企业管理制度2013.9.22.doc

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企
业
管
理
制
度

明光天河水利工程建设有限公司

目 录

一、 公司管理大纲
（一）第一部分 公司管理制度
1、 文件管理制度
2、 档案管理制度
3、 保密制度
4、 印章使用管理制度
5、 证明函（委托函）管理制度
6、 公司证照管理制度
7、 会议管理制度
8、 办公用品管理制度
9、 车辆使用及管理制度
10、 考勤管理制度
11、 公司宴请接待制度
12、 借款和报销的规定
13、 合同、内部协议管理制度
14、 卫生管理制度
15、 财务管理制度
16、 资金管理制度
17、 工资发放管理制度
18、 公司采购管理流程
19、 公司廉政管理制度
20、 人事管理制度
21、 薪金管理制度
22、 文件、材料收集归档制度
23、 文件收发制度
24、 员工出差细则及差旅费管理制度
（二） 第二部分 各部门管理制度及岗位职责
1、行政办公室部门职责
2、 财务部部门职责
3、 工程部部门职责
4、 安质部部门职责
5、 经营部部门职责
6、 总经理岗位职责及工作职责
7、 总经理助理岗位职责及工作职责
8、 副总经理岗位职责及工作职责
9、 总工程师岗位职责及工作职责
10、 组织结构图
二、员工守则

一、 公司管理大纲
第一部分 公司管理制度

文件管理制度

一、对上级的来文，一律由行政办公室文员签收、登记，根据内容分办件和阅件；
二、上级来文由文员登记编号，送行政办公室主任签批后，呈公司领导传阅，邮递快件、传真、电报等急件，应及时分递，不得耽误；
三、文员应掌握内容，外部重要文件的流向，及时清点传、问件是否抽出滞留，如需抽阅，应做好登记手续并及时催收。
四、公司领导对文件有书面或口头指示的，应及时送有关部门落实处理并及时反映，做到事事有下文，件件有落实，催办有结果，转办要及时，防止积压误事。
五、各部门对承办的公文，必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延。
六、公事办完后，应根据文书卷归档的有关规定整理立卷归档。

档案管理制度

一、总则
1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平，有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。
2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分为受控档案和非受控档案。
3、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定专人负责文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。
3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。
三、归档范围
1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议记录等。
2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
四、归档要求
1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。
5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。
五、档案管理人员职责
1、按照 有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。
2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。
3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。
六、档案的利用
1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写《借阅单》，报主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门经理签字批准，受控文档的借阅要由总经理签字批准。
2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还，发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。
3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追求责任。
4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。
5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。
6、不准转借，必须专人专用。
7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续借手续。

保密制度

一、总则
  1、为保守公司秘密，维护公司的合法权益不受侵犯，保证公司正常经营管理秩序特制定本制度。
2、公司秘密是关系公司权利和权益，依照特定程序确定，在一定时间内只限一定范围的人员知悉的事项。
  3、公司所属组织和分支机构以及全体员工都有保守公司秘密的义务。
  4、 公司保密工作，实行既确保秘密又便利工作的方针。
  5、对保守，保护公司秘密以及改进保密技术，措施等方面成绩显著的部门或职员实行奖励。
二、保密范围和密级确定
  第六条  公司秘密包括本制度第二条规定的下列秘密事项：
1、公司重大决策中的秘密事项；
  2、公司尚未付诸实施的经营战略，经营方向，经营规划，经营项目及经营决策；
 3、公司内部掌握的合同，协议，意向书及可行性报告，重要会议记录；
  4、公司财务预、决算报告及各类财务报表，统计报表；
  5、公司所掌握的尚未进入市场或尚未公开的各类信息；
 6、公司员工人事档案，薪资待遇，劳务性收入及资料；
 7、其他经公司确定为应保密的事项。
一般性决定，决策，通告，行政管理资料等内部文件不属于保密范围。
  第七条  公司机密分为绝密，机密，秘密三个等级。
  1、绝密是最主要的公司秘密，一旦泄露会对公司的权益造成特别严重的损害。
  2、机密的主要的公司秘密，一旦泄露会对公司的权益造成严惩严重的损害。
  3、秘密是一般的公司秘密，泄露会对公司的权益造成损害。
  第八条  公司秘级的确定
  1、公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策文件资料为绝秘级：
  2、公司规划，财务报表，统计资料，重要会议记录，公司经营情况为机密级：
 3、公司人事档案,合同,协议,员工工资性收入,尚未进入市场或尚未公开的各类信息为秘密级.
 4、属公司秘密事项但不能标明密级的,通过口头通知,传达接触范围的人员.
  第九条  属于公司秘密的文件,资料,应当依据本制度第七条,第八条之规定标明密级,并确定保密期限,保密期限届满,自行解密.
三、 保密措施
  第十条  属于公司秘密的文件,资料和其他物品的制作,收发,传递,使用,复制,摘抄,保存和销毁,由公司行政部或主管副总经理委托专人执行;采用电脑技术存取,处理,传递的公司秘密由电脑使用者负责保密.
  第十一条 对于密级的文件,资料和其他物品,必须采取以下保密措施:
  1、非经总经理或副总经理及特别授权人员批准,不得复制和摘抄.
  2、收发,传递和外出携带,由指定人员负责,并采取必要的安全措施.
  3、在设备完善的保险装置中保存.
  第十二条  属于公司秘密的设备或商业机密，由公司指定的专门部门负责，并采取相应的保密措施。
第十三条 在对外交往与合作中需要提供公司秘密事项的,应当事先经总经理批准。
第十四条 具有属于公司秘密内容的会议和其他活动,主办方应采取下列保密措施:
  1、选择具备保密条件的会议场所;
2、根据工作需要,限定参加会议人员的范围,对参加涉及密级事项会议的人员予以指定;
  3、依照保密规定使用会议设备,管理会议文件;
  4、确定会议内容是否传达及传达范围.
  第十五条  不准在私人书信和通讯中泄露公司秘密,不准在公共场所谈论公司秘密,不准通过其他方式传递公司秘密.
  第十六条 公司员工发现公司秘密已经泄露时,应当立即采取补救措施并及时报告总经理或相关领导,由其及时作出处理.
四、责任与处罚
  第十七条  出现下列情形之一, 给予警告并予以50元以上500元以下的罚款.
  1、泄露公司秘密,尚未造成严重后果或经济损失的:
  2、违反本制度第十二条, 第十三条,第十四条,第十五条,第十六条,第十七条规定的:
  3、已泄露公司秘密但采取补救措施的;
  第十八条  出现下列情形之一的, 予以辞退并罚款五千元并酌情赔偿公司因此受到的经济损失直至追究其刑事责任:
  1、故意或过去泄露公司秘密,造成严重后果或重大经济损失的;
  2、违反本制度规定,为他人穷取,出卖公司秘密的;
3、利用职权强制他人违反保密规定的.
五、附 则
  第十九条  本制度规定的泄露是指下列行为之一;
  1、使公司秘密被不应知悉者知悉的;
  2、使公司秘密超出限定的接触范围,而不能证明未被不应知悉者知悉的.

印章使用管理制度

一、公司的公章（包括董事长、总经理印鉴、企业章、各部门章）须由专人保管。未经领导批准，不得任意委托他人代行职权。
二、印章必须妥善管理，使用时必须履行批准和登记手续。
三、凡公司发出的一切正式公文，凭签发人在稿件上的签字，并校对公文材料无误后方能用印。
四、凡所属公司的文件或出具证明需加盖公司的印鉴时，须经公司总经理批准或总经理授权领导签字。
五、使用各部门的印鉴，须经部门负责人批准。
六、严禁在空白介绍信上用印，如确因工作需要，须经公司副总经理以上领导签字批准。
七、印鉴原则上不予携带外出，严防印鉴丢失。

证明函（委托函）管理制度
一、证明函的范围包括：介绍信、法定代表人证明书、授权委托书等。
二、公司证明函由总经办指定专人统一管理。
三、使用证明函必须经部门经理核准后方可。
四、法定代表人证明书、授权委托书须经副总经理或总经理助理核准。
五、使用证明函必须做好登记，填写《证明函使用登记表》。
六、严禁开出空白证明函或外借证明函。
七、证明函开出后，使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗，应立即向主管领导汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失;如证明函未使用，应立即退还行政办公室。

公司证照管理制度

一、各类证照是企业进行规范经营的重要依据，为加强公司的证照管理，确保证照在企业经营管理活动中安全、有效、合法的使用，服务好企业的经营管理工作，特制订本制度。
二、公司的证照管理本着“及时办理、及时年检、统一保管”原则，保证证照管理的效率和安全性。行政中心负责统筹组织、监督检查及协助公司及各子公司和各分公司证照的管理工作。
三、证照种类包括基础证照、专业证照及获奖证照三类：
四、办理部门
（一）公司及子公司和分公司营业执照、组织机构代码证均有行政部和驻外管理部统筹办理；
（二）公司及子公司和分公司税务登记证、银行开户许可证均有财务部统筹办理；
（三）公司专业证照及获奖证照均有行政部统筹办理。
五、证照除正常的年检和换证外，凡涉及变更或注销的，必须由董事会批准后方可办理。
六、证照的办理必须在规定期限内完成，如因个人原因超过规定期限未办理以致证照过期的，将追究证照管理部门及证照经办人员责任。由经办人员负主要责任，经办人员直接领导和证照管理部门负责人负连带责任。如被罚款的，所罚款项全部由经办人、及其直接领导和证照管理部门负责人共同承担。
七、所有证照办理完毕后，必须将原件备案至相应保管部门。
八、证照办理过程中产生的费用由经办人员凭票据办理报销手续。
九、公司所有证照原件由资信部专人专柜负责保管，并负责登记、备案并保留扫描件。
十、行政办公室负责统一管理证照，如因业务或各类工作需要使用证照复印件的，必需由使用者做好登记，注明用途。
十一、证照使用完毕后，必须立刻归还原保管部门，并在登记表上注销。
十二、证照遗失必须马上告知行政办公室，由行政办公室登报声明证照作废，并按主管部门的要求重新补办新证照。
十三、如因个人疏忽引起证照遗失的，由遗失人承担全部责任，所发生的费用全部由遗失人承担。

会议管理制度

为了提高会议质量，缩短会议时间，提高会议效率，保证会议秩序，特制订本制度。
1、公司召开的各类会议，行政办公室要提前一天通知，要求参会者根据通知内容，认真准备。
2、参会者要提前十分钟进入会场，不准迟到、早退，凡无故迟到、早退。
3、参会者发言要准备充分，抓住主题，突出重点，原则上不超过十分钟。
4、注意会场秩序，手机要设置在振动状态。
5、参会者要相互尊重，别人讲话时，不要轻易打断，让别人把话讲完，需要发言时要举手示意，经主持人批准后方可发言。
6、参会者要养成良好的习惯，认真聆听发言，不许交头接耳，认真做好会议笔记。
7、会议形成的决议、决定要认真贯彻执行，综合管理部要认真检查、督促、落实、催办，限时办理。

办公用品管理制度

为统一公司形象，加强基础管理，合理高效使用办公用品，确保各部门对办公用品的有效使用，本着节约成本、科学管理的原则，特制定本制度。
一、办公用品分类
1、办公用品分为部门办公用品和个人办公用品。
2、部门办公用品包括：打印纸、复印纸、传真纸、白板笔、电池、印台、印油、订书钉、账本、稿纸、色带、软盘、计算器、订书机、记号笔、记号笔水、台帐皮、账本夹、打印纸、凭证纸、凭证盒、复写纸等。
3、个人办公用品包括：中性笔芯、档案袋、透明胶带、小刀、文件单夹、告示帖、签字笔、双面胶带、票据夹、中性芯、铅笔、橡皮、资料册、胶棒、剪刀、曲别针、油笔芯、口取纸、大头针、拉杆夹、拉编袋、长尾夹等。
二、办公用品的申购
1、公司各部门在每月20日之前日进行申购，并将《办公用品申购表》，报行政办公室相关负责人处。
2、各部门申购办公用品时，需要部门负责人及相关分管领导进行签字。
3、所有行政人员及工程技术人员均可申领办公用品。
4、新入职员工，在入职当天发放配套的办公用品，如在入职后一个月内辞职，必须将领取的办公用品全部退回。
5、公司本部各部门所需的办公用品统一由行政办公室及财务部一同采购，私自购买不予报销。
三、办公用品的采购
1、公司行政办公室根据费用预算，对公司各部门的《办公用品申购表》进行审核且汇总。
2、公司各部门制定的《办公用品申购表》，汇总后制定《采购计划》报分管领导和总经理审批，后交到财务部办公用品专管人员处。
3、行政办公室和财务部共同选择供货商，通过招标或比价的方式本着物美价廉的原则确定适合的供货商签订长期的供货协议。
4、公司行政办公室每月对公司各部门产生的费用情况进行汇总分析，定期进行公示。
四、办公用品的发放
1、办公用品采购完毕将通知各申购部门至财务部领取并填写《办公用品领用登记表》。
2、办公用品使用、领用要严格执行以旧换新制度，以最大限度地节省、节约，控制日常办公成本成本。
五、办公设备管理
1、公司各部门所需的办公设备（电脑、传真机、电话机、桌、椅、档案柜等办公设备）由行政办公室统一购买。
2、要求各部门所需的办公设备连同办公用品一并进行申购，由相关领导签字确认后，交予行政办公室，统一购买，其它时间不予申购。
3、各部门在申购办公设备时，要在年度及月度预算范围之内申购。
4、购买办公设备一样要以物美价廉为原则，由行政办公室与财务部派专人一同购买。
5、公司各部门领取办公设备后，需填写《办公用品领用登记表》。
6、各部门将领取回的办公设备要及时编入《固定资产盘点表》，领用人登记，遵循谁使用谁负责的原则，严格按照固定资产管理制度进行管理。

附表1：
办公用品申购表
申购部门： 月份：
序号
物品名称
数量
规格
单价
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

14

15

16

17

22

23

部门负责人签字：

年 月 日
公司领导审批：

年 月 日

车辆使用及管理制度

为了加强公司车辆管理，保障工作用车，节约车辆费用，特制订本制度。
1、公司公务车的证照及审验、保险、修理、保养等事务由行政办公室统一管理。
2、本公司人员因公用车须事前向行政办公室提出申请，行政办公室按照先急后缓、领导优先的原则安排车辆。不按规定办理申请，不得派车。
3、每车应设置“车辆行驶记录表”，内容包括车号、时间、用途、里程数及加油时间等。
4、司机应严格遵守国家交通法规，谨慎驾驶，严禁酒后行车。车辆带病出车，出现交通事故，应及时向综合管理部报告，并按交警部门裁决书处理。因违规驾车、擅自出车、车辆带病出车，引发一切不良后果由司机本人承担。
5、建立填报车辆修理、保养单制度。车辆实行定点维修、保养。车辆维修、保养前由司机填写车辆维修、保养单，经行政办公室主任审查后，报总经理批准实施。
6、司机须严守交通规则，因本人原因不遵守交通规则产生的罚款由本人承担。
7、车辆应停放到指定场所、位置。
8、司机要爱护车辆，勤清洗，勤保养，勤检查。注意节约用油，除出差不能返回外，车辆晚上必须停放在公司大院，不得将公务车开回家或作私用，违者根据情节给予50-500元罚款。
9、车辆管理流程
车辆用前管理 使用申请 部门经理审核 是否同意 安排调度 派车 车辆用后管理。

考勤管理制度
一、考勤目的：为了公司管理规范化、制度化，加强劳动纪律和工作秩序，做到有章可循，结合公司实际情况，特制定本制度。
二、考勤对象：公司所有员工都要考勤。
三、考勤措施：上下班实行签到制，在行政办公室签到，签到由本人自签，代签视为无效，大家互为监督，必须认真管理好签到记录，监督检查签到情况。
四上班时间不按时到岗位的为迟到，提前离开工作岗位的为早退，工作日不上班又没有请假的为旷工，考勤以签到薄签到时间为准，迟到早退半小时以上为事假。
五、负责考勤管理的人员要严肃考勤纪律，实事求是，认真负责，不得徇私舞弊、弄虚作假。
六、员工请事假，须至少提前一天向公司报请，由公司审批。请假期间，遇有休息日、法定节日不另给假。
七、凡因婚、丧、探亲、生育及其他特殊原因需要离开岗位的，必须事先按规定办理请假手续，经批准后，方可办理工作交接手续离开岗位，否则视为旷工。
八、公司原则上不安排加班，因工作作上任务紧需要加班的，望各位积极配合。

公司宴请接待制度
一、本公司有关客户、合作方、融资方以及其他外部关系的交际费、接待费和招待费（以下简称“接待费”）的开支一律按本规定执行。
二、有关接待费的申请、批准、记账、结算等，一律按本规定的手续办理。凡不按本规定办理者，任何对外接待与交际的开支费用，本公司一概不负责。
三、接待方式：无论总经理、副总经理，还是公司人员，一律按本规定执行，不得擅自或任意动用接待和交际费用开支。
四、规则：本规定所指接待费，包括以下所列各项费用开支项目（但其中典礼费与捐赠两项开支另有制度性规定）：
1、会议费；
2、研讨费；
3、 招待费；
4、交际费；
5、典礼费；
6、捐赠。
五、使用接待费注意事项：
1、必须注意接待费支出项目与接待用途及目的一致。公司的开发项目、融资以及其他经营，有其客观的目的性，任何接待上的开支不得背离经营上的目的与要求；
2、接待费用开支，必须本着最小支出、最大成果的原则，充分考虑和认清每一次接待的目的和接待的方法，合理接待，有效使用经费开支；
3、 各级责任者或主管领导，必须充分审核每一次接待任务与接待方式，给予接待任务的担当者以适当的指示。
六、每个部门都必须分别进行预算，并在预算范围内开支。
七、 同样内容与对象的接待应尽量避免，不要重复接待。
八、 对重要的关系户要设立接待卡，详细记载其嗜好、兴趣与特点等。
九、 接待的目的按下列原则分类，并在“接待申请及报告书”上写明规定的“接待目的”：
1、 招待新交易伙伴关系户；
2、庆祝合作关系的建立；
3、销售收入提高后的致谢；
4、出访时的请客；
5、来访时的招待；
6、接纳各种建议后的致谢；
7、达到各种目的后的致谢；
8、重要的节日或庆典。
十、 接待当事人根据具体情况，判断是否需要接待或招待，并填写公司规定的“接待申请及报告书”，向主管领导正式提出申请，主管允许后加盖印章，送交办公室主任。
十一、接待费由办公室直接支付给申请部门及申请人。办公室依据申请内容以及相应的接待档次与场所，支付一定的费用。申请部门应在规定的时间内，将收据和发票凭证，连同申请书一起送回办公室进行结算。
十二、 经办人在接待工作结束后15日内，必须到办公室结算，如果没有收据或开支凭证，一切费用由本人承担。

公司借款和报销规定

一、总 则

为了加强公司的财务管理，合理调度资金，提高资金使用效益，根据国家有关法律、法规和各项财政政策，结合本公司的具体情况制定本规定。

二、 借款审批手续
1、出差借款： 出差人员应先到财务部领取“借款单”，详细填写借款日期、资金性质、部门、出差地、出差事由、出差天数及金额，经本部门主管签字后报总经理签批;借款单交会计留存，待借款人归还借款后清款联还本人作为清帐依据。前次借支出差返回时间超过5天无故未报销者，不得再借款。
2、日常费用借款：各部门因办理业务需要借款，到财务部领取借款单，填写好资金性质(支票或现金)、部门、借款事由，所借金额，审批程序同第1条。
3、备用金借款：对于特定部门或岗位实行备用金借款，具体由各部门根据实际情况核定，报总经理批准后执行。所有备用金借款于每年年度终了报帐时归还结清。
5、其他临时借款：如业务费、招待费、周转金等，审批程序同第1条。
6、借款出差人员回公司后五天内应按规定到财务部报帐，报帐后所欠金额三天内补齐，对于不办理报销手续且三天内不能补齐所欠款项的，财务部有权从当月工资中扣回。
7、所有借款均遵循前帐不清后帐不借的原则。
8、严格禁止个人借款，特殊情况需由公司部门经理以上级别人员做担保并由总经理批准后方可借支。

四、 报销管理程序

1、费用报销时，在财务室领取“费用报销单”报销单上应注明所办事由和用途，并附上原始单据和发票；

2、经会计、部门主管领导、副总经理、总经理审核批准后到财务部报账；

3、会计人员对报销凭据的合法性、真实性、合理性予以复核；

4、报销人执复核后凭据和报销单到出纳处核销；

6、差旅费借款在回公司上班后5天内报销。

合同、内部协议管理制度
一、总 则
1、为了加强合同管理，避免经营失误，降低经营风险，提高经济效益，根据《中华人民共和国合同法》及其它有关法规的规定，结合公司的实际情况，制订本制度。
2、公司对外签订的各类合同，公司统一采购办公用品、维修车辆等与供货方或者维修厂商签订的协议，一律适用本制度。
3、合同管理是企业管理的一项重要内容，搞好合同管理，对于公司经济活动的开展和经济利益的取得，都有积极的意义。各部门及有关人员，都必须严格遵守、切实执行本制度。
二、合同的签订
1、合同谈判须由主管部门（或项目部）和公司分管领导或相关部门主要负责人共同参加，不得一个人直接与对方谈判合同。
2、签订合同必须遵守国家的法律、政策及有关规定。对外签订合同，除法定代表人外，必须是持有法人委托书的法人委托人，法人委托人必须对公司负责。
3、签约人在签订合同之前，必须认真了解对方当事人的情况，包括对方当事人个人或公司经营活动信誉状况、工作或经营业绩、经济实力、有无违法行为等。
4、签订合同必须贯彻“平等互利、协商一致、等价有偿”的原则和“价廉物美、择优签约”的原则。
5、一律采用书面格式，必须由公司职能部门审核后，采用统一合同文本。对于重大合同以及对方草拟的合同，还需公司法律顾问进行审核确认。
6、合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、具体，文字表达要清楚、准确，涉及人民币金额的数据必须有大写。
7、合同内容应注意的主要问题有：
（一）部首部分：要注意写明双方的全称、签约时间和签约地点；
（二）正文部分：建设合同的内容包括工程范围、建设工期，中间交工工程的开工和竣工时间，工程质量，工程造价，技术资料交付期间的材料和设备供应责任，拨款和结算、竣工验收、质量保修范围和质保时间、双方相互协作等条款；产品合同应注明产品名称、技术标准和质量、数量、包装、运输方式及运费负担、交货期限、地点及验收方法、价格、违约责任等；
（三）结尾部分：注意双方都必须使用合同专用章，原则上不使用公章（除特殊情况需要使用公章外），严禁使用财务章或业务章，注明合同有效期限。
8、签订合同地点，除合同履行地在我方所在地外，应力争在我方所在地签署。
9、在合同协商或谈判过程中，凡合同对方承诺的各种对公司有利的事项必须全部写入合同条款。
10、任何人对外签订合同，都必须以维护本公司合法权益和提高经济效益为宗旨，决不允许在签订合同时假公济私、损公肥私、谋取私利，违者依法严惩。
三、合同审查批准
1、合同在正式签订前，必须按规定上报法人代表审查批准后，方能正式签订；合同签字盖章前，原则上要求对方应先完成签字盖章，我方才签字盖章。
2、 合同原则上由部门负责人具体经办，拟订初稿后必须经分管相关工作的副总或总会计师总经济师总工程师（以下简称“三总师”）初审，再由公司总经理审阅后，按合同审批权限审批。重要合同必须经法律顾问审查确认。合同审查的要点是：
（一）合同的合法性。包括：当事人有无签订、履行该合同的权利能力和行为能力；合同内容是否符合国家法律、政策和本制度规定。
（二）合同的严密性。包括：合同应具备的条款是否齐全；当事人双方的权利、义务是否具体、明确；文字表述是否确切无误。
（三）合同的可行性。包括：当事人双方特别是对方是否具备履行合同的能力、条件；预计取得的经济效益和可能承担的风险；合同非正常履行时可能受到的经济损失。
四、合同的履行
1、合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门、人员都必须本着“重合同、守信誉”的原则，严格执行合同所规定的权利、义务，确保合同的实际履行或全面履行。
2、合同履行完毕的标准，应以合同条款或法律规定为准。没有合同条款或法律规定的，一般应以物资交清，工程竣工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。
3、总经理、副总经理或“三总师”、财务部及有关部门负责人应随时了解、掌握合同的履行情况，发现问题及时处理或汇报。否则，造成合同不能履行、不能完全履行的，要追究有关人员的责任。
五、合同的变更、解除
1、在合同履行过程中，碰到困难的，首先应尽一切努力克服困难，尽力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有人力不可克服的困难而需变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内做好维权取证工作，取得对方单位同意变更、解除合同的书面确认文件，并按公司规定的权限上报合同。
2、对方当事人提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，从严控制；任何部门均不得以个人或部门名义与对方签订协议变更、解除、终止合同，如需签订此类协议必须严格按规定的审批权限和程序执行。
3、变更、解除合同，必须符合《中华人民共和国合同法》的规定，并应在公司内办理有关的手续。
4、变更、解除合同的手续，应按本制度所规定的签订合同的审批权限和程序执行。
5、变更、解除合同，必须采用书面形式，口头形式一律无效。
给予合同对方补偿、赔偿、奖励或调整合同价格的，必须以合同书形式，严禁采用会议纪要、往来函件、传真等各种非合同书形式。
严禁以非合同书形式变相修改合同内容。
严禁以变更合作单位名称、名为降价实为增加我方造价成本等形式变相调整合同价格及其包含的内容。
严禁以甩项、分包等形式变更原合同，增加我方实际造价成本。
6、变更、解除合同的协议在未达成或未批准之前，原合同仍有效，仍应履行。   
7、因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除合同的协议书中明确规定。
8、以变更、解除合同为名，行以权谋私、假公济私之实，损公肥私的，一经发现，从严惩处。
六、合同纠纷处理
1、合同在履行过程中如与对方当事人发生纠纷的，应按《中华人民共和国合同法》等有关法规和本《制度》规定妥善处理。
2、合同纠纷由与合同内容相关的部门与法律顾问负责处理，经办人对纠纷的处理必须具体负责到底。
3、处理合同纠纷的原则
（一）坚持以事实为依据、以法律为准绳，法律没规定的，以国家政策或合同条款为准。
（二）以双方协商解决为基本办法。纠纷发生后，应及时与对方当事人友好协商，在既维护本公司合法权益，又不侵犯对方合法权益的基础上，互谅互让，达成协议，解决纠纷。
（三）因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我方合法权益不受侵犯；因我方责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我方损失；因双方责任引起的纠纷，应实事求是，分清主次，合情合理解决。
4、在处理纠纷时，应加强联系，及时互通信息，积极主动地做好应做的工作，不互相推诿、指责、埋怨。
5、合同纠纷的提出，加上由我方与当事人协商处理纠纷的时间，应在法律规定的时效内进行，并必须考虑有申请仲裁或起诉的足够的时间。
6、凡由法律顾问处理的合同纠纷，有关部门必须主动提供下列证据材料：
（一）合同的文本（包括变更、解除合同的协议），以及与合同有关的附件、文书、传真、图表等；
（二）送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证；
（三）货款的承付、托收凭证，有关财务帐目；
（四）产品的质量标准、封样、样品或鉴定报告；
（五）有关方违约的证据材料；
（六）其他与处理纠纷有关的材料。
7、对于合同纠纷经双方协商达成一致意见的，应签订书面协议，由双方代表签字并加盖双方单位公章或合同专用章。
8、对双方已经签署的解决合同纠纷的协议书，上级主管机关或仲裁机关的调解书、仲裁书，在正式生效后，应复印若干份，分别送与对该纠纷处理及履行有关的部门收执，各部门应由专人负责该文书执行的了解或履行。
9、对于当事人在规定的期限届满时没有执行上述文书中有关规定的，承办人应及时向主管领导汇报。
10、对方当事人逾期不履行已经发生法律效力的调解书、仲裁决定书或判决书的，可向人民法院申请执行。