文件管理01[2].doc

华荣防爆
中国·华荣防爆电器有限公司质量管理体系文件 WAROM/QP-01（B）

文件管理程序

编 制：

审 核：

标 准 化：

批 准：

受控状态：

发 放 号：

2002-12-18发布 2003-01-01实施 2004-06-27第2次修订
中国·华荣防爆电器有限公司

中国·华荣防爆
电器有限公司
质量管理程序
文件编号：WAROM/QP-01
版 本：B
修 订 码：2
页 码：1/10
文件管理程序

1 目的
为了对质量体系内的文件和资料进行管理，确保各使用场所的文件均为有效文件。
2 适用范围
本程序适用于公司质量体系内除技术性文件以外的所有受控文件和资料的管理。
3 定义
3.1 受控文件
3.1.1 受控文件范围为：质量手册、程序文件、质量计划、支持性文件、经管理者代表批准的特殊文件等。
3.1.2 受控文件应有编制、修订与分发记录，修订后须重新分发，失效或废止由文档中心按规定收回、销毁，使用现场应随时保持现行有效版本。
3.1.3受控的文件应加盖红色“受控”识别章和受控号。
3.2 非受控文件
3.2.1非受控文件可不作标识；
3.2.2 非受控文件分发时为最新版本，废止后无须收回及销毁；
3.2.3 对外提供的文件（公司内部受控文件）均须加盖蓝色“非受控”印章。
3.3 质量手册
是公司建立符合ISO9001:2000质量管理体系的要求、落实质量方针、目标、描述质量管理体系的纲领性文件。
3.4 程序文件
是描述实施质量管理体系所涉及到各职责部门活动的文件。
3.5 质量计划
公司特定的项目、产品、过程或合同,规定由谁于何时应使用哪些程序和相关资源的专项文件。
3.6 支持性文件
是详细的作业文件，如企业标准、技术图纸、作业指导书、各类规程、制度规定、实施细则、管理办法等。
3.7外来文件
来自公司外部的文件，如来自客户的图表、资料、供应商的产品规范、说明书、国家标准、法令、法规和电子邮件（电子邮件应打印成文本）等。

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3.8 其他文件
是指其他公司级文书、部门内部文书、工程投标书等。
4 职责
4.1 质量手册
4.1.1总经理负责审批；
4.1.2管理者代表负责组织编制、修订。
4.2 程序文件
4.2.1总经理负责批准；
4.2.2管理者代表负责审核；
4.2.3相关部门负责组织编制、修订。
4.3 质量计划
4.3.1 公司特定项目、合同的质量计划由总经理确定人员编制， 总经理审批；
4.3.2 体系过程的质量计划由管理者代表编制，总经理审批；
4.3.3 产品的质量计划由技术开发部部长编制，总工程师审核，总经理批准。
4.4 支持性文件
4.4.1总经理负责批准；
4.4.2管理者代表负责审核；
4.4.3相关部门负责组织编制、修订。
4.5外来文件
4.5.1办公室负责行政性外来文件的登录，审核其适用性后转呈相关部门；
4.5.2外来技术性文件按《技术文件管理制度》执行；
4.5.3其他各部门的外来文件由相关部门自行收集。
4.6 其他文件
4.6.1 公司级文件由办公室组织编制、修订， 总经理负责批准，办公室负责分发、归口管理；
4.6.2部门级文件由各部门组织编制、修订，各部门负责人批准，各部门自行分发管理。
4.6.3工程投标书由工程服务部负责组织编制，总工程师负责审批，工程服务部归口管理。
4.7 办公室是受控文件的归口管理部门，负责受控文件的登录、分发、回收及旧版/废止文件的存档、保
管以及销毁等工作。
4.8使用部门收到受控文件后，应建立“在用文件清单”，以合理使用、保管文件。
5 流程（见附页）
6 内容及要求
6.1 文件编号及文件版本号
6.1.1 质量手册编号
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WAROM/QM-□□
“手册”的流水号
英文（Quality Manual）的头一个字母组合,代表“质量手册”，其他手册编号参照执行
中国·华荣防爆电器有限公司的英文名称以下简称“华荣公司”
6.1.2 程序文件编号
WAROM/QP－□□
“程序文件”的流水号
英文(Quality Procedure)的头一个字母组合,代表“程序文件”
代表“华荣公司”
6.1.3 质量计划编号
WAROM/QL－□－□□－□□
质量计划编制年号后两位
质量计划流水号
质量计划类别（项目-“X”，合同-“H”，体系-“T”，产品-“C”）
英文（Quality Plan）的头一个字母和计划英文单词的第二字母的组合，代表“质量计划”
代表“华荣公司”
6.1.4 作业指导书编号
WAROM/QI－□□－□□
（部门）指导书流水号
编制、修订部门代码,(具体参照6.1.9)
英文（Quality Instruction）的头一个字母组合,代表“作业指导书”
代表“华荣公司”
6.1.5 表单编号
WAROM/QR－□·□□－□□
表单流水号
对应程序文件或作业指导书流水号
文件类别码M/P/I/D（D表示制度，采用D·部门代码·制度流水号）
英文（Quality Register）的头一个字母组合,代表“质量表单
代表“华荣公司”
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6.1.6 外来文件编号
WL－□□－□□□－□□□□
收集年号
（部门）外来文件的流水号
收集部门代码
代表外来文件
6.1.7 行政文件
6.1.7.1 公司公文的编号
浙荣□字（□□□□）第□□□号
公司公文流水号
公司公文发布年号
“华荣公司”公文简称（如浙荣人字、浙荣通字）
6.1.7.2 部门公文编号
荣□字（□□□□）第□□□号
部门公文流水号
部门公文发布年号
部门公文代号
注：部门公文代号取部门名称的第一个汉字（各销售部门统一用“销”字），如技术开发部2002年第一次发布的公文号为“荣技字（2002）第001号”。
6.1.7.3 行政规章制度编号
WAROM/ZD－□□－□□□
部门规章制度流水号
部门代号
制度拼音字母第一位的组合,代表“规章制度”
代表“华荣公司”
6.1.7.4 其他文书编号
WAROM/□□－□□ □□·□□□
其它文书流水号
编制年号和编制月份,不是两位数的,在个位数前加“0”
部门代码
代表“华荣公司”

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6.1.8 部门代码
部 门
代 码
部 门
代 码
部 门
代 码
董 事 长
DS
技术开发部
JK
采 购 部
CG
总经理
ZJ
工程服务部
GF
电器制造部
DQ
管理者代表
GD
市 场 部
SC
铝壳制造部
LK
办 公 室
BG
国际贸易部
GM
设 备 部
SB
财 务 部
CW
销售部
XS
品 管 部
PG
6.1.9 所有文件编号由文档中心分类别,并登记在“文件编号登记表”上，以便文件编号管理。
6.1.10 文件版本号（包括表单格式版本号），在“质量记录一览表”中标注。
6.1.10.1 版本号：首版一律为A，从A开始更换版本时为B，依此类推。
6.1.10.2 修改号：从0～5为文件修改码，累计5次更改修改码，即要更改版本号，如A版第6次修改后应为B版0次。
6.1.10.3 页码：每一章节的页码表示为n/m,分子表示第n页，分母表示共m页，或用共m页第n页表示。
6.2文件架构
6.2.1 质量手册架构
按ISO9001:2000条款排列顺序编订各章节及项目，并明确体现章节及项目所对应的程序文件、作业指导书。
6.2.2 程序文件架构
1 目的
2 范围
3 定义
4 职责
5 流程图
6 内容及要求
7 相关程序
8 相关文件
9 相关记录
附 本程序更改记录
6.2.3 质量计划架构
6.2.3.1 质量计划的格式以清楚描述主要内容为原则。
6.2.3.2 质量计划的内容可规定如下：
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1） 须达到的质量目标（例如特性或规定、可靠性、综合指标等）；
2） 公司实际运作中各过程的步骤（可以用流程图、表格等形式展示过程的各项活动）；
3） 在项目的各个不同阶段，职责、权限和资源的具体分配；
4） 实施中需采取的具体书面程序和指导书；
5） 有关阶段（如设计、采购、生产、检验等）适用的试验、检查、检验和评审大纲；
6） 达到质量目标的测量方法；
7） 随项目的进展而修改和完善质量计划的程序；
8） 为达到质量目标必须采取的其它措施，如更新检验技术、研究新的工艺方法和设备、用户的监督、验证等。
6.2.4 支持性文件架构
支持性文件的编写由相关编制/修订部门根据实际需要自行制定。
6.2.5 表单架构
表单的编写由编制/修订部门视实际需要自行制定，功能单一为“单”，功能多或复杂为“表”，表单设计应能识别记录的编号、填写人员及日期（台账类表格除外）。
6.4 受控文件的编制/修订
6.4.1 受控文件的编制
6.4.1.1 根据组织任务或工作需要，由经办责任人填写“文件制/修/废申请表”，经部门负责人核准后，编制/修订承办人拟写文件编制修订内容，确定文件版本号，连同“文件制/修/废申请表”及电子文档软盘一并呈送相关人员审核、批准、标准化后发布。
6.4.1.2 在文件审核、批准阶段，若有任何意见都由编制/修订部门修改。
6.4.2 受控文件的修订
6.4.2.1 文件需更改修订时，由经办责任人填写“文件制/修/废申请表”,经部门负责人核准后，由原编制部门承办人拟定文件修订内容，确定文件版本号，连同“文件制/修/废申请表”一并呈送相关人员审核、批准后交文档中心，由文档中心负责实施更改。
6.4.2.2 若是文字错误，而不影响实质内容，则直接由文档中心按“文件制/修/废申请表”的更改要求在文件上更改，更改方法:直接在原文用红笔上打“—”，在文字上注明更改内容，并加盖文件更改印章，更改内容一并纳入下次新版修订内容之一。
6.4.2.3 若文字更改已影响实质内容，且更改范围大的，必须改版，并应填写相应修订记录。
6.4.2.4 同份文件超过5次以上小的的更改必须改版。
6.5 受控文件的分发
6.5.1受控文件的发放范围由文件制定部门确定。
6.5.2 经批准发行的受控文件由编制/修订部门填写“文件分发/回收表”，确定文件分发范围及份数,经文件批准人审批后交办公室文档中心（必要时加盖相应发布文件部门行政印章），文档中心依“文件分发/
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回收表”上的名单及份数复印后，在封面正面（无封面的需每页正面）加盖红色“受控”识别章及受控号后发放（受控号即发放序号）。
6.5.3 各部门受控号即发放序号规定如下：总经理 01 管理者代表 02 销售副总 03 公关副总 04 办公室 05 市场部 06 销售部 07 电器制造部 08 采购部 09 品管部 10 工程服务部 11 技术开发部 12 国贸部 13 财务部 14 管件制造部 15 船用分公司 16 注塑分公司 17 铝壳制造 18 文档中心 19、20 其它顺延。
6.5.4 新人员到岗需补领文件，可由需要人员填写“文件特殊分发申请表”,经办公室主任审核、管理者代表批准后发放。
6.5.5文件遗失、受损导致需补领文件，可由需要人员填写“文件特殊分发申请表”,经办公室主任批准后补发。
6.5.6发行文件（不含技术性文件）均由文档中心建立“文件管理汇总表”,以便于文件管理、备查。
6.6 文件的使用和保管
6.6.1 文件持有人承担文件的学习、传达、使用和保管责任，并不得遗失、损坏和私自复印。
6.6.2 文件持有人接到文档中心分发的任何一份文件,均须在本部门或本人的“在用文件清单”上注明文件名称、状态、版本号等。
6.6.3 当文件发生修改、归档、作废时，文件持有人应在“在用文件清单”中注明更改状态及归档、作废标注。
6.6.4 当文件破损严重影响使用时，按6.5.3办理更换手续，交回破损文件，新文件仍沿用原发放号码，破损文件由文档中心销毁。
6.6.5 当文件持有人丢失所持文件时，按6.5.3办理补发手续，补发文件给予新的发放号，同时注明丢失文件的发放号码作废，必要时将作废的发放号通知各部门。
6.6.6 公司人员在非文件保管场所拾到受控文件应交办公室文档中心，由文档中心负责查明文件来源后作相应处理。
6.7受控文件的存档（归档）
6.7.1受控文件的原稿（正本）均由文档中心列册存档，且在其每页背面加盖红色“发行文件”印章以作识别。
6.7.2受控文件文档中心均存档两份备份，以便借阅或他用，备份存档的文件须加盖“受控”印章和受控号,并加盖“存档文件”印章。
6.7.3文档中心应对作废文件的原稿和存档的备份文件每页正面加盖蓝色“作废保留”识别章,并分类列
册存档,各部门如需该作废文件自备参考，须经文档中心登记并加盖蓝色“作废保留”识别章。
6.7.4 持有受控文件的人员，因工作调动或其他原因离开原工作岗位时，应将受控文件按“在用文件清单”
的数量交回文档中心。
6.8 受控文件的作废和销毁
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6.8.1 由于组织任务变更、工作责任的调整、产品的更改等，致使文件不能满足管理需要，各部门各级人员均可填写“文件制/修/废申请表”经部门主管审核、呈相关人员批准后（一般由原文件的批准人批准）,交文档中心办理作废手续。
6.8.2 文档中心按该作废文件的“文件分发/回收表”记录，通知相关人员交回相应的作废文件，回收情
况登记于“文件分发回收表”，并由交接双方在“文件分发/回收表”上签字确认，凡回收的作废文件文档中心需加盖 红色“作废”印章。
6.8.3 文档中心每季度将作废文件登记于“作废销毁登记表”，交办公室主任批准后集中销毁。
6.8.4 超过保存期的记录由文档中心填写 “作废销毁登记表”，报归档部门负责人确认、办公室主任批准后销毁。
6.9 文档管理
6.9.1 现场使用的文件须置于作业现场，由部门负责人承担保管、检查职责，非现场使用文件由使用部门集中保管，并确定兼职人员保管（一般由部门负责人兼职保管）。
6.9.2 各文件使用单位应建立“在用文件清单”以利管理及查阅。
6.9.3 所有部门的文件档案管理应纳入内部审核项目中，以确保文件管理系统的正常运行。
6.9.4 文件可用任何媒体形式（如磁盘、光盘等）保存。
6.9.5 文档中心每季普查相关部门受控文件的使用保管情况，普查结果记录于“受控文件普查表”中，并报办公室主任处理。
6.9 外来文件的管理
6.9.1 来自客户的外来文件由各销售部经办人视其适用性进行收集，作为销售合同的附件提供相关部门使用，并保存于工程服务部客户档案中。
6.9.2 来自供方的外来文件由采购部经办人视其适用性进行收集，并保存于供方档案中。
6.9.3来自政府、社会团体或其他来源的公文、法令、法规由办公室进行收集，并由办公室经办人审核其适用性、呈相关人员审阅后存档。
6.9.4文档中心应每年至少一次对有改版之虑的外来文件了解是否有最新版本，如有应视需要更新发行。
6.9.5凡属传真的外来文件均须复印存档。
6.10 文件的借阅与复印
6.10.1 需临时借阅受控文件的人员应填写“文件借阅申请表”,经办公室主任批准后方可借阅，借阅只限存档备份文件，借阅者应在指定日期内归还，到期未归还由文档中心负责追回。
6.10.2 存档文件原件一律不允许外借。
6.10.3 受控文件凭管理者代表批准的“文件制/修/废申请表”、“文件特殊分发申请表”到文印室复印。
6.10.4各部门需复印文件或资料等，必须由经办人在“文件复印登记表”上登记、签收。
6.10.5文印室负责每月底将复印文件情况记录交文档中心存档。
6.11 控制印章的管理
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6.11.1 文件识别印章有“受控”、“非受控”、“作废”、“作废保留”、“受控号码”、“发行文件”、“外来文件审批章”、“文件更改”、“存档文件”及受控号印章。
6.11.2 办公室负责所有印章的刻制，由文档中心统一管理，将所有印章的发放回收情况登记于印章发放
登记表中备查。
6.12 文件管理考核规定
6.12.1 办公室为文件管理考核的执行部门。
6.12.2 各级使用人员承担文件的学习、使用、保管职责，如有遗失按10元/页处罚、损坏（乱涂改）按5元/页处罚；未建立“在用文件清单”按50元/次处罚；清单登记不及时按5元/次处罚。
6.12.3私自外借或私自复印者一经发现处以200元/份处罚。
6.12.4 文件的更改必须符合程序规定要求，未经批准而擅自更改者,处罚责任人50元/次，未按要求更改处罚责任更改人10元/份。
6.12.5文件标准化不标准，处罚标准化人员20元/份；印章标识失误处罚发放人5元/份。
6.12.5 各部门经批准发布的文件交文档中心，由文档中心依文件发放要求复印、标识发放，复印份数不允许有差异，违者处罚复印人员10元/份。
6.12.6 文件借阅到期必须归还，经文档中心催促未归还者按遗失文件处罚。 如文档管理员私自外借存档文件，按500元/份处罚，因私自外借而造成遗失，按1000元/份处罚。
6.12.10 各部门人员接到文件归档通知后,必须于两个工作日内按通知要求将文件归档，归档时文件缺少按遗失文件处理，不按时归档按5元/份/小时处罚。
7 相关程序
7.1《质量记录管理程序》 WAROM/QP-20
8 相关文件
8.1《技术文件管理制度》 WAROM/ZD-JK-001
8.2《技术文件编号规则》 WAROM/QI-JK-001
9 相关记录
9.1《质量记录一览表》 见《质量记录管理程序》WAROM/QR-P.02-01
9.2《文件制/修/废申请表》 WAROM/QR-P.01-01
9.3《文件管理汇总表》 WAROM/QR-P.01-02
9.4《文件分发/回收表》 WAROM/QR-P.01-03
9.5《文件特殊分发申请表》 WAROM/QR-P.01-04
9.6《在用文件清单》 WAROM/QR-P.01-05
9.7《外来文件管制表》 WAROM/QR-P.01-06
9.8《受控文件普查表》 WAROM/QR-P.01-07
9.9《文件借阅申请表》 WAROM/QR-P.01-08
B 版2次 WAROM/QP-01 10/10

9.10《作废文件登记表》 WAROM/QR-P.01-09
9.11《文件复印登记表》 WAROM/QR-P.01-10
9.12《文件编号登记表》 WAROM/QR-P.01-11
9.13《印章发放登记表》 WAROM/QR-P.01-12

本 程 序 更 改 记 录 表

更改通知编号
更改日期
更改条款
更改内容摘要
更改标记
更改人

附页：文件管理流程图

流 程
责任部门/人员
任 务
文件制/修/废

文件编号(版本号）

审批
NO

回收失效文件制修废
分发

销毁
分发、回收记录和控制

记录、归档

销 毁

相关部门

文档中心

总经理

文档中心

文档中心

填写“文件制/修/废申请表”

填写“文件编号登记表”

标准化、分发填写“文件分发/回收表”，作废、销毁填写“作废销毁登记表”

中 国·华 荣 防 爆 电 器 有 限 公 司
文 件 管 理 汇 总 表
序号
文 件 名 称
文件编号
版本
号码
文件
状态
发布日期
文 管 记 录
备注

文件类别： WAROM/QR-P.01-02 NO．
注：“文管记录”填写发放、修改、归档或销毁记录。 资料员:

中 国·华 荣 防 爆 电 器 有 限 公 司
文件制/修/废申请表
WAROM/QR-P.01-01 NO．
文件名称

原文件编号

文件类别

文件版本

页数

申请原因
及说明
□ 编制 □ 修订 □ 废止
文件状态

发放范围

修 订 内 容
修订前
修订后

申请部门

申请人/日期

审批意见：

签名/日期：
注：1申请制定文件直接将文件附上；
2修订文件可另附页。
中 国·华 荣 防 爆 电 器 有 限 公 司
文 件 分 发 / 回 收 表
WAROM/QR-P.01-03 NO．
文件名称

版本号

文件制修废申请单号

发 放 记 录
序号
受文部门
发放号
份数
新版签收
旧版回收
文管记录

中 国·华 荣 防 爆 电 器 有 限 公 司
文 件 特 殊 分 发 / 回 收 表
WAROM/QR-P.01-04 NO．
申请部门

申请人

申请日期

总份数

申请原因

类别
序号
文件名称
文件编号
版本号
页码
申请
份数
文件类别
文件状态
备 注

审核人/日期： 批准人/日期：

中 国·华 荣 防 爆 电 器 有 限 公 司
在用文件清单
使用部门（人员）： WAROM/QR-P.01-05 NO.
序号
文件名称
文件编号 版本号
受控状态
领用时间
备注

交
接
记
录
交接文件序号

移交方签名

接受方签名

注：凡发生交接时，交接双方在交接记录中签收。
中 国·华 荣 防 爆 电 器 有 限 公 司
外 来 文 件 管 制 表
外来文件类别： WAROM/QP-P.01-06 NO．
序号
文件名称
文件编号（版本号）
份数
适用性
审核人
登录时间
文件状态
使用人签收/时间
备注

登录部门： 登录人： 文档中心签收：

中 国·华荣防爆电器有限公司
受控文件普查表
接受审查部门/人: WAROM/QR-P.01-07 NO．
序号
文件名称
文件编号 版本号
份
数
文件
状态
普查记录

普查结果及处理意见：

普查人/日期

审批人/日期

受查人/日期

中 国·华 荣 防 爆 电 器 有 限 公 司
文 件 借 阅 登 记 表.
外来文件类别： WAROM/QR-P.01-08 NO.
序号
文件名称
文件编号
（版本号）
份数
借阅人/日期
审批人/日期
规定归
还日期
实际归
还日期
备注

登记人：
中 国·华 荣 防 爆 电 器 有 限 公 司
作 废 销 毁 登 记 表
文件类别： □ 文件 □ 记录 WAROM/QR-P.01-09 NO．
序号
文件名称
文件编号
版本号
份数
作废审批人
销毁审批人
销毁人/时间
销毁
份数
备注

登记人：
中 国·华 荣 防 爆 电 器 有 限 公 司
文 件 复 印 登 记 表
序号
日期
部门
文件名称
文件编号 版本号
复印
份数
复印审批单号
复印人签收
备注

WAROM/QR-P.01-10 NO．
文印员：

中 国·华 荣 防 爆 电 器 有 限 公 司
文 件 编 号 登 记 表
序号
文件名称
文件编号
版本号
发布日期
备 注

文件类别: WAROM/QR-P.01-11 NO．

登记人：
中 国·华 荣 防 爆 电 器 有 限 公 司
印 章 发 放 登 记 表
WAROM/QR-P.01-12 NO．
用印部门（人）

印章名称

种类： □公司章 □部门章 □合同章 □文件识别章 □其他
形状： □正方 □长方 □圆 □椭圆 □其他
材质： □水晶 □牛角 □黄杨木 □橡胶 □其他
制印日期
年 月 日
制印人

废止日期
年 月 日
废止原因

印章样式：

分
发
回
收
记
录
分 发 记 录
回 收 记 录
领用人
领用日期
回收日期
回收原因
移交方
接交方