流程梳理.doc

部门传真电报发电单位：中国联合网络通信有限公司唐山市分公司人力资源部签批：齐建国编号：人力传201212号 缓急：等待系统导入 密级：等待系统导入 总页数：4发往单位：各县（市）、区分公司，各营业部,市公司各部室,市公司各中心,网络分公司关于开展流程梳理优化工作的通知为进一步完善和理顺“小机关、强支撑、大市场”的组织运作体系，支撑近期机构调整、职责优化、各专业体系建设等改革的管理思路和管理模式的建立，强化以“七有”为工具的执行力和组织协同能力建设，提升各单位运营水平和运营效率，根据省公司要求，决定开展流程梳理优化工作，并制定了流程梳理优化工作实施方案，现印发你们，并就有关工作要求通知如下：一、各级领导要高度重视。流程是企业运作的基础，是组织管理体系中最基础、最重要的部分。流程管理的目的就是通过管理和改进企业的业务流程，优化和控制风险、成本、速度和质量，并从持续改进的业务流程中为企业创造更多的价值。通过实施流程管理打破纵向专业（或部门）垂直管理的“隔墙”，解决部门间的衔接流转和工作缝隙的问题，让各部门更好地协作，更高效地完成工作。通过流程优化，建立和完善横向协同的扁平化管理模式。流程管理对于组织的意义不仅仅在于对组织业务过程的描述，更在于对组织的运营活动的规范和指导，在于对企业各类资源的优化配置。各级领导要高度重视流程管理，按照“七有”要求建设完善流程体系，把流程梳理优化工作作为管理提升活动的重要抓手。通过流程梳理优化进一步明确和规范管理和业务活动，完善专业体系建设，加强部门间的协同，提高基础管理水平，提升内部员工、外部客户的满意度，为推进二次创业战略、构建幸福联通奠定坚实基础。二、要充分发挥领导作用。各单位各级领导要积极参与流程梳理整合工作，站在全局的角度指导本单位开展流程梳理和优化，把目前执行有效的管理思路和管理经验沉淀到流程中，进行固化和标准化；优化和重组不适于当前运营管理模式的流程，提升流程质量、流程执行力和流程运行效率。各级领导要关注工作进度，勤抓工作落实，积极参与到流程梳理优化工作中来，认真审核本单位、本部门流程，评审相关的流程，积极提出修改意见和建议，同时协调好日常工作与流程梳理整合工作的关系，督促流程管理及相关人员按照实施方案和实施计划落实好各阶段流程梳理优化工作内容。三、要重点突出，力求实效。各单位、部门要在基于近期组织机构调整、职责优化、体系建设和管理制度建设完善等实际情况，在对流程体系进行全面梳理完善的基础上，找准关键流程的切入点，结合实际情况重点选择跨部门、流程冗长环节过多、执行存在突出问题、工作界面交叉或不清、没有流程规范等方面的问题进行重点梳理优化，积极发起和参与流程接口讨论，严格按照“七有”要求明确流程及流程各环节的目标、工作内容、责任部门/岗位、标准、时限、工作界面和传递信息内容（实体化的表单）等，并选择适宜的、相对运行成熟的流程进一步细化，固化到流程管理系统中，逐步实现电子化运行和监控，以提升流程执行力。四、要强化执行，持续改进。一旦流程体系文件通过领导审批发布运行后，流程的法规性、唯一性就已经确立，全体员工就应该严格执行流程、按流程办事，杜绝具体操作和流程文件“两张皮”的现象。同时公司将通过各单位自查、内部审核和第三方审核等手段检查流程执行过程，发现问题及时整改；另一方面，要建立自我发现问题、自我完善、自我改进的持续改进机制。结合流程执行的实际情况，适时开展流程评估和流程优化，形成长效机制，不断提高流程体系的适宜性、充分性和有效性。五、其他要求（一）人力资源部具体负责公司的流程梳理优化管理工作，制定并印发流程梳理优化工作实施方案和实施计划，各单位、部门要按照实施方案中关键时间点要求，制定本单位的实施计划，于8月10日前报市公司人力资源部。（二）各单位要指定一名内审员，具体负责流程梳理优化管理工作。完成流程梳理优化阶段工作后，将梳理优化阶段工作总结及最新版流程目录报市公司人力资源部。阶段工作总结应包括本次流程梳理优化工作主要开展情况，具体流程变更情况，如增、删及优化流程数量等。（三）请各单位将指定的内审员报人力资源部。联系人：人力资源部 蔺景川18631550161 2580301安全保卫部 齐家宽18631558061 2580061行政服务中心张 丹 18631559265 2591726 附：流程梳理优化工作实施方案抄 送公司领导 拟稿人蔺景川电话2580301 会 签等待系统导入 发出时间等待系统导入流程梳理优化工作实施方案一、总体思路按照“减站、提速、增效、规范”的工作原则，以“科学合理、注重时效、强化执行、关注细节”为工作重点，结合近期机构调整、职责优化、各专业体系建设等改革的管理思路和管理模式，按照“七有”要求修订、完善和优化各阶业务和管理流程，提高流程体系的适宜性、充分性和有效性。二、职责分工（一）体系主管部门1、人力资源部负责组织流程梳理优化工作，包括制订实施方案、实施计划、组织培训、进度管理，组织流程接口讨论、流程评审、流程发布、流程电子化需求分析、流程审核和管理评审等工作，同时满足质量管理体系标准要求。2、行政服务中心具体负责组织环境管理体系相关文件的梳理、完善和组织实施，配合开展体系内审和管理评审等，满足环境管理体系标准要求。3、安全保卫部具体负责组织职业健康安全管理体系相关文件的梳理、完善和组织实施，配合开展体系内审和管理评审等，满足职业健康安全管理体系标准要求。（二）各单位、各部门（中心）各单位、各部门（中心）明确一名流程管理人员，负责组织本单位、部门（中心）流程优化工作，具体包括：1、组织开展流程梳理优化，完成流程文件编写、流程环节属性描述以及跨部门流程接口讨论。2、根据要求组织完成环境和职业健康安全管理体系相关文件修订及实施工作。3、组织流程评审，反馈评审意见，并根据相关部门的流程评审意见进行讨论和修订完善。4、开展流程电子化需求分析工作。5、参与内部审核工作。6、根据要求提供管理评审报告等相关材料。7、配合完成监督审核工作，对审核发现的问题在要求时限内整改完毕。三、主要工作内容（一）流程评估诊断评估以下情况对本单位流程体系的影响程度，对目前的业务和管理流程进行诊断，确定当前流程存在的主要问题、本次流程梳理优化的工作重点，确定新的流程目录及各流程具体优化操作动作（如新增、优化、修改、废除等）：1、组织机构变化和职责调整情况。2、本专业体系建设完善情况。3、本专业管理思路、模式和方法变化情况。4、相关管理制度、标准和规范调整情况。5、本单位与市公司本部相关部门（中心）及本单位部门（中心）间的业务关系、工作界面调整变更情况。6、信息系统上线或调整、流程固化情况。7、其他涉及流程变更的情况。（二）流程梳理优化1、业务梳理优化各单位根据公司发展战略及各项落地措施，结合组织机构及部门职责调整情况，以及流程评估诊断情况，提出对公司主流程的修订建议。各单位根据流程评估诊断阶段确定的流程目录及各流程具体优化操作动作，对需要新增、优化和调整的流程进行业务梳理，严格按照“七有”要求进行优化、细化和调整，形成业务模型。重点包括以下内容（1）确定内、外部客户的需求和流程的目标，保证流程的设计策划满足内、外部客户的需求，实际流程目标。（2）确定流程的责任人，即“流程主人”，由流程主人负责该流程的设计、梳理、实施和优化工作。（3）从业务角度对流程各个环节的具体措施进行描述，明确规定动作和完成标准。（4）确定各个环节的逻辑关系，明确并行、串行及时间先后顺序等。（5）明确流程环节的操作时限，确保流程运行有效和总体运行时长的可控。（6）评估各环节的必要性、有效性和可操作性，优化不产生实际价值的流程环节。（7）确定流程的检查方式、检查内容和执行合格的判定标准，即编制流程审核的检查表。（8）对涉及部门界面的界定不清、流程接口不顺等方面的问题，发起流程接口讨论，以确定操作界面和接口，保证流程运转顺畅。2、流程文件编写（1）由体系主管部门根据各单位、部门（中心）的意见和建议统一对流程架构及主流程进行修改完善。（2）各单位、部门（中心）流程管理人员根据“七有”标准确定的业务模型，基于标准流程模板，编写流程文件。主要内容包括：根据流程架构的总体要求，基于前期诊断评估情况，修改完善主流程。细化完善流程文件各项属性描述，具体包括填写流程目的、适用范围、流程责任部门、流程责任人等。细化完善流程文件的各流程环节的属性描述，明确各流程环节的具体措施和时限要求。对重点环节及操作内容相对较多较细的环节采取作业指导书的形式进行补充，提高流程的可操作性和指导性。3、环境和职业健康安全管理体系文件修订完善及落实。（1）环境管理体系相关文件的梳理和实施，包括环境因素再识别更新、修订目标（指标）方案和控制文件、监视测量计划及实施情况、组织危废处理等。（2）职业健康安全管理体系相关文件的梳理和实施，包括危险源的再识别更新、修订目标（指标）方案和控制文件、监视测量计划及实施情况、完善应急预案及应急演练等。（3）各单位、部门（中心）结合工作环境、职业健康安全情况、业务活动、产品服务及相关方等变化情况，根据环境因素识别与评价作业指导书和危险源辨识与风险评价作业指导书的相关要求，对环境因素和危险源进行重新识别、评价，对环境因素识别与评价清单和危险源辩识与评价清单提出修改和完善建议，分别由综合部和安全保卫部进行汇总更新。（4）其他环境和职业健康安全管理体系文件修订及落实工作分别由综合部、安全保卫部组织实施。（三）流程评审与发布1、流程评审针对修订完善后的流程框架、主流程和各单位、部门（中心）梳理优化后的流程文件组织开展流程评审。其中流程文件的评审重点包括：（1）流程所描述业务或管理活动过程是否完整，逻辑是否严谨、准确，是否符合“七有”要求。（2）是否能够很好地体现各个部门之间的协作关系，流程接口是否明确，部门传递信息（表单）是否明确。（3）流程各环节相关的表单（资料、文件、制度）、信息系统、组织单元等要素是否都已经在流程上得以体现。（4）流程的属性以及各环节的描述是否完整、清晰，主要环节是否时限明确、合理可行。根据流程评审反馈的意见组织相关单位、部门讨论，修订完善流程文件后进行审批发布环节。2、流程审批与发布公司将根据评审意见修改、完善流程文件，并依照流程管理办法报相关领导审批。通过审批后的流程由人力资源部统一发布，以指导和规范本单位各项运营管理活动。（四）流程实施及电子化1、流程实施流程发布后，各单位要组织员工学习本岗位及相关的流程及环境、职业健康安全管理体系文件，能够查询、浏览本单位流程文件和体系文件，严格按照流程文件的要求开展各项管理和业务活动，按要求保留各种表单等流程运行的记录。2、流程电子化为提高流程执行力和执行效率，降低管理和沟通成本，各单位要根据公司统一安排及本单位具体情况，分阶段逐步实现流程电子化，并通过各信息化系统监控电子流程的运行，以提高流程运转效率。目前，省公司信息化事业部建设了新的流程管理系统，正在省公司和石家庄市分公司进行试点，以填补专业系统流程支撑空白。各单位可根据信息化事业部流程管理系统推广计划，结合本单位流程运行情况，提出流程电子化需求，并根据统一模板，对固化需求进行分析和细化，明确各流程环节具体操作动作及角色，以及流程的具体功能需求，提交流程管理系统建设项目组进行固化开发运行。（五）流程审核和管理评审1、人力资源部根据发布的流程文件，组织内审员培训，开展内部审核工作，并针对内审中发现的问题组织整改。2、由各体系主管部门牵头，相关部门配合分别提交质量、环境和职业健康安全管理体系运行报告，组织召开管理评审，评估综合管理体系整体运行情况，制订预防和改进措施，提高体系的适宜性、充分性和有效性。3、根据认证机构制订的第三方审核计划和省公司的安排，组织相关部门和单位接受认证机构的监督审核。（六）持续改进各单位要结合内、外部环境变化情况，定期评估流程体系，对不适用的流程及时开展流程优化和调整，不断提高流程体系的有效性。同时对流程运行产生的各类表单、数据等，定期进行统计分析，适时提出纠正和预防措施。四、实施计划2012年8月开始启动流程梳理优化工作，8月底基本完成梳理优化阶段工作，9月完成内审和管理评审，10月中旬接受第三方监督审核。各单位要结合以上时间点要求编制本单位流程梳理优化工作具体实施计划，建议实施计划模板如下：流程梳理优化工作具体实施计划（模板）开始时间完成时间阶段工作内容责任部门配合部门输出文档合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用文件中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责合同管理制度1 范围本标准规定了龙腾公司合同管理工作的管理机构、职责、合同的授权委托、洽谈、承办、会签、订阅、履行和变更、终止及争议处理和合同管理的处罚、奖励；本标准适用于龙腾公司项目建设期间的各类合同管理工作，厂内各类合同的管理，厂内所属各具法人资格的部门，参照本标准执行。2 规范性引用中华人民共和国合同法龙腾公司合同管理办法3 定义、符号、缩略语无4 职责4.1 总经理：龙腾公司经营管理的法定代表人。负责对厂内各类合同管理工作实行统一领导。以法人代表名义或授权委托他人签订各类合法合同，并对电厂负责。4.2 工程部：是发电厂建设施工安装等工程合同签订管理部门；负责签订管理基建、安装、人工技术的工程合同。4.3 经营部：是合同签订管理部门，负责管理设备、材料、物资的订购合同。4.5 合同管理部门履行以下职责：4.5.1 建立健全合同管理办法并逐步完善规范；4.5.2 参与合同的洽谈、起草、审查、签约、变更、解除以及合同的签证、公证、调解、诉讼等活动，全程跟踪和检查合同的履行质量；4.5.3 审查、登记合同对方单位代表资格及单位资质，包括营业执照、经营范围、技术装备、信誉、越区域经营许可等证件及履约能力（必要时要求对方提供担保），检查合同的履行情况；4.5.4 保管法人代表授权委托书、合同专用章，并按编号归口使用；4.5.5 建立合同管理台帐，对合同文本资料进行编号统计管理；4.5.6 组织对法规、制度的学习和贯彻执行，定期向有关领导和部门报告工作；4.5.7 在总经理领导下，做好合同管理的其他工作，4.6 工程技术部：专职合同管理员及材料、燃料供应部兼职合同管理员履行以下职责：4.6.1 在主任领导下，做好本部门负责的各项合同的管理工作，负责保管“法人授权委托书”；4.6.2 签订合同时，检查对方的有关证件，对合同文本内容依照法规进行检查，检查合同标的数量、金额、日期、地点、质量要求、安全责任、违约责任是否明确，并提出补充及修改意见。重大问题应及时向有关领导报告，提出解决方案；4.6.3 对专业对口的合同统一编号、登记、建立台帐，分类整理归档。对合同承办部门提供相关法规咨询和日常协作服务工作；4.6.4 工程技术部专职合同管理员负责收集整理各类合同，建立合同统计台帐，并负责 11