财务报销管理制度新.doc

财务报销管理制度
1. 目的：
为加强公司内部财务管理，有效提高工作效率，规范财务报销行为,合理控制费用支出，特制定本制度。
2. 范围：
公司全体员工。
3. 报销制度具体规定
3.1报销时限：
3.1.1各部门员工报销费用需在业务完成后（以发票等原始票据日期为准）5个工作日内上报给部门经理审批，除非该项业务跨年度完成，否则发票不可跨年度报销；
3.1.2财务部收到后在2个工作日内完成复核，如复核手续不全，需及时退回报销人，报销人需2个工作日内再递交跟进符合要求的费用单据给财务部复核；
3.1.3财务审核签字后呈送总经理，总经理审批后，财务部3个工作日内安排付款；
4. 日常费用报销制度操作内容：
4.1定义：
4.1.1银行代扣款费用：是指与供应商签订长期协议由银行代扣款的费用，如电话费、水电费、房租费用等。
4.1.2各类定期结算性费用：是指根据合同或协议实行按月（季度、半年、年）结算，或在收到对方结帐单后由相关单位确认后结算的费用，如：快递费、运费、维护费、佣金、会费等
4.1.3公司日常业务及报销费用：是指公司各类日常业务开支如：零星运费；汽车费用；仓储费；海关、工商、税务、外汇费用、各类活动费用；不超过200元的非材料类的零星采购；以及2000元以下的各类设备备件更换、维修等费用。

4.2操作内容：
公司日常业务费及报销支出办理程序
各类定期结算性费用支出办理程序
银行代扣款费用支出办理程序

申请人按报销制度应在费用发生后一周内及时办理相关手续。

报销申请人在收到结算单据后应仔细核对，并签名确认。

报销申请人提交申请报告
并提交部门经理审批

审批后申请人可与相关单位签定的银行扣款协议，需要时可由财务人员协助办理。

逐项填写《费用报销单》并提供以下资料
1、 对方的对帐单或明细结算
凭据
2、 合同或协议
3、 正式发票
4、 其他财务需要资料
。

填写《费用报销单》，不同项目的费用应单独填写不得合并，并提供下列资料：
1、费用单据发票。
2、相关清单或证明。
3、其他财务需要资料（经签收的入库单等）

经以下程序审批：财务部审核、主管人员复核、总经理审批。

经以下程序审批：相关部经理审核、财务主管人员复核、总经理审批。

扣款协议签定后应交由财务部存档，并在扣款后认真查核扣款情况。

财务部办理支付手续。

财务部办理支付手续。

财务每月核对扣款情况，如有扣款出入或疑问，财务人员应及时提交相关部门协调解决。

5. 差旅费用报销制度操作内容：
5.1定义：差旅费报销是指公司员工因业务需要离开深圳去外地出差而发生的费用。
5.2操作内容：

出差申请
出差外地且连续出差时间超过2天者，出差人应在出差前填写《差旅费计划申请表》，并经部门经理及总经理审批后交财务部备案，需要办理相关差旅费借款手续的可将《差旅费计划申请表》及借款单一并审批再交财务部备案。

出差期间及返回后应注意事项
一、保留好各类费用票据单证。
二、对行程和费用支出应有记录。
三、出差返回公司后一周内应办理报销手续。

差旅费报销
一、 按出差日期逐项填写《差旅费报销单明细表》，作为附件。同时以合计汇总数填写《付款申请单》作为封面报销。如有借款应写明。
二、 所附原始票据按要求粘贴。
三、经以下程序审批：部门经理审核、财务主管人员复核、总经理审批。
四、审批后由财务部安排付款。

6. 各类报销事项内容的具体规定
6.1差旅费的报销
6.1.1市内因公出差、办事交通费（大巴、中巴、公车）实报实销
6.1.2公司对员工乘坐的士，原则上不予报销，因公事特殊情形下经部门经理事先批准的可例外。
6.1.3对市外出差的普通员工只能报销交通票、住宿费不超过当地三星级；部门经理以上的人员经总经理批准可报销机票及三星级宾馆的住宿费；对于招待费应有明确合理的用途，金额参照招待费项中的标准执行，所有人员报销差旅费时应附列每日的费用明细表，否则不予报销。
6.2招待费的报销
6.2.1普通岗位员工不予报销招待费，市场部人员需提前申请并经部门经理同意方可报销招待费。
6.2.2根据招待级别及客人职务不同分别对待：
6.3汽车费用的报销
6.3.1公司车辆不允许私用；
6.3.2因司机违章造成的抄牌及罚款，公司一概不予报销;
6.3.3公司批准的其它汽车费用可按相关规定执行，费用报销时提供相应发票。

7. 费用报销发票要求：
7.1对增值税发票的要求
7.1.1按公司的开票资料规范开票，并盖有销货单位的发票专用章或财务专用章，印章须清晰可见；
7.1.2交易发生后及时开票，报销人应在开票日期当月报销；
7.1.3品名、规格型号、数量、单价、金额与实际相符；
7.1.4发票样式必须是电脑版的防伪税控发票，防伪条形码须清晰，密码区不超出框格线；
7.2对普通发票的要求
7.2.1抬头应为本企业全称，应盖有销货单位的发票专用章或财务专用章；
7.2.2“日期”应为收料或发货日期，且不得跨年度使用；
7.2.3“摘要”所列品名或费用应与实际相符；
7.2.4数量乘单价应等于总价并与中文大写金额相等；
7.2.5餐饮娱乐类发票需有单位盖章。
7.3对收据要求：
7.3.1零星物料采购报销除了发票以外，还需附收据；
7.3.2收据上需注意采购物料名称、数量、单价和金额；
7.3.3收据上需有对方财务章或公章。
8. 费用报销票粘贴要求：
8.1将票据分类，如分成餐票、的士票、机场建设费、汽车杂费票等；
8.2票据分种类后再将同一种类的相同面额的票据再分为一组
8.3将分好种类、面额的票据按顺序用胶水在《单据粘贴单》上由左至右，由上至下平铺粘贴。
8.4票据分类粘贴好后，将填写好的报销单粘贴在贴好的票据正面
8.5拒绝用订书机装订；拒绝将票据不分开而一整叠装订在一起；
9. 费用报销申请单填写要求：
9.1字迹工整，清晰；
X
9.2内容完整：包括报销部门、报销时间、报销人、单据及附页数量、用途用对应金额、合计金额、大写金额及相关备注说明；
9.3大、小写金额一致；大写金额前一位用 注明，整数后面用零注明.

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