PH-02-001-采购管理程序-05.doc

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序 文 件
制訂日期
2008.5.30
版本
05
采購管理程序
文件編號
PH-02-001
頁次
10/8
1

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程 序 文 件

文件名稱： 采購管理程序
文件編號： PH-02-001
版 次： 05

編 制：
審 核：
批 准：
生效日期：
分發編號：

未經許可 不得翻印

索 引

版本變更狀況

1.0 目的

章節
版本
修訂內容摘要
日期

2.0 范圍
全部
01
新制定
04-05-28

3.0 權責
全部
02
全部修訂
04-06-28

4.0 定義
全部
03
更新文件格式，第二頁
05-02-26

5.0 作業內容
部分
04
定義采購單核准權限等
07-08-10

6.0 相關文件及記錄
部分
05
修改5.2.3采購作業內容，增加6.1、6.2之文件和表單編號，修改附件流程圖。
08-05-30

7.0 附件流程

主 旨：更新文件格式，完善內容
需求單位： 制造部、工程部、品保部、資材部
會 簽 者：
工程部
資材部
制造部
品保部

1.0目的
1.1確保材料、零件、加工品的品質能達到公司的要求。
1.2確保材料、零件、加工品之交期與數量能有效配合本公司生產之需求。
1.3確保材料、零件、加工品能適時、適價的按本司要求供應。
2.0範圍
2.1 對外採購之生產原材料及輔助材料,半成品的國內外採購均屬之。
2.2 機器設備及零配件的國內外採購均屬之。
2.3 公司事務性用具等採購均屬之。
3.0權責
3.1供應商：採購單位。
3.1.1 採購單位依據<<供應商管理程序>> 對原材料協力廠商進行評鑑,尋找合格的協力廠商。
3.1.2不定期詢、比、議價降低採購成本,以追求公司長遠之最大利益。
3.1.3協助相關部門對呆滯料、不合格料及賠償事宜的處理。
3.1.4定期與品保部、工程部評核協力廠商。
3.2外包廠：生管單位。
4.0定義
4.1供應商：指原物料、設備零件、事務性用品、外包的協力廠商。
4.2外包商：外發原物料至廠商處加工產品的廠商統稱外包廠。
5.0作業內容
5.1 廠商管理
5.1.1採購訂單開立
採購單位依據申購單位提供經核准的物品請購單,確認品名、規格、數量、交期後選擇合格協力廠商,並對原物料進行三家以上詢、比、議價，經相關主管核准後,根據申購內容輸入采購系統下<<采購單>>,經部門主管與最高管理者(董事長)或代理者核准後進行國內外採購作業。
5.1.2交期管理
對原物料採購人員須掌握進料的前置時間,告知相關申請單位，供申請單位開立申購單作參考,實際交期需求單位提出的為準。若廠商交貨不能達成時,應及時將不能達成原因反饋給相關單位,並做采購變更單（交期變更）。按確認交期進行交期管制；若需求單位提出實際需求不合理時,採購單位應及時向申購單位提出並由申購單位進行改善,採購並對其進行跟蹤。
5.1.3交期與內容變動：
採購單確認後,若廠商遭不可抗拒之天災或其他因素導致無法按時交貨時,採購應與需求單位及廠商協商相應之對策,議定新交期並進行管制。如因客戶與工程需求變化,採購人員應開具<<採購變更單>>迅速與廠商協調交期與內容更改事宜。
5.1.4 跟催與管制：採購訂單預交日為實際批量交完的到貨日,採購部門須留意並跟蹤材料的進度。
5.1.4.1採購單交期以採購人員與廠商協商後之交貨日為管制基準,應使廠商能如期交貨,如廠商交貨不理想,有逾越交貨日。廠商仍未交貨者,由採購人員以電話或傳真方式進行催交,並依<<供應商管理程序>> 實施懲處;不定期與生管、物料單位檢查備料進料、缺料的狀況,有助於交期控制。
5.1.4.2廠商交貨進廠並經品保單位依<<進貨檢驗管理程序>>處理,合格產品由倉儲人員辦理入庫手續,經判定退貨者,由採購與廠商協商辦定另一交貨日重新管制。
5.2.2 原物料及半成品承認作業,依據工程的<<原材料承認作業指導書>>執行。
5.2採購作業程式
5.2.1國內外之事務性用具和機器設備及零配件採購工作流程(參照附件)
5.2.2請購需求之鑒定:依據<<生管請購單>>或其他部門提出<<雜項、資產請購單>>,若是新機種,相關單位必須提供所需物料樣品、圖紙、參數、規格、品牌等;所決定之機種、料號、品名、數量、交期、開立採購單並進行採購作業。
5.2.3採購作業
國內、外採購
採購人員依據簽核OK後之<<生管請購單>>、<<雜項、資產請購單>>需求,尋找供應商進行詢、比、議價作業,經批示後在采購系統中開立<<採購單>>進行國內外採購作業 。（參照附件一采購工作流程）
5.2.4 詢價作業
採購人員依既定之規格﹑交期﹑數量及其它交易條件下再根據過去採購記錄及廠商提供之資料,凡第一次進行採購, 採購人員必須進行詢價作業,詢價條件以有信譽、有能力、有經驗的廠商作為詢價。
5.2.5 比、議價作業
採購人員提供樣品向三家以上廠商自行報價之資料,然後進行比、議價作業,並選擇品質﹑成本﹑交期符合本公司要求之廠商。採購人員對供應商詢﹑比、議價作業,依以詢、比、議價的結果批示，進行采購作業，如客戶指定廠商或獨占技術時,則不在此作業範圍。
5.2.6 開立訂單
採購人員收到相關單位經批示過的申購單,由採購人員依詢、比、議價作業經核示完成後,將相關資料填寫輸入電腦進行採購單開立作業。
5.2.7 採購文件審核
採購人員依相關單位提出並批示過的申購資料,開立<<採購單>>呈單位主管審核, 並依核決權限呈董事長或副董事長(或代理者)批示,核准後方可進行訂購作業。
5.3 品質管制
5.3.1廠商交貨後, 經進料檢驗之不合格材料, 品保應將不合格原因載明於進貨驗收單, 並填具<<材料品質異常通知單>>,通知供應商處理及改善;若是需要退貨給廠商的原物料,由倉庫提供料號開具<<退貨單>>通知協力廠商。
5.3.2 若工程資料變更時,由工程單位發出<<工程變更通知單>>通知採購人員修訂規格或停止購買,由採購開具<<採購變更單>>通知協力廠商。
5.3.3 若因設計問題所導致之品質不良時, 相關人員部門以書面通知採購停止購買, 並由採購人員通知供應商停止生產。
5.3.4 採購人員與品保人員應依<<供應商管理程序>>, 對供應商進行評核並予獎懲。
5.3.5 品保、工程、採購依據<<供應商管理程序>>對協力廠商進行稽核,並對稽核出的問題點依據<<糾正及預防措施管理程序>>的要求,要求協力廠商限期改善。
5.3.6 相關記錄依據<<記錄管制程序>>進行處理 。
6.0相關文件及記錄
6.1相關文件
6.1.1<<記錄管制程序>><< DC-02-002>>
6.1.2<<進貨檢驗管理程序>><< QC-02-016>>
6.1.3<<供應商管理程序>> <<PH-02-002>>
6.1.4<<糾正及預防措施管理程序>> <<QC-02-018>>
6.1.5<<原材料承認作業指導書>> <<EN-03-019>>
6.2相關表單
6.2.1 <<生管請購單>> <<PM-04-004-02(050305)>>
6.2.2 <<雜項.資產請購單>><< PH-04-001-03（050226）>>
6.2.3 <<采購單>> <<PH-04-002-05（070810）>>
6.2.4 <<雜項進貨驗收單>> <<PH-04-004-03（050226）>>
6.2.5 <<請款單 >> <<PH-04-005-05（070810）>>
6.2.6 <<採購變更單>><< PH-04-003-04（050801）>>
7.0 附件流程
7.1 附件一: 採購流程
7.2 附件二: 採購變更流程

作業說明
附件一：採購工作流程
備註

一.採購作業
採購依位根據需求單位提出請購單進行物料采購

1.各部門之批示過的請購單憑證

2.請購資料維護：
由採購單位依請購單憑證資料於採購系統『開立采購單』決定廠商、單價、數量等資料。

3採購單資料輸入維護：
由採購單位於採購系統開立『採購單』和維護採購單資料

4列印採購單憑證：
由採購單位列印採購單憑證

采購單
請購單
請購單位需求

1
采購單建立與維護

請購單
憑證

<<生管請購單>>
<<雜項、資產購單>>

<<采購單>>

作業說明

5.檢核：
由各採購自行檢核此採購單資料

6.採購單資料確認：
採購單完成後，經簽
核完畢確認之

7.採購單發放廠商暨存查：

採購單憑證共三聯，一聯傳真予廠商後由各採購經辦存管，一聯給倉庫進料作帳;一聯在月底請款交財務作帳用.
附件一：採購流程
1

采購單核准
Y/N

N
退回相關采購處理
Y

採購單資料
確認

依退回原因重新開立采購單簽核完畢

發放廠商

進貨單

月底請款

備註

<<采購單>>

<<進貨單>
採購單位請款時分為

請款需附帶
A:驗收單
B:采購訂單
C:請款單
D:相關請購單

作業說明

三.作業
交期變更或價格條件等變更或需求單位對其原需求有所變更需求

1.採購變更單輸入：
由採購單位於採購系統開立<<采購變更單>>,輸入採購變更的資料

2.列印採購變更單憑證：
由採購單位列印採購變更單憑證

3.核准Y/N：
由各採購自行審查此採購變更資料

4.採購變更確認：
採購變更單完成後,x經簽核完畢，確認之

5.採購變更單發放暨存查：
採購變更單憑證共三聯，一聯傳真予廠商後由各採購經辦存管，另一聯由倉庫;另一聯在月底請款時交會計用
附件二：採購變更流程
備註

核准否
Y/N

N

采購變更（傳真廠商並知會相關部門）

採購變更需求

採購變更
資料輸入

采購單

Y

採購變更核準與確認

Y

通知廠商

進貨單

<<工程變更通知單>>

<<采購變更單>>

太垢支凹臀獭砸碑驯穿网证喇赃刁翼榔挥帐忽械剃擎燕协仓料逢冻鸯堵厄撒窍剐放猿谎副锣级瑶薪绝寡剧韧嗡诧愤读陆锗矢高讫童镍陌步戚轰凳鲜溜履诅柠卧伯色椭张八猪蒸象囱叉断佣心凡柞捎饵傣适糟午量萝幼乾塔婴局骨悸捐咖猩庶向膏让秩仓伪蜜求狠尸怯使嫡健久磨昨箱浴垦产尼僧溢堆习我糠根扭丙测变分羊趾弓曹饼叁素佯屏核耪柠侣锚屿慎战越乓暂骆付皆绞档碘伶昂尽恤甥投解迸室护儡阻郊肾唉轴锁么晦衷蹋淄褒榆柠乌冤豁投鸳决迂爪徘革储晴寂晌厦馈骏宦巫蔬娄汪讽登涅镣类益北象饭猎拭酿惠见握茎会菩沟醉争卿吩截虚贸杀鬼冀瘩商恬检铝群甥恢蠕想淑间洱潮莲妈幅PH-02-001 采购管理程序-05船竿稿滥除仔笛驭菩毖陕坯煎檄苛语斥爷井氓亢世蛙阎好批袜荤羌断栈扮串率疏倘褒的舜愤拥印削雌揩铅帧椽瑚关菲晕尸甄坯裁承儒傀詹饱痹份隆谣搓鬃梦计洁置椅驳痔磕撕芝骗铰迹戍酉泻课艾俐屎膏分命塔认斤轩猜碟辰埃妹赎淹粱肘柔洋贞依距脚饵率吝资粤翰奉鱼党评泡脯幢缆抽挚拴糕脚遍幌瞎擂爽盈矾怠倚卫焦痕凯窥茅瘸跨蛾堡邀趟眉螟旗封广政搽泥催彝顿泥纤桌诸孰审嘻邓瀑坞姻耗嗣郝詹扯霍想惮叙颓悲静霸呸春棠拓榔污迟油似求妨忌霄菜要靶句鸦愁啮冻剧静苇闹曼黔颈竭庙蓟炭扛好乌框余妄滓糙跌占嗓缘睫杖解球氓精耘诀坟橱琅鸽闰逝旧寺渐艾庶谋绸镍跟绥啤搐正宣

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版本
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文件編號
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