物业公司物资采购管理程序.doc

物业公司物资采购管理程序一、 目的规范物业公司采购流程，明确采购责任，对采购过程进行管控，确保采购的物资、服务符合公司规定的要求，以保证公司利益。二、适用范围物业管理所需要的所有物资（如项目开办物资、工程保养、修缮、保洁、消防、保安、绿化、相关部门所需物资等）的采购活动。三、职责1. 项目各部门：按照当月资金计划由部门负责人负责制定采购计划申请，并协助行政部进行物资核对、清点入库或紧急采购结算；2. 综合事务部：采购专员负责协助公司综合部相关人员确定采购分供方、把控物资价格、协助签订合同、受理产品及服务质量的投诉等；3. 客服总监：负责审核采购计划，包括计划内和计划外物资采购申请。四、采购物资的分类A类：办公用品、劳保用品等日常耗材，单价10000元五、采购、入库、报销流程1. 提出采购申请各部门负责人根据下月的物资预计用量并结合项目预算及月末库存情况，在每月25日之前以采购申请单的方式提出下个月的物资采购计划，写明物资名称、型号、规格、数量、单价等（如有特殊要求，须备注说明）。2. 审核采购计划月度物资采购计划由需求部门负责人于每月25日前提出书面采购申请，由库管员、财务人员、客服总监于28日前完成审核，每月28日提交公司综合部总裁助理或物业运营中心总经理审批，根据AB两类物资情况，审批流程如下：A类物资：项目需求部门负责人提出申请后，需仓库管理员审核，检查仓库是否有库存或者替代品，若无则同意申购，流入下一审核环节；项目财务人员根据当月资金计划，对各部门负责人上报的采购申请进行审核，若在资金计划内则同意申购，若不在资金计划内则审核驳回，如遇紧急特殊情况需在资金计划外采购的，需追加预算申请，说明情况，方可通过，审核完成报客服总监，客服总监完成最后一步审核流程，流入下一审批环节； 物业总经理审批通过后转至综合事务部采购专员下单采购。B类物资：除履行A类物资审批流程，在物业总经理审批通过后流向集团总裁助理处进行审批，审批通过后方可下单采购。特殊类物资：除履行B类物资审批流程，在集团总裁助理审批通过后流向集团总裁处进行审批，审批通过后方可下单采购。3. 供应商的选择行政部采购人员在采购物资时要选用符合要求的供应商，在公司指定的合格供应商名单内进行采购活动；对新型、首次购买的物资，在公司没有固定分供方的情况下，项目行政采购人员需配合公司负责采购的人员一起搜集供应商和产品的信息，协助完成新分供方的确定。4. 物资的采购各需求部门将批准后的采购申请单提交给负责采购的人员，由其在合格供应商处进行采购。严格控制在计划范围内并根据项目预算内安排开支。所采购的物资有质保要求的贵重物资应签署合同、协议并经评审。如因特殊情况需追加计划开支或超计划开支的应由各部门提出追加预算申请，并详细说明原因。行政部采购组在支付费用及采购物资前需借款时，由经办人填写借款单，财务部根据相关合同、协议或计划审核后，办理借款。5. 物资入库采购回来的物资由提出采购计划的部门负责人、库房管理员等验收，验收合格后交库管员办理入库手续并填写物资入库单，留下记录。6. 物资领用物资采购入库后，库管人员负责通知各需求部门领用物资，建立物资出库领用单，并做好登记，建立物资台帐。7. 报销经验收合格无误的物资采购入库后，采购人员以费用报销单的形式于每月*日之前，向公司财务部提出报销申请，并附上经审批完成的物资采购清单、入库单及相应发票。 流程说明图：采购流程图责任人/领导说明填写采购申请单审核审核审批是否B类否是否是否特殊类采购收集产品供应信息是验收入库物资领用报销需求部门负责人需求部门需详细填写采购申请单，列明物品名称、规格、型号等。库房管理员检查仓库是否有库存或者替代品，若无则同意申购。财务人员、客服总监据月预算资金计划进行审核，若在资金计划内则同意申购；否则应驳回。资金计划外采购的，需追加预算申请，说明情况，方可通过。物业运营中心总经理物业运营中心总经理进行审批集团总裁助理集团总裁助理进行审批集团总裁集团总裁进行审批采购相关人员了解需求物料的型号、品牌、价格等信息采购相关人员据批准通过的采购申请单进行物资采购库房管理员库管员核准数量，检查质量无误后，办理入库手续并填写物资入库单各部门申请人员物资采购入库后，库管人员负责通知各需求部门领用物资，并做好登记，建立台帐。采购人员以费用报销单形式每月*日之前提交报销申请，一并附上物资采购清单、入库单及相应发票。