房地产关于公文统一程序格式的管理办法模版.docx

房地产关于公文统一程序格式的管理办法
一、 公文
1、批阅文件
批阅文件，下达书面指示是重要的指挥方法之一。
2、呈报文件
按文件呈报程序向有关负责人呈报，呈报时间和批复时间要做记录，只能有一个人呈报，可以抄送其他人。
3、批阅文件的处理形式
三种处理形式：发回、批转、留中。
A． 发回即发回给呈报人执行（或否）。
B． 批转即被呈送人不能做出决定则批转给有关负责人。
C． 留中有两种情况：
① 做为资料收存。
② 暂不处理（文件暂不处理的决定要及时通知呈报人）。
二、 公司中常用的文件
公司内部日常事务文件，是一种信息决策、执行配合、审批手续、立此存
照、公务联系、宣传教育、工作依据、规范指导等等一系列重要手段的媒介体裁。
常使用的公文种类有：
计划、通知、总结、报告、简报、章程、办法、规则、准则、守则、备忘录、
函等等。
三、 公文格式
1、 标题：应当准确简要概括公文的主要内容，一般应标明发文部门和公文种类。
2、 签发人：发到哪一级的公文，应注明签发人。
3、 主送部门：即负责承办的受文单位。
4、 正文：由开头、主题、结尾三部分组成，或由依据、说明、决策三部分组成。要条理层次清楚，文字简练确切，标点符号精确无误，篇幅短小，一目了然。
5、发文部门落款：俗称“下款”。发文部门应写部门全称或规范化简称，几个
部门联合发文，将主办部门排在前面。
6、发文时间：用公元，小写汉字数码，不能省略“年”、“月”、“日”，也不能
省略数字。一个部门单独成文的，按签发人签发的日期；几个部门联合制发
的，按最后一个部门的签发人的签发日期。
为了便于本公司的文件管理，现将各部门的文件统一编制文件头，请各部门
7、按以下的文件头参照本文的打印格式发出文件：
综合办 综 字[年份]第 号
招商部 招 字[年份]第 号
销售部 销 字[年份]第 号
审计部 审 字[年份]第 号
开发部 开 字[年份]第 号
采购部 采 字[年份]第 号
财务部 财 字[年份]第 号
工程部 工 字[年份]第 号
经营部 经 字[年份]第 号
物业公司 物 字[年份]第 号
R—报告 P—计划 N—通知 M—会议纪要 O—其它
8、附件：补充说明主题内容的附件，与正文构成一份完整的文件。
9、印章：公文一律加盖印章。这是正式成文的标志。印章盖在部门名称和日期上。落款部门应与印章一致，否则失去法定存在权。
10、公文的撰写程序
撰写公文时所要遵守的一定的程序，专指公文的制作流程，基本程序有：
交拟、拟稿、核稿、缮校、签发、用印、封发
11、公文的发文程序
审核、签发、用印、分发、立卷、归档、销毁
12、公文的收文程序
传递、签收、登记、分发、催办、查办、立卷、归档、销毁
四、公文种类
1、通告：在一定范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。
2、通知：发布行政措施，转发上级单位或部门、同级单位或部门和不相隶属单位或部门的公文，批转下级单位或部门的公文；印发规章制度和管理办法；传达要求下级部门办理和需要周知或者执行的事项，用“通知”。
3、通报：传达重要精神，表彰先进，批评错误，用“通报”。
4、报告：向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级领导或部门的询问，用“报告”。一般用“特此报告”作结。
5、请示：向上级领导或部门请求指示、批准，用“请示”。一般使用惯用语作结，如“妥否，请批示”。
6、函：平行部门、不相隶属部门之间商洽工作、询问或答复问题，向主管部门请求批准和答复审批事项，用“函”。
7、会议纪要：记载、传达公司或本部门召开的会议情况和议定事项，用“会议纪要”。
五、公文格式
1、发文字号，用四号楷体_GB2312。
2、公文标题，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题应用加粗三号黑体字。
3、二页以上（包括二页）公文，需在公文下边距居中标明页码，第一页不显示页码。
4、公文用纸一般采用国际标准A4型（210㎜×297㎜），左侧装订。页边距具体为：上边距31.7mm，下边距29.7mm，左边距27mm，右边距26mm。下边距可根据正文内容进行调整，但不可大于29.7mm。
六、草拟公文应做到
1、符合国家的法律法规和方针政策及有关规定。
2、情况属实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，文字简练，字词准确，标点正确。
3、结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。结构层次序数可越级使用，但不能逆用。规范性公文的结构层次序数，视需要可分为章、条、款、项、目。
4、文内使用简称，一般应当先用全称，并在括号内注明简称。
七、公文管理办法
1、一般不得越级行文，必须越级行文时，应抄报越过的主管领导或部门。
2、呈报的公文应一文一事
3、对外公文统一采用公司名称：内蒙古鄂尔多斯市鼎晟房地产公司。
4、凡以公司名义外发的公文，由拟稿人按发文格式撰写后，交本部门负责人及相关部门核对签字，公司领导签发，综合部统一编号。
5、凡属对内的报告，请示等，以部门名义拟文，经部门负责人签署意见后送交综合部进行登记和送交有关领导审批。公司领导审批后的呈报原件存档办公室，复印件退回呈报部门存档。呈报部门根据公司领导意见及时做出处理。
呈报公文的部门要主动询问报批情况，一般呈文应于两日内查询，急件应在当日查询。
八、收文程序
1、凡各有关部门、各子公司的文件、函电、批复、指示等，一律由综合部签收登记。
2、凡外来的送交公司的函电、文件等，由综合部拆封登记，并送公司领导或有关部门阅办。
3、来文要按照外来文件、内部文件进行分类后，再按日期进行登记编号。收文时，须让发文人在文件接受记录簿上发文人处签字，然后交由领导传阅。如重要文件，应先交领导处传阅再接受。
5、董事长或总经理批阅的函电，一般由综合部转交承办人或存档。
6、凡综合部存收的文件，要分类保管，以便随时提供查询，年终立卷、归档。
九、发文程序
1、文件完稿后，交由上级领导审批，领导如有意见直接在原稿上进行修改，如同意，再交由打字员打印。打字员按日期进行编号打印后，再交拟稿人进行核对，正确无误由领导签字发放。
2、以公司名义发出的函电、文件的原件及打印件由综合部登记编号和存档。
以部门名义或子公司名义发出的内部公文，由部门或子公司指定专人登记、编号和存档。
3、凡公司内部行文，文件或工作联系单发放到应收人手中时，须让接受人在文件发放簿上签字接收。如所发文件又进行了修改，需再次发放给原文件执有人，务必做到以一换一，以旧换新，并做好签收工作，原文件应立即进行销毁。
4、无论是收到还是发出的传真文件综合部均要复印留底，同时登记，以便有案可查。