岗位职责标准-行政助理(内勤)---副本.doc

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行政综合部3.岗位价值描述：理顺公司的各项工作职能及业务流程，搭建并维护好基础管理平台，协住建立健全的管理体系，使管理制度化、规范化；协助构建一支高效和高执行力的团队，监督检查各类计划的实施过程及结果；成为协助总经理进行公司管理的强有力的执行力量；通过专业的人力资源管理，提升人力资源职业水平、培育后备人才，协助总经理构建公平、公正的用人机制；实施科学的薪酬福利管理、实施绩效管理；对接集团人力资源部。充分协调、利用好各种社会资源，协调处理好公司内部与外部的关系。营造、维护利于沟通、学习的工作氛围；并对公司遇到的问题及时反馈。提供高效率、专业的行政、后勤服务，及各类、各级文档的规范管理。二、岗位职责描述1.管理推进工作工作目标、标准： *.管理体系科学化、规范化、制度化；*.月度工作任务书制定汇集流转；*.工作任务书的自评及流转；*.建立健全管理体系；*.管理提升方案；*.流程优化；2.人力资源管理工作（规划、招聘等）工作目标、标准： *.人均销售收入（回款）指标的管理及控制；*.人员数量控制/公司月度人事信息分析及人员费率分析表；*.招聘聘用（人员资料搜集遴选、手续办理）；*.员工调配（手续办理）；*.人才遴选与培养；*.人事信息及人员档案表的统计整理；*.劳动关系管理及跟人事代理公司的对接；3.薪酬管理与绩效考评工作目标、标准：*.薪酬体系设计，考评方案设计及主要指标设定；*.薪酬及考评机制符合当地市场环境，有一定竞争优势；*.阶段性激励方案的呈报及审批*.人员费用分析表的制作及呈报;*.人员费用控制在计划范围内。4.培训管理工作.工作目标、标准： *.通过培训提高从业人员业务技能水平；*.积极营造学习、向上的氛围；*.为有效培养人才提供支持与保障。5.行政、后勤管理工作工作目标、标准： *.为公司日常工作的开展提供综合的后勤保障； *.公司员工行为规范的管理、考勤及考勤表制作; *.公司各类通知的拟制与下发; *.为各项市场工作的开展解决后顾之忧； *.公司办公场所规划、设置，以营造公司井然有序、良好的工作氛围。6.团队管理工作目标、标准： *.创建流畅的团队沟通平台； *.建设效率高、执行力强的营销团队； *.不断加强营销团队的凝聚力7. 督查督办 工作目标、标准：*.公司办公会管理及办公室使用管理； *.通过强抓交办工作执行，提高执行力； *.协助总经理按时完成月度工作任务书的拟制； *.日常事务处理（文件流转，事项提醒等）；8. 信息管理 工作目标、标准：*.固定资产管理；*.通讯录管理；*.客户档案的建档；*.外联关系的建档；*.合同的管理、订单的处理，安排货物；*.财务报销，票据初步审核；*.售后服务信息录入、维修派工单；*.库存管理；*.应收账款的提醒通知及考核汇总、考核单；*.集团OA及其他临时性交办任务；三、工作内容描述（一） 管理推进1工作一：月度工作任务书1.1具体内容描述工作任务书是目标管理的一种有效工具，为使工作任务有计划、有步骤开展，实现每一项工作目标，在公司系统引入此工具。通过工作任务书，每月末对下一个月的工作进行一个系统的计划和规划，明确工作目标，考虑好各项工作开展的细节，有利于提高工作的效率。行政管理部应每月在26日之前制定下月的工作任务书，并且在每月26日下班前把区域、部门经理及以上级别人员的月度工作任务书收集齐交由总经理审阅，在每月1日下班前把总经理审阅完毕的月度工作任务书反馈回各区域及部门。监督各区域经理、部门经理审阅各下属月度工作任务书，时间同上，且邮件传送行政管理部备案，以备公司抽查。1.2权责：全权负责1.3工作上下级：每月汇集工作任务书交公司总经理审核1.4工作目标：对下个月的工作合理计划和安排，并按照计划强化执行。1.5重点关注： 2工作二 作一三3333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333333：工作任务书自评2.1具体内容描述工作任务书自评是绩效考核的一种工具。它与工作任务书是对应的，月初对工作进行了工作计划和安排，月底就要对计划的执行情况以及各项工作的完成情况进行自检。通过工作任务书自评对各项工作的完成情况进行简单的评价，及时发现还未完成的工作，总结本月的经验和教训。每月3日下班前对照工作任务书，对上月各项工作的开展进行自评，并打分检查各项工作的完成情况以及与目标的差距。且3日下班前将各部门及区域经理以上级别人员工作任务书收集交分公司总经理审核， 每月5日下班前把总经理审核打分完毕的工作任务书反馈回各部门及各区域。监督各区域经理、部门经理审核打分各下属月度工作任务书，时间同上，且邮件传送行政管理部备案，以备公司考评引用。2.2权责：全权负责2.3工作上下级：公司总经理审核打分2.4工作依据： 公司月度任务书管理办法2.5重点关注：对上月工作总结评价，检查还有哪些工作本月未完成，分析未完成的原因，及时总结工作中的得失，不断改进不断提高。 工作任务书的得分作为公司半年度、年度员工绩效评分的依据引用3工作三： 建立健全管理体系3.1具体内容：根据公司统一的管理体系建设要求，建立健全公司的指标体系、制度体系及各类操作规范体系，树立向管理要效益的思想。3.2权责：全权负责，牵头组织3.3工作下级：公司各管理部门3.4工作目标：3.4.1指标体系是公司主要经营、市场及管理指标的集合，制订的目的是使指标能更有效的分解、落实，加强全年指标的过程控制与纠偏，体系要平衡，不能偏废，缺一不可。公司要把指标体系落实到每个人身上，最后实现整体指标。这也是一个绩效管理的过程，效果主要体现在一是将战略落地变成执行，二是通过执行的反馈调整战略。3.4.2制度体系是从工作目的、方向与思路方面进行统一的规则，具有简要、明确的特点，目的是使各项工作有标准参照，奖惩有据。3.4.3操作规范是统一、指导工作过程的标准，目的是积累工作的成功经验，通过对工作的过程的有效管理，提高工作质量与效率。3.4.4体系的执行管理由公司行政管理部监督，各职能部门组织实施并检查，使各类工作遵循标准，提高工作质量与执行力。通过系统的管理，找到自己市场的执行办法，把事情盯死，通过科学有效的管理来调动团队的力量，促进市场提升。3.5工作依据：集团对公司管理体系建设的要求，项目管理的方法。3.6重点关注：管理体系的设计必须为公司的销售管理工作服务，不能因管理而管理，导致流程变长、效率降低，必须遵循效率为先原则，效率与管理并重。4工作四：流程优化4.1具体工作内容4.1.1理清公司内部工作职责、标准和流程恰恰为加强内部管理的有力措施之一。最优化的流程有利于提高效率、降低成本，带来效益的提升。行政管理部牵头组织检查各项业务流程的通畅情况，组织理顺公司各项业务流程，对发现不合理的地方，组织各部门、各区域讨论修正。日常工作过程中，了解公司各部门、各区域的业务情况，及时发现问题，提高整个公司的工作效率。4.1.2目标：业务流程通畅、高效。4.2权责：牵头组织各部门、各区域推进4.3工作上下级：公司总经理5工作五：管理提升方案5.1具体工作内容采用先进的管理方式和管理模式，提升整个公司的管理水平。公司行政管理部应不断发现公司管理方面的欠缺，学习先进的管理知识和经验，通过流程优化、目标管理、绩效考核、项目管理等先进的管理方式，提高整个公司系统的执行力。协助公司总经理实现对公司的规范化管理。5.2权责：全权负责5.3工作上下级：公司总经理5.4重点关注：了解熟悉公司的各项业务，及时发现业务流程、公司内部管理中不完善的环节、着眼于建立有效的管理提升机制。（二）人事管理1工作一：人均销售收入（回款）指标的管理及控制1.1具体工作描述：公司人均销售收入是衡量公司人力资源现状及管理水平的综合性指标，它整体体现公司从人力资源规划招聘遴选培训绩效管理等各个环节的管理及运行状况。（说明：现阶段由于公司人力资源管理处于基础管理期，且从业人员的专业水平有待进一步提高，因此公司人均销售收入指标受公司的销售完成情况的影响更多一些）1.2公司月度人均销售收入指标设定的依据：公司的月度销售任务情况、公司人均销售收入的环比、同比数据及变化趋势。1.3公司月度人均销售收入指标设定的原则：月度人均销售收入的同比值01.4工作流程：每月1日下班前由行政管理部制定公司当月人均销售收入指标下发各部门、区域，由各区域、各部门根据指标情况进行工作规划并通过针对性的方法努力达到并提高指标。2工作二：人员数量控制2.1具体内容：通过公司人事信息分析及点评，明晰公司人员队伍现状，从中发现存在的问题。必须制订合理的定期淘汰机制，给员工以压力并保持合理的主动流动率，原则是既不养闲人也能确保不合格的员工被淘汰，激励大多数员工高效、优质的完成工作。2.2权责：全权负责、指导2.3工作上下级： 公司总经理2.4工作目标：人员费用率及人均销售任务均达到公司要求。科学的确定合理的人数，而且人员数量的设定应秉承趋紧的原则。要基于对岗位工作价值、目标与内容充分了解的基础上，根据工作的职责、周期来合理组合每一个岗位，使岗位处于满负荷状态，这样人员配置的投入产出回报才最高。2.5工作依据：公司月度人事信息分析及人员费率分析表（每月5日完成）2.6重点关注：人员数量的控制重点在管理人员、必须定岗定编，营销类人员(营销员+市场推广类人员)可按照一定任务规模可设立一人的原则设定。3.工作三：招聘聘用具体工作内容及要求：搜集人员资料，初步遴选，提供公司办公会面试通过后，提报集团人力资源部审批，按要求执行办理相关手续。人员的聘用应选择素质、技能适用的人从业，同时注意人才梯队的建设。4.工作四：员工调配具体工作内容及要求：公司办公会审核通过后，提报集团人力资源部审批，按要求执行办理相关手续。5.工作五：人才遴选与培养5.1具体工作要求：公司应建立人才遴选与培养的相关办法及流程，对公司人员进行有效的遴选，并通过强化培训手段，达到人才的合理储备。5.2权限：公司后备人才的遴选及培养应由公司办公会及集团人力资源部审核通过。6. 工作六：人事信息管理6.1具体工作内容：及时更新人事信息，建立录用人员人事档案，及时提报集团人力资源部。6.3重点关注： 人事信息及人员档案表（ 每月25日更新）人事信息应做到及时、准确。且信息的保密性要强。7.工作七：劳动关系管理及跟人事代理公司的对接7.1具体工作要求：公司人力资源相关人员均应熟悉国家劳动法及公司当地的劳动政策。针对公司的现状及各种突发状况，合理使用好相关的法律法规，规避可能发生的风险。及时对接公司人事代理公司。7.2工作标准：在保证公司利益的前提下，维护好员工个人利益。7.3权限：上报公司总经理及集团人力资源部审批。7.4重点关注：了解员工动态并维护好公司与当地劳动社保部门的渠道关系。（三）薪酬管理1工作一：人员费用分析的制作及呈报1.1 内容：每月6日前，公司行政管理部需对上月一个月发生的人员费用进行综合分析。1.2权责： 全权负责月度人员费用分析的制作及呈报。1.3工作上级：公司总经理1.4工作标准或目标：1.4.1 能够结合公司当月的指标完成状况，分析同比、环比以及计划比产生差异的原因。1.4.2 结合人员费用率指标，分析公司的投入产出情况，并给出人员费用控制的目标及改进措施。1.5 逐步牵头组织制定公司人员费用控制管理办法，建立人员费用分析模板2.工作二：人员费用控制2.1具体内容：通过月度经营分析及公司人员费用分析，明晰人员费用的结构变化及同期增长原因，确保各类激励政策与激励对象有较优的投入产出，实时积累为后期政策调整所需的基本信息。2.2权责：全权负责2.3工作上下级级： 公司总经理2.4工作标准或目标：人员费用控制在计划范围内，且员工保持积极、向上的工作状态。控制好人员数量与工资标准，运用机制前科学的测算其投入产出，量企业的支付能力而出，杜绝盲目投入和无效激励。2.5工作依据：公司人员费用分析2.6重点关注：重点关注累计费用率的变化与增长情况。3工作三：薪酬及考评方案的设计3.1 内容：根据公司的经营目标及战略，设计具有一定竞争优势的薪酬及考评方案，内容涉及薪酬结构、薪资标准、考评方式、考评内容等。3.2权责： 全权负责方案的设计。3.3工作上级：公司总经理、集团人力资源部。3.4工作目标：3.4.1薪酬与考评方案必须与公司的经营目标及经营战略相适应，并具有一定的竞争优势，成为有效激励公司业绩提升的重要工具。3.4.2薪酬方案本着为职位付薪、为绩效付薪、为人付薪的原则，必须保证对内公平，对外关键职位有竞争力，同时，定薪、调薪有据可查，有法可依。3.4.3考评方案不仅能够有效地提高员工的业绩，同时还可以有效地控制费率。3.5 方案制定后的审批程序需遵照公司人员费用控制管理办法中的相关规定执行。3.6本项工作需要薪酬管理与绩效考核基础管理知识的支撑，同时还需要业界最新流行的管理理念、管理工具以及管理实践的学习与选择、使用。3.7重点关注：方案必须报公司总经理及办公会审批，审批通过后，必须以报告的形式，上报集团人力资源部审批。只有经集团人力资源部核准后的方案，才能在公司推广实施。4工作二：月度工资、月度考核、年终奖励的制作及发放4.1 内容：根据公司现行的薪酬与考评方案，结合个人业绩的完成状况，制作并发放员工的月度工资以及年终奖励。4.2权责： 全权负责月度工资及年终奖励的制作与发放。4.3工作上级：公司总经理以及集团人力资源部。4.4工作标准或目标：4.4.1 准确、公平、透明，杜绝虚报工资现象。4.4.2 合理控制费率。4.5 工资制作的具体要求以及流程需遵照公司月度工资审核管理办法中的相关规定执行。4.7重点关注：4.7.1未经集团人力资源部的核准，公司不得私自更改某一类人员的工资标准。4.7.2 月度工资发放完毕之后，公司行政管理部必须给员工发放工资条。5工作四：阶段性激励方案的呈报及审批5.1 内容：通常情况下，公司为达到市场目标所制定的阶段性任务和相应激励方案公司总经理及办公会批准后，立即提报集团人力资源部审批。5.2权责：公司行政管理部及时呈报公司市场部制定下达的并经公司总经理及办公会审批后的阶段性激励方案与集团人力资源部审批备案。5.3工作上级：集团人力资源部。5.4工作标准或目标：上报及时，模板内容填写准确、完整，费用预计合理。5.5 制定呈报模板、公司人员费用控制管理办法。5.6重点关注：只有经集团人力资源部核准后的阶段性激励方案，其奖励才可在工资中予以兑现。（四）培训1工作一：公司培训编制及预算1.1内容：结合公司业务对员工的能力需要进行分析，针对能力弱项编制培训计划，培训项目内容要包括短期业务技能培训和长期管理基础培训，按照培训项目核算培训费用。1.2权责：协助1.3工作上下级：公司总经理1.4工作标准或目标：根据集团人力资源部规划，根据公司各业务模块的对人员素质的要求，分析在岗人员应具备的能力和技能，确定那些能力和技能是需要培训的，选择与之对应的课程及讲师，进行月度计划分解，并根据计划课程核算培训费用（包括师资费、场地费、差旅费、资料费等）。1.5工作依据：培训管理办法1.6重点关注：培训需求必须明确那些是业务技能培训，那些是基础管理培训，那些是能够通过培训短期内就能有提升效果的，那些是要长期培训才能有效的，并不是所有的能力问题都能通过培训来解决的。2工作二：培训项目组织实施2.1内容：2.1.1根据公司月度分解的培训项目计划，组织实施培训，培训实施前制定项目实施进度，确定培训时间、地点、学员范围、课程、讲师等；2.1.2按照进度安排做好各项准备工作，包括下发培训通知、培训调查问卷的发放与收集、场地布置、外聘讲师行程安排、课件内容审核、培训师交流等；2.1.3培训实施过程中，做好课题纪律控制、测试、培训满意度调查等；2.1.4培训实施后，与学员交流，进行培训效果跟踪。2.2权责：全权负责2.3工作上下级：公司总经理2.4工作标准或目标：培训项目按计划实施，学员培训满意度80%以上。2.5工作依据：培训操作规范手册2.6重点关注：培训前期要做培训需求调查，了解学员的培训内容需求，并将需求信息反馈给培训师，与之沟通修改培训内容，培训内容要有针对性，避免泛泛而谈，要结合案例分析。3工作三：培训资料归档管理3.1具体内容：培训实施后，将培训资料（培训通知、培训课件、考勤表、评估表、考试试卷、考试成绩、培训费用支出明细等）整理，登记归档。3.2权责：全权负责3.3工作上下级：公司总经理3.4工作标准或目标：资料要详实，符合内审要求。4工作四：集团培训项目协助组织4.1具体内容：根据集团的培训实施项目需要，进行本公司学员培训通知、培训调查问卷的发放与收集、培训效果跟踪等工作。4.2权责：协助4.3工作上下级：公司总经理4.4工作标准或目标：根据培训计划要求时间组织学员按时参加培训，按要求发放、收集培训调查问卷，反馈调研信息和培训效果信息。（五）行政管理1工作一：公司会议组织1.1筹备组织公司各类会议，确保会议如期、圆满举行，达到既定的会议目的。1.2全权负责1.3工作上级，公司总经理； 1.4工作目标：保证与会人员的按时参会，确保会议如期召开，确保会议1.5重点关注：参会人员范围的确定，会场用品的准备齐全（包括横幅、签到表、纪念品、座次、桌牌、鲜花、会议用水，根据会议规模的大小确定所需物品的数量与种类），会议服务人员的职责分配，会场服务，与会人员的住宿餐饮安排，会议用车的安排，会后的各项结算与总结工作。2工作二：公司办公场所规划、设置2.1 协助公司总经理对公司办公场所进行前期规划，根据规划需求租赁合适的办公场所，对办公区域进行合理分配并设置配套的办公设施。2.2呈报公司总经理，与公司总经理共同规划，并全权负责办公场所的租赁与设置。2.3工作上级：公司总经理。2.4工作目标：租赁能够体现企业形象、便于销售开展、适合公司办公需求的办公场所。根据公司各部室办公管理的需求，科学合理的规划办公场所，设置舒适、大方、简洁的办公区域。2.5重点关注：租赁合同签订前应交由集团的法律顾问审核，避免合同条款中不利因素。3工作三：公司法律事务的协调解决3.1负责协调解决公司区域的工商行政、商家往来、市场销售等产生的各类法律事务。3.2全权负责3.3工作上级：集团法律主管、公司总经理3.4工作标准：按照正确的法律流程与手续协调解决各类法律事务，确保公司利益与员工利益不受损害。3.5重点关注：在解决各类法律事务时要注意法律的交效性，同时应多与集团的法律顾问协商。4工作四：公司安全生产4.1负责协助公司总经理作好公司范围内的各项安全生产工作的安排、落实与管理。4.2协助公司总经理开展此项工作4.3工作上级：公司总经理，4.4工作目标：确保公司安全生产工作的有序开展，不断提高员工的安全防范意识，将“安全第一”有效落实到实际工作中，坚决杜绝各类事故隐患，确保“零事故”。4.5重点关注：仓库防火安全的培训管理，各类节假日前对员工出行应进行安全思想教育与防险技能培训；冬季防冻与夏季防暑防汛工作的开展应结合当地的气候与地域特点开展。5工作五：公司车辆管理5.1负责公司用车的车辆安排，公司驾驶员的管理。5.2权责：全权负责5.3工作上级：公司总经理、集团相关部门5.4工作目标：确保公司车辆调度的合理，保证各类用车需求的及时满足，确保车辆行驶的安全。5.5重点关注：督促公司驾驶员及时对车辆进行各类保养、维护以保证行车的安全性；特殊气候对车辆的防护措施；对车辆驾驶员安全行车教育的长期开展。6工作六：公司员工行为规范的管理、考勤管理6.1协助公司总经理，对公司员工行为规范、考勤与办公及宿舍区域的卫生进行日常管理与考核，。6.2权责：全权负责6.3工作上级：公司总经理；工作下级：公司员工6.4工作目标：打造具有积极向上、井然有序的工作氛围。6.5工作依据：员工行为规范，考勤管理制度7工作七：公司各类通知的拟制与下发7.1根据集团与公司的各项工作要求，拟制相关的通知并下发，同时督促相关人员接收并落实。7.2权责：全权负责7.3工作上级：集团相关部门、公司总经理7.4工作目标：通过及时下发各类通知，达到督促公司各部室及区域及时有效完成各项交办工作的目的。7.7重点关注：通知下发时应注意确定收发人员的范围，重要通知的保密性。8工作八：公司综合后勤保障8.1为分公司日常工作开展提供后勤保障，保证公司日常办公用品需求、办公设备的配置与日常维护等。8.2权责：全权负责8.3工作上级：公司总经理8.4工作目标：公司日常工作开展提供一个良好的办公环境与设施，保证各类办公需求的及时满足。8.5重点关注（六）督察督办督察督办工作是公司行政管理部非常重要的工作内容之一，公司行政管理部作为公司总经理的左右手，必须及时督办总经理所布置的各项工作，及时反馈督办的结果，协调解决督办过程中的困难。1工作一：公司办公会管理1.1具体内容描述：汇总公司办公会会议纪要，完成打分，考核合理且有建设性、同时抽查参会人员，沟通促进办公会发挥作用。1.2权责：监督1.3工作标准或目标：规范公司决策行为，提高决策效率，实现公司决策的科学化、制度化和规范化，有效防范经营风险，强化公司执行能力，促进公司各项工作顺利开展。1.4工作依据：公司办公会管理办法2工作二：通过强抓交办工作执行，提高执行力2.1具体工作：通过公司行政管理部，加强对批示文件、会议决议、集团布置等各类交办工作的跟进落实，过程记录，定期反馈。2.2权责：指导、监督2.3工作目标：提高系统执行力与执行效率，保证工作质量2.4工作依据：公司督查督办工作操作规范2.5重点关注：此工作的开展应有时效性，必须在既定时间内完成、否则必须有合理的原因，对人为执行不力的行为坚决打击。3工作三：工作任务书拟制3.1具体内容描述：协助总经理按时完成月度工作任务书的拟制，并对应分解至相关部门督办完成；汇总上月工作任务书督办工作的完成情况，协助总经理按时完成工作任务书自评。3.2权责：协助3.3工作标准或目标：领导审阅后定稿4工作四：日常事务处理4.1具体内容描述：紧急重要事项提醒总经理；文件批示签转及时，信息无遗漏准确；会议纪要整理工作；领导办公室、会议室5S等 4.2权责：全权负责（七）信息管理1工作一：固定资产管理 1.1具体内容：负责公司固定资产的调拨、调整、计划、申请、盘点；负责与公司财务部共同制定公司年度固定资产计划；负责公司各部门及区域固定资产申请的审核；向集团提报固定资产申请表；负责固定资产的验收、入库和相关实物管理工作；设置公司固定资产分类账、固定资产台帐，组织定期盘点，监督检查管理情况1.2权责：协助 1.3工作上下级 上级集团财务部及集团相关部门，下级公司各部室及区域1.4工作标准或目标：充分考虑固定资产与对应岗位的匹配性，通过调整，使公司固定资产的使用状态达到最优；在尽可能降低公司经营费用的情况下，保证公司的各项工作顺利进行。1.5工作依据 公司固定资产管理办法1.7重点关注：固定资产的申请需要由集团对应管理部门进行审核，固定资产申请必须经公司总经理和公司财务部门同意、签字，确认公司的实际需求和付款能力。2工作二： 工程信息量考核跟踪管理 2.1具体内容描述：工程信息量是公司业务开展的重要保证。公司工程信息量考核的量化及处理过程动态跟踪 ，监督考评。完成表格： 月度信息量考核表、工程信息指标跟踪处理记录表、月度信息量任务分解表2.2权责：全权负责 2.3工作上下级 ：公司总经理2.4工作标准或目标：保证大量的第一手工程信息，促进销售任务达成。2.5工作依据：公司工程信息量考核规定3工作三：邮箱管理 及快递管理 3.1具体内容描述： 负责公司内的网络邮箱的使用、检查、监督；负责公司OA邮箱的申请、使用、监督。实物快件的汇集整理、流转。3.2权责：全权负责 3.3工作上下级 上级集团相关部门，下级公司各部室3.4工作标准或目标 保证公司信息通过网络邮箱安全、准确、顺利、快捷的运行。实物快递安全高效，费用节省。3.5工作依据：邮箱使用管理办法3.6是否需要专业理论： 熟练使用电脑，熟悉网络邮箱使用。3.7重点关注：注意提醒OA的使用人员按照规定要求使用邮箱，并且按照要求更改密码。所有公司文件类、数据类资料不得通过外部邮箱发送（包括免费邮箱和收费邮箱）4工作四：网络、IP电话协调、管理 4.1具体内容描述 负责协调集团相关部门对公司网络、IP电话进行维护、管理。4.2权责：全权负责 4.3工作上下级 上级集团相关部门，下级公司各部室4.4工作标准或目标 保证公司网络、IP电话顺利、快捷的运行。4.5工作依据 计算机网络使用管理办法5工作五：通讯录管理 5.1具体内容描述 公司人员更替及时将公司新的通讯录反馈至集团相关部门，并将有变化部分用变色方式标注出来。同时抄送公司相关人员。5.2权责：全权负责 5.3工作上下级：集团相关部门5.4工作标准或目标：准确、及时的反馈公司的通讯录6工作六：工程信息的登陆 6.1具体内容描述：第一时间将各区域业务人员提供的第一手工程信息登陆到厂家6.2权责：全权负责 6.3工作上下级： 6.4工作标准或目标：保证第一登陆，争取最大利益6.5工作依据：工程信息登录表、每个厂家的登录表模板7工作七：客户档案的建档汇总备案7.1具体内容描述：针对已成交客户及未成交销售人员在跟踪客户分别建立档案归类，建立回访、跟踪督促达成。各区域、各部门每月1日中午下班前把成交客户（分销售类、售后类）、未成交跟踪客户档案表及时邮件上传行政助理，行政助理在每月1日下班前汇总各种报表存档及邮件传送公司领导、各区域、各部门。及时督促跟进未成交客户达成。未成交客户档案表分区域、部门各自传送，有时注意保密性。7.2权责：全权负责 7.3工作上下级： 7.4工作标准或目标7.5工作依据：客户档案管理办法8工作八：外联关系的建档8.1具体内容描述：厂家、同行业单位、政府招标办、设计单位、装修公司等相关单位及人员建档，每月2日中午下班前各区域、各部门提报行政助理，行政助理及时更新汇总分类建档2日下午下班前汇总传送公司领导。8.2权责：全权负责 8.3工作上下级：公司总经理 8.4工作标准或目标8.5工作依据：9工作九：合同的管理、订单的处理9.1具体内容描述：销售人员签订的合同及时提报给行政助理存档，并按照合同下订单或确认款到安排货物事宜，协助销售人员跟踪货物发货、到达验收事宜。9.2权责：全权负责 9.3工作上下级： 9.4工作标准或目标：10工作十：财务报销事宜10.1具体内容描述： 每月固定时间（）汇集整理、初步审核人员费用报销票据，公司领导签完字后，及时快递财务部报销。10.2权责：全权负责 10.3工作上下级： 10.4工作标准或目标10.5工作依据：财务部相关规定11工作十一：售后服务信息录入11.1具体内容描述： 及时将客户反映问题录入，及维修派工，配合集团部门抓好服务工作11.2权责：全权负责 11.3工作上下级： 11.4工作标准或目标11.5工作依据12工作十二：网络分销管理提升及档案表12.1具体内容描述：公司按照发展规划在新年度开始前20天制定年度、月度网络分销网点开发计划(根据市场发展进度适时合适修正)，分解到业务区域，区域经理在每月26号下班前把下月度网络分销网点开发管理提升计划分解落实到相关业务人员，相关业务人员每月28日中午下班前填报分销网络开发进度及管理提升跟踪表-月并提报行政助理备案汇总，邮件传送公司领导审阅。相关业务人员每周五中午下班前填报分销网络开发进度及管理提升跟踪表-周，以邮件形式提报到行政助理及各自区域经理、各部门负责人，行政助理汇总各区域表格后在每周五下班前以邮件形式提报公司领导，并分区域汇总返回各区域供各区域、各部门周例会跟进使用。业务人员每月26日中午下班前（碰上大型节假日另行通知具体日期）把本月度分销网络开发进度及管理提升跟踪表月总结的总结评分以及更新的分销网络档案表以邮件形式提报行政助理及各自区域经理、各部门负责人，行政助理汇总在每月26日下班前以邮件形式提报公司领导，并分区域汇总返回各区域供各区域、各部门部门月度总结跟进使用。并根据网络分销网络开发进度及管理提升跟踪表月总结作出相应考核表提报集团人力资源部。12.2权责：全权负责 12.3工作上下级： 12.4工作标准或目标12.5工作依据： 网络分销管理考核规定13工作十三：库存管理 13.1具体内容描述： 3天/次更新库存信息，及时邮件传送公司领导、各区域、各部门相关人员,提醒相关人员资金占用。协助财务部门仓库盘查。13.2权责：全权负责 13.3工作上下级： 13.4工作标准或目标13.5工作依据14工作十四：应收账款的提醒通知及考核汇总14.1具体内容描述： 及时沟通财务部门反馈应收账款情况,转发通知相关区域经理及直接责任人及时收回;统计应收账款考核金额,跟财务部门确认后，作出考核单,传责任人、区域经理及公司领导签字确认后，电子版及签字扫面版传集团人力资源部考核兑现。14.2权责：全权负责 14.3工作上下级： 14.4工作标准或目标14.5工作依据：应收账款管理操作流程规范15工作十五：集团OA及其他临时性交办任务15.1具体内容描述： 随时关注集团0A办公系统上集团的规范要求及交办任务 ，及时传达相关人员，且牵头组织完成，反馈集团相关人员。15.2权责：全权负责 15.3工作上下级： 15.4工作标准或目标：快速、准确15.5工作依据： 四、岗位日工作流程1、早会的准备（1）、检查自己的仪容仪表是否到位（2）、要精神饱满，无垂头丧气萎靡不振现象2、班前工作（1）、电脑、传真等办公电子设备开启（2）、做好卫生包干区的卫生工作，督查办公室其他人员卫生工作，保持所有办公设施摆放整齐（3）、整理办公桌，使工作用资料取用方便3、班中工作（1）、检查前一天信息、档案、交办事项等是否遗漏或未完成。（2）、按照岗位职责日常工作内容跟月度工作计划安排推进本职工作。（3）、督查督办各项区域、部门推进本职工作及公司领导交办事项。 4、交接班工作 （1）、对内部、外联单位及客户需转达信息进行记录，并交代相关人员及时跟进转达处理（2）、未完成的日常工作的交接5、班后工作（1）、确认今天需处理的信息、工作计划及领导交办事项是否全部处理妥当（2）、总结全天工作情况，对有问题的地方进行记录，以便第二天早会提出