国有企业公文处理办法-模版.docx

技术有限公司公文处理办法 第一章 总 则 第一条 为使中国xx技术有限公司（以下简称公司）公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据xx科技集团公司公文处理办法，结合公司实际，制定本办法。 第二条 本办法适用于公司本部及子公司。 第三条 公文是公司在实施行政及经营管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法管理和进行公务活动的重要工具。 第四条 公文处理指公文的办理、管理、整理、立卷、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 第五条 公文处理应坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。 第六条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和xx科技集团公司的有关规定，确保党和国家秘密的安全。 第七条 各部门、子公司负责人应高度重视公文处理工作，自觉遵守本办法，加强对本部门或本单位公文处理工作的领导和检查。 第八条 综合部是公司本部公文处理的管理部门，主管公文处理工作，并对各部门、子公司的公文处理工作进行业务指导。 第九条 各部门、子公司应当指定政治可靠，忠于职守，具备一定文秘专业知识的专人负责本部门或本单位的公文处理工作。各部门、子公司公文管理岗位人员应报综合部备案。 第二章 公文的种类 第十条 通常使用的公文种类主要有： （一） 决定 适用于对重要事项或者重大行动做出决策和安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下属单位不适当的决定事项。 （二） 通知 适用于传达要求下属单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项；转发上级单位和不相隶属单位的公文；发布规章制度；任免和聘任人员。 （三） 通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。 （四） 请示适用于向上级单位请求指示、批准。 （五） 报告 适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出建议，答复上级单位的询问。 （六） 批复 适用于答复下属单位的请示事项。 （七） 函 适用于与不相隶属的单位之间商洽、咨询、商情批准和答复审批的事项。 （八） 会议纪要 适用于记载、传达公司党委会、总经理办公会议、专题办公会议会议内容和决定的事项。 第十一条 公文的主要形式为公司文件、公司党委文件、公司纪委文件、部门文件、工会文件、团委文件、各类会议纪要及简报、函等。 第十二条 公文的适用范围 （一） 公司文件。用于向上级单位报送请示、报告和意见；向不相隶属单位请求批准和答复审批事项，商洽工作、征询意见或答复问题；下发公司规章制度文件；公司有关人事任免事项及内部的重要行文。 （二） 公司党委文件。用于向上级单位党组（委）呈报请示、报告和意见；传达贯彻党的路线、方针、政策，做出重要工作部署；公布公司党委制定的有关规定；向下属单位公布经公司党委会议讨论通过的重要决定；通知重要事项；公司有关人事（党内职务）任免事项及党委的重要行文。 （三） 公司纪委文件。用于通知重要事项，通报各类决定，批复下属纪委的请示，向上级纪委报告、请示工作。 （四） 部门文件。用于答复下属单位的请示事项，转发上级单位相关业务文件，通知有关事项，人事任免等。 （五） 工会文件。用于通知重要事项、批复下属工会的请示，向上级工会报告、请示工作。 （六） 团委文件。用于通知重要事项、批复下属团委的请示，向上级团委报告、请示工作。 （七） 各类会议纪要及简报。用于印发公司、公司党委重要的会议决定，包括“党委会议纪要”、“总经理办公会议纪要”和“专题办公会议纪要”等；“简报”主要用于印发上级领导及公司领导在重要会议上的讲话。 （八） 函。用于与公司不相隶属单位或部门之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项（审批程序同公司发文）。第三章 公文格式 第十三条 公文分上行文、下行文和平行文三种格式。 上行文用于向上级机关（部门）请示、报告工作，提出建议、意见；下行文用于向下属单位通知事项、部署工作；平行文用于与不相隶属单位间的洽商、答复有关事项。 第十四条 公文内容一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发时间等部分组成。 （一）涉密公文应当根据国家、上级管理部门及公司有关保密规定标注相应密级和保密期限，并标明份数序号；（二）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”； （三） 发文单位标识应当使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文，主办单位排列在前； （四） 发文字号应当包括单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。本部公文由综合部统一编制发文字号； （五） 上行文应当注明签发人姓名。其中，请示性公文应当在附注处注明联系人和电话； （六） 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，规章制度类公文要标明发文单位。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号； （七） 主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称； （八） 公文如有附件，应当注明附件顺序和名称； （九） 公文除“会议纪要、简报”外，应当加盖印章。联合行文发文单位均需加盖印章； （十） 成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准； （十一） 公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注； （十二） 公文应当标注主题词； （十三） 抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称； （十四） 公文文字从左至右横写、横排。 第十五条 公文中各组成部分的标识规则，按照中国xx技术有限公司公文格式（附件1）执行。 第十六条 公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm297mm），左侧装订。 第四章 行文规则 第十七条 行文应当确有必要，注重实效，坚持少而精。 第十八条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级请示和报告。 第十九条 属于单位职权范围内的事务，由各单位行文或联合行文。 （一） 凡应由上级单位决定的事项，必须经上级单位批准后行文； （二） 公司本部各部门与下属单位之间就具体事项可以相互行文。 第二十条 公司可与同级单位或部门联合行文。 联合行文应确有必要，注重效用。联合行文应明确主办单位。 第二十一条 属主管部门职权范围内的具体事项，应当直接报送主管部门处理。 第二十二条 “请示”应一文一事，一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应采用抄送形式，但不得抄送其下属单位。 “报告”不得夹带请示事项。 第二十三条 除上级单位负责人直接交办的事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送“请示”和“报告”。向上级单位负责人报告其交办的事项，需附上级单位负责人批示的复印件。 第二十四条 受双重领导的单位向上级单位行文，应当写明主送单位和抄送单位。上级单位向受双重领导的下属单位行文，必要时应当抄送其另一上级单位。 第二十五条 不相隶属单位之间一般以“函”商洽工作。对不相隶属单位发送的公文，不得有指示性的内容。 第二十六条 对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。 如有分歧，主办部门的负责人应当出面协调，仍不能取得一致时，报请公司分管领导审批。 部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自行文。如擅自行文，综合部有权报请公司分管领导审批后，予以纠正或撤销。 第五章 发文办理 第二十七条 发文办理指以本单位名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、校对、印制、用印、登记、分发等程序。 第二十八条 公文草拟包括草拟公文和转发公文。 草拟公文应符合以下要求： （一） 符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及其他有关规定。凡拟提出新的政策、规定等，应充分征求各有关方面意见，切实可行并加以说明。 （二） 情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 （三） 公文文种应依据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。 （四） 拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。 （五） 涉密公文，应当根据国家和集团公司有关保密规定标注相应的密级。 （六） 结构层次序数 正文最多可设4层小标题，其序号第一层用“一、”、“二、”、“三、”，第二层用“（一）”、“（二）”、“（三）”，第三层用“1”、“2”、“3” ，第四层用“（1）”、“（2）”、“（3）” ，分别按顺序排列。 （七） 单位（机构）名称 公文中第一次出现单位名称时使用全称，以后可以使用简称，但应在全称后标注（简称）；公文中第一次出现行政区以下地名时，应当冠以所属省、自治区、直辖市的名称；使用外国国名、地名、人名、政府、党派、报刊等译名时，应以中央主要新闻媒体发表的为准；使用国际组织外文名称或缩写形式时，应在第一次出现时注明准确的中文译名。（八）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号，所引用的文件标题和发文字号要准确。引用外文应当注明中文含义。 （九） 年、月、日使用 公文中第一次出现的时间应写全年、月、日，以后出现时间不跨年份的只写月、日，通常不使用“今年”、“上月”等时间代词；出现我国和外国历史朝代年号时，应标注公历年份。 （十） 公文应使用国家法定计量单位。 （十一） 数字使用 公文中的成文日期、部分结构层次序数、专用称谓和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩的语句中作为词素的数字使用汉字，其他数字均用阿拉伯数字。一个用阿拉伯数字标明的多位数，不得折行。 转发公文应符合以下要求： （一） 对上级单位和其他单位的正式公文（除中共中央文件），各单位可根据需要予以转发； （二） 转发涉密公文应标注相应密级，密级不得低于原文； （三） 下列公文不得转发：各种绝密文件、资料；中央领导同志未公开的内部讲话；规定限制阅读范围的公文；政策、法律、法规、重要措施的未定稿；其他不得转发的公文。 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。公文一经会签即视为同意。 第二十九条 拟稿人、部门负责人及综合部应当加强公文审核，确保公司公文质量。 拟稿人、部门负责人审核重点： （一） 发文稿纸的使用和填写是否准确、齐全； （二） 是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定； （三） 情况是否属实，数据是否可靠、无误； （四） 观点是否明确，条理及文字表达是否清楚； （五） 提出的要求和措施是否明确、具体、可行； （六） 标定的密级和保密期限是否准确； （七） 与上级单位的文件是否抵触。 综合部审核重点： （一） 是否确需行文，行文方式是否妥当； （二） 行文目的是否明确； （三） 是否符合行文规则和拟制公文的要求； （四） 是否需要与有关部门协商、会签； （五） 公文格式是否符合本办法。 第三十条 公文签发，一般包括会签、签发。 公文会签，公文一经会签并无不同意见，即视为同意。一般按以下程序办理：（一）与其他部门业务有关的公文，在本部门负责人签署后送有关部门会签； （二） 以公司名义制发的公文，需要公司以外的单位会签时，经综合部核文后，先报公司分管领导签署，再送有关单位会签； （三） 会签部门如有异议，应作书面说明，并将意见反馈给承办部门，由承办部门协调解决，协调未果的按本办法的第二十六条的有关规定办理。 公文签发，一般先核文再报批。以公司（公司党委）名义制发的公文，送综合部核文，经审核后按公司领导分工由公司分管领导签发；以各部门名义制发的公文，由本部门负责人签发。 （一） 公司与其他单位联合制发的公文，在完成有关公文办理程序后，先送公司领导签发，再送联署的单位负责人签发，一般不使用复印件会签； （二） 各级负责人必须按权限签发公文。签发公文，主批人应当明确签署意见并署上姓名和审批时间，其他审批人圈阅，视为同意； （三） 以公司（公司党委）名义制发的公文签发后，由综合部编发文号；以各部门名义制发的公文，经本部门负责人签发后，由本部门公文管理岗位人员编发文号； （四） 公文签发后，如发现确须修改的原则问题，需征得签发人同意，再行修改； （五） 会议纪要由会议主持人签发，如涉及公司其他分管领导的事项，会议主持人应征求相关领导意见并报请总经理签发。 第三十一条 公文校对经签发的公文定稿，由综合部按本办法规定的格式排版。 公文由拟稿人负责校对。 校对要求： （一） 校对人以审批后的定稿为准进行校对，校对内容包括从文头到共印份数的全部内容； （二） 改正校对稿上的错别字、残字；消除多余字、漏字、漏句、漏行和漏段，接排、另行，字体字号等方面的差错； （三） 改正标点符号、公式和其他符号错误； （四） 检查格式是否符合要求，页码是否衔接； （五） 检查附件（包括电子附件）是否齐备，电子附件如有改动需通知排版人员； （六） 校对中以公司名义制发的公文发现有需修改的地方，须经综合部同意方可修改，在修改校对稿的同时，将底稿一并修改。 第三十二条 公文印制 （一） 公文正式印制前，排版人员应当进行复核，重点是：附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等； （二） 公文的印制份数根据文件的发送范围和有关规定确定，不得擅自增印。确需增印公文，须提出意见，部门文件由主办部门负责人签字后方可增印，公司文件经主办部门负责人签字并报综合部负责人同意后方可增印； （三） 公文由综合部负责印制。印制场所必须安全保密，各项登记及交接手续清楚，印制好的公文准确无差错，字迹清晰，装订整齐，并符合公文格式和存档要求； （四） 印制正式公文，须持经相应负责人签发的文稿，方予用印。 第三十三条 公文发送 （一） 以公司（公司党委）名义制发的公文完成印制并用印后，由综合部依据文件发文要求负责分发、封装； （二） 以各部门名义制发的公文完成印制并用印后，由本部门人员依据文件发文要求负责分发、封装； （三） 分发人要核对公文份数、主送（抄送）单位、标题、正文、附件等，严格按发文要求进行分发，多余份数进行销毁，不得自行分发。归档文件的附件必须齐全； （四） 封装后的公文送综合部发出，机要公文要严格按机要文件交换工作规则办理。 第六章 收文办理 第三十四条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、审核、分发、拟办、批办、承办、催办等程序。 第三十五条 各种形式传递来的公文，一律经综合部公文管理岗位人员签收、启封。 第三十六条 公文管理岗位人员办理公文时，要认真检查和审核:密封、编号、正文和附件的份数、页数、分发单位、缓急程度、秘密等级、主送单位、抄送单位等。 紧急公文须随到随办或按时限要求办理。 第三十七条 对符合规定的公文，公文管理岗位人员进行登记，及时送综合部领导转请公司分管领导批示。 第三十八条 对公司领导有批示的公文，由综合部根据领导批示分送有关部门办理或传阅。 第三十九条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当在2个工作日内退回综合部并说明理由。 第四十条 各级负责人审批公文要有明确意见，并签署姓名和日期。如需承办，应当在审批意见中明确承办单位及承办要求。 第四十一条 凡职权范围内能够处理的公文，应自行办理；涉及其他部门业务的公文，由主办部门商有关部门办理；需呈送公司领导审批的公文，由各部门先提出或商有关部门提出处理意见后再呈公司分管领导审批。 公文应当按程序办理，特殊情况下办理的公文，事后承办人应向有关方面通报办理情况并补办必要的手续。 第四十二条 送领导批示或者交有关部门办理的公文，综合部负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。第四十三条 阅办完毕的公文，承办人必须及时清退给综合部。发现遗失，应立即报告综合部，并采取措施，追查处理。 第四十四条 通过专网下载的公文或者与本部门业务有关的信息、资料等，按收文办理。 第七章 公文管理 第四十五条 公文由综合部统一收发、审核、用印、归档和销毁。 第四十六条 公司员工应严格执行公文处理的有关规定。 第四十七条 复印保密公文应当按公司相关保密规定办理。公文复印件作为正式公文利用时，应当加盖复印单位证明章，视同正式公文妥善保管。 第四十八条 不具备存档价值的公文，经过鉴别，报综合部负责人同意并签字后，可以销毁。 第四十九条 销毁公文应当进行登记，并到指定场所由两人以上监销，保证不丢失和不漏销。 第五十条 部门合并时，全部公文应当随之合并管理。部门撤销时，需要归档的公文经整理、立卷后按有关规定移交综合部。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。 第五十一条 公文借阅 （一）借阅已清退和归档的公文，到综合部进行登记，一般为当天借阅当天归还，如有特殊情况，应报综合部领导同意后，按约定时间归还；（二）抄录和复制已归档的公文需履行有关手续；抄录秘密以上公文，须使用保密手册； （三）各部门原则上不对外借阅公文。 第五十二条 涉密公文的管理，按照涉密公文管理要求执行。 第五十三条中共中央文件的阅读与管理，按照中央文件发布、阅读和管理工作暂行规定的要求执行。 第八章 公文归档 第五十四条 公文办理完毕后，部门有关人员应当根据相关规定及时将公文定稿、正本和有关材料整理、归档。要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本部门的主要工作情况，便于保管和利用。 有保存价值的重要会议记录、重要电话记录等，均应随同相关的公文归档。 有保存价值的白头公文按正式公文管理和整理、归档。 个人不得保存应当归档的公文。 第五十五条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张必须符合归档要求。 第五十六条 公司公文由综合部将公文底稿、附件连同2份正本归档。 第五十七条会议文件的归档（含所有会议文件、日程安排、讲话录音、人员合影等）。 （一） 公司召开的会议由综合部将会议文件收集整理完整后归档；各部门召开的会议由各部门主办人员负责将会议文件收集整理完整备查，需要归档的及时送综合部归档； （二） 参加公司以外会议带回的文件，由参加会议人员将文件整理完整备查，需要归档的及时送综合部归档。 第五十八条 白头文件应按正式公文管理和立卷归档。归档的范围包括： （一） 党和国家领导人、人民代表、上级单位主要负责人对本单位视察、检查工作时形成的讲话、题词等材料； （二） 本单位举办的大型活动所形成的材料； （三） 在各项重大工作中形成的调查报告、计划总结、重要电话记录等； （四） 本单位与外单位签订的重要合同、协议； （五） 本单位处理的重要来信来访材料； （六） 本单位撰写编辑的出版物、人员花名册、干部名单、汇编材料、大事记、年鉴和组织沿革史料等材料； （七） 有保存价值的其他方面的重要材料； （八） 有归档价值的其他公文与正式公文一并归档。 第五十九条 本单位负责人兼任其他单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位整理、归档。 第九章 附 则 第六十条 公文处理中涉及电子文件管理的有关规定将另行制定。 第六十一条 制发政策性和规范性文件，按照公司的有关规定执行。 第六十二条 本办法由综合部负责解释。