办事处财务管理制度.doc

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山 山东龙大肉食品股份有限公司
办事处财务管理制度
（2010年）

注释：本管理制度适用于山东龙大肉食品股份有限公司下属的办事处财务、业务管理，本制度随着公司业务的发展及信息化应用的进行，而不断补充、修定。本制度属公司内部资料，请注意保管，不得外传。
目录：
1、第一章 总则..............................................................3
2、第二章 组织机构及岗位职责................................................4
3、第三章 货币资金管理规定..................................................8
4、第四章 应收账款管理规定.................................................10
5、第五章 库存商品管理规定.................................................12
6、第六章 办事处分销操作规定...............................................14
7、第七章 生、熟食店中店流程控制方案.......................................15
8、第八章 区域协同账务管理规定.............................................17
9、第九章 办事处营业员、促销员工资发放规定.................................18
10、第十章 发票、印鉴管理规定..............................................19
11、十一章 费用报销管理规定....................... ........................21
12、十二章 财务报表制度....................................................23
13、十三章 会计档案管理规定................................................24
14、十四章 固定资产和低值易耗品的管理......................................26
15、十五章 微机使用管理规定................................................27
16、十六章 办事处会计管理规定..............................................29
17、十七章 业务检查规定....................................................32

第一章 总则
第一条 为了适应山东龙大肉食品股份有限公司业务快速发展的需要，规范办事处财务行为，保证会计信息真实、可靠、及时、完整，加强财务管理和内部控制，规避经营风险，根据《中华人民共和国会计法》及国家有关财经法律、法规结合公司实际情况，制定本制度。
第二条 本制度是办事处财务工作所必须遵循的原则和规范。

第二章 组织机构及岗位职责
第一节 组织机构

山东龙大肉食品股份有限公司办事处财务由会计、出纳（暂业务员兼职）和仓库保管员（部分办事处业务员兼职）组成，办事处会计负责办事处财务总体管理工作，办事处财务受公司财务部直接领导,直接向公司财务部汇报工作。办事处财务必须配合好办事处的经营工作，为办事处业务发展提供真实、可靠的数据，做好财务服务工作。财务人员受办事处和公司财务部的双重管理。
办事处会计对出纳和保管拥有考核权；办事处主任对办事处财务人员拥有考核权和任免建议权。

山东龙大肉食品股份有限公司办事处财务组织结构图

驻长沙办财务
驻无锡办财务
驻北京办财务
驻东营办财务
驻日照办财务
驻莱芜办财务
驻济南办财务
驻淄博办财务
驻莱阳办财务
驻龙口办财务
驻威海办财务
驻荣成办财务
驻青岛办财务
驻潍坊办财务

长沙区域
龙口蓬莱栖霞招远
无锡区域
北京区域
东营滨州
日照临沂菏泽
莱芜泰安济宁
济南区域
淄博区域
潍坊高密寿光
青岛胶南即墨
荣成乳山文登海阳
威海区域
烟台区域
莱阳莱西莱州
山东龙大肉食品股份有限公司财务部
驻烟台办财务

第二节 岗位职责
（一） 办事处会计的职责
（1）必须严格按照《会计法》和《会计准则》做帐，账务处理必须规范、合理、真实，不得虚报、漏报，做虚假核算。
（2）必须遵守公司财务部制定的规章制度，真实反映办事处经营情况，规范财务业务处理，有权制止任何违反财经纪律和财务制度的行为，发现问题及时报告公司财务，直接对公司负责。
（3）根据不相容职务相分离的原则，针对办事处的具体情况，健全并监督执行各种审核制度、稽核制约制度和其他的内部会计控制制度。
（4）做好办事处财务核算工作，保证各种单据及时准确入账，做到日清日结。
（5）负责监控办事处的应收款，杜绝发生坏帐损失。及时与客户对帐、传递发票。对货款结算时客户所扣的各项费用，及时索要发票或收据。对于将要超出账期的客户，及时对业务人员给予提醒；对超出账期的客户，及时督促办事处主任及业务人员进行结款,必要时停止供货，避免造成更大的损失。若因监控不当或没有监控到，发生坏帐，追究会计人员失职责任。
（6）及时与客户、公司核对往来帐，发现差异及时查询、解决,保证对帐相符，确保公司利益不受损失。
（7）监督办事处保管员和出纳员的工作。审核办事处出纳员、保管员的日常业务和账务处理情况，协助办事处保管员和出纳员管好钱、财、物，避免发生任何意外损失。协助办事处及时向公司汇款，避免办事处超期、超量占用公司资金。
（8）每月核对库存商品、货币资金不少于三次，并编制库存商品盈亏表、货币资金盘点表，存档以备公司财务部核查。
（9）建立、健全低值易耗品、固定资产、费用开支等备查帐薄。对会计档案资料妥善保管，必须确保办事处账目清楚，做到有帐可查，有据可依。
（10）严格执行销售合同关于结款账期、扣点的规定，如有差异，及时上报办事处主任和公司财务部。
（11）严格执行公司规定的费用报销、现金借款、账户管理的规定，及时制止办事处的违规操作，必要时向公司领导和财务部反映。严格落实发票金额和交易对象，确认交易真实后才可开具发票，坚决不准乱开、虚开，且保证发票开具的及时性。
（12）及时准确地向公司财务部上报各种报表，对上报数据的真实性负责。
（13）负责监督办事处保管员和出纳员的移交工作。
（14）协助办事处主任搞好其他日常工作，完成各种临时性工作。

（二） 办事处出纳员职责
（1）出纳员要对办事处、公司负责，严格执行公司财务制定的管理制度、会计核算制度和其他规章制度。
（2）严格按照有关规定做好现金和银行的收付工作，确保帐务处理规范、合理、真实。
（3）认真审核各项结算单据的真实性、合法性，审核办事处各种费用的报销单据，对违规的费用开支拒绝支付，不经领导批准和没有经办人签字的票据不予报销。
（4）负责管理各种银行票据和现金借款单据，对办事处的货币资金安全负责。
（5）现金日记账必须日清日结，做到账款相符。每月定期盘点库存现金，编制现金清库表，如出现亏库，负责赔偿短缺金额。
（6）按照货币资金管理规定严格控制现金库存数量，尽可能减少资金占用,保证资金安全。
（7）出纳员对业务人员的借款应及时催收，有超期借条应及时让当事人更换。
（8）不得徇私舞弊、擅自私存、挪用公款、货款，一经发现严肃处理。
（9）对办事处货币资金管理工作或者其他财务工作中出现的问题提出建议和措施，并及时上报有关领导。

（三） 办事处仓库保管员职责
（1）保管员要对办事处、公司负责，严格执行公司财务管理制度和其他规章制度。
（2）建立各种库存商品保管帐，做好各种商品、促销品的出、入库账务管理。
（3）严格按照有关规定进行商品入库，入库时要按单清点、验收，并对入库后的商品安全性负责，如有短少损失负责赔偿。
（4）严格按照有关规定办理出库业务；有权拒发手续不全的货物；有权拒绝闲杂人员进入仓库；有权拒绝私人物品占用仓库。
（5）依据产品保质期进行分类，严格按照“先进先出”的原则进行出库。
（6）加强产品养护，注意仓库通风、防潮、保持货垛整齐、防止虫蛀、鼠咬、霉烂、变质等，减少损耗，保持仓库环境清洁。
（7）定期对产品进行清点，做到帐物相符，如有问题及时报告主任，每日向办事处主任报告库存结构、库存数量。
（8）定期协同办事处会计盘点库存，盘点结果以书面形式上报公司财务部和办事处主任。
(9)对收货单、发货单、退货单、收发存表按月装订成册，安全保管，年末归档。
（10）对办事处仓库管理工作或者其他财务工作中出现的问题提出建议和措施，并及时上报有关领导。

第三章 货币资金管理规定
为适应办事处业务发展的需要，降低经营管理存在的风险，防范资金管理存在的隐患，特规定如下：
一 取消收取客户现金业务的操作模式
部分真空办事处除去有超市营业员收取散熟现金货款上交办事处的形式以外，办事处再有其他销售方式不得直接发生涉及现金交易，可由其他转帐方式替代。
1办事处辖属的二批代理商、以及除去商超以外的有固定往来业务的个人客户，可要求对方将预付款存入办事处货款专用账户，或者采用卡卡转账等银行业务，不得直接结算现金。
2部分商超客户，结算货款时要求对方以支票、汇票、电汇等转账形式支付，不得直接结算现金。
3临时的福利客户，洽谈业务时提前和客户商谈好货款结算方式，不得直接结算现金。
4 冻品办事处业务发生额较大，货款必须以银行业务结算，严禁结算现金。
以上规定，办事处人员严格执行，如有违反对当事人处以1000.00元以上罚款，办事处主任处以500.00元以上罚款。若因违反以上规定造成货款损失的，当事人除承担罚款外并全额承担损失。
二 办事处货款专用账户的管理
货款专用账户由办事处出纳在就近银行开户，冻品办事处指定专人（会计除外）在银行开户，开户资料报公司财务备案，银行卡或存折由出纳员或兼职人员管理，密码由办事处会计设立掌握，向公司汇款必须由两人共同操作完成。
货款专用账户是办事处将收到的现金货款存放的专用账户，此账户只允许存入,支出仅限向公司汇款；不得支出挪作它用。货款现金必须送存银行，当日确实不能送存的，最迟第二个银行工作日送存。对收到的货款以现金支票形式支付的，当天存到货款专用户上。
每个月末由出纳员打印货款专用户余额，货款专用户是存折的，核对存折上的余额是否与银行余额相符，复印存折上的余额随银行打印明细以备审查；货款专用户为银行卡的，打印银行卡余额留存备查。
货款应及时汇入公司，办事处货款余额达到2万元时(冻品办5万元)，或货款停留超过一周以上，必须及时汇入公司账户，否则，罚款500.00元，由出纳员个人承担。
收到银行的支票、汇票后，出纳员要及时邮寄到总公司财务部，并登记支票管理簿，收到日期、到期日、支票号码、邮寄日期、邮寄号；不允许司机带回公司，因司机捎带丢失的,由出纳员负责。因支票、汇票没有及时到达公司财务部造成货款回收滞后，出纳员承担利息，造成货款无法回收的，由出纳员承担。
三 办事处备用金账户的管理
备用金账户是存取办事处费用开销的账户，备用金由办事处主任以个人借款形式从公司财务支出，办事处设立专用的备用金账户，户头为出纳员，并由出纳员掌握密码，备用金由公司财务部直接存到办事处备用金账户上。
办事处设立出纳员岗位的（指业务人员兼职），由出纳员出具借款单给办事处主任，借款金额为办事处主任在公司财务支取的存到备用金账户上的金额，每月根据办事处回公司结算的费用额，清欠公司财务支取的借款后及时变更欠条；无会计人员的办事处，备用金的管理及使用由办事处主任负责。
办事处备用金库存现金限额定为2000.00元，超过部分必须及时送存银行。
办事处备用金用于支付办事处日常费用，办事处费用严格按照营销管理部销售费用政策支出，严禁公款私用、费用超支行为。
办事处建立现金日记账，由出纳员负责填制，费用项目以实际的业务内容为准，回公司结算费用时，现金日记账一同带回审查。发生的费用单据由办事处主任签字报销后转交办事处会计入帐，月末办事处会计盘点备用金编制清库表。
特殊情况或者不可预计的临时性较大费用开支，允许办事处临时增加备用金额度，但必须提前向销售部申请，由销售部长签字同意，节假日期间销售旺季，公司允许办事处适当增加备用金额度。
办事处业务人员因业务需要借支现金，必须由借款业务员填写现金借款单，详细写明业务内容、还款时间，预计花费金额等，由办事处主任、会计签字后，方可支付，还款日期不得超过30天。办事处对超账期欠条要及时清理，超过30天或借款人调离、离职的从经办人的收入中扣除，经办人不能偿还的从批准人的工资中扣除；借款的清欠由出纳员负责，报经会计、办事处主任监督执行（特殊情况上报公司）。

第四章 应收账款管理规定
1、办事处应收账款单据和账本必须由办事处会计管理，每月由办事处主任和会计共同监督，对账面余额和单据进行清查核对，出现差错及时查找原因并解决。
2、办事处会计应分客户单独存放应收账款单据，并编码保管，便于查询，当日发生应收账款单据,当日必须登记入账；办事处会计必须每天仔细检查当日发生应收款单据的准确性、真实性、完整性。
3、办事处会计应根据客户档案建立《商超客户对帐、结款时间表》，以便于每月及时、准确对帐、结账。
5、业务人员如果需要结款时，必须以借条形式向办事处会计换取结算单据，严禁业务人员延期上缴货款和业务人员长时间随身携带验收单据，必须与货款结算日将货款上缴给出纳或者归还验收收据，并抽掉借条。办事处会计应及时跟踪货款上缴。
6 因业务失职造成价格执行差异形成的损失，由责任人全额承担，入账价格必须真实准确，严禁弄虚作假，否则，一经查处上报公司通报处理。特殊价格上报公司批复后方可执行。
7、应收款帐期超过合同约定付款期限（或者超过60天）视作监控和催收的重点，立即对相关业务人员提出警告，上报办事处主任和财务部，督促业务人员进行催款或办理抵押，并对欠款客户做出供货节制或停止供货计划。
8、临时性福利业务会计监督货到收款的手续办理，提货前由业务经办人员在财务办理个人欠款（货）手续，由办事处主任判断是否出现风险。若确认有风险或货款超过一周仍未收回时，财务会计应立即向肉食财务部、肉食总部直接负责人报告。
9、福利客户赊销时，需与客户签订购销合同，合同内容包括：返利方式、还款时间、还款方式等。无合同时，则由业务员填写“福利客户赊销申请”，福利客户赊销申请应包括上述合同内容。办事处会计凭审批后的合同或“福利客户赊销申请”通知保管员办理发货手续。财务会计对到账期的赊销款项应提前2天向办事处主任、业务员发出结款通知，催促相关人员及时结款。
10、办事处主任、业务员和会计因故调离或者辞职，交接的时候必须清对所负责客户的应收账款，出现不明差额或者因工作失职原因造成应收账款损失的，由责任人全额赔偿。
11、严格实行收支两条线管理，销售货款必须完全电汇公司，办事处或者个人不得以任何原因和理由借用、滞留或者挪作它用，一经查出，按贪污货款处理，并对办事处主任、会计及责任人处以500-10000元罚款，情节严重的予以辞退，并在集团范围内通报，集团公司范围内永不得录用。
12、超市店中店专柜的销售货款应每月单独对账，严格核实送货数量金额、销售数量金额、亏耗数量金额、结账金额和超市剩余应付款金额，并及时上报营销部统计组，以杜绝长期对账不清造成的潜在亏损，对于查实的潜亏金额，应及时查找原因，并及时解决、处理账务，属于人为失职原因造成损失的，除由责任人全额赔偿外，还将追究责任人的其他失职责任。
13、办事处会计必须每月或者每季度与公司、客户核对往来帐，属于时间性差异的，必须及时调整；属于其它情况的要联系业务人员进行核查，金额较大的上报营销部和财务部进行处理。客户不配合对账，办事处必须暂停供货。办事处财务会计应在第一时间内，将不配合对账客户的名单及原因传真至肉食总部、肉食财务部。
14、办事处会计（散熟主管、生鲜主管）负责每月与公司财务核对、上报真空熟食、散熟超市、生鲜超市对账情况表，对于差异较大的要及时查找原因。
15、直营办事处汇款由办事处会计直接确认入账，收到的支票、汇票直接传送给公司财务部出纳员。
16、办事处真空个人消费帐户用于现款现货业务，不得存在应收款余额，如果出现限期清理，限期不清理扣发工资，按照余额30%缴纳罚款。

第五章 库存商品管理规定
（一）公司产品管理规定
1、订货申请
1.1办事处的库存管理应坚持“库存合理、加快周转”的原则，尽可能降低库存风险。
1.2办事处在要货时须根据销售计划，结合实际需求，合理安排订货次数及数量，在合理库存内保证销售的需要。
1.3根据上述要求，办事处计划员在分销系统录入《销售订单》，经销售部审核无误后，办理发货程序。
2、产品入库
2.1采购入库:公司发货到达办事处后，办事处保管根据公司发货单清点货物，验收无误后在发货单上签字，并根据公司发货单，录入分销《成品入库单》，将公司发货单收货人联次传财务部门入账。
2.2退货入库：商超或经销商货物退回，业务人员要在第一时间到超市办理退货手续，根据退回产品数量,填制红字销售发货单，入库时保管员清点数量，根据实点数量，核对红字销售单据并审核。
超市出具的退货单必须同退货实物相符，对存在差异的由业务员及时同超市沟通处理，因退货不及时造成往来账核对不清的，由业务员承担。
3、产品出库
3.1销售出库：所有的销售出库必须凭发货单出库，发货单必须要有保管员、业务员签字。保管员根据发货单品名、数量进行出库，出库完毕后，在分销中审核发货单。
3.2非常规未签订销售合同的客户，必须由办事处主任签字方能发货，办事处主任不在办事处的情况下，由办事处主任书面授权业务主管负责办理商品出库的审批手续，授权书内容包括：授权人、被授权人、授权范围、授权期间等内容，授权书做为办事处重要档案保存，授权期间出现任何风险，由授权人和被授权人共同承担。
3.3支票或汇票结款的手续要求，要款到发货，特殊情况由业务员提出未到账发货申请，办事处主任批准后方可发货，出现风险办事处主任负连带责任，会计负责审查手续完备性。
3.4退回公司：保管员清点需要退回公司的产品，填制退货凭证，交给司机，司机在收货人处签字。货物送到公司后，公司仓库填制退货单，传给办事处保管员，保管员核对数量后及时审核，保证退货业务在发出之后三天内处理完毕。
4、盘点制度
保管员对库存量要做到心中有数，每月定期同会计人员一起对库存进行全面盘点，对库存存在差异无法落实原因的进行责任分担，盘盈入账，盘亏由保管员承担70%，办事处主任承担30%，盘点结果以书面形式上报公司财务部和办事处主任，每月的盘点表要留存办事处备查。
5、日常库存管理
5．1保管员要及时的核对库存明细帐，确保帐物相符。
5．2保持合理的库存结构，将商品按类别存放，按照“先入先出”原则进行出库，保持良好的库容库貌。
5．3对于长期积压、将要过保质期的产品，及时上报办事处主任。
（二）促销赠品、宣传品的管理规定
1、公司根据办事处申请将促销赠品、宣传品运达后，由办事处保管员验收入库，及时登记促销品库存保管帐。
2、使用时，办事处业务员列明事由及出库明细，经办事处主任审批后由领用人签名出库。保管员把业务员带回的签收单做为回执统一管理，每月统一整理，装订成册，汇总归档。
3、促销赠品、宣传品按照货物的管理标准整齐摆放，及时记账，严禁胡乱堆放，否则查处一次罚款100.00元。
4、促销赠品严格执行促销规定，严禁不按照标准弄虚作假随意发放或据为己有，否则查处一次，除追回物品外，加罚500.00元。
5办事处会计每月末对促销物料进行盘点，并填制《促销物料盘点表》，存档备查，对库存存在差异的，进行责任承担，盘盈入账，盘亏按公司采购价保管员承担70%，办事处主任承担30%。

第六章 办事处分销操作管理规定
为保障办事处分销账务体系的正常运作，特对分销系统相关操作管理规定如下：
一、 分销操作流程
（1）常规发货流程
办事处各相关人员各负其责，严格掌握分销操作流程。
保管员及时在分销系统确认审核公司发退货单据，根据业务员开具的销售出入库单据核对客户验收单据及时在系统审核。核对库存商品，保障库存商品帐实相符。
业务人员根据客户订单，每日在分销系统开具出库单据，保障产品销售单价的准确性，交保管提货审核，收回的客户退货，及时打印销售退单交保管审核。业务人员负责客户验收单的回收（最迟不超过三天），及时交保管确认审核。
办事处会计负责分销系统中销售账单的审核，确保销售账单产品价格的准确性。负责审核保管员、业务员在系统中所已开具、已审核的单据的正确性，保障办事处分销体系各项数据准确性。
对库存商品禁止使用手工单出库，严格执行先开单后出库的工作要求。
（2）促销特价产品。
针对办事处供应客户的特价促销产品，办事处先申请公司批复，办事处会计负责审核。
（3）商品品尝、赠送
办事处以产品进行品尝、赠送、商品客情处理、报废产品处理、超市空退货等问题，必须以书面申请报公司审批，否则公司不予处理，最终形成损失由办事处责任人承担。
二、分销账务核对
分销账务核对参照《应收账款管理规定》和《库存商品管理规定》严格执行。
办事处会计在熟练掌握分销操作流程的基础上，严格监控分销各项流程的具体实施，保障办事处分销体系的正常运作。

第七章 生、熟食店中店账务流程控制方案
一、 熟食店中店账务
熟食从公司的发货到办事处的配送、销售都是由公司人员管理操作，结算方式除去部分超市直接由办事处营业员收取现金以外，其余都是由超市代收货款，月末根据超市销售额按照合同账期结算。
为避免出现不合理的亏耗，根据熟食发货和销售流程办事处控制步骤如下：
1、销售订货。办事处计划员在分销系统录入《销售订单》，经销售部审核无误后，办理发货程序。
2、货物验收。司机和物流配送员将货物按路线运输到办事处或各店中店，收货人
员根据《发货单》收货人联收货，货物验收无误后，由收货人在《发货单》回执联签名认可。
3、退货管理。营业员将货物退到办事处并填写《退货凭证》，散熟主管根据《退货凭证》对退货进行抽查或复核总毛重；办事处按照公司要求将退货分类整理好，并录入分销《退货登记单》，公司仓务收到退货后开具《退货单》，部分产品出现质量问题的标注罚没，单据返给办事处由散熟主管根据《退货凭证》核对有无差异，出现差异及时和公司仓务查询。
3、价格的管理。散熟主管根据公司《发货单》和分销数据与超市执行价格及时核对，查询有无差异，如有差异须在当日上报公司申请调账，并跟踪调账进度，特别是产品调价和执行特价活动期间。
4、销售日报，营业员根据公司发货单、退货凭证、和库存、销售情况，每天下班后，上报当日销售日报表。
5、销售额的核对。散熟主管根据营业员每日上报的《营业员日报表》及公司传递的《发货单》、《退货单》整理出《熟食日报表》，掌握每日销售数据，定期与超市核对销售额，出现差异及时查询，月末办事处会计上报《熟食店中店对账表》反映盈亏情况。
6、账扣费用的管理。
办事处会计根据超市汇款掌握账扣费用，通知业务员向超市索要发票，及时传回公司营销部报销入账，避免费用无人管理导致应收账款出现差额。
针对办事处熟食店中店账务管理，要求办事处从营业员、散熟主管监控好原始数据的统计管理，办事处会计总体协助、指导、监督，同时负责好发票的申请开具，登记, 保障货款的正常结算。
7、办事处会计负责定期与超市核对余额; 设区域会计的办事处由散熟主管协助核对。
《营业员日报表》、《熟食日报表》、《熟食店中店控制报表》格式见附件。
二 、生食店中店账务
生食发货由公司直接供给超市，超市收货后开具验收单，超市自行销售，结款方式按照合同付款账期结款，公司财务先以仓务发货数据入账，然后由仓务根据发货数据和超市验收数据计算出亏耗传财务冲账。
为避免出现不合理的亏耗，根据生食发货和销售流程办事处控制步骤如下：
1、价格的管理。业务员根据公司《发货单》和分销数据与超市执行价格、验收数量及时核对，填写《超市货款明细表》，查询有无差异，特别是产品调价期间。如有差异，应及时联系超市调整或上报公司处理。
2、帐扣费用的管理
办事处会计根据超市汇款掌握账扣费用，通知业务员向超市索要发票，及时传回公司报销，避免费用无人管理导致应收账款出现差额。
针对办事处生食店中店账务管理，要求办事处从生食业务、大区主管监控好原始数据的统计管理，办事处会计总体协助、指导、监督，同时负责发票的申请开具，登记, 保障货款的正常结算。
3、办事处会计负责定期与超市核对余额；设区域会计的办事处由生食主管协助核对。
《超市货款明细表》、《生食店中店对账单》格式见附件。

第八章 区域协同账务管理规定
为保障各办事处商超对账、结算项目清晰、明确，针对各大型商超结算体系统一开具发票、递交、对账、分款等不同类型流程规定如下：
一、单独对账，统一开具发票，统一分款的商超体系：
此类商超对账由各办事处通过门店或网上对账形式自行核对，由商超总部所在区域的办事处会计负责发票申请、递交、货款分解业务。公司收到汇款后，办事处会计将货款分解明细同时转发各办事处。如：利群系统、维客系统、振华系统等。
二、 单独对账、统一递交发票的商超体系：
此类商超对账由各办事处通过门店或网上对账形式自行核对，由商超总部所在区域的办事处会计负责统一递交发票，办事处会计做好各办传递发票的登记记录，及时催收发票，递交发票出现退票及时反馈各办事处，保障货款正常结算。如：大润发系统、银座系统等。
三、 统一对账，统一开具发票，统一分款的商超体系：
此类商超对账、发票申请、发票递交、货款分解业务由商超总部所在区域的办事
处会计统一负责，各办事处按照对账要求格式整理好原始验收单据传递给对账区域办会计，并各自登记好明细账。
对账区域会计与商超对账时做好对账明细记录，对账明细转发各办事处（含代理商），汇款时将货款分解明细转发各办事处，各办有疑问及时查询。如：家家悦系统。
以上区域会计严格按照财务制度有关规定，做好商超对账、发票申请、发票递交业务，协调催收货款及时索要扣费发票，保障公司货款的顺利结算。

第九章 办事处营业员、促销员工资发放规定
为规范办事处营业员、促销员工资的发放流程，防止截留、克扣工资等舞弊现象的发生，特规定如下：
1 办事处会计在当地农业银行办理一张农行卡，专用于公司报销的费用、营业员、促销员工资临时存放业务、专户专用，不得用于其他任何用途。
2 营业员、促销员工资由公司财务部汇入办事处会计银行卡中，办事处会计收到工资后最迟2日内转交出纳，否则按照挪用公款处理，并按照卡中工资额的5%比例予以罚款。
3 出纳员收到工资后，开具收款收据及公司制定的工资发放表作为附件入账（现金收或者银行收凭证），经主任批准后及时发放，出纳擅自截留、挪用、延期发放，否则按照挪用公款处理，并按照卡中工资额的10%比例予以罚款。
4 工资发放制定统一时间，按照工资表由本人在工资表上签名或汇入，严禁由一人签字全额代领。
5 特殊情况，因个人原因确实不能本人领取需要代领的，必须出具代领工资委托书（见附件）。
6 工资发放时间段2-3天后，工资表封表入帐，未领取工资的人员以后查领工资。未领取工资的人员较多时，查领工资可制定统一时间，由办事处会计查询原始工资发放表并签名（会计签字）核实，并注明领取时间，然后再由会计制定付款凭单，主任签字后出纳发放。
7营业员、促销员工资严禁任何人截留、克扣、挪用，由此而造成的影响公司声誉者，将上报公司领导严肃处理。

第十章 发票、印鉴管理规定
一、发票开具管理规定
办事处客户索要的任何发票，必须由真实的业务发生，由办事处会计向公司发出发票申请表，然后由公司财务部统一开具。
1.1开具发票的注意事项
（1）按照财务部制定的统一格式填写申请。
（2）必须注明发票种类（普通或增值税）。
（3）完整详细填写客户信息，客户信息如有变动，除在《发票申请表》注明变动后信息外，还要在备注栏注明变动前的信息。
（4）商品名称必须是详细的名称，发票需要填写规格的商品，备注栏必须注明，未注明的视同无该项要求。
（5）办事处会计负责办事处开票登记，当月申请开具的发票总额不得大于当月净发货总额。
1.2发票的登记
（1）办事处建立《发票登记簿》，按客户记录发票的传递情况，对比实际结算货款与发票金额的差额，及时联系超市查清差额原因，索要费用、帐扣发票,将来返回公司报销。对于收回货款的发票在《发票登记薄》上及时核销。
1.3作废发票的处理
（1）办事处申请公司开具的发票，一定要保证开票资料的正确性。出现作废发票（特别是增值税发票）一定要及时传回公司财务部。（如果退票时未过发票的开具月份，应及时通知财务部进行发票作废，并及时将发票原件传回财务。）
（2）因申请人申请填写错误，导致发票作废，申请公司财务部重新开具的，给予申请人每张罚款50.00元，并将发票退回后方能重新开具。
（3）如果出现发票作废隐瞒不退还重新申请的，发现后将停止给予开票，每张罚款100.00-500.00元，并将发票退回后方能重新开具；由此造成的货款积压，由当事人自行负责。
二、印鉴管理规定
为规范公司办事处印鉴的使用，制定规定如下：
1.、未经公司批准,任何办事处人员不得私刻办事处印章。
2.、因业务需要，办事处需要配备印鉴的，必须向公司申请，批准后由公司财务部办理印鉴刻制、备案、发放等手续。
3.、办事处印章由办事处会计妥善保管，不得转借他人。
4、 办事处印章仅限于办事处送货单使用（部分超市要求办事处送货单加盖印章），严禁用于其他任何事项。
5.、违反以上规定，给公司造成影响及损失的，由办事处及当事人负责，公司不承担任何责任。

第十一章 费用报销管理规定
针对目前销售部销售体制改革，为合理规范办事处费用报销程序，根据实际情况制定办事处费用报销规定：
1 、按照2010年度合同标准，超市扣费（折扣、管理费、新品入场、节庆店庆费等）要求超市提供正规服务业发票予以报销。
2 、超市促销费、堆头费等费用，办事处必须提供经销售部和经理签字批准的申请报告财务部方予以报销（临时性租赁卖场做活动的，需要卖场提供补充协议）。
3 、报销发票、收据要求户头（山东龙大肉食品股份有限公司）填写正确完整、对方印鉴清晰，大小写金额相符，发票加盖财务章或发票章；收据要求加盖对方财务专用章。
4 、办事处日常购买物资，开具商业零售业发票，发票注明购买物资明细，由开票单位开具明细清单，并加盖财务章或发票章，公司领导签字后，予以报销。
5、发票、收据背面必须由经办人签名（业务员、代理商、办事处会计），在费用汇总清单上写明发生费用的原因，不得在发票或收据后面随意填写，以免造成发票无法入帐。
6、直营办事处车辆耗用燃油实行定点加油，必须索取增值税专用发票，要求填写车辆加油备查簿，明细车辆行驶里程，加油金额，每次加油取得的单据复印留存，每月开据的加油发票复印留存，作为审查资料备查；加油备查簿由司机填制，会计负责监督。
7办事处租赁的外部车辆配送货物未签订合同的，及时补签合同，合同的内容要具备月租赁费、支付方式、车辆维护责任方、事故处理责任方等事项。
8、各办事处租赁的房屋必须提供租赁业发票并附带房租合同；发生的运输费用，必须提供公路、内河货物运输业发票,财务部方予以报销。
9、办事处主任对所辖办事处的经营费用开支的真实性、合理性负责，为第一责任人；财务会计对费用单据的真实性、合法性负责，出纳负连带责任。经营费用的支出要做到真实，对不真实的业务，会计、出纳有拒绝报销的权力，并请示销售部经理，按请示批准意见处理，对查出的虚假费用按假一罚十的原则执行。
10、对客户的合同费用，办事处财务会计根据合同复核取得的费用发票，按公司审批流程转公司财务进行账务处理；办事处不得出现2个月以上的未转总部的费用单据，如出现由办事处经办人个人承担。