材料采购管理制度(定稿).doc

西安分公司材料采购管理办法一、目的、范围、原则为了规范各项目的物资材料采购程序，加强物资材料采购的管理，确保材料采购工作正常进行，克服工程材料使用的盲目性和随意性，加强对原材料质量和成本的控制，确保工程质量，根据集团公司有关规定，特制定本办法。本办法指的工程材料主要包括钢材、商品砼、商品砂浆、周材、项目办公用房、设备、五金电料、小五金零星材料等。工程材料选定、进场、存放、使用均遵照本办法执行。二、材料分类 （一）外采购类此类材料主要是由项目和公司联合在市场询价摸底确定供货主体，签订供货合同进行采购。（二）公司集中采购类小五金，电箱电线之类的比较通用的材料由公司采用厂家直供或者建材批发市场集中采购在基地设仓库，各项目领用。（三）项目自行采购1、小工具设备以及不是通用的小五金材料和其他辅料小配件临时用，数额在1000元以下的。2、属于公司集采但是有紧急突发状况需自采的。三、采购计划的制定材料设备月度计划由各项目部根据生产进度商讨编制，大宗订单由公司工程部审核。材料员根据项目月度材料计划单并结合工地实际情况，填写材料采购审批表报备工程部材料主管审核（企业微信），当月需采买但未签订合同的材料由公司材料条线牵头并联合项目部进行市场询价。材料采购审批表中，要详细注明材料的规格型号、数量、最迟（早）进场时间、甲方监理特殊要求，有意向供货商的直接注明价格和付款情况以及税点以供参考。注意事项： 1、大宗材料的采购，应注意市场行情的把握。尽可能的做到低价多购、高价少购，在供应量满足生产的前提下，尽量节约资金，降低成本。2、制定采购计划前，应核实仓库盘点清单，严禁重复采购、连续库存等现象，尽量做到零库存的目标。3、材料到现场前，应考虑好存放场地，方便使用，注意防潮以及符合安全管理规范要求。4、计划一定要有提前量，有充裕的时间去市场询价，说明材料的质量要求，如负公差到什么程度为底线，因为这些严重影响到采购价格。四、材料的招标询价工程部接到大宗材料采购计划任务后，应立即汇同项目部组织该材料的招标、询价工作。招标以邀请招标的形式进行，供应商评价资信优者。邀请的供应商，在该行业中的品牌档次相同的不能低于三家，并要选择一至两家高端及低端品牌供应商。招标流程如下：由项目部编制招标文件，并同时挑选邀请供应单位，报经工程部审批后发出邀请函。招标文件中，必须明确资信等级及废标条件，同时要附有合同的主要条款（付款方式、质量标准及相关影响报价的合同条款）。要求投标单位制定标书时间不能超过7日。由工程部主持、组织第二轮及第三轮商务洽谈。最终，在同等质量的前提下，以价格低者确定为合作伙伴，并由材料撰写询价报告（简单明了，说明情况就行）五、采购合同的签订项目部和工程部应在计划要求时间内完成合同的谈判及签订工作。原上，必须以我公司的合同文本为母本进行修改相关条款。合同条款中，必须注意明确以下几点：1、质量执行标准；2、价款所含内容（如：含材料价款、税金、运费、装卸费等）；3、进场时间（必须严格执行采购计划要求时间）；4、单方解除合同条款，质量、生产进度达不到相关要求时，我方可单方解除合同，并将不符合要求的货物退回，不承担该笔货物的所有费用及其在运输途中的一切灭失及损毁责任。5、收货计量标准出现误差时的计算办法等。合同起草完毕后，由对方单位先盖好有效合同章后，由项目部报走合同审批流程（提倡走企业微信版本流程）。上报时，应将评标意见及供应商报价表附后。合同审批流程的进度，遵循谁上报，谁盯得原则。必须在计划要求时间内完成合同的审批工作。说明：合同签订后，遇到市场调价，我司与供应商谈妥后立马签订补充协议，并发起企业微信合同评审流程。六、材料的采购（一）材料部和项目部联合外采购1、钢材类：钢筋、型钢、槽钢等。2、地材：混凝土、黄沙、水泥、石子、粘结剂、成品砂浆、砖、蒸压加气块等。3、周转材料：模板、木方、脚手架管、脚手架板、悬挑槽钢、架子床等。4、办公设备：活动房、会议桌、文件柜、办公桌、办公椅子、茶几、老板桌、老板椅子等。5、集中临电临水（开关、水管、接线盒、接头、堵头、水龙头、转换头、三通、弯头等）、集中粉墙阶段（抗裂尼龙网、抗裂钢丝网、108胶水等）。说明：1、项目部提前列出材料计划，公司材料条线汇同项目经理、材料员共同询价，权衡各种特殊情况最后拟定供方，形成材料市场询价报告，提交工程管理部材料部审核。类似集中临水临电、集中粉刷用材料，项目部提前计划预估出数量集中建材市场批发，零星少量补货就近采购。（二）基地领用以下材料公司采用厂家直供或者建材批发市场集中采购在基地设仓库，各项目领用，不允许项目自行采购，有特殊情况向工程部提出申请，通过后方可自行采购。1、安全用品：安全帽、马甲、安全带、兜网、消防箱子、灭火器、钢丝绳、安全带、卸扣、防尘网、安全网。2、工具设备：砼震动机、砼震动软管、雾炮机、空调、集装箱、洗车台、电子地磅。3、电缆电线：一级电箱、二甲电箱、三级配电开关箱、电缆、电线、大灯（塔吊用大功率射灯）、大灯（基坑、加工棚用LED灯）。4、电焊条（不含特殊型号电焊条且数量较小）、油漆、松香水、彩条布、瓦工用水管。5、工程用地膜、雨鞋、雨衣。说明：1、以上几种采购物品原则上都必须基地领用，特殊情况可自行少量采购，前提是必须要申报材料条线审批（电话沟通或企业微信审批），项目部也可以自行采购，但采购价格需低于基地领用价格（如若成本大于基地领用成本，月底结账签字时候自行找公司领导解释原因）。2、基地采购是批发市场批发价格采购，项目领用要额外增加运输成本，建议每个项目部租赁一个集装箱作为仓库，钥匙由材料员亲自保管，可一次在基地领用，临时放在密闭仓库，材料员根据需要适量投放常规仓库。3、建议工地可增设一名仓库保管员。4、集中采购，项目领用降低成本的关键是项目计划要准确，如果导致运输成本上去将得不偿失，请各项目管理人员周详计划。（三）自行采购1、小宗材料采购由项目部和材料员负责，材料员可以依据项目部提供的材料采购申报单每周一次（最少三天）进行统一采购，采购时要核对现场库存量及实际需求量，减少材料积压。采购时要认真询价并做好记录，坚决做到货比三家。也就是说要掏最低的价钱、购最优质的商品。坚决取缔天天开车甚至每天几次外出采购的现象，杜绝不必要的浪费。 2、施工用大小钢卷尺、电工用扳手、电工工具包、老虎钳、斜口钳、螺丝刀、液压钳、万用表类仪器、电流摇表、铆钉枪等小工具类（必须有明确的台账备查）。3、工具设备：电焊机、马路切割机、电动门、黑猫清洗机、雾霾检测显示仪、水泵、发电机、大功率吹风机、角磨机、电锤、电镐、电子地磅（必须有明确的台账备查）。4、大宗材料的采购由工程部审核、项目部配合。工程部根据各项目部提供的材料计划单提出指导性意见，然后再由项目成本工程师（预算员）、项目经理、施工员审核，最后由项目执行采购。七、进场验收入库在材料进场时，项目部有义务抽查材料的质量及其它合同要求内容。如发现与合同要求不符的情况，应立即通知供应商和工程部，要求更换或退货。更换或退货的材料，工程部应督促收料人员在该笔货物的供货清单上签明更换或退货的原因。注意事项： 1、材料员应认真核实材料计划单。采购过程中注意厂家资料是否齐全有效、材料是否符合要求，严把质量关。材料员将齐全有效的厂家资料及时交付资料员。材料进场前，先选好堆放场地，进场后按照要求堆放整齐，符合方便使用、整齐美观、安全原则。2、材料验收，严格核对合同中约定的材料品牌、规格、型号、质量要求等指标，对不符合要求的材料一律退回。钢筋、混凝土、商品砂浆必须过磅；周材抽点；砖块每车必须清点。3、材料员采购、租赁的材料进场后；现场施工员或主管对进场材料及相关资料进行复检；确认材料合格后，由内场清点材料，登记材料入台账，列明进场/入库日期、材料名称、规格、型号、数量及送料人，进行材料登记。外场和内场材料员同时签字，进场完毕。八、库房管理1、库房内搭设货架及平台，所有材料分品种、规格上架存放，码放整齐，设立标识。2、有毒、有害、易燃、易爆等危险品应单独存放，并做好防护措施。3、对于可以长期保存，短期内又不能及时供应的材料，依据计划提前进料，存放于料场内。4、对于存放于施工现场的材料，须按品种、规格码放整齐，并尽量避免存放在施工机械车辆进出频繁的场地以减少人为损坏。5、水泥、石灰、粘结剂等材料，有条件的必须入库存放，如遇到用量少、时间短及场地限制的情况，可以露天存放，但必须做好必要的防雨、防潮、防扬尘等工作。6、施工剩余材料及损废材料，要及时清理，禁止在施工现场存留。九、材料出入库管理1、项目部要建立台账，每天要做好明细分类台账，分月进行汇总，年底做好盘存，以方便公司能够及时、快捷了解公司材料和设备的使用情况。2、项目部要对每一批进场的材料做好入场验证记录（需收货人员签字，必要和条件允许的情况下尽可能做到过磅验收），钢材、水泥、河沙、石子等大宗材料的入场记录需按每张送货小票和供货单位清单做记录，并注明使用部位。3、建立材料领用台帐，无论是主材，还是低质易耗材料、工具周转器材一律登记，并注明使用部位，必须领用人签字。4、两个或两个以上队伍时，每个队的领用手续必须分开，并做到数据准确。5、建立小型机具领用台账，需由领用人签字，并注明领用时间和归还时间。如需报废，填写小型机具报废申请表，由工程部签字，并保存好需报废机具，以便工程部检查。十、帐务及报表管理1、主要设备按照机械设备、电线缆、电箱、办公设备等科目登记。2、辅助材料、小材料、油料、劳保、工具、配件分别分类流水记账。3、主要材料按钢材、水泥、砼制品、商品砼、周材等科目登记。4、所有单据按类别、日期、分类保管，以便于查询对帐。单据必须有收料人和库管员签字，对账单必须要有材料会计签字。注意事项：1、钢筋、砼、机械设备、钢管、模板木方等周材按月分规格分型号进行登记,台账上要清晰、明了的反映出当月数量金额以及累月数量金额。2、项目部每次提交的项目费用支付申请单、耗料单，对账单、收料单（送货单）数量和金额要相符，工程部要逐项核查是否相符，核对无误后，并在对账单上签字确认。3、每月20日为对账起始日，25号之前根据合同及实际情况做好付款计划、料单、支付申请单并于25日-28日期间上报公司走付款流程。十一、材料款结算管理过程付款，结算流程，严格执行二零一五年四月十日关于印发中亿丰西安分公司资金计划、申请、支付和现金支付报销规定的通知。注意明确以下几点：1、 支付申请单2、 发票3、 对账单（或者能说明数字金额来源的其他书面证明）4、 耗用料单十二、废料处理1、废料必须由工程管理部统一处理。2、废料必须整理归堆，废料和好料未区分开的，不允许处理,木方80公分以上不允许处理，模板30公分宽以上且成色不错，不允许处理。3、处理过程中项目部必须有人在现场监督装车,过磅过程中必须有两人在场,并做好台账记录，参加过磅的两人在台账上签字确认，经项目经理签字认可后，处理废料款统一上交工程部。十三、与相关部门接口1、督促施工人员按时上报材料供应时间计划。2、过程中经常与现场施工人员联系，以保证材料及时供应，不误工期。3、加强与技术部门联系，以确保所用材料质量标准、数量规格准确、无误。4、施工过程中，发现问题及时上报，积极配合解决。5、配合经营部门做好成本核算，及时为经营人员提供所需数据。6、配合质量人员做好检验试验，及时提供试样、技术资料，及时提供上料信息，工程竣工时，提供合格证、材质单等竣工资料。十四 、供应商资信评价平台物资供应部门应建立供应商名录及供应商资信评价平台，根据与我公司合作的各个供应商的价格、材料质量、进场守时、配合等各种情况对供应商进行星级评价。评价等级高的供应商，可在招标、合同条款中享有一定的优惠条件。评价等级低的供应商，非必要情况下，尽量不用。如出现合作情况，应将合同条款中加强对质量、进度等方面的要求，必要情况，可要求压一批货款，待此项合作完顺利成后，再按合同付清。拉入黑名单的供应商，严禁再与本公司合作。 西安分公司