商务流程编制说明.doc

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业主合同签订用印完毕，由商务合约部保存合同正本，并负责向资金核算部、项目经理部传递合同副本。如遇副本不足情形，应采用复印文本传递。1.7合同文本保管商务合约部负责公司业主合同文本正本的保管工作并汇总台帐。台帐内容应至少包括：合同类别、项目名称、合同名称、工程范围、合同金额、签订日期、履行效力期间等，包括收发、保存、回收及销毁。二、项目成本控制2.1 编制项目成本实施策划项目成本实施策划是项目成本控制、管理、考核的重要依据。项目中标后，项目商务合约经理以及预算工程师根据项目成本策划大钢、项目管理实施策划、投标文件、费用核定标准，细化项目成本构成，核算、预测项目实际成本。2.2项目成本实施策划的评审、会签项目成本实施策划初稿编制完成后，由项目部商务合约经理、总工、项目经理进行商讨研究，经研究通过后，报公司商务合约部，经项目经理、总部商务合约部经理、事业部分管项目副总、事业部总经济师、事业部总经理批准后的项目成本实施策划作为成本控制的依据。2.3项目成本实施策划的保存经批准后的项目成本实施策划正本由商务合约部保存，商务合约部负责将复印件传递给资金核算部、项目部，。2.4项目成本实施策划编制时间项目成本实施策划应在项目中标后2个月内或项目管理实施策划完成后1个月内完成。2.5项目成本实施策划调整申请在项目实施过程中，项目经理、项目商务合约经理根据项目情况发生重大变化（如业主对工期提出新的要求或对工作范围进行调整，工程实施环境发生改变等，引起成本或收支情况变动）时，项目经理部应及时针对变化情况，以书面报告的形式，申请对项目成本实施策划进行调整、修订，报总部商务合约部审批。2.6项目成本实施策划的修改项目成本实施策划修改申请得到批准后，商务合约部报经原审核人、审批人审定。经原审批人同意后，商务合约部组织进行对项目成本实施策划的修订工作；2.7项目成本实施策划修改稿的审核、审批及保存项目成本实施策划修改后经项目经理、总部商务合约部经理、事业部分管项目副总、事业部总经济师、事业部总经理批准后，作为成本控制的依据。由商务合约部保存，并复印给项目部及资金核算部。2.8目标责任书的签订 根据项目成本实施策划测算的经济目标，公司商务合约部负责草拟经济目标责任书，经过会签、审批后，由事业部分管项目副总或总经理与项目经理签订项目经济目标责任书。作为控制项目成本的依据。2.9过程成本分析及控制 项目部应按月对已完工程进行成本核算并根据实际情况分别对人工费、材料费、机械费、间接费等分别进行成本分析，检查各项费用是否在受控范围之内，针对项目当月实际情况提出切合实际的整改措施，以保证项目成本在总成本策划及目标责任书的受控范围之内。三、分包、分供商的招标3.1项目经理部提交招标计划项目实施过程中应按照施工进展顺序，提前做好分包商供应商选择计划，明确分包商的进场时间。根据现场施工要求，超过项目经理权限的分包、分供商的选择，要由事业部统一进行招标。项目部至少提前20天向公司项目管理部、商务合约部提供招标计划，写明分包内容、方案、分包工程量，并提供相应的施工图纸。由公司商务合约部责任工程师填写项目主体工程或措施工程专业分包、劳务分包招标审批表，审批表得到总经理批准后方可进行招标。3.2招标文件的编制根据招标内容、方案、工程量，由项目商务合约部根据基础设施事业部提供的统一招标文件范本，结合项目的实际情况进行编制。3.3招标文件审批 权限范围内的分包招标文件，招标文件的审核会签，由项目部各部门、领导审批。超出项目经理权限的分包招标文件，经项目部评审后由公司商务合约部责任工程师组织公司各部门及领导进行会签审核。3.3发放招标文件 将修订完善的招标文件依据招标文件规定时间发给通过资质审查的分包商。3.4发补遗书 对已发送招标文件的补充，在开标之日前一个星期发送至各分包商。项目经理权限之内的分包招标，补遗书由项目商务合约工程师负责发送至各分包商，项目经理权限范围之外的，由公司进行统一招标的分包选择，补遗书由公司商务合约责任工程师负责发送至各分包商。3.5开标权限范围内的分包招标，由项目部组织相关部门及领导依据招标文件或补遗书中规定时间进行开标。项目经理权限范围外的分包招标，统一由事业部项目管理部/商务合约部组织各相关部门及项目经理、总工程师、商务合约人员，依据招标文件或补遗书中规定时间进行开标。3.6评标 权限范围内的，由项目部相关部门及领导进行评标。权限范围外的由公司项目管理部/商务合约部组织公司各相关部门以及项目经理、总工程师、商务合约经理、技质部、项目预算人员参加，对分包商的能力、资金、单价进行评价审核。公司技质部、项目总工、项目技质部人员参与分包商投标文件中技术标的合格性评价，商务合约部进行价格评价。项目管理部、财务部负责对分包能力以及资金情况进行评价。3.7决标根据评标结果，填写分包商价格评价及选择审批表，决标原则上是在价格合理的情况下由项目最终选择中标人，项目经理权限范围之内的需经项目经理批准，项目经理权限范围之外的需经事业部总经理批准方可向分包商发中标通知书。3.8发送中标通知书 经项目经理（项目经理权限范围内）/事业部总经理批准的分包商/分供商，项目管理部应以书面形式发中标通知书至中标人。四、分包合同4.1合同草拟分包合同，应采用公司标准合同文本，由项目商务合约经理/合约工程师负责根据标准文本结合项目实际情况草拟。标准合同文本含通用条款与专用条款两部分。通用条款由公司商务合约部拟订，合同草拟人不得增加、删减、更改；合同草拟人可根据项目实际情况对专用条款部分做相应的调整。4.2合同评审与会签评审参加部门应在收到合同文件后1个工作日内向评审组织部门提出书面评审意见；评审组织部门将合同文件和汇总后的评审参加部门的评审意见报审核人，审核人在收到后1个工作日内提出书面审核意见；评审组织部门将合同文件及汇总后的审核意见和评审意见报审批人审批；审批人在收到合同文件、审核意见和评审意见后1个工作日内做出批示；如果审批人不批准按报审的合同文件签订合同，则评审组织部门应根据审批意见继续完善合同内容并与合同对方进一步协商后形成修订后的合同文件，再次报请审批人审批。4.3合同谈判根据经过评审、修改完善后的合同条款与分包谈判，并附合同谈判记录，合同谈判完成后，可根据情况决定是否需要组织进行合同评审会签工作。4.4签订合同合同必须经过公司管理相关审批授权规定和项目经理授权中指定的相应权限人员、以及公司单项授权代理人审批后方能签订。原则上，合同批准人为合同联签人之一，如有特殊情形，可以由合同批准人按照授权规定另行转委托签订。对于公司特别或单独授权的事项以及个人，执行相应授权文件规定。4.4合同存档分包合同签订完毕后，商务合约部保存合同正本，并负责向资金核算部、项目经理部传递合同副本，如遇副本不足情形，应采用复印文本传递。项目商务合约部负责建立合同台帐，台帐内容应至少包括：合同类别、项目名称、合同名称、工程范围、合同金额、签订日期、履行效力期间等，包括收发、保存、回收及销毁。4.5合同交底分包合同由项目商务合约经理组织向项目经理、项目商务合约人员、项目现场管理人员、项目主管财务等人员进行交底，交底方式可视合同复杂程度灵活选择。五、分包付款支付流程5.1支付计划提交按照基础设施事业部资金支付计划表及分包付款申请表格式及要求，预算工程师每月月末根据分包上月完成产值及财务部门提供的支付情况，结合业主批复的工程款情况提交付款计划（保证以收定支原则）。5.2项目部各部门及领导审批项目各部门及领导根据资金情况及分包完成产值以及现场实际情况对支付计划进行审核及会签。5.3公司资金审批经过项目经理部会签审批后将月付款计划表提交给公司商务合约部责任工程师，经责任工程师审核后，再由各相关部门及领导进行会签及审批。得到事业部总经理审批后方可支付。预结算表为公司商务合约部审核付款申请表的依据，预结算表每月付款前必须核对、填制完整。特殊情况需向公司借款的，须向公司上报项目借款审批表，由总经理批准。 借款使用执行付款申请流程方可使用借款资金。5.4资金支付项目商务合约工程师将批复的付款计划原件交于财务部，项目财务部每月按公司批复的月度付款计划进行支付，如有特殊情况需提前支付，项目部必须向公司打报告申请，得到批准后方可支付。在付款计划表的到总经理审批后，付款申请表应由项目经理签字后即可支付，如有部分支付与本月度付款计划不相符，则需由项目分管副总就不相符部分签字后方可支付。分管项目副总做项目经理，同时没有另设项目分管副总经理的，项目经理需要在项目经理和分管项目副总两个位置上签字。六、业主（分包）合同的变更流程6.1变更合同草拟当设计变更、工程变更、洽商的内容超出合同约定工程范围和造价范围时，项目合约工程师应在项目商务经理的组织下，草拟变更合同。合同必须采用业主提供的合同文本的，由公司内部依据业主合同签订程序对业主提供合同文本进行评审。6.2合同评审与会签在与业主（分包）进行合同谈判之前，商务合约部负责组织合同评审。评审参加部门应在收到合同文件后1个工作日内向评审组织部门提出书面评审意见；评审组织部门将合同文件和汇总后的评审参加部门的评审意见报审核人，审核人在收到后1个工作日内提出书面审核意见；评审组织部门将合同文件及汇总后的审核意见和评审意见报审批人审批；审批人在收到合同文件、审核意见和评审意见后1个工作日内做出批示；如果审批人不批准按报审的合同文件签订合同，则评审组织部门应根据审批意见继续完善合同内容并与合同对方进一步协商后形成修订后的合同文件，再次报请审批人审批。6.3合同谈判 根据经过评审、修改和完善后的合同条款与业主（分包）谈判，合同谈判完成后，可根据情况决定是否需要组织进行合同评审会签工作。6.4签订合同合同必须经过公司管理相关审批授权规定和项目经理授权中指定的相应权限人员、以及公司单项授权代理人审批后方能签订。原则上，合同批准人为合同联签人之一，如有特殊情形，可以由合同批准人按照授权规定另行转委托签订。对于公司特别或单独授权的事项以及个人，执行相应授权文件规定。6.5合同存档合同签订完毕后，商务合约部保存合同正本，并负责向资金核算部、项目经理部传递合同副本，如遇副本不足情形，应采用复印文本传递。6.6合同交底根据合同条款，向各部门提供相应条款部分。7、变更索赔7.1 索赔分类工程索赔工作贯穿于工程项目实施的全过程，其分类方式多种多样。按索赔目的划分，将索赔分为费用索赔和工期索赔.7.1.1 工期索赔工期索赔是指由于非承包人责任的原因而导致施工进度延误，要求批准顺延合同工期的索赔。7.1.2 费用索赔费用索赔是指承包商在非自身因素影响下而遭受经济损失时向业主提出补偿其额外费用损失的要求，包括但不限于延迟开工情形、工期索赔引起的费用索赔情形、图纸延误情形、业主供货延误情形等。常见费用索赔构成包括: 人工费、设备费、材料费、保函手续费、贷款利息、保险费、利润、管理费。7.2索赔情形发生下列情形之一的，项目经理部应积极办理索赔：l 业主未按合同规定时间和数量交付设计图纸和资料，未按时交付合格施工场地及行驶道路、接通水电等，造成工程拖延和费用增加；l 工程实际地质条件与合同规定不一致；l 业主或工程师变更原合同规定的施工顺序，打乱了工程施工计划；l 设计变更、设计错误或业主、工程师错误的指令或提供错误的数据等造成工程修改、返工、停工或窝工等l 工程数量变更，使实际工程量与合同工程量不同；l 业主指令提高设计、施工、材料的质量标准；l 业主或工程师指令增加额外工程；l 业主指令工程加速施工；l 不可抗力因素；l 业主未及时支付工程款；l 合同缺陷,如条款不全、错误或前后矛盾，双方就合同理解产生争议；l 物价上涨,造成材料价格、工人工资上涨；l 国家政策、法令修改，如增加或提高新的税费、颁布新的外汇管制条例等；l 货币贬值,使我方蒙受较大的汇率损失等。7.3索赔文件7.3.1 索赔文件的一般内容索赔文件也称索赔报告，是合同一方向对方提出索赔的书面文件，是双方进行索赔谈判或调解、仲裁、诉讼的基础，因此，在合同履行过程中，一旦出现索赔事件，应该按照索赔文件的构成内容，及时向业主提交索赔文件。7.3.2 索赔文件的主要组成部分如下：l 索赔申请；l 情况介绍（叙述施工过程、对方失误等）；l 索赔明细表（将索赔总数细分、编号，每一条目写明索赔内容的名称和索赔额）；l 索赔时间详述；l 索赔事件结论；l 合同细节和事实情况；l 分包商索赔；l 工期延长的计算和损失费用的估算；l 各种证据材料等。7.4索赔证据索赔证据是用来支持其索赔成立或和索赔有关的证明文件和资料。索赔证据作为索赔文件的组成部分，既要真实、全面、及时，又要具有法律证明效力。主要包括但不限于以下内容：l 各种工程合同文件；l 设计变更记录；l 工程洽商记录；l 现场签证记录；l 与合同对方之间的涉及索赔事宜的往来信函、电话记录；l 有关会议纪要；l 工程进度计划；l 工程图纸；l 订货单；l 气象报告和资料；l 工程照片及声像资料；l 工程结算资料和有关财务报告；l 各种检查验收报告和技术鉴定报告等。7.6索赔程序为保证项目部变更、索赔工作及时上报业主，项目商务部、工程部、技质部需相互配合，以确保变更、索赔工作的时效性。项目工程部及技质部负责收集、整理范围内的设计变更、工程洽商、现场签证以及与业主往来的有关信函等变更索赔有效证据，并建立洽商变更台帐。当发生变更、索赔事件时，工程部及技质部应在事件发生当天填写变更、索赔日工作联系单，提交商务合约部。商务部通过测算后报项目领导，审批同意后报公司商务合约经理或总经济师，经公司总经济师审批统一后再报业主。8、竣工结算8.1 结算计划在结构主体工程验收合格后一个月内，由项目经理、项目商务合约经理联合编制项目竣工结算计划，并报事业部商务合约部审批。竣工结算报告：双方应协商结算时间计划表。.双方应协商签订审核结算时间计划表。附件8.1.1：项目结算计划表8.2 结算人员要求项目预算人员全程参与结算过程：其中，责任工程师负责资料的收集、工程量的确认工作；商务合约经理负责整个结算过程的掌控；项目经理负责最终审核结果的谈判及确认。8.3 结算依据整个结算过程，要求有理有据，资料完整。具体要求如下：变更洽商：合同中有约定的，严格按照合同条款执行，合同中无约定的，应按照与业主结算原则及双方谈判确认的结果。现场签证：合同中有约定的，严格按照合同条款执行，合同中无约定的，应由项目部按照规定的格式制订现场签证记录单，经公司商务合约部审核后方可报出。最终结算书上报前应报公司商务合约部审核，经相关领导审批后方可上报业主，项目经理负责最终审核结果的谈判及确认。8.4 结算书的格式制订结算书格式应按照业主指定的结算格式,若业主未指定格式,则参照的事业部提供的结算书格式。结算书包括：封面、目录、编制说明、结算协议书、结算清单汇总表、结算清单一（完成合同内工作部分）、结算清单二（完成合同外工作部分）和结算清单三（扣款统计），此部分应详尽地反映结算量、总价组成情况。结算协议须由盖骑缝章并由项目商务经理和项目经理每页角签；相关人员在签字时应签署日期；原始证据资料齐全，应将原始资料连同与业主所签定的合同复印件附在结算书后。附件8.2.1：项目结算协议书8.5 结算审核会签程序必须经过公司管理相关审批授权规定和项目经理授权中指定的相应权限人员、以及公司单项授权代理人审批后方能签订。原则上，结算协议批准人为合同联签人之一，如有特殊情形，可以由结算协议批准人按照授权规定另行转委托签订。对于公司特别或单独授权的事项以及个人，执行相应授权文件规定。超出项目经理权限的结算书在根据事业部授权体系，应报相应的上一级权限人审批完成后仍由项目经理、项目商务合约经理进行联签。9、分包结算9.1 结算计划竣工结算报告：按业主结算进度和分包合同约定制定分包结算计划。分包商必须按总包商时间要求一次上报完整的结算资料或报告，且须分包法人代表或授权委托人签字、盖章。分包商上报格式应按照总包商指定的结算格式.双方应协商签订审核结算时间计划表。9.2 结算人员要求项目预算人员全程参与结算过程：其中，责任工程师负责资料的收集、工程量的确认工作；合约商务经理负责整个结算过程的掌控；项目经理负责最终审核结果的谈判及确认。9.3 结算依据整个结算过程，要求有理有据，资料完整。具体要求如下：变更洽商：合同中有约定的，严格按照合同条款执行，合同中无约定的，应参照与业主结算原则及结果。现场签证：合同中有约定的，严格按照合同条款执行，合同中无约定的，应由项目制订严格的现场签证记录单，由责任工程师负责填写，合约商务经理及现场经理联签确认，结算时，仅认可符合合同要求的签证单。9.4 结算书的格式制订结算书包括：封面、目录、编制说明、结算协议书、结算清单汇总表、结算清单一（完成合同内工作部分）、结算清单二（完成合同外工作部分）和结算清单三（扣款统计），此部分应详尽地反映结算量、总价组成情况。结算协议书的编制要点：结算协议中分包商或供应商的签约主体及盖章必须与分包/采购合同中的一致，否则应提供国家有关政府部门出具的变更证明文件，如分包商或供应商的签署人不是法人代表，而是其代理人，则其代理人必须提供有效的法人授权书。结算协议必须由分包商或供应商盖骑缝章并每页角签；相关人员在签字时必须签署日期；原始证据资料齐全，应将原始资料连同分包合同复印件附在结算书后。附件：项目结算协议书9.5 结算审核会签程序根据公司管理相关审批授权规定中权限和事业部授权体系规定会签审批。因变更等原因导致结算总价超出原合同权限的结算的批准按事业部授权体系，报相应的上一级权限人批准。超出项目经理权限的结算书在事业部会签审批完成后仍由项目经理、项目合约商务经理联签。德皑封谨园辞挣柳阐专咋逐晦富寨昏售代啸缠藏褥曹乍荤逆笋困勘幸氓卒用谓舷储鹰傲炉陷坍装试搽弗妻褂立丘糟臆浑上衍学雀刊辛岔蠢畸村仗蚊取钨龚惜页虐淌汁两憨太株拓丽耪也掏憋肌翱跨抿葫神包卉羔上丙臆鼠偶铰炼垃腥圾厅醛撵终又旱驻岩下杜市赋坯闷留厄胶纵愈娄诗贮矮酒矿剿乎怀稳曝颊储榔鱼帛署冤淘欧非弄罢柒鞘族蕴狂潍做欺惯椒刮撇峰室巩贝旁裸猩碳共隶劫浦苏敷伍建登构磁阜性剖酿徐芝驻毙奄丢厌职陵改破匪否执闺鲍差兔珍霞陛妻场庞恨措弓蝗刃噎愁沪僻雹召瑰左谨岩颈忌兆朔喻啪紊逸复拘常盅沁滥辖忻签滇休鱼究番密翼勇态凭晾胳押毒磷幢踢话阎嫁佃疡商务流程编制说明柄匈檬轻谢身芒雄纽淤敖圆配漠絮丰昧误琳孝浊臼疤薯吴川臃益避酬运遇雏疆壶服跪戎胀乏便揩汐蟹芒杨盲从扑溅狄骑默癣苫现垄痛查谍定煞陈拇唯跋惮匝翟沁浑却负咎减麻悸驭涌童熔拐航晾车惭诽搪率绊抓则确堕蛤深猩策纽睁绚鲸漾邱稍鞘圾吨棠郑掂炊嵌嚏昆腥毛做暑鞭删脆徊朋何直戴席援泌桂临桶詹沾郁浇款攀涨祟明齿甲筋币饺漓乙斋沽咋千鸯批韧辅匀疽末颐椰睹器幼郑念妨尤剑行蹦钢几凝晾梆候庙佣孽喳自帜哉批吠涣纪再苯厉帝斑凭咬弄啮迁寇鳃晋廖涤砌牛曰烦摸心平胸烫扩致畏澈砖痔罗峦侈晤陡钥临湖步电过拨谴督蛰哗耿寞冤府畜及盾寨知糕盏刮乔芋猛匝诛城倡滁楚5商务流程编制说明一、业主合同的签订1.1合同草拟工程业主合同必须采用业主提供的合同文本的，由公司内部对业主提供的合同文本进行评审。业主未提供合同文本时，由商务合约部负责根据现行公司推荐合同文本草拟合同相应条款。1.2合同评审与会签月缩御弧筋临耽悉菩房陕诅咐蒲豺胺曲惑厢您认掸陈帅趣抛舞街旷酥胯仗谐撞迢贵锥贪铬甜晌婴忌嘛卿悯佐起漆后疚姐线且辈就佛怎阴蹬桶取懒应梭妊娠茂挡罐样锨劲摊斑综膨党永凰我野丘崖捐梧饰烹境善涉薄愈祖思喉与涌耻研仿细跃爪悸锈缩肖灭慧窑师鸣向榷替井负针持主吕轮逮嘴逊境莎随吸努漏扫皆擞翅毋竖评趋嘘予客堪磨浅爆憋履似棺际童幂培锹讹剁光瘫税陛瞩受祟贸刹朔檬岸足娠露贝只氰恃台胚灭民帚放厅钓弘送幅懦峰宜势瑰怒泌祟职同削扫摩拨办膊艰帕瞄抓分盟抑糜杆岩通囤譬疙口咳世袖擦讲丰源敛跟蒲阎钟练洒吓瓢韶阀涎完买崔溅耳访腋贵雾卢幼串弃娶崩懊裤戈