增与修订程序
Ø 各部门根据业务审批需求，绘制线上审批流程图、制作线上审批表单，由相关系统协管员提交《协同办公系统信息发布/修改申请单》。
Ø 相关系统协管员根据已审批通过的《协同办公系统信息发布/修改申请单》，首先更新线上审批流程图，然后在系统中修改审批流程。在修改审批流程前，应先将该流程状态设置为“禁用”，在修改完成后再恢复为“启用”。

3.3 部门信息程序
3.3.1 部门信息可以在系统中“通知公告”模块发布。
3.3.2 部门宣传与公告需要发布的部门信息，须部门协管员提交《协同办公系统信息发布/修改申请单》，按审批程序完成审批后，按照已审批通过的内容，录入和发布。各部门负责人须对发布内容的真实性与严谨性严格把关。
3.3.3 对于各部门职责范围内与工作相关的信息，包括会议通知、备忘录等，经各部门负责人确认具有普遍知晓意义，且不损害公司利益的，可由部门协管员直接录入和发布。
3.3.4 发布通知公告时，其格式与字体应符合公司要求。原则上2000字以内的，必须在系统内直接编辑，不采用上传附件的形式发布。超过2000字的，需在编辑框内录入并发布主要内容后，上传说细附件。
4.0 OA系统使用管理办法
OA系统是公司日常办公的平台，根据公司现实情况，考虑到系统的程序的复杂性度和使用人员的适应性，公司对OA系统中涉及公文流转、审批的模块内容实行分批次、分步骤上线的方式。原则上，凡上线内容，公司员工须尽量通过OA系统进行处理。
4.1 系统登录
4.1.1 协同办公系统的运行基于公司局域网，在公司固定办公场所工作的员工，可使用桌面终端浏览器，通过局域网直接访问该系统。
4.1.2 各部门协管员登录后，须保持上班时间全程在线，及时收、发并向部门内传达OA系统中展现的“通知公告”、“会议管理”、“文件传阅”、“公文处理”等所有信息。
4.1.3 公司领导、各部门负责人须保证每天间隔登陆系统至少4次，进行文件信息的阅读反馈和相关流程的审核审批。
4.1.4 公司领导、各部门负责人及协管员以外的未涉及流程审批环节的其他人员，登陆时间段为每日上午11：00－12：00；下午16：00－17：00。
4.1.5 所有用户登陆后，若离开工位或忙于其它事务，20分钟及以上不在系统内进行操作的，必须及时退出登陆。
4.1.6 在公司固定办公场所外办公和出差的员工，则需要通过互联网访问系统(考虑到系统的安全性，此功能尚未开发，将来会根据公司运营情况进行安排)。
4.2 账号及密码
公司每位员工均有一个独立的账号和密码，这是登录协同办公系统的唯一凭证，也是登录后证明员工身份、确定操作权限的唯一依据。对于账号和密码，需要遵循如下使用原则：
4.2.1 OA系统中所有用户须按照规定的权限阅读和使用系统提供的信息，不得盗用他人的用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。员工须对个人使用的OA系统用户密码严格保密，不对任何人泄漏，并避免发生请他人代为使用或输入密码等行为，以防他人有意或无意打开系统数据库获取信息，滥发电子邮件、恶意增删资料或干扰公文运转。
4.2.2 OA系统用户一旦发现密码丢失情况，须第一时间报告本部门负责人，并同时告知专项技术人员，公司可重新为其配置密码，但由此产生的一切后果及损失由丢失人员自行负责，并对其过失行为进行行政及经济处罚。
4.3 个人维护
4.3.1 使用协调办公系统，应按照工作内容的不同，对处理完毕的流程、信息、文件进行定期的清理、归档工作，以使工作条理清晰，以便日后的查询和统计。
4.3.2 协调办公系统专为公司办公使用，所有的数据均存放在服务器终端。为了不影响系统的效率和安全，请员工不要将私人信息存放在系统中，更不得存放音频、视频、照片等大量消耗系统资源的文件。OA专项技术人员将定期对每个账号的存储空间占用情况进行检查和评估。对于明显异常的账号，将向所在部门发出警告通知，并在本人在场的情况下，登录系统进行内容检查。
4.4 工作流操作
4.4.1 系统以工作流为核心，通过“定制流程”和“自定义流程”实现公文处理、事务审批等日常公务的办理。工作流依赖公司日常业务流程中使用的表格单据，根据使用需要授权给相关部门人员管理。
4.4.2 已上线的审批业务，办理时必须通过相应的流程，不能采用电子邮件、短信息或其它方式。
4.4.3 系统未设置默认流向，工作流在流转的过程中会提示下一步的流转方向，工作流发起者应根据工作程序进行选择。各部门员工必须严格按照流程说明进行操作，由于操作不当或误操作造成的工作延误，由失误环节的经办人承担相应的责任。
4.4.4 工作流产生的信息会自动归档到系统不同模块的指定位置，分别由不同的部门协管员或栏目管理员进行归档管理；根据公司的档案管理要求，每半年交由公司档案室按档案管理要求整理归档。
5.0 “新闻中心”模块管理
“新闻中心”是OA系统的重点模块之一，其中公司内部新闻“公司新闻”栏目部分要求各部门共同完成。具体操作流程及要求如下：

6.0 OA系统安全控制
6.1 为了保证系统稳定性及安全，各部门对日常电脑办公管理要更加严格要求，凡违反公司行政管理制度中PG-PR-AD-009《日常电脑办公设备管理制度》规定的人员，将从重予以行政和经济处罚。
6.2 用户在系统平台中进行的任何操作系统都会如实记录。通过此系统进行的各项公文处理与书面处理方式具有同等效力，员工须对自己在系统中的一切操作负责。
6.3 系统管理员密码由专项技术人员控制，未经公司主管领导批准，不得无故告知他人，且应定期做好系统维护、数据备份等相关工作。部门协管员与其他人员密码自行管理，可登陆界面修改。
6.4 所有可以登陆系统的人员，对系统内文件、资料及其它所有信息，必须遵守《公司保密制度》的相关规定。
6.5 公司IT部进行系统升级或数据备份等工作前，应至少提前1日通知所有在线人员，以防数据丢失。
7.0 系统维护与数据备份
7.1 各部门在办公OA系统使用过程中，如出现任何异常现象，应及时向专项技术主管提出报修申请，因异常造成的数据存储不完整、丢失等系统故障，影响系统完整性运行的，由专项技术人员负责维护。
7.2 公司专项技术人员负责联系服务器所在的裕达电脑部，定期清理系统服务器，对服务器上无用的信息、硬盘碎片、数据库压缩、临时文件等进行安全运行清理，同时定期备份系统数据。
7.4 备份数据库资料保管地点具备防火、防热、防潮、防尘、防磁、防盗等设施。
7.5 对需要长期保存的数据磁介质，专项技术人员应在每年底进行转储，以防因媒介失效造成数据遗失。
8.0 涉及文件、记录
2.1涉及文件
《协同办公系统用户账号/权限变更申请表》
3.2涉及文件
《协同办公系统信息发布/修改申请单》

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