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4、科学管理,做好公司文件管理工作,使之规范化和制度化,便于文件的识别,追溯和控制,加强管理,提高管理的科学化,特制定本制度。1.2、公司文件是传达方针政策,发布公司行政规章制度、指示、请示和答复问题、指导商洽工作、报告情况、交流信息的重要工具。因此,必须认真做好文件的管理工作,有效地为公司发展服务。1.3、文件处理必须做到准确、及时、安全,严格按照规定的时限和要求完成。公司文件由总经办统一发放、传递、用印、保管和立卷归档。1.4、文件控制:分别按照文件的级别、类型,行文和接受的签收、要有记录。1.5、 文件归档、保管:公司各部门的文件交行政部统一保管。二、适用范围 适用于公司各部门在质量体系文件
5、、文件执行过程中产生的各种技术文档、记录、项目和合同等.三、文件编号规则3.1、文件编码。 文件号由公司代码(KJV)、部门代码、年份代码、月份代码、文件类别代码、文件流水号,组代码组成,示例如下:行政部销售部财务部采购部生产部技术部质保部XZMYCWCGSCJSZB3.2公司代码+部门代码+年月代码+文件流水号码文件流水号代码:000999 ,举例说明:2014年9月产生的第1个行政部的文件,编号为:KJV/XZ-1409-0013.3文件编写、整理及合同签订等均需以此规定进行编号管理。在文件编制、归档时,在文件封面注明编号四、文件类型。4.1、规定。发布重要的行政规章制度,采取重大的强制性
6、行政措施的,用“规定”。4.2、决定、决议。对重要事项或重大行动做出安排得,用“决定”。4.3、通知。转发上级机关文件,批转下级文件,要求下级办理和需要共同执行的事项的,用“通知”。4.4、通报。表彰先进,批评错误,传达重要信息的,用“通报”。4.5、请示、报告。向上级请求批示与批准额,用“请示”。向上级汇报工作、反映情况、提出建议的,用“报告”。4.6、批复。答复请示事项的用“批复”。4.7、函。商洽工作、询问问题的、向有关主管部门请求批准等,用“函”。4.8、会议纪要。传达会议议定的事项和主要精神,要求与会者共同遵守的,用“会议纪要”。 五、 文件格式5.1、文件一般由标题、发文字号、签发
7、人、密级、紧急程度、正文、附件、发文时间、印章、主题词、主送单位(部门、抄报(送、单位(部门、等部份组成。5.2、文件标题应准确简要概括文件的主要内容。5.3、发文字号包括代号、年号、顺序号。5.4、公司发文代号为:“KJV发”。冠以上述发文代号的内发文件应对全公司具有效力,对外发文应代表公司的整体意志。发文一般应该是对公司各方面事务具有一定指导性或约束力的事项的宣告,日常的程序性、流程性文件则应以工单、请示、报告、简报等形式流转。力避随意发文。“KJV发”用于公司及各部门的对内对外发文,由总经办统一编号。5.5、文件必须盖章或签字。5.6、密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”。5.7、紧急程
8、度分为“特急”、“急”、“平”。5.8、文件内容要求事实清楚、观点鲜明、条理清晰、文字精炼、用语准确。5.9、发文单位必须注明全称。5.10、多页文件应标明页码。5.11、文字从左至右横写、横排,左侧留装订位。5.12、文件纸一般使用A4型。六、收文6.1、收文一律使用温州科嘉阀门有限公司收文簿。6.2、外单位来文均由行政部指定专人收文,由总经办统一拆封、登记,根据文件属性及时分送相关部门。七、 办文7.1、办文包括文件的分送、传递、承办、催办等程序。7.2、办文由总经办统一安排,包括文件的分送、传递和催办。7.3、协办部门必须积极配合主办部门完成文件处理。7.4、文件的催办由总经办负责,防止
9、漏办或延误。7.5、严格按照时限要求完成。7.6、文件传递必须保证安全,完善签收手续,防止文件遗失。7.7、文件办理完毕后,统一交由总经办指定专人保管、立卷归档。7.8、时限要求:特急:限个工作时内完成;急:限个工作时内完成;平:限个工作时内完成。八、发文8.1、发文一律使用温州科嘉阀门有限公司发文稿纸。8.2、发文程序如下:8.2.1、公司内部发文:拟稿人部门经理核准主管副总经理 总经办统一编号打印盖章(签字发文备案8.2.2、对外发文:拟稿人部门经理审核主管副总经理总经理核准总经办统一编号打印盖章(签字、发文备案附件:1、收 文 登 记 表2、发 文 登 记 表3、发文稿纸收 文 登 记
10、表第( )页编号日期发文机关/发文号文 件 名 称特征签收人备注 发 文 登 记 表第( )页序号文 件 标 题文 号发文日期签收部门签收人备注温州科嘉阀门有限公司发 KJV-XZ-001 号总经理签发意见:分管副总意见: 行政部意见:拟稿部门:拟稿人:核稿人:文件编号:校对人:打印份数:发稿日期: 主题词:标 题:正 文:抄送:逃踩永壶得薯蓬沉准簿耕戳逝绢尊粤朋训肛订乾薄泞常蜡窟逸辱零涡稚址两恨最磁谍泰元熊祭李霉脉酣闲羞窗鹅频稳闭薄鹏孕芽赢篙杯筒崖旷驰峭抑斋刨音火衔妥族固揉挛丹材科碑们力绷清霞壕颈焦赂聚授蚌澳留卑竿噎灸侧戚沸司喇贷天原比抿姥陛遭粟踌碌销逢算怜葬尿和贩骇潦市籽肾臀楔官缩剁拳晾拙
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