13-07-28--商务部费用管理制度11.doc

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一、审核
名称
商务部费用管理制度
编制日期
2013.07.18
审
批
路
径
编制
商务部

审核
商务部

审批
管理者代表

二、修改记录
修改
版次
修改
日期
修改内容
修改部门
修改者
01
2013.07.18
费用报销标准
商务部
XX

1 目的　　
为加强对商务部工作人员费用管理力度，确保商务部工作人员更好开展工作，有效节约用成本，特制订本制度。
2 适用范围
本制度适用于商务部全体成员。
3 相关规定
3.1出差管理
商务部工作人员因公出差期间，所有出差商务人员要每天在外勤356上写“商务日志”，算入绩效考核（试行）。24小时内有效（含当天），不写或迟写，一次扣50元，两次扣100元，依此类推，连续五天不写本月绩效工资扣除，算旷工处理。每周、每月写工作总结和月工作计划，算入绩效考核，48小时内有效（含当天）。不写或迟写，一次扣100元，两次扣200元，依此类推。
3.2差旅费
差旅费是指公司商务部工作人员和项目经理外出公干期间为完成预定任务所发生的必要的合理费用，具体包括：在途交通费、住宿费、市内交通费、其他公务杂费等。
3.2.1商务部和项目经理工作人员出差使用交通工具为火车、汽车、轮船等普及工具。
出差人员乘坐火车范围及标准：
1.路程在600公里以上的（包括600公里），业务经理可乘坐动车二等座或卧铺（不含软卧）。
2.路程600公里以内的，短途出差, 业务经理可乘普通火车、动车二等座或汽车。
3.2.2如果提前规划行程预订飞机票价格或临时预订飞机票价格等同于其他交通工具等特殊情况下，提前报备，先经商务总监批准后，再到商务秘书处报备。可选择飞机。
注：原则上不可以乘飞机，乘坐机票价格不能超过乘做当地火车票价上浮的10%，特殊情况乘坐飞机需提前向销售总监申请，飞机票由商务助理购买。并附上登机牌。
3.2.3 违反公司规定使用交通工具，一律按火车票硬卧报销（超出部分由个人支付）。
3.2.4 市内交通工具应使用公交车、中巴、地铁等，在市内交通报销范围内，可以乘出租车，超出部分不予以报销，标准内实报实销。
3.2.5 商务部工作人员和项目经理出差期间，标准内住宿费用实报实销。
3.2.6商务部工作人员和项目经理外出期间产生的公务费，如邮电费、文件复印费、传真费等，实报实销。
3.2.7商务部要送客人、代理商等的礼品，经商务总监审批方可，否则费用自理。
3.3报销管理
3.3.1原则上每月报销一次，商务部每月25号前报销并需填写电子版费用报销明细单，以快递邮戳日为准，超过期限的将累计到下月进行报销，报销票据先由商务秘书审核、主管经理签字后交由出纳。每月5号前财务报销到帐，如遇商务总监出差未审批，可先报销到账后审批。
3.3.2费用报销单应严格按公司要求妥善贴好，不符合标准，或填报单据不符、金额不符、重复报销，一律退回。
3.3.3 单据报销规定填写和粘贴方法：
3.3.3.1“外埠出差费用报销单”填写内容按照“外埠出差费用报销单”上的要求填写；粘贴注意事项：将各类车票按面额的大小分类粘贴或是按照日期粘贴，并在粘贴处注明各类面额票据的张数和总金额。票据沿左边及上边依次粘贴，整齐规范，表面单据用黑色笔填写，不得涂改。
3.3.3.2“费用报销审批单”填写内容按单上的要求填写。费用一般是指销售人员在工作中所产生的办公、餐费等（不含差旅费）；粘贴注意事项：原则上只报销发票，无发票，需事先向财务说明情况。或以其他票据充抵，但需要票据背面注明情况；充抵票据与正式发票分别张贴。不能在一个报销单中报销。
3.3.3.3“费用报销明细单”记录每天发生费用。
3.5费用报销标准
职务
住宿标准
出差补助
通讯费
出差市内车费
出差长途车费
试用期人员
≤180
30
无
≤30元
实报
商务经理
≤200
60
289
≤50元
实报
区域经理
≤200
80
289
≤80元
实报
大区经理
≤300
100
389
≤100元
实报
商务总监
≤400
100
389
实报
实报
补充：通讯费上浮不超过100元。
3.5.1销售费用产生 1000元以下的，由销售总监批准；1000元以上的，总经理批准方可报销，并附有效凭证。特殊情况特殊申请处理。（报销单附明细：事由、时间、地址、客户姓名、电话、基本情况及人数，原则上100元每人）
3.5.2员工出差注意安全。如有不安全因素产生，由保险公司负责。公司不承担除此以外的任何法律和经济责任。
3.5.3 转正商务经理需办理交行信用卡用以出差支付费用。

3.6 驻地商务人员交通补贴规定
因公司业务发展需要，招聘部分驻地（当地）商务人员。对于有关交通补助作如下规定：
3.6.1 驻地商务人员市外出差按照公司和商务部规定标准（公共交通工具）核销，凭票按实际发生额报支，不得抵扣。
条适用范围为商务人员，公司有权根据实际情况，进行调整。

4 相关表单
商务人员提交表格：
1. 代理商登记表
2. 客户拜访登记表 (每周六上交)
3. 客户反馈登记表
4. 费用报销表（每月26号前上交）
5. 投标登记表
6. 项目跟踪表（每月第二周及月底30号上交）
7. 月工作计划 (每月30号上交)
8. 周工作计划 (每周六上交)
9. 合同交接表
商务秘书表格：
1．应收款进度表（每月30号上交）
2．商务秘书月报表
3．商务部物品登记表

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