房地产公司营销采购管理办法模版.docx

集团上海置业营销采购管理办法（试行版）为了规范营销采购业务操作、降低采购经营风险、提高采购效益、提升采购管理效率，明确上海置业管理层、成本管理部、财务管理部、营销管理部、项目公司营销端口在营销采购工作中的工作流程和工作标准，特制订此采购管理办法。第一条 适用范围本办法适用于上海公司所开发项目营销管理涉及宣传推广、销售活动、专项服务等业务的采购。第二条 术语与定义1、采购模式采购模式是指根据某类采购产品/服务的金额和风险大小而分别采用的业务模式。营销采购模式包括集中采购与分散采购两种，其中：集中采购是通过对同一类材料进行集中化采购来降低采购成本，如巡展、印刷、包装制作。但为引入竞争机制，集中采购合作协议建议不超过一年。集中采购以外的采购业务为分散采购，分散采购是由各项目实施的满足自身推广需要的采购。2、采购规划采购规划是对年度采购需求的总体统计与计划，其主要目的是通过提前统计及分析总体采购需求，使供方能够有针对性地进行劳动力、生产设备、关键原材料的预先储备，从而保证供应和安装。3、采购方式 采购方式主要有招标采购和非招标采购。招标采购的操作顺序为：供应商调查和选择、招标、投标、开标、评标、决标、合同签订。非招标采购可采取直接委托的形式。4、采购寻源采购寻源是指对于所要采购的产品/服务及其供应商的选择和确认的过程。5、采购计划采购计划是指在营销采购实施前，确定季度或月度采购产品/服务清单和分类，并据此确定各相关部门配合工作完成时间以及采购各阶段工作开始和完成时间。6、采购方案采购方案是指在营销采购实施前，确定本次采购标准及采购方式等。7、营销采购决策委员会营销采购决策委员会是营销采购工作的跨部门决策机构，对确定合作单位起集体决策的作用。该小组也为招评标工作小组。成员应包括总经理、营销部负责人、成本部负责人、财务管理部部负责人，以及营销采购业务负责人组成，总经理可根据采购金额大小授权给分管领导决策。8、营销采购小组营销采购小组负责采购过程的实施。成员应包括平台和各项目的采购负责人。 第三条 采购原则1、 全过程管理原则：全过程管理原则：采购管理应覆盖从市场调研、供方考察、认证、招投标、供方选择、合作过程管理、合作评估各个方面2、公平公正原则：在选择入围供应商、寻源过程、谈判、决策时必须对所有供应商保持公平，树立并维护公司良好的信誉和形象。3、公开决策原则：采购过程必须有充分的透明度，各部门积极配合、全面沟通、信息共享。4、一致性原则：采购决策标准必须在采购实施之前、制定采购方案时确定，并在整个寻源及决策过程中保持不变。一旦需要改变时，必须重新启动采购流程。5、集中采购原则：具备集中采购条件的产品和服务，应采用集中采购模式，以实现规模效益。6、可追溯原则：采购全过程资料，包括：供应商管理（认证、评估、绩效改进等）、寻源（采购方案、寻源过程、入围公示、约谈记录、相关会议纪要等）、协议等必须按照要求及时收集、整理、上传和归档。7、事前签订原则：签订采购合同或完成事项申请订单后，供应商才能提供产品或服务。8、保密原则：各类采购文件包括入围供应商、寻源过程、决策过程、供应商隐私文件、协议合同等，都属公司重要机密，不得泄露或作不当承诺。9、三权分立原则：营销采购小组负责技术标准的制定；采购决策委员会进行技术标、商务部评定，并作出最终决策；成本部、财务管理部负责全过程操作规范的监督。第四条 职责1、 项目营销：1.1根据年度规划提出年度集中采购需求，为建立和招募年度战略供应商类型提供依据。1.2在实际操盘过程中根据实际情况进行分散采购的方案编制、采购过程中参与评标。1.3供应商合作完成后，进行验收，并对供应商进行评判。2、平台企划：2.1统筹项目需求，制定年度采购规划。2.2根据年度采购规划，进行年度战略供应商的招募工作。2.3对战略供应商进行认证、入库、评估，优胜劣汰，适时补充。2.4对项目采购过程进行监督，并参与评判，审核评定意见。2.5对项目采购后的验收进行监督。3、成本管理部：3.1对营销采购方案进行评审。3.2参与技术标、商务部评定。3.3参与入围供应商的价格约谈。3.4监督营销采购招投标的开标工作。4、财务管理部：4.1对营销采购方案进行评审。4.2参与技术标、商务部评定。4.3参与入围供应商的价格约谈。4.4监督营销采购招投标的开标工作。4.5检查采购验收流程，监督营销合同签订和付款业务。第五条 工作程序1、编制采购规划和采购计划：1.1年度集中采购：营销采购小组对年度集中采购的品类进行规划，制定采购计划，进行年度战略供应商集中采购，采购完成后签订年度战略合作合同。1.2月度分散采购：1.2.1各项目根据操盘过程中实际需求，每月向战略供应商以订单形式进行采购。1.2.2对于非年度集中采购的品类，各项目可将需求提交营销部负责人确定后，进行采购。2、编制采购方案： 2.1年度集中采购方案由平台完成，零星采购方案由各项目完成。方案完成后以邮件形式由营销部、成本部、财务管理部部共同审核。2.2采购方案内容应包括但不限于：历史采购情况、市场调研情况（包括供应商资源情况、产品应用情况、客户关注的方面、同行开发项目关于该类产品/服务的应用情况）、明确采购需求（需求、采购量、采购技术要求、供应能力要求、售后服务要求）、确定采购方式、确定供应商入围条件、入围供应商名单并明确定标依据。3、供应商考察和认证：3.1营销部采购小组对合格供应商进行审核、认证，填写供应商认证审核表。3.2所有参与采购的供应商都必须提前通过供应商认证。4、投标单位的征集与资格审查4.1原则上投标单位征集时间为十个工作日内。期间，子公司在显著位置公示招标项目，公司各部门均可推荐参加单位，有意参加者可到经办部门报名。4.2有意投标的单位应按公司要求提供准确、真实、详细的企业资质等方面的资料，包括企业简介、营业执照和有关资质证书复印件（收取复印件时应与副本原件对照）、填写供应商基本情况表，由经办部门进行初步审查。 4.3经办部门应登记所有报名单位，报给营销采购小组。5、确定采购方式：根据采购产品/服务的标准化程度、金额大小、风险高低和潜在供应商数量的多少，选择合适的采购方式。年度集中采购、以及10万以上的分散采购必须采用邀请招标；10万以下的分散采购可采用明确需求，密封比价；1万以下可采用直接委托。5.1邀请招标5.1.1适用范围5.1.1.1满足采购要求的潜在供应商充足，通过严格程序充分竞争可获取更优质的产品或服务，中标单位的数量不得高于参与招投标单位的40%。5.1.1.2集中采购应采用邀请招标的方式。5.1.2编制招标文件5.1.2.1由营销采购小组编制招标文件，标书完成后以邮件形式，由营销部、成本部、财务管理部共同审核后发出。其中，集中采购的招标文件由平台企划完成，分散采购由项目企划完成。5.1.2.2招标文件包括：招标情况介绍、技术标评定要求、商务标报价标准、投标截止日期、开标时间、评标方法、废标认定标准、投标文件组成、答疑时间等。5.1.2.3如需对投标供应商进行报价引导，亦可将招标参考价作为公开性标底，包含在招标文件中。5.1.2.4对包含新技术、新工艺，或对市场价格行情不了解的产品/服务，不设公开标底。5.1.2.5招标文件中，应给供应商预留合理的投标时间，一般不少于5个工作日，对于需要编制复杂投标方案的招标，预留投标时间应不少于10个工作日（具体时间根据业务复杂度确定）。5.1.2.6招标文件发出后，在提交投标文件截止时间前，招标人可对招标文件进行必要的澄清或修改。5.1.2.7无论是招标人根据需要主动对招标文件进行必要的澄清或者修改，或是根据投标人的要求对招标文件做出澄清，招标人都将于投标截止时间前以书面形式通知所有招标文件收受人。投标人在收到该澄清文件后应于12小时内，以书面形式给予确认。该澄清或者修改的内容为招标文件的组成部分，具有约束作用。5.1.2.8招标文件的澄清、修改、补充等内容均以书面形式明确的内容为准。当招标文件、招标文件的澄清、修改、补充等在同一内容的表述上不一致时，以最后发出的书面文件为准。5.1.2.9在原定投标有效期满之前，如果出现特殊情况，招标单位可以书面形式向投标单位提出延长投标有效期的要求，投标单位须以书面形式予以答复5.1.3招标答疑5.1.3.1招标答疑应对的职员职务行为准则、质量价值观及标的物的风险等事项进行交底或提示，引导投标供应商合理报价，避免投标文件与采购需求有大的偏差。5.1.3.2投标单位在收到招标文件后，若有问题需澄清，应于收到招标文件后3日内以书面形式（包括书面文字、电传、传真、电报等，下同）向招标单位提出。招标单位认为必要时将以书面形式予以答复，并抄送给所有获得招标文件的投标单位。5.1.4回标（投标）5.1.4.1投标单位应在招标邀请书中规定的时间之前将投标文件递交到规定地点。不按时回标视为放弃投标，营销采购小组应予以记录。5.1.4.2投标文件为一式两份（正本壹份，副本壹份）。并明确标明“正本”、“副本”。投标文件正本和副本具有同等效力，正本与副本如有不一致之处，以正本为准。5.1.4.3全套投标文件应无涂改和行间插字。5.1.4.4投标单位应将投标文件的正副本密封在一个袋内，封套应保证其密封性并应加盖投标单位公章作骑缝章。5.1.4.5招标单位在投标截止期以后收到的投标文件，将原封退给投标单位。5.1.4.6投标单位可以在递交投标文件后，在规定的投标截止时间之前，可以书面形式向招标单位递交修改或撤回其投标文件的通知。在投标截止时间以后，不能更改投标文件。5.1.4.7投标单位的修改或撤回通知，应按本须知的规定编制、密封、标志和递交(在内层包封上标明“修改”或“撤回”字样)。5.1.4.8根据本须知规定，在投标截止时间与招标文件中规定的投标有效期终止日之间的这段时间内，投标单位不能撤回投标文件，否则其投标保证金将被没收。5.1.4.9公开开标后，直到宣布授予中标单位合同为止，凡属于审查、澄清、评价和比较投标的有关资料，和有关授予合同的信息情况都不得向投标单位或与该过程无关的其他人泄露。5.1.4.10在投标文件的审查、澄清、评价和比较以及授予合同的过程中，投标单位对招标单位和评标机构其他成员施加影响的任何行为，都将导致取消投标资格。5.1.4.11投标人的投标文件（含设计方案）须留壹份方案（含电子文档）于招标人存档，招标人不另承担任何法律责任及费用。5.1.4.12投标单位的投标方案必须为投标单位原创作品，一经发现作品侵权或与法律相抵触行为，当即取消投标或中标资格，后果由投标方自行承担，我司不承担任何相关法律责任。5.1.4.13如参与本次投标的各家单位的技术水平、服务质量等其它内容均不能满足招标人的要求，招标人可另行举行招标。5.1.5开标5.1.5.1在设定的开标时间统一开标，由营销部采购小组、成本部、财务管理部共同见证。5.1.5.2投标单位法定代表人或授权代表人需携带本人身份证、法定代表人资格证明书或授权委托书原件到招标邀请书中规定的时间和地点参加开标会议，参加开标的投标单位代表应签名报到，以证明其出席开标会议。5.1.5.3开标会议由营销部采购工作小组组织并主持。对投标文件进行检查，确定是否密封完整，是否按要求提供了投标保证金；文件签署是否正确。但按规定提交合格撤回通知的投标文件不予开封。5.1.5.4投标单位法定代表人或授权代表未参加开标会议的视为自动弃权；开标前，查验投标单位法定代表人资格证明、身份证原件或授权代表委托书、身份证原件，如果不能提供相应证件的将视为自动弃权。投标文件有下列情况之一者将视为无效：A、投标文件未按规定密封；B、法定代表人或法定代表人授权人参加开标会时未携带本人身份证、法人资格证明书或授权委托书的；C、投标函、投标报价方案、授权委托书未加盖投标单位公章和法定代表人印鉴；未按规定的格式填写，内容不全或字迹模糊辨认不清；D、投标截止时间以后送达的投标文件；E、实质上不满足招标文件要求的；F、招标文件中规定的其他废标情况；5.1.5.5开标后，如果所有投标价格均高于参考价，原则上视为废标，应重新组织招标；如招标清单出现不完整，对缺漏项部分可要求所有投标单位补发清单后最低价中标。5.1.6评标5.1.6.1开标后，招评标小组成员必须认真阅读各投标单位的标书，进行技术标、商务标评分，完成评分汇总表。综合得分排名靠前的两家供应商进入二轮约谈环节，填写约谈记录表。5.1.6.2在评标过程中，若出现投标供应商的技术标、商务标评分均为最高分，则该供应商为唯一进入二轮约谈的供应商。5.1.6.3商务标评审中，应充分运用招标参考价进行分析、比较，并通过定标前澄清消除投标供应商不平衡报价（不合理低价或不合理高价）；对数据累加有误、小数点有误等投标报价的澄清导致报价次序发生变化的，按澄清后的结果最低价中标。5.1.7定标5.1.7.1招评标小组集体决策确定中标单位，营销部采购小组完成评标分析报告。5.1.7.2定标后，应在0A上发起审批流程，将各供应商投标文件、评分汇总表、约谈记录表、评标分析报告、澄清文件（如有）等作为附件。5.1.7.3营销部采购小组向中标单位发出中标通知书，并将定标结果通知其他投标供应商。5.1.7.4在接到中标通知书后，必须按照招标人要求进行商谈策划推广服务费及签订合同事宜，否则视投标人弃权，招标人可直接委托其它策划推广单位并无偿使用一切中标技术成果。5.1.7.5发现投标供应商有以下行为的，定标前其投标按废标处理，定标后取消其中标资格：n 投标供应商逾期投标的。n 投标供应商相互串通投标的。n 投标供应商弄虚作假、骗取中标的。n 投标供应商向招标人行贿的。n 投标文件对招标要求未做出实质性响应的。下列情况须重新招标：n 去除废标后不足三家。n 开标后发现所有投标价皆高出参考价，不在有效报价范围之内（特殊情况，经采购决策委员会决策同意后，可以与供应商进行商务谈判）。5.2竞争性谈判5.2.1适用范围5.2.1.1对于市场上满足要求的供应商数量不足3家的。5.2.1.2方案不可比或性质特殊。5.2.1.3采购的产品价格透明度小或变化幅度大。5.2.2约谈由招评标小组集体约谈，填写约谈记录表并签字。5.2.3定标招评标小组集体决策确定中标单位，营销采购小组完成评标分析报告，并在0A上发起审批流程，将约谈记录表、定标分析报告、澄清文件（如有）等作为附件。5.3直接委托5.3.1适用范围5.3.1.1因政府垄断、技术垄断、市场垄断，或因销售或客户承诺需求只能从唯一供应商处采购，且标的物无替代性。5.3.1.2为了同所采购产品/服务的市场领导者进行合作。5.3.2约谈由招评标小组集体约谈，填写约谈记录表并签字。5.3.3定标营销采购小组完成评标分析报告。在0A上发起审批流程，并将约谈记录表、定标分析报告、澄清文件（如有）等作为附件。5.4分散采购对于非年度集中采购的品类，各项目可将需求提交营销部负责人确定后，进行分散采购。5.4.1对于10万以上的分散采购必须采用邀请招标方式。5.4.2大于等于1万小于10万的分散采购不要求编制采购方案及标书，在满足采购技术标准的情况下以直接比价的方式确定供应商，在0A上发起审批流程。比价必须提供三家以上供应商报价。5.4.3对于小于1万元（含）的产品或服务，可不比价直接采购获取。采购模式/采购方式邀请招标竞争性谈判直接委托零星采购集中采购 包装制作 印刷 活动（暖场和大型活动，确定主要服务内容的单价） 劳务派单call客 礼品 餐饮网络（有代理） 网络（无代理，直接谈判刊例价） 电台（无代理，直接谈判刊例价） 电视（无代理，直接谈判刊例价）分散采购 企划代理 图片视频制作（ 宣传片及效果图） 商业包装 高炮、大牌、道旗、指路牌、户外广告车等（二手） 巡展搭建、制作 模型制作10万以上，只有两家供应商10万以上，只有一家供应商例如售楼处租赁例如一手资源大牌、高炮等10万以下6、合约签订与审批：6.1定标后，营销采购小组与中标单位进行合同谈判，以招标文件中的合同版本、中标通知书为准签订，合同实质内容不得与招标文件、投标文件、中标通知书不一致，如果确需变更，需经招标小组组长同意并有投标单位确认书。6.2对采购金额1万以上或权利义务不能即时结清的经济活动必须采用正式书面合同。对采购金额1万以下可不签订合同（如涉及内容需要通过签订合同进行约束以规避风险的仍须签订书面合同）。6.3确定采购结果后，战略框架合同由营销部采购小组发起合同流程，具体审批流程参照上海公司权责流程。6.4对于10万元以上合同审批必须提供评标分析报告，1-10万的零星采购合同可不提供评标分析报告。6.5对于无固定金额的框架协议（如集中采购签订的战略合同）需通过公司总经理审批。6.6对于政府机构、供应商为唯一资源并拒绝签订相关合同的采购业务，可不签订合同，但需上报公司总经理。7、采购验收：7.1采购完成后由经办人填写验收报告并由供应商和验收人签字确认。验收报告是付款的必要单据。7.2各类营销采购均需留有采购事项证据，并作为付款的必要材料，如活动照片、户外广告照片、礼品留样或照片、网络广告截屏、短信发送截屏等。7.3验收应不少于两人参加，必须包含营销部该采购事项需求人员参与。7.4验收人针对合同履行情况及产品使用情况，确认是否达到约定的验收条件，对于达不到验收条件的，需与供方签订补充协议。7.5营销礼品验收7.51由行政部进行统一采购，项目营销接收采购礼品时需登记入库清单。领取礼品时，需在出库清单上记录。7.52客户领取礼品时需在礼品签收表上签名，需有领取人姓名/联系方式等信息。7.53营销采购小组和财务部负责对礼品发放情况抽查。7.54营销采购小组至少每季度需联合公司内控等部门对各项目营销礼品的管理情况进行一次全面盘点和检查，并通报检查情况。8、应急采购管理8.1原则上不允许后补合同。如遇媒体应急公关、提前开盘或展示等不可预见情况需紧急采购的，可按照发生金额的审批权限，事前采用邮件形式选择审批人进行审批，邮件发送后如24小时审批人未回复视为同意，如最高职位审批领导同意则不需等24小时即可执行。8.2 对确因业务突发无法满足该要求的，事前采用邮件形式进行发起审批，要求在业务发生后15天内录入合同，超过期限仍未签订合同并录入平台的，将被视为恶意拖延费用入账并视情况给予通报。8.3 后补类采购合同办理审批时，需在审批表附件中提供邮件，并在合同审批备注中说明特殊情况。8.4 非以上紧急类采购而出现的违规采购，原则上不予审批。9、供应商评估和管理：9.1经办人在每一次采购完成后，对该供应商进行后评估工作9.2营销采购小组每年进行一次供应商评估年度总结。根据供应商评估结果，结合公司实际情况及供应商发展战略，对供应商进行分级：超出预期、首选、可接受、限制条件使用、不可接受。9.3营销采购小组应协同营销部、成本部等就各类营销采购建立明确的、尽量量化的评估指标，评估指标有变化时，应通过多部门共同决策。10、归档10.1营销采购小组应对参与投标的所有单位（包括初选通过单位、落选单位、中标单位）的相关资料进行整理并编号归档。10.2营销采购小组应对重复性招标的投标单位建立档案，档案中除了记录该投标单位的基本信息外（包括名称、住所、注册资金、业绩、投标情况等），对中标单位还应记录其履行合同的实际表现信息并进行动态评估，该评估结果作为决定中标单位是否有权参与未来同类招标项目投标的评判依据。11、招标纪律招评标工作小组成员必须严格遵守以下纪律： 11.1招评标工作要严格按照中华人民共和国招标投标法和本规定的有关程序进行。 11.2招标活动应当遵循公开、公平、公正和诚实信用原则。 11.3电话保密。除经办人电话、招标文件中公布的电话，招评标小组成员电话一律保密。 11.4开标前投标文件严禁启封。投标文件交付时要逐一登记，审计监察部负责保管投标文件，开标时招标文件应密封完好。 11.5不得泄露标底或其他任何涉及招标投标工作的保密资料。开标至合同签订期间，投标文件、谈判的内容应保密，严禁泄露。 11.6不得与招标、投标当事人相互串通，徇私舞弊，操纵招标结果；不得接受招标、投标当事人的礼品、礼金、宴请或参与其他可能影响公正招标的活动；严禁接受投标人请客吃饭、送礼。招标过程中严禁与投标人有工作之外的联系。 11.7招标人不得违背核准的招标事项开展招标工作。 11.8不得泄露参加投标的其他投标人的投标价，如果发现泄密，公司将根据实际情况给予处罚。 11.9不得背离招标文件约定的条款与中标单位签订合同。 11.10不得在招标文件或资格预审文件中设置有利于特定投标人或违规限制潜在投标人条款；不得改变资格预审文件中载明的资格条件或以未公开的条件限制、排斥潜在投标人；不得拒绝或限制已经通过资格预审的潜在投标人参加投标。 11.11不得违规使用标底。 11.12不得在开标后修改、增加或减少评标实质性条款；不得违规设定商务标的权重。 11.13不得利用暂定价格条款获取非法利益。12、招标流程示意图第六条 生效时间 本办法于2016年10月25日生效。 上海置业成本部、财务部、营销部 2016年10月25日 15 / 15