某药业有限公司销售部管理制度.doc

*药业有限公司销售部管理制度 一、合同管理 1、公司所有产品的销售均应签订相应的合同。并按合同规定执行，所有合同上必须填写完整、清晰、规范、准确。 2、所有产品的购销合同由各相关人员按照公司有关政策与客户签定，经办事处经理认可，销售部经理审批后，方可执行。 3、对于新客户，签约人员在签约时必须向对方出具加盖本企业公章的药品生产、企业许可证、营业执照的复印件，授权委托书以及本人身份证复印件，同样也要求客户出具同样资料，对于不能提供相关证照的客户，应采取现款现货的支付方式。 4、公司提供给各办事处的合同，事先编号盖章，领用时必须登记，由办事处经理分发给各相关业务人员，每季度对合同的使用情况进行核对。 5、所签定的合同，原件一式两份，销售部一份，客户一份。 6、销售部内勤办负责公司所有合同的管理归档工作。 二、发货管理 1、各办事处根据各市场的年度销售计划，并结合本区域具体情况，分解每个月的需货申请，并应于每月25日前以书面形式，报公司销售部。 2、销售合同签订后，由办事处将合同传真到销售部，经销售部经理核准，报财务部经总经理审批后发货。由销售内勤负责发货。 3、各办事处申请给新的客户首次发货时，除了提供合同外，还须提供企业的相关证件以及客户档案，以确定首次发货数量。 4、发货程序：办事处向公司申请发货时，还须填写申请发货清单（详见附表1），并由办事处经理签字后传真至销售部。销售内勤收到申请后，转销售经理审核，并填写要货申请单（详见附表2），由销售内勤填写六联内部结算单，并凭内部结算单和要货申请单至仓库提货，仓库保管员凭以上两份清单，方可发货。发货流程图如下：签订销售合同 办事处经理认可，填写发货申请单 销售部内勤填写要货申请单 销售部经理、财务经理审批 总经理审核 销售内勤填写内勤结算单 仓库提货 装车发货 客户签收 办事处内勤存回执 5、货物发出，客户收到货物后，各发货申请人应收回客户签字的货物验收单或回执联，并由各办事处销售内勤保存。6、公司只负责仓库到对方车站、港口、码头的运输费用，到站到港后，收货方的提货费用由提货方自理。7、各办事处销售内勤必须在内部结算单上签字确认。 三、退、换货管理 1、因产品本身的质量问题或公司手续不全，而不能在当地销售的，客户可以向公司提出退货，但退换必须先由各办事处向销售部提出书面申请，经销售部经理审批后方可。相关费用，由公司承担。未经批准，各办事处擅自退货，由此而发生的一切经济责任由办事处自行承担。 2、对即将超过保质期的产品，客户应提前三个月以书面形式通知公司销售部，经检查确定后，由办事处办理退货手续。费用由公司承担。3、因合同规定双方协商退货的，由客户提出，办事处办理退货手续，相关费用由客户承担。4、办事处因业务需要在客户单位调货要先向销售部进行书面申请，并在得到销售部经理书面批准后方可调货，申请内容包括调货原因，被调货单位名称、调住单位名称、品种、批号、规格、数量等，调货后及时把被调货单位出具的调货证明传真回公司以便调帐。由办事处发货的单位调货后，要在当月有关报表中注明并寄回有关调货凭证以便记帐。未经同意私自调发造成的不良后果由办事处自负。5、退换货程序：由客户提出意见 办事处提出书面申请 公司销售部及总经理审批办事处办理退货 质检部验收入库 财务部帐务处理 四、货款回收管理 1、每月25日前各办事处应填写下个月回款计划，以书面形式报公司销售部。 2、各办事处向公司回款时，必须填写回款清单具体内容详见附表3。 3、为保证公司货款及时回笼，公司采取收支两条线的管理办法，办事处不得挪用现金收入，对现金收入应在收款后三日内汇往公司财务部。 4、每月2528日公司财务部与各办事处内勤人员结帐核对一次，由公司财务部提供当月销售结算单给予各办事处核对。各办事处收到销售结算单及时核对并提出异议，3个工作日未提出则视同无异议。 5、办事处督促客户收到货物之日起，120天内支付货款，对三个月以内不能回款的客户，应停止供货，并由各办事处负责将此货款回收。6、对于出货超过150天尚未收回货款的，除继续催收外，呈报总经理，并采取必要的法律保护措施。7、公司规定各办事处坏帐比例为3。 五、发票开据管理办法 1、对需要开具正式发票的客户，办事处应以传真或书面形式向销售部提出开票申请，申请内容详见附表4。由销售内勤负责办理，并在开票后2天内，发至各办事处或相关客户。 2、办事处收到发票后二周内负责货款的回收，如因特殊情况不能按时回款，发票由办事处销售内勤保存，如有丢失、个人应承担相应损失。 3、对于金额较大的货款，公司凭相应的商业合同方可开票，特殊情况必须开票的，须经公司总经理批准。 六、货物与货款的安全管理 1、各办事处客户收到公司货物后，如有短缺（包括内包装短缺、运输途中发生丢失等），在三天内以书面形式向销售部申报，并附上有关证明，销售部落实核销。 2、办事处在业务过程中由于个人原因造成货物、货款丢失的，由其本人负责。 3、各办事处下属人员携货逃走而造成的损失由办事处经理负责，公司协助追回，市场开发前期，终端铺货造成的损失，公司酌情处理。 4、办事处经理要全权负责区域内货物的安全销售，如因商业单位信誉下降、销售不畅，应按公司有关调货规定办理调货手续。如货已销完。但商业单位支付能力低，不得不采取货物抵冲我方应收帐款时，办事处要向销售部提出情况报告，销售经理核实并提出处理意见，总经理批准后由财务办理抵货部分的帐务处理。 5、如商业单位破产，办事处要负责提供有关该单位破产证明，由销售部核实，按财务核实。 七、广告投入管理办法 1、由销售部制定全国各区域的整体投放策略，原则额度，由各办事处经理根据各区域实际情况，提出广告计划、预计费用，报销售部经理审核，费用一次超过2万元需公司总经理审核批准。 2、办事处根据业务需要开展的促销活动，事前应提出详细的活动计划及费用预算报销售部经理审批，批准后方可实行。计划应包括促销活动的目的、时间、方式、次数以及预计活动地点、规模和所需物品。所有未批准的活动一律不予报销费用。报销费用所需凭证、所有费用正式发票，附说明及当事人签收单、工作人员工资单、现场照片。每次促销活动完后三天内应上报活动总结至销售部。 3、各产品POP宣传用品及促销小礼品，由公司统一制作，销售部不定期的向办事处提供最新的相关实物样品及价格、目录、用途。各办事处将所需的品种数量上报销售部。如有特殊情况需在当地制作的，需填写户外广告制作申请表，详见附表5，经销售部核准后方可实施。 4、医院开发费用由各办事处根据业务需求提出详细的开发计划和费用预算，报销售部经理审核后执行。 5、广告费用投入必须具备如下条件： 其区域内80药店有平安药业产品的销售以及相应的POP等宣传品。 该区域有相应的OTC终端推广人员，每人都有明确的负责区域以及药店数量，并建立药店档案。 每次的广告必须要有相应的促销、活动等相配合，必须有相应的计划及实施方案和监控措施，并应有效果反馈。 八、市场维护及管理 1、各办事处有责任维护本区域内的整个价格体系的安全，对私自降价者，将处以重罚。 2、对需直接铺货的零售终端点，铺货应按其销量确定，并且应有专门的OTC终端人员负责终端维护，严禁大量铺货，人员不去工作，坐等零售场所自动要货的状况发生。 3、各办事处应在本区域范围内销售产品，不许以任何方式直接或间接跨区域销售。特殊情况须以书面形式申请批准方可。 4、对违反规定，擅自进行跨区销售或低价出货及经销商选择不当，控制不严而形成跨区销售，一经发现，依据情节轻重分别处以警告、扣罚奖金、处分、降级以及辞退等行政处罚。 九、样品管理 1、样品的使用仅限于产品样品检验，新开发的商业及医院单位的业务洽谈、会谈等方面。 2、各办事处申请样品必须先向销售部递交样品申请单，经销售部经理审批后方可。 3、新开发的省级市场，年样品的申请数量额控制在三胶20盒以内，龟鹿二仙膏40瓶以内（其中最少开发4个地级以上城市）。老市场区域限在三胶10盒以内，龟鹿二仙膏20瓶以内。 4、各办事处申请的样品，由公司财务挂帐。每季度各办事处上报样品使用清单，由销售部审核转财务作销帐处理。超出部分由办事处低价购买。 十、费用管理 1、各办事处由办事处经理全面负责人员管理、财务管理以及货物管理，以及相应区域内产品网络的建立，办事处经理为办事处第一责任人。 2、各办事处所有人员原则上每月回公司报到一次，具体时间，由办事处经理安排。差旅费用按照销售费用管理办法执行（其中湖北办事处每月2次）。 3、公司根据办事处的日常费用和月度销售费用计划向办事处借支一定额度的备用金。每月2528日办事处内勤人员到公司财务部报帐一次，公司财务部根据办事处的需要补足备用金。办事处应设立销售台帐和资金帐。4、每月2528日，办事处内勤人员应向销售部内勤组报送相应报表，具体如下：下月回款计划表6下月需货计划表7下月费用申请表8费用明细表9回款明细表10应收帐款表11客户档案表12 5、办事处所有的费用开支需经办事处经理审批。办事处费用报销必须有正规的税务发票，确实不能提供正规税务发票的，需由收款人提供条便条的有效凭证，写好姓名、经办人、证明人。 6、办事处的备用金必须用于市场业务，不得挪作他用。否则，将按挪用公款严肃处理。 7、各办事处的交际费用单次超过800元，需请示销售部经理，确因特殊情况，来不及请示的，事后应向上级说明情况。 8、公司制定的各产品价格体系及销售政策，任何人均不得擅自更改，如有特殊情况，需请示营销副总经理批准。 9、销售人员除国家法定节假日规定处，不另计其他的加班。合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用文件中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责