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农商行集中采购管理试行办法

第一章    总则
第一条    为加强农商行集中采购管理，完善和规范集中采购操作行为，提高集中采购工作效率和质量，依据《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国政府采购法》，制定本办法。
第二条    本办法所称集中采购，是指农商行以集中购买、租赁、委托和雇用等方式获取大宗物品、工程和服务的行为。
第三条    集中采购过程中应遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和诚实信用原则。
第四条    本办法适用于全省农商行。

第二章    管理机构及职责
第五条    省联社负责全省农商行集中采购工作的管理、指导、监督和检查，主要职责包括：
(一)    负责制定集中采购相关管理制度，并监督、检查执行情况；
(二)    负责审批本办法规定权限范围内的集中采购计划，并监督、检查落实情况；
(三)    其他应当履行的职责。
第六条    各办事处（市联社）负责辖内农商行集中采购工作的管理、指导、监督和检查，主要职责包括：
(一)    依据本办法及相关规定制定本单位集中采购实施办法，并监督、检查执行情况；
(二)    负责制定、上报本单位集中采购计划，按计划实施采购，并监督、检查执行情况；
(三)    负责审核辖内农商行上报的集中采购计划，并监督、检查执行情况；
(四)    其他应当履行的职责。
第七条    县级联社负责辖内农商行集中采购工作的具体实施、监督和检查，主要职责包括：
(一)    依据本办法及相关规定制定辖内农商行集中采购具体实施办法等，并监督、检查执行情况；
(二)    负责制定、上报年度集中采购计划，按计划实施采购，并监督、检查落实情况；
(三)    其他应当履行的职责。
第八条    各级农商行应当成立由分管领导与行政（综合）管理、财务管理、风险合规、纪检监察及采购单位（部门）等相关人员组成的集中采购管理委员会（以下简称“管理委员会”），负责所属机构集中采购工作相关事宜，主要职责包括：
(一)    负责制定本机构集中采购管理实施细则；
(二)    负责审议本办法规定权限范围内的集中采购计划；
(三)    负责审定集中采购方式；
(四)    负责审定集中采购项目合同或意向；
(五)    其他应当履行的职责。
第九条    集中采购管理委员会成员人数为不少于5人的单数（不含纪检监察部门成员），其中采购单位（部门）成员不得超过1人，纪检监察部门成员负责对集中采购工作进行监督，不具有表决权。
第十条    对于技术性和专业性较强的采购项目，可邀请系统外技术类、专业类专家，对集中采购工作提供咨询，提出建议和意见。
第十一条 集中采购管理委员会在集中采购活动中的各项工作，应以会议形式进行，形成会议纪要：
(一)    会议纪要主要内容包括：时间、地点、参加人员姓名、会议主持人、会议议题、会议决议、记录人姓名及其它需要说明的问题等；
(二)    会议纪要由集中采购管理委员会全体成员签字确认；
(三)    集中采购过程及会议应由纪检监察部门成员全程监督，并在会议纪要上签字确认。
第十二条 集中采购管理委员会下设办公室，机构设在行政（综合）部门，主要职责包括：
(一)    负责拟定本机构集中采购管理实施办法；
(二)    负责审核本办法规定权限范围内的集中采购计划，并向管理委员会提出审核建议；
(三)    负责集中采购的具体组织和协调工作；
(四)    负责按照本办法的规定报批集中采购项目，提出集中采购实施建议；
(五)    负责监督、检查中标人履行合同情况，及时提出意见和建议；
(六)    负责集中采购文档资料的收集、整理、归档及上报。
(七)    管理委员会交办的其他工作。

第三章    集中采购立项
第十三条  根据业务需要，采购部门应对本年度拟采购项目提出需求计划（附件1），于每年1月15日前报送本级集中采购管理委员会办公室。
第十四条  管理委员会办公室收集汇总各采购部门集中采购项目需求，提交本级管理委员会审议。
第十五条  管理委员会召开会议逐项审议集中采购项目需求，在落实资金来源的情况下，统筹规划，综合平衡，形成审议意见，确定本年度集中采购计划，并报本单位理事长（办事处主任）或其授权人员审批。
第十六条  审核批准的集中采购计划，属于本单位审批权限范围内的，按审批意见实施；超过本级机构审批权限范围的，管理委员会办公室于每年1月31日前报上级有权机构审批（附件2）。
第十七条  上级机构收到上报的集中采购计划后，按以下程序办理：
(一)   相关职能部门对集中采购项目可行性进行审核，提出审核意见，报本级管理委员会办公室。固定资产购建按照《农商行固定资产购建与处置管理暂行办法》的规定进行审核；
(二)   管理委员会办公室根据相关职能部门的意见提出审核建议，提交本级管理委员会审议；管理委员会通过会议研究讨论后形成审议意见，报本单位理事长（办事处主任）或其授权人员审核或审批。
(三)   集中采购计划经有权单位审核批准后，由审批单位负责组织招标，采购单位按计划具体实施采购，与供应商签订采购合同，并监督、检查供应商履行合同情况；
第十八条 办事处（市联社）应当自收到县级联社完整申请材料之日起20个工作日内作出审核意见。
省联社应当收到县级联社完整申请材料之日起30个工作日内作出批准或者不批准的书面决定。
省联社对不予批准的购建项目应当说明理由。
县级联社补充材料的时间不计算在审批期限之内。
第十九条 对于年初未纳入年度集中采购计划、临时增加的采购项目，或虽已纳入年度集中采购计划但实际采购金额与计划出入较大的项目(单笔(批)项目增减幅度超过20％，或虽未超过20％、但增减金额达到100万元(含)以上)，须按立项程序重新报批。
第二十条 进一步提升全省农商行社会形象，对涉及企业文化建设范畴的大宗物品采购实行标准化管理，符合下列条件之一的采购计划，由省联社审批：
(一)   行政办公类：全省统一的各类帐簿、票据、凭证、
办公用品的印刷和购置；
(二)    信息化建设：计算机网络建设，视频监控、办公自动化系统建设及日常维护消耗用品；
(三)    形象视觉类：服装制作，营业网点标准化建设，含有“农商行”标识、用于业务营销的纪念品、宣传品等；
(四)    安防设施类：营业网点安防设施、运钞车及其他安防设备的标准化建设等；
(五)    工程建设类：办公楼、宿舍楼、营业网点（含金库）及附属设施的设计、土建、装修、改造工程等；
第二十一条   工程建设项目累计投资在1000万元以上（含1000万元）、货物批次采购累计超过500万元（含500万元）的重大项目，由省联社单独组织招标。
第二十二条   对于纳入省联社集中采购计划范围内的产品或服务，由省联社负责组织招标，采购单位在省联社公布的中标供应商范围内进行采购。
第二十三条   对于未纳入省联社审批范围的采购项目，属办事处（市联社）本级的，由办事处（市联社）负责组织采购；属县级联社的，由县级联社自行组织采购, 办事处（市联社）进行监督。

第四章    集中采购方式
第二十四条   集中采购采用以下方式：
（一）公开招标采购：是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标的采购方式。公开招标应作为全省农商行集中采购的主要方式；
（二）邀请招标采购：是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标的招标方式。具有特殊性、只能从有限范围的供应商处采购的货物或服务，应采用邀请招标方式采购；
（三）竞争性谈判采购：符合下列条件之一的固定资产及大宗物品，可采用竞争性谈判方式采购。
1、招标后没有供应商投标或者没有合格供应商投标的，或者重新招标未能成立的；
2、技术复杂或性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的；
3、采用招标所需时间不能满足紧急需要的；
4、不能事先计算出价格总额的；
（四）询价采购：采购的物品规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可采用询价采购；
（五）单一来源采购：符合下列条件之一的物品或服务，可采用单一来源方式采购。
1、只能从唯一供应商采购的；
2、发生了不可预见的紧急情况，不能从其他供应商采购的；
3、必须保证原有采购项目一致性或服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购配套项目或设备的。

第五章    集中采购程序
第二十五条   根据招标形式的不同，集中采购招标可分为委托代理招标和自主招标两种。
    委托代理招标即委托招标代理机构进行招标。管理委员会可根据采购项目的性质和需求，以及招标代理机构资质、执行力及综合业务能力择优选择招标代理机构，代理招标事宜。
    自主招标即管理委员会自行组织的招标。管理委员会具有编制招标文件和组织评标能力的，可自行办理招标事宜。
第二十六条   采用公开招标方式的，应当遵循下列程序：
(一)    编制招标文件。根据招标项目性质和项目需求编制招标文件。招标文件应当包括招标项目的技术要求、对投标人资格审查的标准、投标报价要求和评标标准等所有实质性要求和条件，以及拟签订合同或意向书的主要条款。
(二)    发布招标公告。招标公告应当通过报刊、信息网络或者其他媒介发布。招标公告应当载明招标人的名称和地址、招标项目的性质、数量、实施地点和时间等，以及获取招标文件的办法等事项。采购单位（部门）需对招标公告中的项目采购需求部分(具体指：产品名称、数量、技术规格等)进行书面确认。
第二十七条   采用邀请招标方式的，应当遵循下列程序：
(一)    编制项目评标细则。根据项目性质及项目需求，编制项目评标细则，包括评标委员会的组成、评标方法和评标标准等；
(二)    编写邀标文件。根据项目性质及项目需求，编写邀标文件。邀标文件主要包括：投标邀请书、投标人须知、投标产品的名称、数量、技术规格等。采购单位（部门）对邀标文件中的项目采购需求(具体指：产品名称、数量、技术规格等)部分进行书面确认。
(三)    从符合相应资格条件、具备承担招标项目能力、资信良好的供应商中选择不少于3人的供应商，向其发出投标邀请书。
第二十八条   采用委托代理招标方式的，招标代理机构应根据管理委员会办公室提供的项目需求制作招标(邀标)文件，编制评标细则，报管理委员会审议并经单位理事长（办事处主任）或其授权人员同意后，发布招标公告，组织开标、评标以及定标等相关事宜，形成书面评标结果后，报管理委员会审议。
第二十九条   采用自主招标方式的，由管理委员会负责根据项目需求制作招标(邀标)文件，编制评标细则，经单位理事长（办事处主任）或其授权人员同意后，发布招标公告，组织开标、评标以及定标等相关事宜。对于专业性较强的采购项目，管理委员会可邀请系统内、外专家等参与招标文件的编写和审定。
第三十条 开标、评标和定标应符合《中华人民共和国招标投标法》的程序规定，管理委员会办公室、合规部和纪检监察部门应派工作人员现场监督。
第三十一条   管理委员会办公室根据招投标过程及结果撰写项目招投标情况报告，报单位理事长（办事处主任）或其授权人员审批。
第三十二条   审批通过后，采用委托招标的，由管理委员会办公室向招标代理机构发送招标结果确认函，由其负责后续的中标公告（通知）等的发布工作；采用自主招标的，由管理委员会向中标供应商发出中标通知书，并将中标结果通知所有未中标的投标人。
第三十三条   采用竞争性谈判方式采购的，应当遵循下列程序：
(一)   成立谈判小组。由管理委员会成员与有关专家共同组成谈判小组，人数为五人以上的单数。
(二)   制定谈判文件。管理委员会办公室根据采购项目性质和项目需求，编制谈判文件，内容包括：谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。
(三)   确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。
(四)   谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判组成员不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息等。
(五)   确定成交供应商。谈判结束后，谈判小组应从符合条件的供应商中选择报价最低的供应商作为成交候选人，报单位理事长（办事处主任）或其授权人员同意后，确定为最终成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。
第三十四条    采取单一来源方式采购的，应当遵循下列程序：
(一)   成立谈判小组。由管理委员会成员组成谈判小组，人数为三人以上的单数；
(二)   谈判小组根据采购项目需求与供应商应进行谈判；
(三)   谈判结束后，谈判小组将谈判结果报单位理事长（办事处主任）或其授权人员同意后，将结果通知供应商。
第三十五条     采取询价方式采购的，应当遵循下列程序：
(一)     成立询价小组。由管理委员会成员与有关专家共同组成询价小组，人数为五人以上的单数。
(二)   确定询价评定标准。询价小组应当对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出规定。
(三)   确定被询价的供应商名单。询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。
(四)   询价。询价小组要求被询价的供应商一次报出不得更改的价格。
(五)   确定成交供应商。询价小组应从符合条件的供应商中选择报价最低的供应商作为成交候选人，报单位理事长（办事处主任）或其授权人员同意后，确定为最终成交供应商，并将结果通知所有被询价的未成交的供应商。

第六章    集中采购项目验收
第三十六条    采购单位（部门）按照合同供货清单、技术标准要求等内容进行项目验收，系统开发项目还须进行测试验收；验收合格后，采购单位（部门）应出具书面验收合格证明，对采购的发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合规性负责；验收合格后，按照合同约定的付款条件和进度向财务管理部提出付款申请。
(一)   采购单位（部门）负责履行合同义务并监督供应商的合同履行情况；
(二)   合同履行过程中如出现与中标结果不符的重大变更事项，采购单位（部门）应及时通知管理委员会办公室；
(三)   采购单位（部门）应按管理委员会的要求及时反馈供应商的履约情况。
第三十七条   集中采购项目的相关文件应当妥善保管，不得伪造、变造、隐匿或者销毁。采购文件的保存期限为从采购结束之日起至少保存十五年。

第七章    监督检查
第三十八条   各级农商行稽核部门应对集中采购行为的合法合规性等进行监督检查，主要内容包括：
(一)   是否按规定履行集中采购审批程序；
(二)   是否越权限审批集中采购项目；
(三)   招标采购过程是否做到公平、公开、公正，是否存在虚假招标、明招暗定，串通压标等现象；
(四)   是否坚持有项必招，存在化整为零或以其他方式规避招标的行为；
(五)   是否执行规避制度，与投标人有血缘或利益关系的人员是否参与招标活动；
(六)   是否遵守保密规定，违规向投标人泄露招标信息；
(七)   是否存在其他违法违规行为。
第三十九条   每年6月、12月及合作协议期满前，管理委员会办公室负责组织采购单位（部门）对中标供应商的合同履行情况、产品性能、质量及服务情况以及投诉情况等方面进行评价，评价结果将作为与该供应商后续合作的重要依据。
第四十条 中标供应商在合作协议有效期内，出现如下行为，视情况进行处理：
(一)   在合作协议有效期内，中标供应商有下列行为可暂停其供货资格：
1、 累计两次被采购单位（部门）通过有效渠道举证所提供产品质量和服务不符合合同要求的；
2、 未经项目审批单位同意擅自提高供货价格的；
(二)   在合作协议有效期内，中标供应商有下列行为可直接取消其供货资格：
1、 供应商因违法违规、法律诉讼或不道德行为等情况导致其信誉严重受损的；
2、 供应商因财务危机，出现断货，影响我方业务正常开展的；
3、 提供虚假的企业、产品信息的，或因泄漏采购方商业秘密或业务资料给我方造成损害的；
4、 合作协议有效期内，累计两次被暂停供货资格的；
5、 滥用质疑或投诉权利，影响或阻碍采购工作开展的：
6、 给我方业务经营、社会形象造成影响的：
7、 按采购管理规定其他应取消供货资格的。
(三)   中标供应商出现上述各项不良行为时，管理委员会办公室需履行如下程序对其进行暂停或取消供货资格的处理决定：
1、 约见中标供应商谈话，并形成谈话记录；
2、 形成处理建议提交管理委员会审议后，报单位理事长（办事处主任）或其授权人员同意；
3、 以书面形式通知中标供应商，同时告知采购单位。
第四十一条   各级农商行应将集中采购工作作为纪检监察、稽核审计和年度考核的一项内容，定期进行监督、检查和考评，对不按招标采购范围、方式、审批程序进行集中采购的，视其情节轻重，按照省联社有关规定追究相关人员责任。

第八章    附则
第四十二条   本办法由省联社负责解释。
第四十三条   本办法自发文之日起施行。