外采流程.doc

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流程编号：
流程名称：外采商品管理流程

一、流程目的：
― 确保外采商品在可控范围内经营，实现外采商品计划、付款、引进、定
陈列、促销、库存管理等内容的规范运作。

二、适用范围：
― 本流程适用于采购部制定各部门的销售、毛利、库存的指标预算。
― 外采商品定义：外采商品指非通过供应商自行送货至配送部或销售点，而需要采购人员进行商品采购与运输、通过现金交易或一定帐期结算的经营商品。（外采包括现采和帐期）

三、流程职责：
― 采购部负责外采商品的计划、采购、质量把关、定价、陈列、促销、库存清理；
― 采购行政部负责外采商品信息录入、票单核实与传递；
― 营运负责外采商品陈列检查及库存；门店负责执行外采商品按计划陈列及销售；
― 配送负责外采商品按公司规定收货（三无类、临保期、质量不符商品拒收）、分配到店或及时转退、补货及库存管理；
― 财务负责外采商品票单审核及付款；负责外采商品费用与赢利核算；采购出差费用、商品运输费用、损耗、库存清理、销售毛利额与财务帐期等（见附表）；负责外采商品销售库存的报表分析（按月）；
― 配送部负责外采商品车辆运输保障；
四、流程原则：
― 采购必须按商品结构表计划进行外采商品引进；
― 财务严格审核单据方能付款；做好数据销售分析；
― 销售点按要求进行陈列；
― 配送部对外采商品库存及时有效管理；
― 采购行政部做好采买商品的抽查和管控作用。
― 依据不同业态商品组织表中设定单品数计划；（需要维修类商品原则上不外采）
― 该分类或品牌在六安当地没有渠道供应商；（原则上可以尝试让现有合作供应商代理这类需求商品）
― 当地供应商合作支持力度极其薄弱，具体表现为：商品成本价高于外埠外采价格20%以上；帐期低于外埠外采10天以上；支持费用低于外埠外采供应商30%以上；上述条款满足两条或以上，方可实施外埠外采经营方式。（上述商品指同品牌同规格的比较依据）
― 外采商品要确保能退能调。（特殊商品除外）
― 各部门外采商品单品数原则上不超过本部门单品总数的25%；
― 采购人员必须确保外采商品有手续齐全的符合国家相关规定的资质证明，并负责外采商品的质量；外采商品资质材料与正常商品资质材料要求一致。
― 外采商品必须确保带条码到配送部，否则，一律不采。

五、流程说明：
― 外采商品的状态和单品数控管
外采商品的状态管控：为区别外采商品和非外采商品，并清楚商品能否
退货，对外采商品进行特殊状态设置。
具体方式：在新品审报表的商品描述栏，在商品描述后加英文字母X./Y.N
表示。X意为六安满天星外采，Y表示能退、N表示不能退。
例：外采商品能退商品：X.Y
外采商品不能退商品：X.N
― 外采商品的单品数管控：
采购按商品组织结构表中缺项分类进行采买和补货。
如遇特殊需求商品需要采买而商品结构表数已达到标准数时，可以以一
次性状态来处理。但此状态表示该商品不具备补货功能，一次性售完即止，且销售时间不得超过3个月。一次性商品比率不超过该部门商品总数的2%；
如遇该一次性商品经过销售试验，可以作为常规畅销商品经营时，采购
需要通过删除该分类其它滞销商品，来调整该商品从一次性状态变为常规状态，从而进行有序的合理补货经营。（依据该分类商品平均销量来横量，低于该分类平均销量则删除）
― 外采商品合同管理
外采商品一律按要求签订正式合同；一次性购买商品必须签订临时协议。
一次性临时协议需与其它结算资料一起报财务进行货款清理。生鲜除外。
采购行政部对于外采供应商同样建立外采供应商档案；
外采商品合同谈判重点关注（需要在合同中注明以下重要内容）
— 商品来源及质量保证：商品来源渠道合法化，有资质证明及质量保证。
— 商品供价：低于六安市场供应商提供价至少20%以上
— 商品增值税票：外采商品必须提供增值税票。（如没有增值税票，采购必须通过商品成本优势弥补税票费用并获得领导同意）
— 损耗：含运输损耗、商品销售损耗、库存清货损耗，视商品属性而定。
— 销售返利：当该供应商商品销售达到一定数字时，需要供应商提供每期结算额的（）%作为销售返利。（通常从2%开始）
— 帐期：外采商品帐期不得小于该分类商品正常周转天数。如该分类周转天数是15天，则帐期应在15天之上；

外采商品采买流程 — 月采购计划
报月采购计划。采购主管于每月25日前提报下月外采商品清单（补货或新增商品。新增商品建议提前与供应商通过邮件形式做好沟通交流）---“外采商品采购计划单”
汇总并报批。采购经理进行各部门外采商品汇总并转业务副总审核、总经理批示并转财务部，作下月资金付款预算参考。---总经理不在，需授权相关负责人。其它各部门岗位类同处理。
采买：采购主管于周一下班前下周采购清单，各负责人员于周一当日审核完毕，采购于周二与周三与供应商沟通备货、车辆事宜，周四、周五物流配送部集中赴采买地进行外采商品的进货配送。（此条款为正常时期外采商品采购，年节或季节时作特殊申报处理）

具体流程图如下：

六、流程图
— 子流程1：周采买计划审报流程
采购报“商品采买计划单”（包括补货及新品采买计划）（前周六）
采购主管审核并汇总各部门相关信息统一上传（前周六）
采购根据批示进行相关申请工作。流程同此执行。
（填报“出差申请单”、“用车申请单”、“预付款申请单”）

采购经理审核
业务副总审核
总经理审批后转秘书交采购行政部和财务经理一套（前周六下班前）

— 子流程2：采买与收货流程（正常商品补货）
采购根据补货清单提前电话给供应商进行备货
供应商确认补货清单后，配送部续订生成补货订单
货到配送部，采购负责相关收货事宜。配送部凭借供应商原始单进行收货验单。内勤打验收单，并传递至财务
要求：外采商品要求在二个工作日内配送部验货完毕打出单并配送到店

采购部审核配送部的补货订单，审核完毕传真至供应商
配送部安排车辆及人员
采购付款并做好票据管理
供应商发货，配送部跟车人员验货上车
每月28号前外采所有票据必须全部核清。财务需于28日前将未清帐单进行汇总并报业务副总和总经理

— 子流程3：采买与收货流程（新商品采买）
采购根据商品需要现场确定购买商品及数量，征得公司领导同意后，与供应商签订临时合作协议，现场付款。（采买商品金额达2万元以下副总确认，2万元以上总经理确认）
商品装车，运输到配送
采购根据收货部打印收货清单并带上相关退货单，将所有的出差票据进行财务账务处理；配送部将验收单与供应商原始单、退货单一起报财务对账；
（要求：收货部打印订单后3个工作日时间内财务完成票据清理。）

配送根据供应商提供原始单数量与实物进行验收，做暂存货管理，暂存商品要有工作本记录，以便及时处理此类商品。
采购与配送部同时签字
采购在收货部验完货以后，填写“新品录入申请单”并报相关负责人审批。续订进行系统录入。
要求：此项工作在收货部验货完8小时内完成商品资料录入
收货部在外采商品收货后8小时查询系统是否已有商品信息，正常，则及时做新品收货系统录入。如尚未有信息，催知采购部经理。查询外采商品在两个工作日内到店。

七：注意事项
— 外采商品收货注意事项：
关于数量：
1、补货商品的收货数量。以订单为和供应商出货单作为收货依据。到货数量原则上不得高于订单数量，若出现特殊情况，需征得业务副总同意方可执行。
2、新品的收货数量。采购主管在采买现场确定的新品，系统暂无商品信息。收货部按暂存商品根据实数进行验货收货。等采购将商品信息录入系统后，收货部作常规商品进行收货录入，并及时配送到各门店。（采购关于新品到配送收货后，要求8小时内进行商品信息录入完毕；收货部确保6小时内将新品收货记录录入系统并于24小时内配送到各个门店）
关于价佫变动：
1、收货部在收货核商品成本价时，对于供应商成本价有变动时，通知采购及时填商品调价单以便收货部作系统收货录入。
时间要求：采购收到收货部通知后8个工作小时内内必须完成变价工作；收货部在系统 变价后6小时内完成系统收货。
成本变价管理
提前变价。外采商品的常规商品变价，需在采购主管出发采买前，就已经在系统中做好变价工作。因此，在收货时，供应商出货单价格应与系统价一致；

— 外采商品价格管理
无竞争商品定价：
参考同分类商品定价毛利率。视商品属性及该商品成本与同类商品的价格优势来定，食品类商品高于该分类平均毛利10-20%；非食类商品高于该分类平均毛利20-40%。
有竞争商品定价：
参考市场竞争对手价并低于竞争对手价。
商品敏感商品价格低于竞争对手5-15%；非敏感商品低于竞争3-5%；
清货商品定价之高库存处理定价：
概念：食品类商品库存周转天数大于45天、库存金额达1万元以上；非食类商品库存周转天数大于75天、库存金额达2万元以上即为高库存商品；
处理：每月20日集中进行所有外采商品库存清查。符合上述概念商品，采购提报降价申请。
• 第一次降价至该商品原毛利的50%；（价格有效期为一周时间）
• 第二次降价至该商品原毛利的25%； （价格有效期为一周时间）
• 第三次降价至该商品成本价； （价格有效期为一周时间）
• 第四次降价至该商品成本价的50-70%； （价格有效期为一周时间）
• 第五次降价报业务副总，视商品库存情况进行大幅度降价清货处理。

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