生产采购流程00.doc

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制度名称
生产物料采购工作流程
编 号
GTTJ-RL07-1.1
执行部门
所有部门
第一章 总则
第一条 目的：
为了规范公司的生产物料采购，降低采购成本，确保公司采购的有效实施并得到合理监控，特制订本规定。
第二条 适用范围：
公司的原、辅材料、包装材料适用于本规定。
第三条 职责范围：
运营部负责生产业务上需求的原、辅料、包装材料的采购。
第二章 请购计划提出
第四条 请购周期：
原/辅料每周周一提交采购计划；包装材料每月15日提交一次采购计划。
第五条 采购流程：
1、生产部每周五下午四点前将下周产品生产计划原/辅料使用量提交运营部采购员；
2、采购员根据原/辅料计划使用量及《库存报告》生成《物料采购计划表》，并于每周一提交《请购单》，经逐级批准后，与合格供应商签订《商品购销合同》或《采购订单》执行购买；
3、采购员根据包装材料库存状况及当月计划产品出货数量于每月第一周周五计算《物料采购计划表》并提交《请购单》，经逐级批准后，与合格供应商签订《商品购销合同》或《采购订单》执行购买；
4、采购员依照《请购单》、《采购订单》、《商品购销合同》要求将信息录入《采购订单管理目录》。
第六条 采购周期：
原料
辅料
新增原辅料
包装材料
5-7天
7-10天
10-15天
15-20天
第三章 供应商选择与评价
第七条 供应商信息搜集：
通过参加展会、互联网、专业杂志、招标、业内人士介绍等方式寻找供应商，将信息纳入《供应商资源、价格分析表》；
第八条 供应商选择与评价：
1、 选择合格供应商要充分进行市场调查，选择标准要遵循如下几点：
l 具有良好的市场信用和良好的售前、售后服务能力和服务意识；
l 在工商管理部门正常注册年检的纳税人；
l 有良好的商务管理流程和制度；
l 良好的财务状况，能给予一个月以上付款期这最佳；
l 具有优势的产品资源、符合公司质量、交付要求和合理的价格水平；
l 相对有利于我公司的供配货地理区位；
l 积极的合作态度。
2、 合格供应商的评价要按照《合格供应商评定表》的要求提供相应的资质材料，经品控部对所提供产品进行样品检测合格后，附带《供应商资源、价格分析表》，对质量、交付水平、服务、价格对比后，选定3家以上供应商，逐级审批后，方可纳入《合格供应商名录》，如有必要需对其进行现场审核；
3、 每种原辅材料、包装材料的供应商至少需要有2家以上的合格供应商，确保产品的适品、适质、适时、适量、适价的供应；
4、样品检验：对供应商提供样品的，需要由品控部负责化验的，由送样之日起三个工作日出具化验结果。
第四章 商务谈判与合同签订
第六条 谈判计划：
根据前期对备选几家供应商价格、质量、技术条件、生产能力、付款情况、地点等方面情况的了解，进行SWOT（优势、劣势、机会、风险）分析，制定出有针对性的谈判方案。对于我方谈判目标、谈判步骤、出场人员顺序等，必须作好充分的准备。如谈判邀请上级领导参加，要将谈判计划提前给领导审阅；
第七条 谈判过程：
1、根据我方合同各项条款要求，一般按照先易后难的顺序，求同存异，做好谈判记录或备忘录，并选择多家供应商谈判，要做到货比三家不可把精力放在一家供应商身上。根据谈判结果各方面对供应商作出比较，选出合作供应商，其他列入备选供应商；
2、与供应商谈判要本着公平、公正、公开的原则，不能徇私舞弊。
第八条 签订合同基本要求：
1、根据双方谈判结果签订采购合同，确定使用我方合同版本，若供应商对我方合同某些条款存在异议，可修订合同条款达到对双方合理、公正；
2、合同的基本条款包括合同标的及价格、质量标准、交货期限、交货方式、验收方式、付款方式、违约责任、争议管辖；
3、合同版本中需填写的部分不允许空白，且杜绝任何条款的填写失误；
4、合同必须有供需双方法定代表人（或授权代理人）签字确认，一式两份，双方盖章（合同章或者公章）后合同生效；合同传真件有效；
5、对于经常购买的物资可与供应商签订无定额合同，比如年度合同。长期合同签订后，订货时向供应商发出订单；
6、签订合同的同时，向供应商索要企业三证与相关资质复印件，企业三证包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证，特殊行业需要取得特殊许可证，如食品卫生许可证；
7、合同生效后最终由公司行政部归档，供应商档案由采购员妥善保管。
第五章 合同执行与到货验收
第九条 订单下发及跟催到货：
1、严格根据合同下单（单笔商品购销合同不必再下订单）；采购员填写订单后，交上级主管审核，双重确认后传真或制作成PDF文件E-mail给供应商；
2、发送至供应商后，采购员必须追踪确认其签字或盖章后回传订单；
3、采购员要根据供应商承诺的送货周期，及时跟催供应商制作、送货；
4、确定到货日期及具体时间后，货到一天前将《到货通知单》递交库管员，以便库管接货。
第十条 到货验收：
1、到货验收严格按照《仓库管理制度》执行；
2、验收要求：不需化验的物料当场验收，需化验的原料在三个工作日内出具化验结果；
3、对于不合格物资及时与供应商沟通，进行退换货处理。对于不影响我公司最终产品品质的物料，采购员可根据原料验收标准之规定及品控部出具的验收报告，对原料申请让步接收处理；
4、 对于我公司检验结果供应商存在异议的，可送往双方认可的第三方检验，以第三方检验结果作为解决问题的依据。必要时，我部门有权将品控部门、供应商集中，协商解决问题。对于我公司品控部门验收失误的，要求其重新出具验收报告；
5、 对于经常出现质量问题，或同样的问题总是不能解决的供应商，取消合格供应商资质。
第六章 发票报销与付款
第十一条 索要发票与到货登记：
1、购买货物后，采购员要求供应商提供符合条件的发票作为付款凭证。采购员根据合同约定的付款期跟催发票；
2、货到后采购员及时做好《采购订单管理目录》的录入工作，并于每月三十号与财务核对供应商账目情况。
第十二条 付款：
1、财务付款要求采购员付款手续齐全，提供《付款申请单》、《入库单》、《采购订单》或《商品购销合同》、发票缺一不可；经部门负责人审核、总经理批准后，再交财务付款；
2、需要支付预付款的，付款前向财务提供预《付款申请单》及《采购订单》或《商品购销合同》，作为请款依据，并在收到货物及发票后及时做付款手续，以便财务及时冲销；
3、根据合同约定，采购员做好付款计划，跟催财务付款。财务付款后采购员告知供应商。
第七章 供应商评估
第十三条 对于合作供应商，采购员对采购过程中供货品质、交期、服务、价格进行记录，每季度填写一次，年终汇总。公司相关部门根据数据对供应商评分，将分数分为A、B、C三个等级，通过评估淘汰不合格的供应商。操作办法依照《合格供应商评审作业指导书》执行。
第八章 附则
第十五条 本制度解释权归公司运营部。
第十六条 作为本制度补充内容的附件与本制度具有同等效力。
第十七条 本制度自二○一二年三月一日起执行。

记录文件：
■ 请购单 (GTTJ-OD-015)
■ 采购订单 (GTTJ-OD-016)
■ 商品购销合同(GTTJ-OD-017)
■ 合格供应商名录 (GTTJ-OD-018)
■ 供应商年度评审表(GTTJ-OD-019)
■ 合格供应商评审表(GTTJ-OD-020)
■ 物料采购计划表(GTTJ-OD-021)
■ 采购订单管理目录(GTTJ-OD-022)
■ 供应商资源、价格分析表(GTTJ-OD-019)
■ 到货通知单(GTTJ-OD-031)
附流程图：
供应商选择
商务谈判
供应商评价
发票报销
合同签订
合同执行
入库
合格供应商
请购计划
到货验收
跟催发货
退换货
合格
不合格
预付款
付 款

编制人员

审核人员

批准人员

编制日期
2012年3月1日
审核日期
2012年3月1日
批准日期
2012年3月1日
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