文件管理规定1203.doc

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版本号C/2

ECT-AⅢ-003

文件管理规定

发行日期

版本号

事项

修订内容

拟制

审批

会签

2002/1/17

A/0
新版

方玲

刘国安
金明

2002/6/2

A/1

增加财务部和总办文件号
方玲

刘国安
金明

2003/9/4

A/2

增加七.2
杨松柏

刘国安
金明

2004/2/16

A/3
品管部和技术部分开编号，增加五的部分内容
修订五

方玲

杨松柏
金明
2007/1/20

B/0
合并《程序文件编制规范》ECT/GLP-10和本文；修订文件发放、更改、回收流程
全部页

方玲

杨松柏

金明
张德光

2008/7/15

C/0
修订文件编号规则
全部

方玲

杨松柏

金明
张德光

2010/08/06

C/1
增加外来文件管理及借阅规定
8.4；8.5；8.6
田怡
万静龙
吴晓涛、方玲、金明、刘国安、万锦军、杨松柏、丁贞龙、毕铭、张德光

2012/03/30

C/2
修订外来文件管理及借阅规定
8.1；8.4；8.5；8.6
方玲
方玲
夏风雨
吴晓涛、方玲、金明、刘国安、万锦军、杨松柏、丁贞龙、毕铭、张德光、韦涛
合肥博微田村电气有限公司
修订履历：

发行日期

版本号

事项

修订内容

拟制

审批

会签

2012/05/03

C/3
增加文件的字号、字体、版式的要求
P5、P8.9.10.11.12.13

合肥博微田村电气有限公司

1、目的
规范管理文件的拟制、批准、发放、更改和保管，确保各相关场所都能得到有效的版本，防止采用已作废的文件。

2、适用范围
本规定管理体系中的文件（标准、规范、规程、基准、规定……），不包括公司公文。

3、职责
资料室负责文件的发放、回收，并保管正本；
过程的主管部门负责文件的编制、更改；
总办负责管理类文件的管理；
技术中心负责技术类文件的管理；品质部负责品质类文件的管理；

4、相关文件
《文件控制程序》
《技术文件管理规定》

5、体系管理手册的编号
ECT-SC -

版本号（Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ……）
年（首次发行日期）(02、03、04…..)
手册顺序号(01、02、03…..)
公司名称

三级管理文件的编号
ECT- — -

序号（001、002、003……）
文件等级（Ⅱ、Ⅲ）
管理文件过程代码（详见代码表）
公司名称
三级文件代码表：
见下表
技术文件的编号规则见《技术文件管理规定》
作业文件的编号规则：
ECT- — -

序号（001、002、003……）

文件代码（详见代码表）
公司名称

三级文件代码表

序号
过程代码
过程名称
包含内容
包含内容的说明
1
A
资源管理
人
职能、权限的分配；人员资格、招聘、培训、绩效考核等人事管理的内容
基础设施
厂房、生产线、机器、工具、治具、办公设备、网络等工作所需设备设施
工作环境
照度、噪音、温度、湿度
文件
文件管理和控制，含软件
记录
记录管理和控制，不限制信息的载体
2
B
制造过程
生产中对人、机、料、法、环的要求，包括仓储、转运、标识和可追溯性的管理
3
C
监视和测量过程
品质管理
体系流程、过程检验、IQC、PQC、OQC、4M1E变更、改进、数据分析、损金、方针和目标、审核（内外审、管理评审、顾客监察）
计量设备设施
仪表的检定、校正和使用，GRδR· MSA等
4
D
设计开发
产品的设计开发过程
设计各过程的要求，含技术文件、记录的特别要求
试验
5
E
环境特别事宜

6
F
和相关方有关的过程
营销
顾客服务——售前、售中和售后；顾客财产
合同评审和合同管理
采购
供方认定、评价；采购材料
7
G
财务
ERP、报关

预算、报销、结算、资金、资产的管理

8
H
职业健康
保密、6S1E（含安全）
包括对与环境、职业健康有关的相关方进行控制或者施加影响
9
I
其它
项目管理

作业文件代码表：

文件类型
代码
流水号（从001开始）
CPK
CPK

PFMEA
PFMEA

DFMEA
DFMEA

QC工程图
QCFC

质量异常单 non-performance report
NPR

顾客反馈报告（回复）
FBRepot

工厂检查改善报告
IReport

质量计划
QPlan

质量目标
QObjective

质量方针
QPoliy

经营方针
MPoliy

6、 管理文件的标准格式
6.1程序文件封面见附页一
6.2程序文件内页见附页二
6.3三级文件封面见附页三
6.2三级文件内页见附页四

7、 管理文件的文件幅面、条款号、字体、字号、行距等要求：
7.1字体全部使用宋体

7.2字号
根据位置不同，字号不同，详见附件批注。

7.3行距
全文1.5倍行距。

7.4标题
一级标题：1、2、3……
二级标题：1.1、1,2、1.3……
三级标题：1.1.1、1.1.2、1.1.3……
末级标题：1.1.1。1、1.1.1.2、1.1.1.3……
管理文件条款号以四位数字为限，若有具体内容需区分，则以大写、小写英文字母作为原则。

7.5管理文件的幅面、页眉页脚
管理文件幅面使用A4标准纸。
首页无页眉，其余页有页眉无页脚。

7.6文件内容手续
1、目的
为什么开展这项活动（WHY？）
2、适用范围
涉及哪些方面（WHAT？），禁止事项。
3、职责
公司的部门或相关人员（WHO？）对执行文件达到目的所负的责任。
4、引用文件

明确使用该文件所涉及的参考文件。如无引用文件，应写“无”。
5.工作程序（标题可以修改）
重点说清楚满足准要求的措施和方法，注明任何需要注意的例外或特殊情况。充分考虑工作过程5W1H：
WHO 谁来做 WHAT 做什么 WHERE 何地

WHEN 何时 WHY 何原因 HOW 如何做/如何控制
6、.记录
明确使用该文件时所产生的记录。
以上内容中除第5可以修改标题，其余不可修改。

8、外来文件的控制
8.1各部门自行收集与本部门工作相关的国家标准、行业标准、国际标准的最新版本，也可提供标准号后由品质部统一收集。加盖外来文件”印章登记后由技术中心资料室统一保管。借阅应登记。

8.2田村公司提供的技术标准按其原编号由技术担当部门统一保管.加盖“外来文件”登记后保管，如需要分发到其它部门岗位使用时，需加盖“受控文件”印章并控制其分发,以确保其有效.

8.3田村公司提供的品质标准，按其原编号由品管部门统一保管加盖“外来文件”登记后保管，如需要分发到其它部门岗位使用时，需加盖“受控文件”印章并控制其分发,以确保其有效.所有分发的文件应确保其关键内容有中文注释/翻译，以避免阅读障碍或者错误理解。

8.4工商文件（含各类政府文件、证书批文等）：公司级各类工商文件由总办办理并保管，建立相应目录，每半年由总办文件管理者进行核对整理；原则上不借阅原件，若需借阅，需填写”资料借阅登记表”,借阅人所在部门负责人签字确认后方可借阅。最长借阅时间为一周，超出时间时需再次办理手续。
此类文件不需加盖“外来文件”印章。

8.5 投资方各类文件（38所及田村公司下发至我司的各类非技术和品质文件），总办统一管理，并分类建立档案，负责发放会签及保管。
此类文件不需加盖“外来文件”印章。

8.6图书：购买图书资料（非技术品质类）时，填写“购买申请单”，经申请部门负责人审批后，交由总办统一购买或委托专人购买。图书购进后交资料室建档入编后再转给申请者。

9、相关记录
ECT/JLY-144 资料借阅登记表
ECT/JLY-148 购买申请单
ECT/JLP-356管理文件更改申请单
ECT/JLP-161文件发放通知单

文件发放及回收、更改记录

合肥博微田村电气有限公司程序文件小二号居中

文件名称：不合格品控制程序小三号居中

文件编号：ECT/QP-12以下至会签栏四号居中

生效日期：2012年03月31日

拟制人/日期：

审核人/日期：

批准人/日期：

会签：

文件修改记录本表五号居中；2行

修订号
生效
日期
页码
修改人
审核人
批准人
会签

修改说明或摘要

不合格品控制程序 ECT PROCEDURE DOCUMENT
ECT/QP-12
生效日期：2012年03月31日 P8/13 修订号：0 版本：A 页眉五号

修订履历三号黑体

文件修改记录本表五号

修订号
生效
日期
页码
修改人
审核人
批准人
会签

修改说明或摘要

B/2

2004年2月17日

P1、P2
方玲
杨松柏
万静龙
郑乔
刘国安
张德光
金明
3；5.2.2；5.8.1

C/0

2004年5月20日

全部
方玲
杨松柏
加藤孝志
郑乔
刘国安
张德光
金明
5.2后全部条款；并对文体的表述、排版、改动规定细化

C/1

2004年12月22日

P3
方玲
杨松柏
加藤孝志
郑乔
刘国安
张德光
金明
增加5.5.4，修订版本号标记方法。

D/0

2005年12月15日

全部
方玲
刘国安
加藤孝志
张德光
金明
杨松柏
1、 增加5.5.2；
2、 修订5.5.4；5.6.3；5.7
增加EMS的要求。

附件二

********程序 ECT PROCEDURE DOCUMENT页眉和内页五号

ECT-**-***
生效日期：*****年**月**日 版本：* 修订号：* 页码*/*

1.目的

2.适用范围

3.职责

4.相关文件

5..工作程序

附件三

ECT-**-*** -小四号黑体

*****规定小二号黑体

发行日期

版本号

事项

修订内容

拟制

审批

会签本表5号

2011/10/10

A/0
新版

合肥博微田村电气有限公司三号黑体

修订履历：三号黑体

发行日期

版本号

事项

修订内容

拟制

审批

会签本表五号

2012/05/03

C/3
增加文件的字号、字体、版式的要求

合肥博微田村电气有限公司

附件四内页页眉均为五号

1、目的

2、适用范围

3、职责

4、相关文件

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