公司印章管理规定(含流程图).doc

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1目的
为保证公司印章使用的合法性、严肃性和安全性，加强公司印章的管理，特制定本办法。

2适用范围
公司及各部门公务使用之印章

3定义
印章是公司经营管理活动中行使职权，明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具，公司印章主要指：公章、合同章、财务章等各职能部门章。               

4职责
4.1 行政人事部：
4.1.1公章及合同专用章保管。
4.1.2因业务需要新章刻制事务跟办。
4.1.3改制、停用、废止的印章的封存或销毁。
4.2各部门经理
4.2.1部门因业务需要刻制部门级印章的审核。
4.2.2部门级印章的保管、监督。
4.3 厂长/总经理：
4.3.1新章刻制及旧章废止的批准。
4.3.2因特殊需要印章外带的批准。

5内容
5.1种类
5.1.1正式印章：指公司章以及公司所属分支机构印章。
5.1.2专用印章：指公司以及公司所属分支机构财务专用章、人事专用章、各部门章等用于指定用途的印章。
5.1.3人名用章：指以个人名义刻制的用于公务的签名章或印鉴章。
5.2刻制、改制
5.2.1印章的刻制由提请人或部门申请，部门经理审核厂长批准后交行政人事部办理。
5.2.2提请刻制印章的申请中应将印章种类、名称、形式、使用范围及管理权限加以说明。
5.3保管
5.3.1专人保管：公司章由行政人事部经理保管；部门级印章应由部门经理指定可靠心细、原则性强的人妥善保管；个人印章由个人自己保管。
5.3.2印章保管人因故临时请假，须更换印章保管并做好交接记录。
5.3.3固定存放：印章必须存放在牢固的抽屉或箱柜内并加锁，保管人不得委托他人代为盖章。
5.4使用
5.4.1对于常规需盖公章的文件，各部门统一提交经厂长审批的《常规需盖公章文件清单》至行政人事部备案，清单里所列的文件可直接到行政人事部登记后盖章。《常规需盖公章文件清单》于每年9月份更新一次。
5.4.2《常规需盖公章文件清单》罗列以外的文件，需盖公章的请填写《公章使用审批表》经部门经理审核，厂长审批后，由行政人事部执行并做相应的备案工作。
5.4.3行政人事、财务及商务等部门印章管理者必须做好印章使用、审批等台账，并永久保存。
5.4.4办理用章事宜应在上班时间内。
5.4.5已有厂长/总经理署名之文件及合同，视同已获批准，直接于行政人事部登记盖章。
5.4.6印章保管人对用印有监督权，对不合格手续或不合法的用印，有权拒绝。
5.4.7公司之公章原则上不准带出公司使用，如因业务必须，须填写《公章使用审批表》向厂长申请特批。
5.5停用
5.5.1因印章内容变更或因业务需要停止使用的印章，由保管人写出印章停用说明，经部门经理审核厂长审批签字后交行政人事部备案。
5.5.2印章散失、损毁、被盗时，各保管人应迅速向公司递交说明原因的报告书，行政人事部经理则应根据情况依相关规定的手续处理。
5.5.3停用的印章于行政人事部封存三年后予以销毁。

6流程图

有需求部门 行政人事部 厂长/总经理 输出记录

申请报告
提交印章刻制、改刻、废止申请报告

审批

实施办理

废止
刻制、改制
封存三年后销毁
行政人事部领取
按要求刻制、改制

公章、合同专用章行政人事部保管
部门级章由部门保管，个人印章由个人保管

公章、合同专用章

使用申请

《常规需盖公章文件清单》
《公章使用审批表》

常规需盖公章文件

审批
部门经理批准

登记、盖章并建立台帐

7相关文件/记录
序号
文件名称
文件编号
保存部门
保存期限
1
公章使用审批表
A-IV-AD-31
QA及其他领用部门
原件永久保存，副本过期销毁
2
常规需盖公章文件清单

/
行政人事部
永久保存

8附件

修订一览
序号
版次
修订日期
修订内容摘要
修订人
1
A0
/
新作成

2
A1
2006-2-1
/
XXX
3
A2
2011-9-28
全面修订并增加流程图
XXX

编 制
审 核
批 准
XXX

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