对内部审核和管理评审有效性的思考.doc

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管理体系持续发展论坛

对内部审核和管理评审有效性的思考
----中石化武汉分公司 田从金
管理体系运行中的内部审核、管理评审如何与企业的日常工作相结合并持续改进，是管理体系运行应探讨的课题。
我们的期望：
领导能主动关注管理体系的运行，企业的各级岗位人员能真正做到：“要做的应先写到、写到的应做到、做到的应有纪录”。
我们不希望看到的：
我们的工作没融入到日常工作中，让领导、部门、基层单位做重复性工作。
我们的目标：
工作做得有效，工作做得有效率。领导支持，部门赞同，基层认可。
一、内部审核存在的问题及改进建议
一）较为普遍的问题
1、内审的深度不够。
不能发现实质性问题、系统性问题。
2、与日常管理工作形成“两张皮”。
为了审核而审核、与其他的专业检查不能融合。
3、审核员“疲”于检查，受检单位“疲”于应付。
客观原因：“金枪鱼”试验的启示。
主观原因：“该搭车的人是谁”故事的启示。
二）内部审核活动的目的及过程
1、目的：确保2个符合性（标准要求、组织要求）＋有效性
2、 活动过程： 2+4＝6步走。
编制形成文件的程序——策划审核方案——编制检查表——实施审核并保持记录——采取必要的纠正和纠正措施——验证和验证结果的报告
3、实施细节：
程序文件――规定4个环节（策划、实施、形成记录、报告结果）的职责和要求。
策划审核方案－－考虑3个方面（状况、重要性、以往审核的结果）。
规定4项内容---准则、范围、频次和方法。
回避1类人员----审核员不应审核自己的工作。
确保1个目标---审核过程的客观性和公正性。
三）如何改进
1、转变观念----发现问题，寻找亮点，攻克难点。
审核既是发现符合与不符合，同时也挖掘亮点的过程。必要时使用上层和外部资源，做好对强势部门的审核，维护审核的权威性和严肃性。
2、外部支持----外来的和尚好练经。
聘请同行业的兄弟企业内部审核员参与审核。
好处----相互学习、取长补短；发现视而不见的系统性问题；减少情面的影响，提高审核的威慑力；有效审核管理层；带来新的理念。
难点----费用增加，企业间协调难度大。
3、联合审核----与其它专业检查有机结合。
“三基”、“岗检”、多体系联审。
好处----节省资源；提高审核的深度和广度；易得到领导的支持；减少基层单位的负担。
难点----内部组织协调难度大；审核员配备难；检查时间长。
4、提高检查表质量----组织编制标准化的《审核检查表》。
策划好2W1H（依据什么查、查什么、怎么查）。
依据什么查----法律法规、标准、规章制度（重点）。
查什么----具体报告或记录的名称，重点是目标的实现程度或工作效果。
怎么查----确定抽样的样本数量、时间段。
编制标准化的审核表可以减少审核的随意性。依据标准化的《审核检查表》，内审员结合每次的审核分工及审核的单位和场所进一步细化。组长对细化的检查表进行检查。
5、考核激励推动----有检查无考核等于0。
----般性不合格项小于3-5项免予考核。
----般性不合格项大于3-5项必须考核。
----重复性不合格项从严考核。
----严重不符合项从重考核。
----考核与党政正职、分管领导、负责人、责任人挂钩，视情况和责任大小划分考核的挂钩比例。
----扣罚问题的责任单位，也奖励亮点的所在单位，解除内审员的后顾之忧。
6、提高内审员的技能----培训和激励相结合。
定期内部交流、提供外出学习机会、推荐参加注册审核员培训、年终考核加分奖励。充分利用好内审末次会讲评的权利，表扬和肯定内审员的工作，解决内审员的资源问题。
7、与日常检查结合----内部审核方案制定的依据。
日常检查的必要性----管理体系运行与专业管理相结合。
日常检查的针对性----管理体系运行中的薄弱环节或重点单位、场所。
日常检查的机遇性-----抓住各类事故、事件、顾客投诉不放。
日常检查的实效性-----发现问题及时通报、及时督促整改、及时组织验证。
在近二年的内部审核过程中，武汉分公司在改进内部审核的方式方法上开展了一些积极的探索。
在中石化兄弟企业长岭分公司、巴陵分公司、荆门分公司、九江分公司、安庆分公司的大力支持下，借助外部资源11人次参加审核。组织企业能力强、经验丰富的内部审核员，编制了武汉分公司《质量管理体系检查表》，规范了检查内容和方法413条。2009年内部审核查处问题96项，开出不符合报告27项，2010年内部审核查处问题72项，开出不符合报告23项。通过提高内审的深度和广度，二年内抓住生产过程控制、监视和测量设备控制、产品标识和防护控制、文件控制4个过程（发现问题95项，开出不符合报告36项，分别占总数的56.5%和72%），攻克了生产系统3个强势部门的审核难点。
项目 发现问题（项） 不符合（项）
生产过程控制 25 13
监视和测量设备控制 17 7
产品标识和防护控制 15 6
文件控制 38 10
武汉分公司在公司的绩效考核办法中，针对管理体系的运行，制定了考核激励的条款9项，考核涉及党政正职、分管副职、责任人等，月度绩效奖考核挂钩的比例为3%-15%。按内部审核的结果和考核办法，二年的考核涉及9个单位相关人员达15人次。针对审核中发现的亮点，结合公司“比学赶帮超”活动的评比办法，制定了相应的加分3项考核条款，二年嘉奖工作有特色基层单位4个，职能部门2个。 根据内审员的表现，共推荐3人参加外审员的学习和培训，7人获年度先进表彰。武汉分公司结合一年二次的“三基”工作暨岗位责任制联合大检查，将管理体系运行一并纳入同时检查、同时考核。
二、管理评审存在的问题及改进建议
一）较为普遍的问题
1、输入、输出的信息本应是小葱煎豆腐一清二白，但搞得很笼统。表现为----内容不具体、避实求虚、遮遮掩掩、避重就轻。
2、本应该是简单的问题，但搞得很复杂。表现为----以会议落实评审，以文件落实文件，从头到尾形式的东西太多。
3、本应该是老鼠拖葫芦大头在后，但搞成了虎头蛇尾。表现为----要求很全面，但输入和输出不对应，暴露问题不充分，改进措施不到位，问题整改不彻底。
4、本应该是推动力最大的过程，但搞成了可有可无的事情。表现为----年复一年一个模式，导致管理层认为是负担、职能部门厌烦、主管部门应付、效果不佳。
二）管理评审活动的目的及过程
1、目的：确保管理体系持续的适宜性、充分性和有效性。
2、明晰活动过程：3＋1＝4步走
策划——输入信息——输出信息——问题整改和验证
三）改进建议
方式方法：
1、管理评审和领导原有的日常工作及组织固有的会议 结合在一起。
2、不必单独以会议的形式，减少重复性会议或工作，减轻职能部门和管理层的负担。
实施技巧：
1、借领导的嘴，说我们想说、应说、但说了作用不大的事。
2、充分地沟通，切实让领导感受到是在帮他实现他想实现的目标，让他愿说我们想让他说的话。
3、后续工作的重点是改进措施的落实、变更需求的落实。
四）改进措施实施不到位的表现及原因
表现：
1、治标没治本。
2、同类问题反复出现，企业付出不该付出的成本。
原因：
1、问题整改就事论事，举一反三流于形式。
2、跟踪验证不敢动真格。
动机：
一人得病，大家跟着吃药。好不好？
抓住改进措施六个环节：
过程是否被识别——此项工作是否必要——职责是否被分配——是否有相应程序或标准——是否执行程序或标准——执行是否有效或有效率。
在近二年的管理评审过程中，武汉分公司的基本做法是：
1、每年四季度根据公司的总体工作部署，做好管理评审工作的策划。
2、结合职代会报告、质量年度会议报告、HSE年度会议报告、年度务虚会的专业分析报告，确定管理评审的输入材料的具体要求，落实责任部门。
3、主管部门在审核输入材料的基础上，适当系统化并补充一些材料，形成管理评审报告（初稿）。
4、管理评审报告（初稿）送职能部门及相关的公司领导审核，修改形成管理评审报告（送审稿）。
5、管理评审报告（送审稿）送管理者代表、最高管理者审核，按审核的意见修改并将意见反馈给相关职能部门后定稿。
6、针对管理评审的输出，下发问题整改通知单，落实改进的决定和措施、责任部门、责任人、完成时间。
7、严格验证，采取改进措施有奖制度。对改进措施效果显著的， 奖励措施制定人、实施人、验证人、责任领导。

二0一0年七月十五日2010年读书节活动方案
一、     活动目的：
书是人类的朋友，书是人类进步的阶梯！为了拓宽学生的知识面，通过开展“和书交朋友，遨游知识大海洋”系列读书活动，激发学生读书的兴趣，让每一个学生都想读书、爱读书、会读书，从小养成热爱书籍，博览群书的好习惯，并在读书实践活动中陶冶情操，获取真知，树立理想！
二、活动目标：
1、通过活动，建立起以学校班级、个人为主的班级图书角和个人小书库。
2、通过活动，在校园内形成热爱读书的良好风气。
3、通过活动，使学生养成博览群书的好习惯。
4、通过活动，促进学生知识更新、思维活跃、综合实践能力的提高。
三、活动实施的计划
1、 做好读书登记簿
（1） 每个学生结合实际，准备一本读书登记簿，具体格式可让学生根据自己喜好来设计、装饰，使其生动活泼、各具特色，其中要有读书的内容、容量、实现时间、好词佳句集锦、心得体会等栏目，高年级可适当作读书笔记。
（2） 每个班级结合学生的计划和班级实际情况，也制定出相应的班级读书目标和读书成长规划书，其中要有措施、有保障、有效果、有考评，简洁明了，易于操作。
（3）中队会组织一次“读书交流会”展示同学们的读书登记簿并做出相应评价。
2、 举办读书展览：
各班级定期举办“读书博览会”，以“名人名言”、格言、谚语、经典名句、“书海拾贝”、“我最喜欢的＿＿＿”、“好书推荐”等形式，向同学们介绍看过的新书、好书、及书中的部分内容交流自己在读书活动中的心得体会,在班级中形成良好的读书氛围。
3、 出读书小报：

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