HC-OP-CG01-招标管理流程.doc

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招标管理流程

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1. 目的
遵循公平、公正、公开的原则，对招标过程实施控制，选择符合公司业务要求的合格供方。
2. 适用范围
适用于开发项目的工程承包商与材料/设备供货商的招标采购。
3. 术语和定义
无
4. 支持性文件
4.1. 《港龙控股集团有限公司成本管理制度》
4.2. 《招采部工程招标部门制度》
5. 相关记录
5.1. 《招标采购方式建议表》
5.2. 《单项招标计划》
5.3. 《供方资格审查表》
5.4. 《供方实地考察评价表》
5.5. 《招标文件评审表》
5.6. 《答疑会记录》
5.7. 《投标情况对比分析表》
5.8. 《合同谈判记录》
5.9. 《开标记录》
5.10. 《招标结果评审表》
5.11. 《中标通知书》
6. 工作程序
流程步骤
工作内容的简要描述
重要输入
重要输出
1.
招标总体要求确定
1) 总经理根据董事长要求制定出招标采购方式建议表，初步确定工程承包单位、材料设备供应商的招标分工、时间及管理要求。
2) 副董事长、运营总监、设计品质成本工作委员会、合约采购部、工程部、设计部参与，董事长提出建议要求。

《招标采购方式建议表》
2.
单项计划制订
1) 按照公司分工，由本次招标负责人负责组织单项招标计划的制订。
2) 后续招标组织工作均由本次招标负责人负责。
3) 合约采购部、工程部参与。

《单项招标计划》
3.
计划评审
1) 招标工作单项工作计划需经过招标采购委员会的评审；
2) 总经理、工程副总必须参加评审会议，最终由副董事长/总经理负责审批。

4.
供应商信息收集
1) 招标采购委员会组织相关部门通过工程和材料信息库、市场查询等方式收集投标意向单位。
2) 合约采购部、工程部参与。
3) 应保证投标意向单位的数量不少于三家，收集渠道包括但不限于：
a) 工程承包商及材料/设备供应商信息库；
b) 网上搜寻；
c) 内部公告；
d) 工程部、设计部、项目部等相关部门及人员推荐；
e) 供方自行推荐；
f) 同行推荐。
4) 招标采购委员会应要求相关单位提供以下资料的原件及复印件：
a) 公司简介；
b) 营业执照；
c) 资质证书；
d) 与招标业务相关的业绩资料；
e) 税务登记证；
f) 企业代码证；
g) 项目经理证书（适用于工程招标）。

5.
资格审查
1) 招标采购委员会组织相关业务部门对承包商进行资格审查。
2) 合约采购部、工程部参与。
3) 对工程承包商的资格审查必须包括但不限于以下内容：
a) 单位近3年来的营业额、注册资金、人力资源结构和状况；
b) 供方工商营业执照、资质等级状况、安全生产许可证；
c) 近3年来财务资信状况；
d) 近3年相关项目的业绩状况。并对其主要业绩和工程现场进行实际考察，必要时从供方合作商了解供方业绩情况；
e) 单位技术力量，资源配备状况等；
f) 单位在建工程、拟开工项目、目前剩余能力状况；
g) 项目负责人的资质状况、安全生产许可证；
h) 其它。
4) 对材料/设备供应商的资质审查必须包括但不限于以下内容：
a) 单位近3年来的营业额、注册资金；
b) 财务资信状况、营业执照及法人代码证；
c) 营业执照、税务登记证明；
d) 单位生产技术能力及设备状况说明；
e) 行业主管部门颁发的生产许可证、产品鉴定证书和有关检测报告；
f) 同类项目应用业绩，必要时对其应用项目进行实地考察和对其合作单位进行评价调查。

《供方资格审查表》
6.
供方考察及入围推荐
1) 由招标采购委员会与相关部门确定是否需要进行考察。
2) 合约采购部、工程部、项目部参与。
3) 项目总经理、工程副总必须参加评审，最终由招标小组/负责审批。
4) 对于公司供方信息库中在合格供方名录下，及近两年已考察通过的供方（包括一年内已考察通过但未合作过的供方），不需要进行考察。
5) 招标采购委员会在组织考察前拟定考察小组成员名单，并制订《供方考察评价表》，组织相关部门和考察人员讨论确定《供方考察评价表》的考察项目、权重和评分标准。
6) 考察小组对供方进行考察，并填写《供方考察评价表》，汇总给考察小组负责人，由小组负责人做出综合评估，提交招标采购委员会。
7) 招标采购委员会主任组织对推荐入围单位进行评估，确定不少于三家的入围单位。

《供方考察评价表》
7.
招标文件编制
1) 招标采购委员会组织招标文件的编制。
2) 合约采购部、工程部、设计部参与。
3) 《招标文件》应包括但不限于以下内容：
a) 投标报价书：是要求投标方按照对投标总价、付款、工期、担保函、结算原则等的回复要求，为固定格式，要求投标方单独密封；（商务标书内容）
b) 招标方公司简介：介绍企业性质、资质等级、开发主要项目等，主要是让投标方更进一步了解我公司的情况；（技术标书内容）
c) 本次招标的项目概况：主要是让投标方了解发标项目与公司的关系；
d) 本次招标的范围和内容（技术标书内容）：图纸范围要求、招标范围在图中的界定、上述范围内的具体工作内容；
e) 承包方式：标明本项目招标采用承包方式；（商务标书内容）
f) 计价方式：工程量清单招标或总价包干、单价包干、包干总价加固定单价、其他方式等；（商务标书内容）
g) 材料、设备要求（技术标书内容）：甲供材料/设备清单、甲控材料/设备清单、甲控材料/设备品牌范围名单、材料/设备封样、检验及验收要求；
h) 报价要求说明（商务标书内容）：总体报价要求及说明、主材的报价要求、甲方认质认价和甲供材料/设备取费办法（包括损耗率的报价要求）、投标报价中包括的各项费用的说明（包括利润、税收、有偿服务费、配合费、材料涨价风险、不可预见费等）、汇总方式；
i) 结算原则（商务标书内容）：承包范围内的结算原则、设计变更结算原则、招标范围外结算原则（设计变更及现场签证）、主材认质认价/甲供的结算原则、乙供主材替换的结算原则等；
j) 付款方式；（商务标书内容）
k) 履约担保；（商务标书内容）
l) 质量等级审核及验收规范；（技术标书内容）
m) 特殊部位的检验及验收（如有）；（技术标书内容）
n) 工期要求（技术标书内容）；
o) 投标资料要求（技术和商务标书内容）：商务投标书，包括投标报价书、报价清单、报价特别说明、单价分析表；技术投标书，包括管理组织架构、施工组织设计方案、质量保证措施、人员设备配置、工期安排、其他；资信投标书，包括：法人证明书及法人委托书原件、营业执照及资质证书、主要工程业绩（同类型）、其他资料；
p) 资料密封要求；
q) 评标办法；
r) 招标时间安排：包括发标、答疑、回标截止时间；
s) 投标注意事项：主要对废标和其他情况的说明；
t) 投标附件：图纸（含设计变更、审图意见）；报价格式和清单；投标报价书；合同文本。

招标文件
8.
招标文件评审
1) 招标采购委员会组织招标文件的评审
2) 设计品质成本工作委员会、合约采购部、工程部、设计部参与。
3) 总经理、工程副总必须参加评审会议，最终由副董事长/总经理负责审批。

《招标文件评审表》
9.
发标及答疑
1) 招标采购委员会组织对入围单位进行发标，并组织相关部门答疑。
2) 合约采购部、工程部、设计部参与。
3) 需要时，招标采购委员会需会同财务部办理收取招标图纸押金及投标保证金手续。
4) 招标采购委员会收取标书时，应检查标书是否有效密封，标书送达时间是否符合招标文件截标时间要求，并填写签收表。

《答疑会记录》
10.
开标前准备
1) 供方投标文件采用暗标法投标，内容及封面不得有投标单位名称和任何暗示性标识，否则做废标处理。
2) 招标采购委员会在开标前对投标单位报送的标书进行编号，并作好记录。

11.
评标
1) 招标委员会组织开标及评标。
2) 总经理、工程副总必须参加评审会议。
3) 必要时，设计品质成本工作委员会可代表总部参加评标。
4) 最终由副董事长/总经理负责审批。
5) 开标：
a) 开标参加人员：根据招标项目实际情况，由招标委员会主任决定具体参加人员，由招标采购委员会通知。
b) 开标时，招标委员会应填制《开标记录》，开评标人员签字确认，开标后，商务标、资信标由招标委员会负责完成经济比较分析、审查；
c) 技术标书由招标委员会组织评审。
评标、定标方法：
1) 公司根据不同的招标项目，采用以下三种评标、定标方法，具体评标、定标办法在《招标文件》中作出规定：
a) 最低价法：该办法适用于同品牌、规格、型号的材料和设备采购项目。该类项目根据谈判结果，最低价格者为中标单位；
b) 合理低价法：该办法适用于
Ø 功能、性能相近，品牌不同的材料和设备采购项目。
Ø 工程技术含量低、施工难度小、工艺简单、总造价低的工程类施工项目。
c) 综合评价法：该办法适用于工程类设备较多、施工复杂的建筑、安装、大型装修、监理及其他特殊需要的项目。综合评价越高越符合中标条件。
d) 综合评价权重在评标前由招标小组讨论确定，如：
商务标70%
技术标20%
资信标10%
2) 在评标过程中，招标小组若发现某投标单位的报价明显低于其他投标单位的报价，使得其报价可能低于其成本的，应要求该投标单位提供能够达到招标文件要求的工期、质量和技术标准的书面证明。投标单位无法合理说明或不能提供相关证明材料的，该单位标书应作废标处理，评标报告中应明确写出废标原因。

《开标记录》
12.
商务技术谈判
1) 开标后，需要进一步谈判的招标项目，招标采购委员会确定谈判入围单位，
2) 合约采购部、工程部、设计部参与。
3) 谈判入围单位不得少于3家。技术标评审负责人须书面提出技术标中存在的问题和公司的要求，提交招标采购委员会主任，招标采购委员会主任对供方商务报价中价格的合理性进行分析，是否有不合理报价、不平衡报价及存在的其他问题，并组织会议谈判。
4) 谈判过程中，由技术标评审负责人或其指定的技术、工程人员负责落实解决技术标中的问题，需要时，招标采购委员会通知相关部门参加谈判。
5) 招标采购委员会主任主持谈判，并负责商务标谈判，相关人员予以配合。谈判过程中应形成《谈判记录》，由参加谈判人员签字确认。

《谈判记录》
13.
定标
1) 招标采购委员会根据谈判结果，填写《招标结果评审表》和《投标情况对比分析表》。
2) 副董事长/总经理应在《招标结果评审表》上签署明确的意见并签名。
3) 对于重大工程、材料设备招标的定标，定标前还需组织成本控制工作委员会评审。

《招标结果评审表》
《投标情况对比分析表》
14.
签发中标通知书
1) 定标后，由招标采购委员会下发《招标工作会议纪要》。招标采购委员会在定标后5个工作日内向中标单位发放《中标通知书》，同时通知未中标单位。

《招标工作会议纪要》
《中标通知书》
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