物资采购招标管理办法.doc

物资采购招标管理办法
1． 范围
本办法规定了物资采购招标的内容、方法和工作程序。
本办法适用于公司及所属项目对采购招标的管理。
2.管理职责
2.1物资部是负责物资采购的归口管理部门，负责公司物资采购招标的全面管理工作。
2.2项目物资科接到符合招标采购的采购计划后，提交给物资部的采购招标委员会，进行招标采购的实施。在接到物资部授权通知后，在限定材料范围内进行采购招标的实施。
3.工作程序
3.1材料、设备采购招标适用范围；
a采购金额在2万元以上的同一品种的钢材、同一类型的阀门管件、焊接材料、电缆电线等材料。
b采购金额在2万元以上的同一类型的工程设备或自用设备。
c各种气体、辅材等一次采购金额不足2万元常年频繁采购的物资。
3.2投标单位资格
3.2.1凡是被邀请进行采购招标的供应商或厂家，必须是具有法人资格、有生产或供应能力的企、事业单位（实行生产许可证制度的产品还须持有生产许可证），承认和履行招标文件中各项规定。
3.2.2公司《合格供应商名录》范围内具有法人资格、有生产或供应能力的、承认和履行招标文件中各项规定的企、事业单位。
3.2.3凡是被邀请进行采购招标的非公司《合格供应商名录》范围内的供应商或厂家，可按其提供的投标文件收集资料，填制合格供应商考察报告，履行合格供应商审批程序。
3.3物资采购招标机构设置
3.3.1物资部负责采购招标的日常管理工作，负责采购招标文件的审批。
3.3.2成立由公司代表、物资部、物资科及财务人员组成的采购招标管理委员会，全面负责采购招标工作的组织与落实。
3.4采购招标的原则和方式
采购招标应本着“公开、公平、公正、择优选定”的原则进行，为降低采购成本，对采购招标可依据前期准备情况采取以下方式进行：
a采取一次报价法，在投标截止时间后即开标时，投标单位对投标文件不得进行修改；
b竞价招标法，即在开标时允许投标单位对价格、交货期及付款方式等进行多次修改与申报。
3.5采购招标文件的编制
3.5.1凡符合招标采购规定范围的材料及设备，必须以招标方式进行采购。
3.5.2对需要招标采购的物资，首先由物资科草拟采购招标文件交公司采购招标委员会（具体成员由公司根据物资品种确定），由公司采购招标委员会进行讨论，并确定以下事项；
A依据预算价及现行市场行情确定招标物资的标底
B交货日期及交货地点
C付款方式
D验收方式
E招标时间、地点
F邀请供应商范围
G确定采购的招标方式
H投标保证金金额
3.5.3在确定招标文件的有关事项后，由物资部编写采购招标文件。
3.5.4采购招标文件的审批
采购招标文件编制完成后，由公司物资部长负责审批，并备案。金额在50万元以上的材料、30万元以上的工程设备与15万元以上的自用设备必须由公司经理审批。
3.6采购招标的实施
3.6.1物资部（或授权的物资科）根据批准的招标文件向供应商发送招标邀请通知书（见附件）及投标书（见附件）。为达到采购招标的预期效果，邀请并确认已接受邀请参加投标的供应商应在三家以上。接受邀请的供应商确实不够三家时也可采取议标形式。
3.6.2投标及履约保证金
3.6.2.1为维护招标投标的严肃性，约束投标单位严格履行其投标书中所承诺的各项条款，在投标前投标单位均需交纳投标及履约保证金，金额为500-3000元（根据投标项目确定具体数额），并以现金支付。
3.6.2.2凡未能中标的投标单位，其投标及履约保证金应如数无息退还投标单位。
3.6.2.3若发生以下情况之一时，其投标及履约保证金将全部或部分扣缴：
a中标单位未按照通知指定的时间、地点提交履约保证书并签订经济合同；
b中标单位在执行合同整个过程（含质量保证期）中有违约行为，拒不执行合同有关规定条款；
c在开标前或开标后撤销投标的。
3.6.2.4投标单位在中标后，公司要与投标单位签订《履约保证书》（见附件），如中标方在整个履行合同过程（含质量保证期）中无违约行为，其投标及履约保证金在合同执行完毕后如数无息退还，其《履约保成证书》自然失效。
3.6.3开标
3.6.3.1按照招标文件中确定的招标时间、地点及招标方式，由招标委员会按期组织开标大会。
3.6.3.2对采取一次报价法的招标，在投标截止时间前允许投标单位对已提交的投标文件进行补充或修改，但须由投标方授权代表签字后方为有效。在投标截止日期后，投标单位对投标文件不得再进行修改。
3.6.3.3对采取竞价招标法，即在开标时由投标单位对价格、交货期及付款方式等招标条款进行多轮竞价申报，各投标单位将其申报的最终情况以书面形式汇总作为其投标文件，该投标文件必须由投标方授权代表签字后方为有效。
3.6.4评标
3.6.4.1采购招标委员会根据招标物资内容，聘请相应专业技术人员参加与组成评标组参加评标。评标人员依据各投标单位的投标文件，按照招标文件的各项要求综合评定。评标的主要内容为：
a产品质量
b价格
c交货期
d付款方式
e供应商的综合实力和信誉
f售后服务（设备维修、备件供应、人员培训等）
g对需澄清的问题进行质询、答疑
3.6.5决标
3.6.5.1评标组根据评定内容综合评定后，集体讨论确定，择优选定，决定中标单位，中标单位可能是一个或几个。
3.6.5.2若遇特殊情况，通过对投标单位综合评定后，评标组认为没有可确定的中标单位，此次投标可作废，由招标委员会再重新确定投标单位组织招标。
3.6.5.3如有必要，评标组可先确定预中标单位，通过对预中标单位的考察，最后确定中标单位。
3.7物资采购合同的签订
3.7.1评标组在确定中标单位后，物资部向中标单位发出中标通知。
3.7.2物资部（或委托物资科）应于中标通知发出三日内与中标单位签订合同
4采购资料的管理
采购资料包括采购计划、投招标文件、议标文件、合同、必要的图纸资料、经济技术论证等内容，采购资料是准确反映物资采购实施过程的完整记录，同时也是监察部门对采购过程实施监督检查的主要依据。物资部门必须重视采购资料的管理。
4.1招标文件、投标文件、投标方对投标内容的澄清文件，评标、决标记录等资料必须按照招标项目编号、归档。未中标单位的投标资料也必须按单位整理，著名未中标原因分别存档，或归入合格供应商档案妥为保管。
4.2采购招标工作完成后，依据签订的经济合同，登录合同台账。
4.3不执行采购招标物资的比价、询价资料附在采购比价审批表后，按月整理归档。