HC-OP-CG03-合同管理流程.doc

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合同管理流程

编制

日期

审核

日期

批准

日期

修订记录
日期
修订状态
修订内容
修订人
审核人
批准人

1. 目的
规范合同的签订和履行过程，并最大限度避免风险。
2. 适用范围
适用于公司开发项目对外采购产品和服务类合同的管理。主要包括勘察合同、设计合同、营销合同、施工合同、材料/设备采购合同、工程监理合同等为保证公司项目开发的合同、协议。
3. 术语和定义
无
4. 支持性文件
4.1. 《供应商管理作业指引》
5. 相关记录
5.1. 《合同会签及审批单》

6. 工作程序
流程步骤
工作内容的简要描述
重要输入
重要输出
1.
合约采购部组织标准合同的更新与管理。

2.
标准合同审核
1) 标准合同由相应部门及人员进行审核
2) 合同应做到内容合法、条款齐备、文字清楚、表述规范、权利义务和违约责任明确，日期、期限和数字准确，应包括：
a) 合同名称；
b) 甲乙方名称及地址，经办人联系电话；
c) 甲乙方法人代表或其合法代理人签字、公司公章或合同专用章；
d) 合同签定日期；
e) 标的（内容）；
f) 数量、质量；
g) 价款或酬金（工程计价方法、工程款支付方式）；
h) 履约方式、地点、费用的承担；
i) 违约责任（甲乙方权利、义务）；
j) 生效、失效条件（诺成、践成合同）；
k) 解决争议的方法；
l) 合同的份数及附件；
m) 保密条款（如果有需要）。
3) 各部门合同审核要点如下：
a) 需求部门：技术、工期、进度、质量、保修等条款；
b) 企管部：合同风险判断、与法律相关的内容，包括但不限于：变更、解除、违约、索赔、不可抗力、诉讼等条款；
c) 合约采购部：合同文字和结构、通用条款、特殊条款、工作范围、双方权利义务、履约、担保、合同价款及价款调整、合同款支付、变更、签证、结算、奖罚等与成本有关的条款；
d) 财务部：签约公司名称、合同款支付方式、发票形式、代扣代缴等与财务核算和纳税有关的条款。

3.
合约采购部组织发布标准合同文本。

标准合同文本
4.
相关部门进行有关合同的谈判与拟定（见授权手册规定）

合同草案
5.
合同审核、审查、审批（见授权手册规定）
所有合同必须经过法律和财务审查。

《合同会签及审批单》
6.
合同签署和盖章：
1) 合同原则上由对方先签字盖章。
2) 合同须完成公司最终审批后方可签字盖章。
3) 最终签字、盖章的合同文本要求应与审批文稿一致。
4) 会签、审批中全部调整意见修改完毕并经相应领导确认。

正式合同
7.
1) 合同签订后一周内，合同正本原件交企管部档案管理人员存档，合同副本原件交财务部存档，合同其他副本或复印件交各部门存档。
2) 合同分发由合约采购部负责。
3) 合约采购部建立合同台账。

8.
1) 各部门执行合同并及时反馈有关情况。
2) 合同结束后，由合约采购部组织对供应商进行履约评价，具体详见《供应商管理作业指引》

9.
合约采购部每月汇总各合同执行情况，提出改进意见。

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