互联网2.0时代人社档案高质量发展路径分析.pdf

|兰台纵横|2023.9 下兰台内外55摘要：信息化建设是新时代人社档案管理的最突出特征，新时代，人社档案管理进入了转型发展的关键阶段。档案管理更加多样化、多层次、多方式，但是人社档案管理也面临着档案结构不均衡、档案资源流失散存、档案整理不规范、信息化技术应用不足的问题，要进一步以资源建设引领服务转型、以信息化理念提升思维转型、以技术应用提升管理效率、以开发利用提升发展水平，更好地推动人社档案资源高质量发展。关键词：人社档案；信息化；高质量发展互联网2.0时代突出的特征就是大数据、信息化技术的广泛应用，极大改变了人类的生产生活方式，改变了社会治理形态。伴随信息化大潮的渗透，人社档案管理进入了新形态转型的阵痛期，要着力解决好管理与利用的结构性矛盾，建立以服务为导向的新型档案管理方式，更好推动人社档案高质量发展。1互联网时代对人社档案管理的新变化互联网时代突出的特征就是大数据技术的广泛应用，大数据从规模、类型、处理和价值等方面，为人社档案发展提供了更好的路径。1.1档案收集形式的多样化、全面性人社部门档案种类较多，包括文书档案、人事档案、科研档案、财务档案等结构和非结构化的数据，伴随着信息技术的发展与应用，电子档案也已成为存储主要形式，文件数量显得更为庞杂、容量更为巨大。传统管理模式对复杂的档案信息资源难以实现高效地整合。面向现代化，人社档案数据管理应注重各类档案资源的齐全、完整、准确，利用大数据技术对信息结构进行分析处理，提升人社档案管理质量，适应新形势群众需求。1.2档案保管方式的集中化、综合性人社档案信息量庞大，传统模式下档案管理分散、利用率低。在信息化背景下，传统档案数字化和电子档案以数据库形式进行了统一管理，有利于对科研、人才、社保、民生等实行集约化综合管理，通过数据分析和关联融合发挥档案价值。面向新技术，有的人社部门建立综合信息管理网络，对内部档案信息工作进行集中管理，对数据进行动态管理，为架构外部通道打下基础。1.3档案维护手段的数据化、扩充性在传统模式下，人社档案以年度为周期进行归档，时间长、材料保管难度大。互联网时代，以大数据、人工智能、互联网+等技术深度融入为背景，档案归集时间大大缩短，有的档案材料可以进行实时采集、实时归档、实时分析。目前，单套制管理已成为主要趋势，改变了传统管理模式的弊端，以档案数据的高度整合推动信息的高效服务。1.4档案服务层面的深度化、智能化传统模式下，档案资料以卷、件的形式保管，由于缺乏高效的档案检索工具，一些有价值的档案资源始终处于沉睡状态，无法发挥应有的利用价值。目前，有的人社部门自主开发或应用了电子档案管理系统，使得档案利用和查询更加快捷，推动档案服务提档升级。大数据环境下，人社档案基于海量的数据，针对不同的服务利用需求，进行深度的聚合分析，多角度、多层次网罗档案数据，挖掘信息资源，提供高质量、多样性的档案服务。2互联网时代对人社档案管理存在的问题新时代背景下，人社档案管理还存在内容不规范、形式不统一、数量不齐全、技术应用不足等问题。2.1档案结构不均衡就人社部门档案工作整体而言，主要精力集中在机关文书档案、会计档案上，对其他类型的档案资源，比如人才档案、专技档案、视频档案重视相对不够。由于受设备、技术等方面的影响，上级检查指导不到位，造成了机关档案管理较为规范，专业档案管理不完善、不规范。从内容上来看，虽然人社部门档案管理力度逐步加强，档案规范化管理有了质的提升，但是专业档案内容不够完整，收集不齐全，管理漏洞较大。比如照片档案收集归档少，内容不全，资料格式不统一，无法精准反映中心工作。2.2档案资源流失散存人社部门内设科室分工明确，专业复杂，档案资源形成主体众多，大部分资源留存在各科室或下属中心，以及相关人员手中，除根据“三合一”制度规定的归档范围外，有些珍贵的档案资源没有归档。主要原因：一是制度规定落后，收集范围狭窄。伴随信息化加速推进，照片、音视频档案资料日益增多，在后期工作中查考利用率也较高。但是归档制度跟进不及时，许多有价值的档案没有纳入归档范围，导致材料归档不全。二是档案形成主体责任意识不强。一些档案资料，比如科研成果档案、专技人员综合档案，这些对科技进步和专家管理都具有重要作用，但是实际中，只为了完成任务，没有档案留存意识，一些有价值的信息就淹没在海量电子数据中。2.3档案整理不规范由于各级人社部门对专业门类档案管理薄弱，大多数尚未制定完善的归档整理制度，在收集范围、质量、存储等方面没有提出相应要求，从而造成了档案归档形式不统一、存储形式多样的问题。同时，档案大多数由形成科室的负责整理，许多重要的电子档案都存储在电脑系统中，极易丢失损坏。有的档案资料没有进行系统整理，只是按照年代简单地进行了分类标准，对时间、事件、人物互联网2.0时代人社档案高质量发展路径分析文/朱玉|兰台纵横|2023.9 下兰台内外56等都没有进行详细标准，影响了后期的开发利用。2.4管理人员技术薄弱大数据时代，对档案人员的能力和素质提出了更为严格的要求，既需要掌握档案管理基础理论，也要具备信息化的计算机知识，并树立终身学习理念，紧跟时代步伐。从大部分人社系统档案管理来看，档案人员整体素质还无法适应信息时代的要求，对新理念、新技术掌握不及时，档案理念依然未完全转型，计算机技术应用能力不足，安全保管意识较为落后，保护技术应用能力不足，与上级要求和群众的期待还有较大差距。2.5信息化技术应用不足当前，新一代信息技术迅猛发展，与传统行业融合日渐深入，已经成为驱动我国数字经济发展、推进全球产业变革的核心力量。人社档案信息化管理现在还处于数据化管理的初级阶段，组织架构尚未完全建立起来，资金建设不到位、信息化建设的软硬件建设不达标，导致信息化建设破局困难，很多人社部门档案转型不到位，依然是原有的管理模式占主流，对于服务经济社会发展和人民群众的需要服务效能较低。3互联网2.0时代人社档案高质量发展路径优化3.1以资源建设引领服务转型档案工作的最终价值体现是服务经济发展和民生改善，人社部门作为重要民生部门，更有责任和义务实现档案价值。档案发挥价值的基础是资源建设。对于人社部门来讲，要把资源建设作为基础性工程来抓。3.1.1加强组织领导。成立以主要领导为组长、副局长为副组长、科室负责人为成员的档案资源建设工作领导小组，下设办公室负责日常工作，明确专人负责本次档案资源建设工作。3.1.2做实做细制度建设。为使各部门不同门类档案整理更加规范、统一、容易操作，业务科与信息科要共同编制文书档案、会计档案、照片档案、录音档案、录像档案、实物档案、科技档案、专技术档案的目录格式，并制作成模板，方便各部门按照统一的目录模板报送电子目录，为规范移交档案奠定基础。3.1.3多措并举加强培训，提升档案工作者的业务能力。通过举办各种业务培训班、实际操作培训班、以会代训、印制实操手册、调训等方式，对档案工作者有针对性地开展业务培训，抓住关键，从源头上规范档案收集、整理、归档工作。3.1.4加强监督检查。要针对文书档案多，科技、专业档案少；纸质档案多，音像、实物等不同载体档案少；党政档案多，民生档案少等问题，以门类齐全、结构合理的档案资源建设为目标，对档案门类是否齐全，各门类档案的收集是否完整，应归档的是否全部归档等，进行清单式检查。要求把能反映本单位主要职能活动的不同门类和载体形式的档案全部规范归档，从源头上加强档案的收集和管理，确保档案齐全完整。3.2以信息化理念提升思维转型在知识经济浪潮的影响下，档案管理信息化的趋势不可阻挡，也给不少部门档案管理变革带来了新的挑战。3.2.1以信息化理念的提升，转变工作模式。在工作方式、工作理念、工作标准上全面对标信息化建设的要求，始终以高效实用、安全快捷、便民利民为导向，突出信息化建设的实用功能。在档案管理实践中，要在互联网、大数据、云计算应用上下狠功夫，将信息建设作为推动人社档案高质量发展的主要方式。要深刻认识到信息化建设不是空中楼阁，不是可有可无的管理方式，是提升国家治理能力现代化的重要方面，也是现代档案管理的必然要求，只有信息化建设，才能更好地彰显档案价值，提升人社部门的社会美誉度。要始终坚持以人民需求为中心的思维方式，信息化建设不是简单地文件转型，而是实实在在地将群众的利益放在突出位置，围绕人民群众的所思所想开展工作。3.2.2进一步转变安全思维。过去的库房实体管理时代，档案管理模式以人工为主，档案保管条件落后，安全隐患突出，信息化建设在提升档案安全的同时，又暴露了新的安全隐患。有的人社部门个人信息管理系统被黑客袭击，公民资料被窃取，危害了公民的个人利益。要像抓安全生产一样，做好人社档案信息化安全建设。3.3以技术应用提升管理效率3.3.1搭建档案管理信息平台，加强对电子文件归档管理。智能化档案管理平台主要就是借助信息技术以及大数据处理技术，围绕档案信息的生成、存储、传输和应用制定更加智能化的管理平台。它能够发挥出大数据技术的优势，对档案数据进行严格筛选，并对其中的异构数据进行有效修改，以便形成统一的数据表达方式；同时完善的档案信息共享平台，能够打破时空界限，以便提高档案信息共享和利用的效率1。要在存量档案信息化管理上全面加强对档案管理信息系统的信息技术应用，结合人社档案工作的任务实际，从管理、业务、技术三个方面完善档案信息建设标准，以保证人社档案信息数据的准确、真实、规范和统一。3.3.2严格遵循档案信息的安全性原则，加强档案信息安全的防范工作2。为确保档案信息的技术安全，要严格遵循安全性原则，加强对档案管理人员管档用档的信息安全保密教育，牢固树立人事档案管理人员的网络信息安全防护意识，严格遵守国家有关安全保密的规定和要求，严禁把处理档案信息业务的计算机与非安全网络连接，确保档案信息安全。3.3.3注重对系统信息的管理与维护，不断提升运用价值。为更好地发挥好档案管理系统的信息化作用，要坚持把人事档案信息化建设作为档案管理日常工作的一个重要内容。本着方便、快捷、有效、实用的原则，档案管理人员在人员信息变动时，及时把档案材料扫描转化为电子数字档案，使档案信息内容始终保持最新，确保档案信息库的“鲜活度”，为人民群众提供优质、高效、便捷的服务。3.4以开发利用提升发展水平对于人社档案来说，实现档案的价值（下接59页）|兰台纵横|2023.9 下兰台内外59（4）与城建相结合。可从文物保护、地方古建筑设计、街村社区命名、地方文化品牌设计等，提炼和整合地方文化档案要素，发挥档案文化资源功能和价值，不断丰富旅游内涵，提升文旅品质。4.3加大地方文化档案成果推广文旅融合背景下，要积极做好馆藏地方文化推广，尤其是地方文化档案推广，坚持服务文旅发展为己任，聚焦地方文化传承与弘扬，从服务、技术、资源、用户及馆员等方面，着力构建“全景式”“立体化”成果展示（见图1）9。结语文旅融合是文化与旅游互动共荣的现实表现，也是文化、旅游等要素资源整合发展的必然规律和价值创新。为积极适应新时代经济社会高质量，提升文旅品质和品牌竞争力，各级基层图书馆要做好馆藏图书文献资料的征集和整理工作，深度挖掘地方文化资源，探索地方文化档案价值实现路径，助力文旅融合高质量发展。参考文献1双林平.公共图书馆文旅融合服务创新模式和发展路径研究J.图书馆工作与研究,2020(1):20-28.2陈诚.文旅融合视域下基层公共图书馆地方文献建设研究J.河南图书馆学刊,2023(1):30-32.3黄新荣,王小正,庞文琪.陕西省各级综合档案馆地域文化档案馆藏调查报告J.陕西档案,2016(4):15-18.4刘少鸿.挖掘文化内涵助推文旅融合J.新闻研究导刊,2016(17):355.5李英.非物质文化遗产档案的特点和建档原则J.档案管理,2012(1):80-82.6姜思凡,刘竟.文旅融合背景下地方文化建档及价值实现研究以陆良县为例J.图书情报研究,2022(1):89-94,102.7孔令怡.文旅融合视角下地方文献的服务方式J.文化产业,2023(12):147-149.8范志远.基于文旅融合视角下地方文献的服务策略分析J.兰台内外,2023(11):67-69.9孙超,刘士莹.文旅融合背景下公共图书馆地域文化推广研究J.四川图书馆学报,2022(1):30-33.作者简介：霍国霞（1974），大学学历，陕西省柞水县图书馆馆员，主要从事图书管理研究。（上接56页）是体现人社工作的重要方面，因此更好地开发利用是人社档案高质量发展的主要方向。要在收集和整理的基础上，对档案资源深加工，有针对性地对档案进行数据结构分析，努力让人社档案资源从“死档案”变成“活资源”。3.4.1围绕中心大局，编制人社档案资料，发挥资政作用。要围绕上级的中心工作，比如人才强国展览、人才政策、大学生就业等，编制高质量的资政参考、专报等，从档案中系统梳理成功的经验做法，并提出有针对性的建议，发挥档案服务大局的优势。3.4.2多措并举，开展多形式的档案产品。要深入挖掘人社系统的重大事件、重要成就，通过举办展览、出版书籍等形式，全方位展示新时代人社部门的风采。要借助网络新媒体平台，比如微信公众号、抖音号、微博等，通过短视频、专题片形式，满足人民群众的阅读习惯，提升档案价值实效。3.4.3加强宣传教育。档案宣传是提升人社工作影响力的重要方面，也为人社工作高质量发展营造良好的社会氛围。要借助便民服务月、国家档案日的重大节点，以面对面的形式，深入群众中去，展示档案魅力，提升公众人社档案思想意识，更好地推动工作。3.4.4加强新文创产品开发。人社档案工作专业性强，又与群众生活息息相关，要以群众易喜爱的形式宣传人社政策，更好服务群众。这些政策大多都集中于档案资源中，要通过人社档案书签、纸扇、手提袋等，附上与群众利益相关的档案知识，既有利于百姓生活，也体现了档案实际价值。结语人社档案管理模式的转型，既是时代要求，也体现人民群众的呼声，面对日益增长的档案利用需求，只有紧紧依靠信息技术这一关键，强化思维转型，摒弃固有思维，助推技术应用，提升人社档案管理模式转型。参考文献1武凡芝.信息技术支持下档案管理工作优化措施J.中国新通信,2022(09):25.2张润兰.档案资源的叙事性开发研究J.档案天地,2021(11):10.作者简介：朱玉（1988），大学学历，平原县人力资源和社会保障局馆员，档案研究方向：档案管理。