财务部相关管理方案-Updated-on-July-28--2010-by-Linda-Luo.doc

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财务部相关管理方案

一、 借款审批方案
1、 借款的范围：差旅费、业务部门的招待费及广告宣传费，管理部门的交际应酬费、办公用品及其它物品的购置费，应交纳的其它费用。
2、 借款程序：由借款人填写借款单，经部门负责人同意，报财务总监和孙总批准，由财务办理。
3、 借款权限：财务部出纳、总经理及办公室副总在例行公事需要的情况下方有权进行预支款项。
4、 加强借款手续管理，使用借款必须进行限额及时间控制，借款人在完成借款用途后要及时报帐，对有未还清借款的借款人，财务部有权不再办理新的借款并追究其责任。
5、 无故拖欠公司预支款项者，财务部将扣除其工资、提成以抵偿其借款。
二、 费用报销方案
1、 公司的费用报销实行审批制度，公司所有支出必须按程序审核，即所有支出必须经过财务总监审核和孙总核准，财务才能报销。
2、 费用报销单必须具备以下要素：申请人、部门批准、总经理审批、财务复核、财务审批、核准（孙总）。报销完备的凭单附件，申请人要在报销凭单背面签字。
3、 费用报销程序
① 申请人正确填写费用报销单, 粘贴好相关的单据附于费用报销单后并在申请人处签名, 相关的单据包括合法的发票或财政收据以及其他认为有效的文件（如果涉及采购费用报销，需同时提供核准的请购单和入库单；如果涉及应酬费用须在备注栏列明客人及陪同名单、应酬日期、目的、列明中/晚餐和餐馆名称等事项）。
② 申请人将填写好的费用报销单报部门经理批准和总经理审批后递交财务部, 由会计进行复核。 凡单据不齐, 不真实, 错误或认为有其他不合理情形的,由财务部退回给申请人重新整理.
③ 会计复核单据合格的, 将在复核处签名并交给出纳。
④ 出纳根据费用报销单填写支出证明单，递交财务总监审批并呈报孙总核准。
⑤ 出纳根据已核准的费用报销单安排付款事宜。
⑥ 需要填写费用申请表的项目在报销时需提供按规定审批后的费用申请表(需要填写费用申请表的项目包括: 所有日常性项目（除政府规定收费项目以外）; 非公司组织的各项培训； 内部各团队的活动经费; 各项维修费用包括公司车辆和厂房设备等)
⑦ 如孙总出差在外，应根据孙总的授权办理报销事宜。
三、 合同管理方案
1、 公司业务合同的签订，应由孙总亲自签发，或授权委托总经理签发，其他人员无权代表公司对外签订任何合同。
2、 公司谈判应由业务部门、财务部门人员参与，任何人不得独自一人与他人谈判。
3、 在签订合同之前，必须准备不少于三家的方案及合同报价，在全面进行比较后，由业务部门提出意见报公司主管领导，公司主管领导认为条件成熟时召集内部合同洽谈会，在取得共识后与客户开展合同谈判。
4、 在业务合同的签订过程中，有关人员必须保守公司商业秘密，任何人不得有意或无意暴露内部信息，不得将任何客户的报价透露给另一公司，否则将追究失误人的法律责任或行政责任。
5、 业务合同涉及到数量、价格、技术等问题，至少要有一位专业技术人员参与，在内部审查时，经办人必须将市场调查资料附后。
6、 重要合同必须经反复征求法律顾问或精通法律事务人士的意见。
7、 业务合同签订后，有关人员应严格遵守合同条款，不得私自更改。
8、 所有业务合同凡涉及公司资金的，须交财务部备案存档一份。
9、 合同签署印章后，非法定代表人签字的合同，管章人在加盖公司印章之前须向法定代表人请求同意。合同超过一页的须加盖骑逢章。
10、 合同执行的监督责任在公司各相关的业务部门。
四、 招待费用管理方案
为强化费用支出管理，从既搞好业务工作，又节省费用开支的角度出发，现就公司业务招待费用作如下方案：
1、 业务招待费用实行申报制度。
2、 要从严控制招待费用开支，确因业务需要接待有关单位人员的，经办人须事先填写“业务招待费审批表”，如情况紧急，需请示孙总口头指令，事后补交“业务招待费审批表”，部门主管加注意见后，报孙总批准方可，否则财务不予报销。
3、 报销业务招待费用时，填写“费用报销单”，并附上“业务招待费审批表”，方可报销。
4、 在公司内消费免单，只能由孙总确定批准签字。
5、 公司每月的消费免单金额需严格控制在公司有关限额范围内，如超出限额，需由财务部以书面报告形式报孙总审批。

抄送：总办、财务

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行政总监： 总经理： 2013年10月10日 印发
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