制度体系建议(标准).doc

制度体系管理对企业而言，制度是调整企业内部经济活动、规范员工行为的重要文件，是企业管控模式及管理思想落地的重要载体，更是激励与约束企业内部经济交易中行为活动，减少不确定性、节约交易成本的重要方式和手段。1. 建立分级管理的制度文件体系建议可按照制度文件的制定目的进行合理分级，并对各层级制度文件的内容元素予以界定和规范，完善现有制度管理体系：制度级别一级制度二级制度三级制度级别定义制度（业务模块）办法（业务分类）执行规范必要元素适用范围相关定义管理目标与原则组织机构及权责业务分类及管理重点附则适用范围相关定义或标准职责分工与权限管理程序业务控制要点附则适用范围职责分工与权限操作程序实施内容及标准相关技术规格流程图/描述/RCM附则一级制度：主要是保障公司各项运营管理活动有效开展的制度文件，一般是按业务模块进行定义，例如公司在战略管理、投资管理、人力资源管理等业务模块的制度文件；其目的是解决“为什么做？以什么原则做？”二级制度：主要是针对公司具体职能或业务分类制定的制度文件，如战略规划定期评估、长期股权投资、人员招聘管理等；其目的是解决“谁来做？做哪些内容？”三级制度：主要是对具体业务环节进行规范、细化的操作规则、实施细则等，例如战略评估实施手册、长期股权投资监督流程、校园招聘操作细则等；其目的是解决“怎么做？要关注什么？”2. 健全并完善公司现有的规章制度管理要求，可从以下几个方面予以补充和规范：2.1管理职责中：按照职能部门的变更情况及分工，修订公司制度管理的归口管理部门、执行与参与部门之职责分工，并明确制度管理的审批决策者之权限，决策者可视不同层级的制度文件进行分级授权。其中，归口管理部门应负责组织规章制度的编制计划制定、负责综合审查规章制度草案、组织对规章制度执行情况开展调研，并对规章制度有效性、适宜性进行评审，负责组织规章制度年度汇编和发布工作等事项。执行与参与部门应负责具体制度的制定与评审、负责评估和监督相关制度的实际执行和效果，配合归口管理部门对本部门制度进行分类整理，将不适用的制度进行及时更新或废止，确保制度维护、更新及时、制度条文与实务情况相符。2.2命名标准与规范：根据制度分级管理思路，应对不同层级的制度文件设定相应的命名标准，如一级制度命名一般为“制度”“规程”等，二级制度命名一般为“办法”“规定”等，三级制度一般命名为“细则”“条例”等。对文件的命名规则，建议由公司制度管理部门予以统一界定，并不拘于上述分类方式。2.3文件编号与编写标准：逐步建立起制度编号规则及代码规则，便于体系化的进行管理和维护；编号规则可结合制度分级、业务分类、版本及修订号、批准年限代码等多项信息组合而成，易于解读和查找；制度格式中除了对制度结构的解读说明外，还可增加对行为格式、文字排版等方面的编制要求；并注意结合公司VI标识的准确使用。2.4制度的审批管理程序：在规章制度的实际管理过程中，制度文件的制定、发布、更新及废止程序均有必要设定严格规范的审批程序，并可结合制度分级予以区别设定。以制度的发布程序为例，一级制度需经各业务主管部门领导审核、相关部门及制度管理部门会签、公司办公室核稿、相应议事与决策机构审议通过后，由公司办公室统一发文；二级制度需经各业务主管部门领导审核、相关部门及制度管理部门会签、公司办公室核稿、公司主管领导审阅签发后，最后由公司办公室统一发文；三级制度如内容不涉及多个部门，则可由主责部门内部审核、部门负责人签发即可；如涉及其他部门，仍需参照二级制度程序审批程序执行。2.5制度的法务审核：公司层面的或者对法律较为敏感的规章制度要求由法律事务部进行合法性审核。如章程、对外信息披露、招聘、劳动合同管理等内容。具体可由法律事务部对公司规章制度进行调研后分类，对需要法律事务处审核之规章制度类型在规章制度管理办法中予以明确。3. 分阶段、分重点的开展规章制度的全面梳理鉴于目前公司开展的制度检查和内控梳理工作基础，对部门的制度和业务进行梳理，查找现有重要业务是否缺失指引性制度或管理办法、现有制度是否与实际业务有不符之处、制度间是否存在冲突矛盾、制度的关键要素是否不完善或有不具体、不清晰等问题。在此基础上，部门组织补充、完善本部门制度。对于现有的政策和程序，部门可以授权主责岗位或责任人，评估和监督相关政策和程序的实际执行效果，确保制度维护和更新及时，制度条文与实务情况相符，指导业务有效开展。以下我们以财务会计部制度体系为例，就制度体系梳理的效果予以展示：3.1根据公司财务会计部现有的主要管理职能，结合前期内控流程梳理与评价的结果，对财务会计部的制度框架设定如下：3.2根据列示的制度框架，结合制度文件的内容要素，我们对每个制度文件的文件结构及内容要素予以列示，梳理并编制制度框架及内容要素清单。为更清晰的展示制度分级的文件结构与内容要素的差异，我们选择了财务会计部的财务预算管理制度（一级制度）及全面预算管理的具体业务制度（二级、三级制度）作为案例进行展示：制度层级制度名称文件结构内容要素一级制度财务管理制度1.总则2.管理体系 3.人员管理4.会计管理5.预算管理6.资产管理7.负债及担保管理8.收入、成本、费用9.投资、融资管理 10.会计档案管理11.利润分配管理12.内部稽查制度13.附则 管理制度制定的目的、适用范围及管理原则； 财务管理实行原则、重大事项经过股东大会审议情景； 界定财务管理的主责部门及权限； 明确会计政策、法律法规以及会计准则； 界定预算的编制原则以及工作程序； 明确资产管理遵循原则及主责部门； 明确负债及担保的审批程序及控制要点； 明确各种会计科目的合法依据及原始凭证； 明确融资、投资管理的审批权限、工作程序以及控制要点； 明确会计档案管理部门以及监督部门； 界定利润分配顺序； 明确会计工作会计主体，明确不同的稽核制度； 明确文件主责管理部门、发布时间、以及发布、修订的审批程序。二级制度全面预算管理办法1.总则2.基本原则 3.管理体制及职责4.编制控制5.执行控制6.调整控制7.分析与考核控制8.附则 管理办法制定的目的、适用范围以及相关定义； 明确基本原则的种类以及具体内容； 界定预算工作的不相容岗位情形，明确预算决策机构、管理机构的工作职责及权限；明确预算编制依据、程序、方法等工作内容以及编制工作的步骤以及控制要点； 明确预算执行责任制内容以及预算标准，监控预警机制、执行结果考核机制； 明确调整预算的情形以及调整遵循要求； 界定临时性报告和定期报告的情形，明确报告编制要求，细化考核制度以及考核标准； 明确文件主责管理部门、发布时间、以及发布、修订的审批程序。三级制度预算分析管理细则1.总则2.编制分析报告3.审议和评估4.考核5.附则 明确管理细则制定的目的、相关定义、责任单位、管理方式以及分析内容； 界定临时性报告和定期报告的情形，明确报告编制要求； 明确审议和评估的时间、方式以及工作步骤以及控制要点； 细化考核制度以及考核标准； 明确文件主责管理部门、发布时间。预算编制管理细则1.总则2.编制内容及依据3.编制程序4.编制方法5.预算调整6.附则 管理细则制定的目的、适用范围； 明确预算编制依据、范围及原则； 明确预算编制时间以及工作内容，包括下达目标、编制上报、审查平衡、审议批准以及下达执行等环节； 按照不同的预算项目界定不同的预算方法，包括用固定预算、弹性预算、滚动预算、零基预算、概率预算；明确调整预算的情形以及调整遵循要求； 明确文件主责管理部门、发布时间。4. 加强制度宣贯力度，拓宽学习渠道。制度体系的关键成功要素之一是宣传和培训，以确保制度和规则文化深入人心，确保制度能够得到恰当的执行。我们建议，公司可组织对于重要事项办理程序和标准予以上墙；公司总部重要制度文件在线发布的同时，可组织部门进行纸质传阅学习并签字；或按业务内容组织制度培训等方式。在业务办理过程中，对制度或规范理解不到位或难以把握操作的可以组织讨论的方式充分交流沟通制度相关事项。重要制度发布后，通过对是否及时组织学习制度、业务活动是否按规章制度办理、是否征求业务部门或涉及部门的反馈意见、是否对制度有效性进行评价打分等调研，从不同角度定性、定量地检查制度的宣贯效果，从而吸取经验。