第四章-文书档案管理制度P125-141.doc

----------------------------精品word文档 值得下载 值得拥有----------------------------------------------
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

第四章 文书档案管理制度
第一节 文书档案管理工作要点
一、公文的概念
公文是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题、指导或商洽工作的重要工具。

二、公文的种类
1、请示
请上级指示和批准，用“请示”。
2、报告
向上级机关汇报工作、反映情况，用“报告”。
3、指示
对下级机关布置工作，阐明工作活动的指导原则，用“指示”。
4、布告、公告、通告
对公众公布应当遵守或周知的事项，用“布告”。向国内外宣布重大事件，用“公告”。在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。
5、批复
答复请示事项，用“批复”。
6、通知
传达上级的指示，要求下级办理或者需要指导的事项，批转下级的公文或转发上级、统计和不想隶属单位的公文，用“通知”。
7、通报
表扬好人好事、批评错误、传达重要情况以及需要所属单位指导的事项，用“通报”。
8、决定、决议
对某些问题或者重大行动作出安排，用“决定”。经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。
9、函
平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作，向有关主管部门请示批准等询问或答复问题，用“函”。
10、会议纪要
传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要”。

三、公文的格式
公文格式一般包括：标题、主送单位（部门）、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位（部门）、公文字号、主题词等。
（1）公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。
除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。
（2）向上级请示的公文，一般只写一个主送单位（部门），如果同时需要上报另一个上级单位（部门）时，可以用抄报的形式。
（3）发文时间，以领导签发日期为准；联合行文，以最后单位签发的日期为准。
（4）公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文，只标明主办单位（部门）的公文编号。
（5）公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前，注明附件的名称和件数。
（6）收发文单位（部门）应写单位（部门）全称或规范化简称。联合发文，应将主办单位（部门）排列在前。
（7）文字一律从左至右横写横排。
（8）公文纸一般用16开，在左侧装订。“通告”等，根据实际行文关系确定用纸大小。

四、文书档案管理制度的适用范围
文书档案管理制度主要适用于企业总经办及相关部门的来文处理、发文处理、文书拟定、文件资料归类、立卷、档案管理等相关事项，具体规范如下：
（1）文书管理。
①文书的种类和适用范围。
②文书的格式要求和行文规则。
③文书的起草、校核、签发、印刷。
④收发文处理。
⑤文书传阅及登记。
⑥文书管理工作质量标准。
（2）档案管理
①归档范围规定。
②责任分工，专人统筹管理。
③各部门归卷管理。
④立卷、统筹管理。
⑤档案借阅管理。
⑥档案维护与销毁处理。

五、文书档案管理制度涉及的问题
企业建立文书档案管理制度，主要目的是使企业统一文书拟定审核工作，正确有效地处理文书、分层级管理档案、构建档案体系等，从而确保企业正常经营，提高办公效率。企业文书档案管理制度可以解决以下四个问题。
（1）文书格式不统一，不符合国家法律、法规和公司的相关规定，用字用语不准确不贵凡，观点不明确，表述部正确，层次不清，文字不精练。
（2）行文规则不规范，各类文书混用，文书处理工作效率低，耽误最佳处理时间。
（3）文书审核、审批程序不规范，处理、传阅记录空白或多次漏记错记未形成合理、搞笑的归档流程，各类文书、资料、信息散乱不成体统，查阅困难，对公司相关决策帮助不大。
（4）文书、档案的保管、借阅、保密工作不到位，给公司造成损失。

第二节 文书档案管理制度制订范例
一、文书管理制度
第一章 总则
第一条 目的。
为使文书管理制度化、规范化，确保文书工作规范且顺利开展，提高公司的办公效率，特制订本制度。
第二条 适用范围。
本制度适用于公司文书管理的各工作事项。
第三条 相关职责。
公司文书的收发、领取与寄送工作由总经办负责。
第四条 文书管理工作原则。
（1）文书归公司所有并保管，任何个人不得私自占有。
（2）严格保守文书机密。
（3）所有文书的处置都需以“准确”与“迅速”为原则，明确责任。
（4）在紧急状况下，以口头或电话形式处置的事项，事后必须以文书形式记录下来。

第二章 文书的分类与编制
第五条 文书种类及其适用范围。
公司文书包括决定、报告、通知等，其适用范围不同，具体如下。
（1）决定。适用于对公司重要事项或重大经营管理活动作出安排、奖励有关部门和人员。
（2）报告。适用于向上级领导或部门汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级领导部门的询问。
（3）通知。适用于对各部门布置工作并阐明有关指导原则、发布规章制度、转发上级部门和不相隶属的主管部门的公文、传达要求各部门共同执行的事项、任免和聘用管理人员。
（4）请示。适用于向上级领导或部门请求指示批准某事项。
（5）批复。适用于答复下属部门或人员的请示事项。
（6）函。适用于不相隶属的部门之间相互商洽共组、询问和答复问题，向不相隶属的有关部门请求批准等。
（7）会议记录。适用于记载、传达会议情况和议定事项。
（8）简报。适用于反映公司经营管理情况，总结经验教训，沟通信息。
（9）会议纪要。适用于记载会议研究确定的事项或主要精神，要求与会部门及人员共同遵守、执行。
第六条 公司文书的拟定程序如下。
（1）总经理或主管副总提出拟撰搞任务。
（2）撰稿人明确撰稿内容和行文内容。
（3）撰稿人认真酝酿构思，收集各类材料数据等。
（4）撰稿人按照行文规范，正式拟稿。
（5）总经办主任对初稿进行审核并提出修改意见。
（6）根据意见进行修改，形成正式文稿。
(7)总经办主任二次审核后交总经理审核签字。
（8）行政秘书根据签发稿，打印、校阅、正式成文。
（9）总经理及总经办主任在权限内对需用印文件加盖印章。
第七条 文书格式
公司文书一般由文头、发文字号、标题、主送部门、正文、附件、发文部门署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、印制单位、印发时间和份数组成等，部分公文还应包括份号、密级、紧急程度、签发人、印发传达范围、附注、抄送部门等内容。
（1）文头。由发文部门全称或者规范化简称加“文件”二字或者加括号标明文种组成，剧中印在文书首页上部。
（2）份号。文书印制份数的顺序号，标注于文书首页左上角，秘密文书应当标明份号。
（3）密级。秘密文书应按照密级划分规定确定“绝密”、“机密”、“秘密”，标注于左上角份号下方。
（4）紧急程度。紧急文书应当分别标明“特急”、“加急”，标注于文书首页右上角。
（5）发文字号。由发文部门代字、发文年度和发文顺序号组成，标注于文头下方居中或左下方。
①联合行文，一般只标明主办部门的发文字号。
②发文年号一律用公元纪年全称，括于方括号内，置机关代字之后发文序号之前。
（6）签发人。上报文书应在发文字号右侧标注“签发人:xxx”。
（7）标题。由发文部门名称、文书主题和文种组成，位于发文字号下方，标题中除法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不加标点符号。
（8）主送部门及人员。主要受理文书的部门及人员。主送部门名称应用全称或者规范化简称，位于正文下方，顶格排印。
（9）正文。文书的主体，用来表述文书的内容，位于标题或者主送部门下方。
（10）附件。文书附件，应置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后发文部门署名之前注明附件的名称。
（11）发文部门署名。应当用全称或者规范化简称，位于正文的右下方。
（12）成文日期。
①一般署会议通过或者公司领导签发日期，需2位以上领导签发的文书署最后签发日期。
②成文日期应当写明年、月、日，标注在正文之后右下方。
③决议、决定、规定、办法等不标明主送部门的文书，成文日期加圆括号标注于标题下方居中位置。
④“会议纪要“、”工作监督“成文日期标注于文头右下方。
（13）印章。
①除“会议纪要“、”工作监督“外，其他文书应加盖印章。
②印章盖在成文日期的中上方，上沿不压正文，底边在成文日期之下，不再落款。
③如成文日期在前，印章可盖在正文右下方空挡处。
④正文末页无空挡，将正文内容扩大、缩小行距使印章页有正文内容。
（14）印发传达范围。加圆括号标注于成文日期左下方。
（15）主题词。主题词由反映文件主要内容的规范化名词或名词词组和文种组成，标注在文件末页下部、抄送部门之上。
（16）抄送部门。抄送部门指除主送机关以外的其他需要告知文书内容的上级、平级、下级和不相隶属的部门，抄送部门标注于主题词之下、制发部门之上。
（17）印制单位、印发时间标注于抄送机关之下。
（18）打字者、校对者、份数标注于印刷部门、印发时间之下。
（19）其他专业性规范文书依照各自文书样例制作。
第八条 文书拟定要求。
（1）对起草文书的理由必须做出交代，列明起因以及中间交涉过程，必要情况时附上有关资料与文件。
（2）文书的起草必须征得部门主管同意，必须明确起草文书的责任者，文书的草案必须予以保存。
（3）公司重要文书或契约书案必须经过公证，并且在正式文书形成日之前，必须掌握且附上具有价值的证据或证明文件。
第九条 公司内部文书署名要求。
（1）一般往来文书，需主管署名。
（2）单纯的上报文书，或不涉及各部门且内容并不重要的文书，需部门署名。
（3）公司内部重要文书，按责任范围的规定署名总经理、副总经理、部门经理、负责人。
第十条 公司外部文书署名要求。
（1）公司对外文书，如契约书、责任状、官方许可申请书、回执、公告等重要文书，一律署总经理姓名。
（2）如为总经理委托事项，可由指定责任人署名。
（3）上列规定以外的文书，也可由部门经理署名。
第十一条 文书修改规定。
（1）文书修改时，需经总经办主任审批。
（2）进行文书修改时，修改人必须认真审阅原件，修改后必须署名。
第十二条 文书打印工作要求。
（1）行政秘书将拟好的文稿进行打印。
（2）打印完毕后行政秘书需负责校对。
（3）核对完毕，准确无误后，行政秘书进行文稿装订。

第三章 收发件处理
第十三条 收文登记。
总经办收到文书后需进行仔细清点、按类登记，登记应注明收文日期、文号、来文单位、事由等。
第十四条 传递文件（含机要件、挂号件）接收规定。
（1）外查，对信函外包装进行检查，如发现破损应注明，同时查看与发文簿或回执单是否相符。
（2）验收，核对投递清单上的件数与实收件数是否一致。
（3）标注，对一些紧急件，注明收件时间，以分清责任。
第十五条 分文和批办。
（1）文件拆封登记后，便进入分文和批办阶段，由行政秘书拟定办文单，交相关领导批办。
（2）相关领导阅文后提出批办意见，批办意见必须明确具体。
（3）办文意见签署在文件处理单内，由行政秘书分别送相关部门及人员办理。
第十六条 承办。
（1）相关领导批文后，文件即进入承办程序。
（2）对于相关领导的批文意见，如发现不具体，授权不清楚或有疏漏之处，行政秘书或承办部门应及时提醒领导进一步明确和补充。
（3）凡属上级下发的阅知文件，根据领导阅示意见，即贯彻执行。
（4）凡需要草拟复文的应根据领导批示及时行文办理。
（5）凡需两个部门以上联合承办的事项，应主动做好协调工作。
（6）注意办文时效，急事急办。
第十七条 传阅。
（1）文件传阅一般采用依次传阅。
（2）行政秘书填写文件传阅单，设置专用文件夹。
（3）公司规定传阅时限，进行必要的催阅，以防文件滞留。
（4）发现漏阅、漏签时，行政秘书需及时通知相关部门或人员补办。
（5）填写传阅文件处理单（具体格式见下节表单）。
第十八条 催办。
（1）公司严格按办文时限办文，超过时限前应予催办。
（2）催办应以急件和重要文件为重点。
（3）催办可视情况采用电话催办或派人催办等方式进行。
第十九条 办复。
（1）文件承办结束后，承办部门应将办文结果在收文处理单上注明，必要时，应将办文结果报公司总经理。
（2）凡需要答复的来文、来函、来信，承办完毕后，都应予以答复。
（3）办复的文件应及时归档保管。
第二十条 文件封发。
（1）行政秘书对上报下发文件应严格清点校队，并根据主送、抄送部门分别封装。
（2）行政秘书正确填写封套后，严密封缄，视情况加盖骑缝印章。
（3）行政秘书需认真填写发文登记簿。
（4）公司派人直接送达文件时，应取得回执或请对方签收。
（5）行政秘书发文件时应留存适当份数，以备使用和立卷存档。

第四章 文书质量管理
第二十一条 文书草拟质量控制。
（1）公司文书需符合国家法律、法规和公司的有关规定，所提措施和办法切实可行。如提出的新措施超越现行规定范围，应当加以说明。
（2）文书内容应属实、观点明确、表述正确、层次清楚、前后照应、文字精练、篇幅力求简短。
（3）用字用词准确、规范，标点妥帖，自己清楚，使用简称前后一致，一般先用全称，加以注明后再使用简称。
（4）人名、地名、单位名称、数字、时间应准确无误。
（5）引文准确无误，删减得当，必要时需注明出处；引用其他文书时应当列出文书标题，并在标题之后用括号标明发文字号。
（6）根据公文内容和行文规则，准确把握发文规格，正确使用文种。
第二十二条 文书审核质量控制。
文书签发之前，应由总经办进行审核，审核的重点如下。
（1）有无必要行文，发文规格是否适当。
（2）是否符合文书的审批程序和行文规则。
（3）需要与有关部门会签的是否已会签。
（4）文书内容是否符合国家的法律、法规和公司有关的制度、规定，与公司过去发文且联系生效的文书有无矛盾，是否具有可操作性。
（5）文件使用是否准确，文书格式是否规范。
（6）文书层次是否清楚，布局是否合理，文意是否周全，表达是否简洁、通顺、确切。
第二十三条 文书打印工作质量控制。
（1）打字要忠于原稿，不得擅自更改。
（2）严格执行公司文书格式，校对一般应由两人进行，重要文稿应三校。
（3）文稿、文字、标点不错不漏，字据、行距、标题、落款、表示等排列匀称。
（4）末页尽量避免无正文现象，如难以避免，应注明“此页无正文“。
（5）掌握文稿时效，急件先打印。
（6）文书印刷认真细致，文件美观大方，无油污、沾页。
（7）严把装订质量关，做到折叠整齐，不错漏页码。
（8）严格执行保密规定，密级文稿严格保密，校对稿应及时销毁。

第五章 附则
第二十四条 本制度经总经理审批后，自XXXX年X月X日起生效执行。

二、档案管理制度
第一章 总则
第一条 目的。
为加强本公司文书立卷、档案维护管理等相关工作，特制订本制度。
第二条 适用范围。
本公司各部门在工作活动中形成的各种天佑保存价值的文件材料，均需参照本制度规定。
第三条 相关职责。
（1）公司总经办负责公司档案的统筹管理工作，对各职能部门的档案保管工作进行监督和指导。
（2）各部门应配备兼职的档案管理人员，按照国家法规和公司规定，做好文件材料的收集积累、整理、预立卷和开具归档交接清单工作。
第四条 档案管理工作要求如下。
（1）集中保管，确保档案完整、安全。
（2）档案管理工作纳入总经办工作计划和规章制度中。
（3）档案管理工作影响相关人员的考核工作。

第二章 归档范围
第五条 凡公司经营管理活动中形成和使用的，已办理完毕并具有考察价值的文件、报告、规定、通知及有关资料、图片、会议记录等均应列入公司档案的接收范围。
第六条 归档范围如下。
（1）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
（2）本公司对外的正式发文与有关机构来往的文书。
（3）本公司反映主要职能活动的报告、总结。
（4）本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
（5）信访工作材料。
（6）本公司于有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
（7）本公司高层领导任免文件材料以及关于员工奖励、处分的文件材料。
（8）公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
（9）公司的历史沿革、大事记及反映公司重要活动的剪报、招聘、录音、录像等。
（10）其他相关资料。

第三章 部门归卷管理
第七条 各部门需严格执行平时归卷规定，对处理完毕或批存的文件材料，由部门兼职档案管理人员集中统一保管。
第八条 各部门应根据本部门的业务、职能范围及当年工作任务，编制平时文件材料归卷使用的“案卷类目”。
第九条 “案卷类目”的条款必须简明确切，并编上条款号。
第十条 公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料收集齐全、加以整理，并送交本部门兼职档案管理人员归卷。
第十一条 兼职档案管理人员应及时将已归卷的文件材料，按照“案卷类目”条款，放入平时保存的文件卷夹内“对号入座”，并在收发文登记簿上标明。

第四章 立卷管理
第十二条 公司统一立卷规范，由总经办档案管理人员在相关部门兼职档案管理人员的配合下进行组卷、编目工作。
第十三条 公司档案每半年接收1次，各部门应于每年的1月和6月将档案资料统一交总经办。
第十四条 组卷、立卷需遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值的文件，便于保管和利用。
第十五条 归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整，
第十六条 分类立卷的相关规定如下。
（1）档案管理人员在归档文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件立在一起，不得分开，文件资料和电子资料应合一立卷。
（2）绝密文件资料和电子资料单独立卷，少数普通文件资料和电子资料如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
（3）不同年度的文件一般不得放在一起立卷，跨年度的请示与批复，放在复文年立卷，没有复文的。放在请示年立卷。
（4）跨年度的规划放在针对的第一年立卷，跨年度的总结放在针对的最后一年立卷，跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。
第十七条 卷内文件材料排列的相关规定如下。
（1）密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。
（2）其他文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
第十八条 卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号。
第十九条 永久、长期或短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，填写自己要工整，卷内目录放在卷首。卷内文件目录如下表所示。
序号
文件作者
文号
文件日期
标题
所在页号
备注

第二十条 有关卷内文件材料的情况说明，应逐项填写在备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的姓名和时期填入表内，以示负责，备考表应置卷尾。
第二十一条 案卷封面，应逐项按规定用毛笔或钢笔书写，自己要工整、清晰。
第二十二条 案卷的装订要求如下。
（1）装订的案卷应统一在有蚊子的每页材料正面的右上角及背面的左上角打印页号。
（2）装订前，要去掉卷内文件材料上的金属物，对于破损的文件材料应按裱糊技术要求托裱，对于自己已扩散的文件材料应复制并与原件一并立卷，案卷应用三孔一线封底打活结的方法装订。
第二十三条 软卷封面（含卷内文件目录）一文件一封底（含备考表），以案卷号排列次序装入卷盒，置于档案柜内保存。案卷目录如下所示。
序号
归档时的案卷号
案卷标题
起止期
张数
保管期限
备注

第五章 档案借阅管理
第二十四条 一般档案的借阅。
因工作需要借阅一般档案材料者，可直接与档案管理人员联系借阅，借期一般为5各工作日，相关人员须按期归还，不能转借或复印给他人使用，不得向外公司或人员提供。
第二十五条 重要档案的借阅。
（1）机密案卷、借阅密集的档案材料、重要的财务档案必须总经办主任同意后才能借阅，且只供在阅览室查阅，不能外借。必要时经总经办主任批准可复印需要部门页码材料，用后归还复印件注销。
（2）技术档案中的原始资料不外借，只供在阅览室查阅，需要时可借阅复印件。
第二十六条 外公司借阅规定。
（1）各部门不可替外公司人员借阅档案材料，不得向外公司人员提供一切档案材料，不得私自带外公司人员到档案室借阅。
（2）外公司人员借阅相关档案，须持公司介绍信，未经公司总经理批准，不能复印任何档案材料。
第二十七条 借阅手续办理如下。
借阅档案必须办理借阅登记手续，借阅归还时应当面点收清楚，完善注销手续，并填写“档案借阅登记表”。
第二十八条 借阅档案维护。
（1）所有档案材料、图纸，借阅时不论任何理由都不能涂改和增删字句、圈画档案材料、抽拆画线及剪裁，应保持档案的完整与整洁。
（2）对于损毁、丢失或擅自毁掉档案者，公司按有关规定处理，严重者追究其法律责任。
（3）借阅档案人员离职或调离本公司的，所借阅的档案材料一律还清，不准带走，负责综合档案室及上级部门有权不在调动清单上签字。

第六章 档案维护管理
第二十九条 档案管理规范如下。
（1）档案库房独立设置，不能和资料室混在一起。
（2）档案库应安装牢固的门窗，配有防治有害生物、防尘、防火、防高温、防潮湿、防盗、防腐、防火等设备和措施，以保证档案的安全。
（3）档案管理人员需做好库房保温保湿工作，温度控制在14-24度，制度应控制在百分之四十到六十，每天要有专人定时测量、记录温、湿度，并随时调节控制。
（4）注意防火，严禁抽烟，严禁使用明火装置及电炉，严禁存放易燃、易爆、易腐的物品及其他一切非档案用物，库房周围要配备粉剂消防器材，并按要求定期检查、更换。
（5）库房内要做好遮阳工作，防治阳光直射，并保持清洁、卫生、整齐。
（6）档案管理人员要时时关好门窗，切断电源，确保档案安全。
第三十条 公司对档案管理维护工作进行检查，安全检查内容如下。
（1）档案管理相关法律法规等的执行情况。
（2）各类维护装置是否完好。
（3）档案库房是否保持清洁。
（4）隐患整改情况。
第三十一条 对于检查出来的问题，档案管理人员应积极整改并及时上报，确保档案安全，在检查中发现的问题未得以解决之前必须采取安全可靠的防范措施，防止事故发生，若产生损失，追究档案管理人员的责任。
第三十二条 档案销毁规定如下。
（1）档案管理人员提出销毁案卷目录后，经总经理或总经办主任同意后方可销毁。
（2）销毁档案时，相关人员应填写档案销毁清单，由两人负责核实监销，并在销毁清单上签字。

第七章 附则
第三十三条 本制度经总经理审批后，自xxxx年x月x日起生效执行。

三、声像档案管理制度
第一条 总则
（1）为加强公司的声像档案管理，特制订本制度。
（2）公司的声像档案是指公司各部门或个人在社会实践活动中直接录制和拍摄的对公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等。声像档案一般由光盘、影片、照片和文字说明两部分组成。
（3）声像档案是公司全部档案的重要组成部分，必须由档案室实行统一管理。
第二条 声像档案资料的收集。
（1）反映公司主要职能活动、工作成果和存在问题的声像资料。
（2）各级领导人和著名人物参加的与公司有关的重大活动的声像资料。
（3）公司有关人员组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的声像资料。
（4）其他公司形成的与本公司有关的重要声像资料。
（5）其他具有保存价值的声像资料。
（6）声像档案资料应在形成后1个月内随档案室其他载体形态的档案同时归档。如有特殊情况可以适当延长归档时间。
（7）档案室应随时收集零散的具备保存价值的声像资料。
（8）光盘、影片、照片（含底片）和文字说明要收集齐全，按时归档并建立归档控制措施。凡未按规定归档的，其形成费用不予报销。
（9）原则上要接收原件，特殊情况下也可以接收复制件。
第三条 声像档案的整理。
声像档案的整理由摄录人员负责，档案部门协助。
（1）照片档案按年代、主题分类，同属一类的照片按时间顺序同时填写其底片号，底片在卷宗内编流水号。
（2）光盘按年代、主题分类，按内容编号。同一内容分录几盘的应视为一个案卷，编一案卷号，然后每盘再一次编排序号。
（3）编注与其他载体档案有联系的参见号。
（4）保管期限。应视其内容的重要程度、时间、名称、可靠度、有效性等因素，划定保管期限。
（5）文字说明的基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等。
（6）照片编制采用横写格式。其格式为“照片号——底片号——文字说明——参见号——摄制时间——摄制者”。
（7）录音带、录像带、摄像带的编制要在盒套上标注页码，然后按要求逐项填写。
第四条 声像档案的保管。
（1）声像档案入库前要进行检查，对已被污损的要进行必要的技术处理。
（2）底片、胶片库温度应保持在13-15度，相对湿度应在百分之三十五到四十五；照片库温度应保持在14-24度，相对湿度应保持在百分之三十七点五到六十七点五；录音、录像带库温度应保持在18-24度，相对湿度应保持在百分之四十到六十。
（3）对库存的照片档案，每半年检查一次。
（4）归档保存的声像档案，任何人不得私自撤销、抽出、清晰、消磁和涂改，要销毁声像档案必须经过鉴定，征得归档人员同意后，报主管审批并登记造册。
（5）建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保存情况、提供利用及效果等项的统计工作。
第五条 本办法由行政部解释、补充、由公司总经理批准颁行。

四、机密文件管理制度
第一条 范围。
（1）生产设备设计图：具有专利性与独特性的机械设计图，以及生产设备布置图。
（2）技术性的资料：独特技术性的操作标准，与外人技术合作或外人技术指导资料，产品配方，产品开发，改良或试验资料，国外现场实习报告及其他技术上属于机密性的资料。
（3）业务性的资料：销售成本资料，市场情报，国外业务考察报告及其他业务上属于机密性的资料。
（4）其他经部门以上主管认为有必要列入机密文件管理的一切资料。
第二条 保管部门。
（1）外来机密文件应以总经理室为保管你；经总经理核准于事业部、研究所或工厂所在地保存者，应以事业部经理室、研究所所长室、驻厂经（副）理室或总经理指定的部门为保管部门。
（2）属技术、开发、工务、营业等部门自行建立的专业性机密文件，应以各部门经理室或公司文书管理部门为保管部门。
（3）各保管部门应指定专人经总经理核定，负责机密文件收发、登记及归档等事务。
第三条 外来机密文件处理。
（1）外来机密文件由代表公司取得该文件的人员直接送交总经理室机密文件保管人员，以“收（发）文登记单”一式五联登记，呈请总经理核派经办人（主办人）及指定处理期限后，其分文、经办、复文或主动发文均依规定流程处理。
（2）若文件内容对公司影响重大时，保管人员办理文件分类时，应以影本分类，原文件由保管人员妥藏。
（3）主办人于文件处理期间，需负保密全责；如需分派其所属人员办理时，则于每日上班以“文件传递记录卡“注明时间、用途，经办人签章后，由主办人留存，密件交经办人办理。于当日下班（或完工）时主办人应负责将密件收回，并在”文件传递记录卡“上填注收回时间，由经办人签认后随”收（发）文登记单“第五联与密件一并归档。
（4）密件办妥后由主办人亲自递送或封妥签章交于文书管理部门收发人员寄送。
第四条 自创之专业性机密文件处理。
（1）隶属技术、开发、工务、营业等部门的工作人员于承办特定项目的业务所建立的资料，应视同机密文件，依本章的规定办理。
（2）前款各项机密文件的经办部门应于每月底编制下一月的“工作计划表“，写明交办的特定业务工作主题、内容摘要、经办人及预定完成期限等，经主管核定后，一份自存，一份送保管部门存查。
第五条 经办方式。
（1）经办人应在办公场所处理机密文件，不得擅自携带外出或转借、出示给他人，处理期间并应妥善收存，纺织他人轻易取得或翻阅。
（2）经办人不得请托他人代抄、代描机密文件，非经经理级以上主管核准者，亦不得擅自复制。
（3）经办人如因公确需携带机密文件外出时，应呈经理级以上主管核准。
（4）经办人如未能在规定期限内处理完事情的，应于到期前签呈交办的主管核准延长处理期限并联络保管人员延缓稽催。
第六条 归档。
（1）外来机密文件与主办人办妥并经总经理核定保存期限后，应将文件连同“收（发）文登记单“第四、第五联及”文件传递记录卡“送交保管人员签收，编定档号，依其类别登入”机密文件保管备查簿“，第四联送回主办人存查，第五联连同文件归档。
（2）内部自行建立的机密文件，经办人办妥并经相关人员核定保存期限后，应将文件类别、内容摘要、预订保存期限等填入“机密文件送件单“，随文件送交保管人员编定档号并签收后，”机密文件送件单“退回经办人存查，文件由保管人员依类归档并将其名称及归档编号登入”机密文件保管备查簿“。
第七条 档案整理。
（1）保管人员应将每月增加的机密文件，于下月5日前填更“机密文件增列表“呈总经理（专业性的呈负责人）核阅。并于每年年底清理档卷，将认为已无需继续保管或已消失机密性质的文件，造具“机密文件销毁表”呈报总经理（专业性的呈相关负责人）核准后销毁或送回原经办部门按一般文书办理归档。
（2）保管人员应于每月底查对“机密文件增列表”及“工作计划表”，如有应送而未送归档者，则以便函稽催经办部门送交归档。
（3）机密文件应单独成立档卷，与其他一般文件分开保管。
第八章 调卷
（1）各部门需调阅机密文件时。经办人填具“调卷单”注明调阅时间及用途，应经调阅部门负责人证明并送保管部门负责人同意后，才能调卷。
（2）保管人员接到经核准的“调卷单”后，应立即开立“文件传递记录卡”一份，连同密件交予调卷人签收后，“文件传递记录卡”由保管人员留存。用毕归还时，密件经保管人员点收无误后，将归还时间填记在“文件传递记录卡”上并经调卷人签认后一并存档。
第九条 副本。
机密文件需影印、复印时，应呈部门经理以上主管核准后，交由保管人员印发，并将分数登记在“机密文件保管备查簿”上；副本（含复印件）视同正本依本规则的规定办理。
第十条 文件管理。
经办人、保管人员或调卷人员应妥善管理经手的机密文件；倘由下列情形之一者，依规定议处：
（1）拆散原案明显由弊端者。
（2）原案被污损、抽换、涂改或遗失者。
（3）擅自将文件携带外出，转借或出示于人以及其他宣泄机密事情者。
（4）调卷逾期据不归还而不申诉理由者。
（5）擅自请托他人代抄、代描、复印或打字、印刷者。
（6）文件分办传递时，未以“文件传递记录卡”记载或未于分办当日下班（或完工）时收回（缴回）妥藏者。

文书档案管理表单

通　知
××公司文件
总发办字【×】第【×】号　　签发人：
关于×××的通知
×××、×××、×××：
（正文）

××公司
年 月 日
主题词：
抄送：
（共印××份）

请　示
××公司

××公司/部门关于××的请示
××部门
（正文）

当否，请批复。
××公司/部门
年 月 日

抄送：

印章使用登记表

编号

用章部门

盖章时间

公章类别

盖章次数

文件发文号

文件名称

备　注

用章人（签章）

批准人（签章）

文书档案借阅审批表
编号
文书档案名称
密级
起草人
起草部门
起草日期
归档日期

借
阅
原
因

借阅人（签字）
年　月　日
行
政
部
意
见

主管（签字）
年 月　日
批
准
人
意
见