会议管理制度(试行版).doc

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颁发部门
管理部
接收部门

生效日期

会议管理制度
制定人
陈 琳
制定日期
2010.9.8
文件编号
SMP-XZHY9-8-10
审核人

审核日期

文件页数
共 4 页
批准人

批准日期

分发部门
管理部、生产部、质量部 财务部 研究所 销售部 技术部 储运部 采购部
1、目的：
为改进会议管理，缩短会议时间，提高会议质量，加强会议决议事项的实施，根据会议的实际情况，特制定本办法。
2、原则：
会议的有效组织和管理是改善办公秩序，及时传递、执行和保存办公信息，提高办公效率的一种重要手段，各部门应重视对会议的组织和管理.
3、范围：
本办法所指的会议是部门级及以上的会议，例如：部门协调会，质量分析会，早会、质量分析会，培训学习和分部门例会及其他临时举办的各类专向会议。
4.会议类型以及与会人员：
类型

岗位

部门协调会
质量分析会

早 会
培训会议
大型会议
生产
协调
会

部门例会
临时会议
研究成果汇报会
责询 会
会议周期
2次/月
次/周
次/天
根据培训计划
次/年
周/次
周/次
临时
季度/次
月/次
开会时间
周六16点
周五15点
8点前
根据培训计划
临时通知
周一14点
周一上午8点
临时通知
另定
月末
会议时长
约60分
约60分
约15分
实际
实际
约70分
约70分
实际
约60分
约60分
组织部门
管理
部
质量部
各部门
管理部
管理部
生产部
各部门
管理部
研究所
管理部
4.1生产协调会： 生产经理 质量经理 管理部经理 生产助理 生产主管 车间主任 统计员 工艺员 班长 仓库主管 工艺研究员 设备主管 电工组长 退火专员
4.2质量分析会：质量经理 理化室主任 检验班长 质量文员 工艺研究员 制瓶班长 客服销售 销售经理 生产经理 包装主任 生产助理
4.3部门早会：各部门所有人员
4.4培训会议：指定人员 部门经理 培训专员
4.5部门协调会议和责询会：总经理、副总经理 管理部经理 质量经理 生产经理 财务经理 销售经理 工会主席 研究所总工 采购主管 仓库主管 人事招聘专员
4.6部门例会：本部门文员、班长、专员以上和相关技术类人员
4.7临时会议：根据会议需要临时通知与会人员，一般为紧急情况下召开。
4.8大型会议：根据实际与会情况通告告知与会人员
4.9外出会议：根据会议通知具体要求，实际要求人数、时间，外出会议人提前一天申请审批后可参加会议，会议结束半天内向直接上级递交会议报告。
5.会议组织人员职责：
5. 1会议组织须提前一天做好会议相关准备（包括会议资料的准备、分发，场地安排等），同时OA上公布，并做好相关记录，整理归档。
5.2临时性会议由会议组织人负责提前一天用OA通知（包括时间、地点、主题、与会人员名单），召集相关与会人员参会，如遇节假日提前召开，主持和协调会议工作。
5．3负责传达、贯彻上级组织的决议、指示，提出工作计划，检查所属部门和相关人员待办事项、上级决议的执行情况和会议的新任务执行情况的跟踪以及会议记录的收集和奖罚手续办理。
6．会议召开原则
6．1 精简。大力压缩会议，尽量缩短会议时间，减少与会人员。逐步利用现代网络和通信传播工具部署工作，能合并召开的会议尽可能合并召开。年度内列入计划的专项会议合并不得超过2次。
6．2 高效。召开会议应具备必要性，注重实效，主题鲜明，准备充分提前准备好发言稿。
6.3 务实。把工作重点放在品质、管理和生产等重要部位，加强调研和督查，集中精力研究和解决实际问题，可采取现场办公会议等形式，及时协调研究解决有关问题。
6.4 节约。会议要厉行节约，凡涉及经费开支的会议应严格按照有关廉政建设的各项规定执行，严禁铺张浪费。
6.5及时提出问题：对会议或者执行有任何问题，应在会议当中提出或者纠正，会后拒不接受其他异议。
7 会议安排
71 例行会议及公司要求的其他会议按照会议规定的时间、地点和内容组织召开。
7.2 临时组织的会议，涉及生产有关部门的，部门负责人应给予积极配合，保证会议所需材料、设备、器材、场地及时安排到位。
7.3 会议召集部门应做好会议准备工作，将会议主持者、议题、议程、与时间、地点安排报管理部，由管理部统筹安排。
7.4 列入会议计划的专项会议，如遇特殊情况需更改日期、地点或会议内容时，会议召集部门应提前2天报送管理部调整会议计划。
7.5 对于参加人员相同、内容接近、时间相近的几个会议，可权合并召开。对于准备不充分，或有重复性，或无多大作用的会议，尽量避免不安排。但是年度内专项会议合并不得超过2次。
7.6 不定期会议必须服从统一安排，各部门会议不应安排在例会同期召开，应坚持部门内部会议服从部门协调会议，局部服从整体的原则。
7.7 各部门内部会议，由自己部门人员负责组织、实施。
8. 会议管理
81 会议程序：总结上期工作，布置下期工作，检讨不足，倡导新方法好精神
8．2会议召集部门应做好充分的会前准备工作，拟定会议议程、准备会议材料、落实布置会场、做好报到签到等工作。
8.3 会议应有专人负责记录和整理：部门协调会由管理部专员负责记录；各部门召集的专业会议由各部门派专人负责记录；部门会议由各部门负责记录。所有会议记录统一格式在会议结束次日交管理部存档。未按时交记录部门经理罚款20元一次。出现第二次翻倍处罚并纳入绩效考评。
8.4 会议原始记录应由会议主持人和待办事项责任人签字确认。
8.5 会议形成决议或决定事项需要所属各部门组织员工学习、贯彻、执行，主要会议必须编制会议纪要，及时印发各部门。
8.6 会议材料的归档：各级会议的文件资料、会议记录、纪要、简报、照片、录像、领导讲话和题词等均应及时整理，按时交管理部归档。
9会议纪律
9.1与会人员必须按固定的时间或者临时会议通知时间准时到会，无特殊情况不得迟到、早退或缺席，会议期间应将手机和打到振动方式（有特殊要求的会前另行通知），不得接听电话。
9.2 会议须限时召开，无特殊情况应按时结束。发言应确定时间，紧扣主题，简明扼要，严禁偏离主题，延误会议进程。
9.3 会议内容如有保密事项，与会人员必须严格遵守保密纪律。
10 会议处罚
10.1 参加会议和培训人员因个人原因迟到、早退会场达10分钟者，每次处罚20元/次；第二次加罚站10分钟。
10.2 会议过程中，在会议现场接听手机者或做其他影响会议进程事情者（紧急情况下需要接听电话需说明正在会议中稍后再回复），每次处罚10元；
10.3 会议决议事项或领导安排事项，经过会议纪要形式下达后，不按要求时限完成者，每次200元/项。
10.4 上次会议未完成事项，经过处罚重新限定时间还未完成者，对当责任人每次处罚300元/项；并纳入部门经理和当事人考核中综合考评
10.5除出公差及请假，会议缺席者罚款30元/次
10.6外出会议、学习未递交会议报告者处罚50元/次。
10.6 未尽事宜可以参照《员工奖惩制度》执行。
11、附则
11.1 本办法自批准之日起实行。原规定同时废止。
11.2 本管理办法由管理部负责解释。

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