证券营业部前台业务人员档案管理规定-模版.doc

*证券营业部前台业务人员档案管理规定（*年 6月修订）第一章 总则第一条为加强营业部前台业务人员档案管理工作，依据有关证券经纪人管理暂行规定证券投资咨询顾问业务暂行规定和*证券档案管理办法、光大证券财富经理管理办法、*证券经纪人管理办法及公司其他有关规章制度，特拟定本规定。第二条本规定说所称营业部前台业务人员包括签署劳动协议的财富经理和签署委托代理协议的证券经纪人。本规定所称营业部前台业务人员档案是指前台业务人员依据有关*证券股份有限公司授权，开展营销推广服务活动过程中形成的营销推广服务业务工作材料，包括文字档案及电子档案。第三条人力资源总部为公司人事档案管理的主管部门,零售业务总部协助督导、支持营业部前台业务人员人事档案建设管理。第四条各分公司是辖区内营业部前台业务人员档案管理工作的统筹管理部门，负责辖区内营业部前台业务人员档案工作的全面建设，指导、督办、检查辖区营业部前台业务人员档案管理工作的全面实施。营业部详细贯彻前台业务人员档案的建立、素材的收集、借阅使用转移，以及纸质档案的保存、电子档案的录入和维护等事务。第二章 档案的内容第五条前台业务人员档案主要包括前台业务人员基本信息、用工协议、培训信息、业务绩效考核信息、执业合规性信息等。1、 前台业务人员基本信息包括营销推广人员个人基本信息、证券从业资格/资质状态、委托(或劳动)协议、展业证书、业务权限、岗位说明、业务期间、服务营业部、执业地域情形、身份证复印件、学历复印件、发放报酬的银行卡复印件及银行账号等。前台业务人员基本信息由当事人诚信提供、一般每年度更新一次，经营销推广管理岗核实整理后，由本人签字、合规负责人复核、总经理审批后，归档保管；1 / 4 2、 前台业务人员培训信息包括行业所要求的必须培训及公司所提供的各类培训记录。包括但不局限于：岗前60学时记录上岗培训合格证各类业务资格/资质考试通过记录历年执业资格/资质年检培训记录岗位重点辅导追踪表各类产品营销推广培训留痕网络培训签到记录面授培训记录专项培训服务承诺函营业部需妥善保存前台业务人员在职期间的所有培训记录。留痕记录内容包括但不局限于培训时间、培训内容、考试结果、培训签到、培训评估等。形成的纸质档案由前台业务人员确认、营销推广管理人员复核签字后交档案管理人员入档，档案管理人员同时在*证券培训系统中录入有关信息，营业部审批后电子化保管。3、 业务绩效考核信息包括但不局限于各职级晋升记录、特殊承诺记录、重点辅导追踪记录、个人绩效报酬设置或变更记录等。各类记录均应由当事人签字，有公文获批记录的，需录入公文批号、公文批示信息。4、 执业行为的合规性信息包括执业活动中展业行为、客户服务等多方面信息。包括但不局限于入职合规执业承诺书、年度合规执业自查承诺书、执业证书扫描件、名片扫描件、执业资格/资质年检记录、投资咨询顾问服务的各类留痕、各类各层级获奖信息、因违法违规及超越代理权限行为的惩处信息、客户服务中的投诉与纠纷处理信息、公司各类例行合规检查中所涉及的合规问题的有关处理信息等。第六条取得投资咨询顾问资格/资质的前台业务人员，还应建立投资咨询顾问人事档案和投资咨询顾问业务档案。投资咨询顾问人事档案包括入职时诚信执业情形说明、投资顾问资格/资质证明、投资咨询顾问合规执业承诺书、投资咨询顾问执业年检记录等。投资咨询顾问业务档案一户一档，依照证券投资咨询顾问业务暂行规定执行。2 / 4 第七条营业部定时更新、维护、检查档案内容。把握关键时刻档案信息的收集与更新，比如人员入职、离职、司内移动、身份变更时期，人员考核、考试时期，季度、半年、年度时期，都要主动、提前收集各类档案信息，保持档案信息的全面性、及时性、有效性。第三章 档案的保管与保护第八条第九条前台业务人员自正式签署用工协议后当月内建立档案。营业部及时建立前台业务人员汇总档案数据库，各类需建档信息，均应有专人核实、录入、整理，在归档或输入系统电子存档之前，均应履行复核、签批手续，由有关岗位复核后，方可建档。前台业务人员档案保管的形式分为：纸质形式和电子形式。纸质形式包括原件、影印件；电子形式包括：光盘、磁盘、录音（像）带等实物载体，以及依据有关行业监管要求必须的公司内外部信息平台上的信息第十条前台业务人员纸质档案须以前台业务人员类别、前台业务人员编码为保存索引，建立一人一袋、分类保管制，有关档案资料文件资料集中存放在对应的档案袋中，并保证档案袋内容具备可扩充性。第十一条 纸质档案的保管与保护须配备专用铁皮档案柜、灭火器材等设备，做好防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等工作。第十二条 总部档案管理岗定时备份电子档案，并异地存放；营业部前台业务人员档案管理岗定时备份电子档案并异地存放于分公司或总部。第十三条 建立登记和统计制度。做好前台业务人员档案的建立、借阅、备查台帐和索引登记。营业部前台业务人员档案管理岗负责每半年对前台业务人员档案全面核对一次，发现问题及时解决，核对结果由营业部审核后入档保管。第十四条 证券投资咨询顾问通过公司专业平台向客户提供的投资咨询服务记录，包括提供投资建议的时间、内容、方式、载体、依据等信息，系统平台以电子和备份的形式保留 5年。向客户提供的Call Centre电话服务保留服务记录 5年。向投资人或者社会公众提供的广播电视证券节目的档案、参加广播电视证券节目的音像、资料文件等资料文件资料，自提供之日起保存 2年。营业部需每月将参加广播电视证券节目的音像、资料文件等留痕资料文件资料上报总部汇总。第十五条 前台业务人员纸质档案在前台业务人员解除委托关系后至少留3 / 4 存 3年，电子档案留存 5年。第四章 档案的查阅与借用第十六条 查阅前台业务人员档案，需履行审批手续。经营业部责任人批准，营销推广人员档案管理岗依据有关关于规定，确定是否提供及提供材料种类、内容。第十七条 前台业务人员档案原则上不外借，如必须借出时，要说明理由，经营业部负责人批准，严格履行借阅登记手续并限期归还，不得擅自转借他人。第十八条 严格遵守保密制度和阅档规定。严禁涂改、圈划、抽取、撤换和损毁档案材料，不得泄露或擅自向外公布档案内容。第十九条 原则上任何人不得擅自复制档案内容。确有必要，须请示营业部负责人审查批准后方可复制。第五章 附则第二十条 本规定由零售业务总部负责修订及说明，未尽事宜参照*证券档案管理办法执行。第二十一条 本规定自下发之日起实施。4 / 44 / 4