通讯管理制度.doc

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公司通讯管理制度

为节约成本费用，加强对公司各项通讯工具的管理，特制定本制度。
一、定义：
公司通讯工具主要包括公司座机电话、传真，中国移动、中国联通、中国电信网络使用的各类手机或移动通讯工具。
二、职责
1、公司通讯设备的管理由办公室负责，其中：办公室主任对通讯费用进行管控、网络管理员保障通讯服务及内部分机号码的分配、前台文员负责总机电话的转接工作、机要文员负责公司电话及领导干部移动电话费用的报销。
2、财务总监、总经理和董事长负责通讯费用报销的审批。
三、固定电话管理
1、公司根据员工工作需要和电话分机的资源情况，综合办公楼每一桌位分配固定电话一台，各车间、仓库办公室、主要功能间作业点分配固定电话一台。
2、根据工作性质需要，固定电话设定不同权限进行管理：
（1）公司领导、部门负责人办公室的固话设置为长途权限；
（2）综合办公楼内行政人员、车间主任办公室、仓库办公室固话设置为市话权限；
（3）其他作业点固话设置为公司区内通话权限。
如部门员工因业务需要需拨打长途电话，统一使用本部门部长固定电话拨打。
3、固话使用者负责本岗位固话管理，不得随意使用公司电话进行聊天，拨打私人电话、信息电话等。为控制通讯费用，每月固定电话费用额度标准为：

岗 位
每月固话额度
公司领导
不限
总经理助理、销售部部长、供应部部长
150元
其他部门部长
100元
副部长、各车间主任
50元
开通市话权限员工
30元
公司区内通话权限员工
6元
4、固话费用由办公室每月通过银行代扣或现金方式统一缴纳。固话使用者本机固话费用如超过规定额度标准，超出的费用由办公室每月初汇总报人事部，从其当月工资中扣除。
三、传真管理
1、公司传真机由办公室负责管理，包括传真接收发放、用纸添加、故障处理、维修申请等相关事务。
2、员工不得利用公司传真机收发私人资料、文件。
四、手机话费管理
1、公司领导、部长、副部长的手机话费可由公司报销，公司根据工作岗位需求，对相关岗位员工手机话费予以报销。
其他普通员工因工作需要申请手机话费报销，须提交申请报告，由部门领导、分管领导、总经理审批后，将审批结果交办公室，从下月起按标准执行报销。
2、手机话费报销标准：
岗 位
每月手机话费额度
董事长、总经理
实报实销
副总经理
400元
总经理助理、供应部部长
260元
销售部部长
实报实销
其他部门部长
200元
副部长、各车间主任
150元
相关岗位普通员工
30元
3、手机话费缴纳及报销：
（1）手机话费由办公室每月通过银行代扣或现金方式统一缴纳，每季度由办公室统一编制《电话费用报销单》，按财务制度及规定额度进行话费报销。
个人三个月话费总额未超过规定报销额度的，按实际总额报销；如超过规定报销额度的，超出部分的费用由办公室汇总，报人事部从其当月工资中扣除。
（2）办公室根据移动网络运营商提供的各项优惠政策，统一办理预存话费送话费等各项优惠活动，员工个人不得自理办理，否则取消其手机话费报销资格。
（3）员工离职时，如其个人手机账户仍有公司预存代缴的话费，离职交接时需扣回。
4、报销手机话费的员工须于工作时间保持手机开机状态，若一月内发生连续三次工作时间内未开机现象，取消其手机话费报销资格。
5、报销手机话费的员工若需更换手机号码，需在更换前告知办公室，由办公室核实是否已办理预存话费等活动，否则新更换的手机号码不给予报销资格。
6、员工发生内部升降职务的，自次月开始按新级别报销费用。
五、通讯设备管理
公司通讯设备发生损坏，由办公室调查损坏原因，若属正常耗损，由使用人或办公室（指对公共设备）提出维修或更新申请，由部门领导、分管领导审核，办公室办理。
若属人为原因或责任事故，由办公室提出处理意见，由责任人或责任部门负责赔偿或维修。
本制度由办公室负责制定和修订。

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