证券股份有限公司非权益类承销项目档案管理办法模版.doc

*证券股份有限公司*证券股份有限公司非权益类承销项目档案管理办法（试行）第一章 总则第一条 为加强*证券股份有限公司非权益类项目承销业务管理，防范业务风险，建立健全非权益类项目承销业务档案，依据有关监管机关的有关规定，结合部门的实际情形，特拟定本办法。第二条 本办法适用于企业债、公司债、非金融企业债务融资工具、资产证券化等非权益类承销项目。所有主承销的非权益类承销项目均应当建立项目档案，由项目组建员负责收集整理，由档案管理员验收归档。第三条 本办法为档案管理的最低要求，所有目小组应依据有关项目的实际情形，建立健全项目档案。第二章 档案内容第四条 本办法所指项目档案包括（但不限于）承揽工作资料文件、立项资料文件、尽职调查工作底稿、内核资料文件、申报材料及反馈回复、发行上*/挂牌转让资料文件及后续管理资料文件等。第五条 承揽阶段工作档案主要包括公司、发行人出具的各种资料文件包括但不限于保密协议、战略合作协议、保密函、项目招投标资料文件等。第六条 立项工作档案主要包括初步尽职调查材料、发行人财务报表、发行人质量评估报告、立项申请报告、立项会议资料文件资料等。第七条 尽职调查工作档案应围绕发行人实际偿债能力展开，并对影响项目发行上*/挂牌转让有可能存在的重大影响充份考虑，档案内容应依照实际情形并依照有关法规要求及*证券股份有限公司非权益类承销项目尽职调查工作指引（试行）的要求确定。第八条 内核工作档案主要包括项目内核申请、审核建议或意见及回复、中介机构基本情形表、中介机构建议或意见核查表、实时内幕信息知情人档案（如有）、内核小组会议资料文件资料等。1 *证券股份有限公司第九条 申报及反馈回复档案主要包括初次申报材料、历次修改稿、最终定稿，以及给主管机构的历次书面回复（含发行人、其他中介机构的回复）。第十条 发行上*/挂牌转让档案主要包括核准批文、询价资料文件资料、路演资料文件资料、向监管机关和证券业协会报送的各类报备材料、承销团资料文件资料、向项目上*/挂牌转让场所申请上*/挂牌转让的有关材料、发行定价小组会议档案等。第十一条 将来管理档案主要包括将来管理工作计划、募集资金监管协议、增信机构的资信状况、担保权利的证明、内外部增信机制、偿债保障措施的实施情形、付息及兑付资料文件资料、调整票面利率及回售资料文件资料、受托管理工作报告、持有人会议工作资料文件资料、履约及偿债能力报告等。第三章 档案归档要求第十二条 项目档案建立时间应自项目承揽开始，档案材料既包括纸质资料文件，也包括磁盘、光盘、音像制品等非纸质资料文件。重要资料文件、协议、有签字盖章的文件，以及客户提供的说明函、承诺函、原始记录等实证资料文件必须是纸质资料文件。第十三条 项目档案应当以项目为单位设置，及时间登记。第十四条 项目组建员应当依据有关监管机关及公司的有关规定收集、整理、建立健全项目档案，确保项目档案的真实、准确、完整。第十五条 除将来管理工作档案外，项目组建员在项目发行履行后的一个月内，应对其他阶段项目档案进行自查，填写档案移交自查表，经将来管理专岗复查后，办理归档手续。对于终止项目或批文过期项目或撤销项目，参照执行。将来管理工作档案由项目组建员在履行相应的将来管理工作时及时整理归档，归档日期应在项目发行履行后的一个月内，并至少按年度移交至档案管理人员处保管。非权益类项目承销业务部门负责人有义务督促有关人员按要求履行移交和归档工作。第十六条 项目档案中的关于资料文件资料分为保密资料文件资料和普通资料文件资料。其中，经与客户商定不得公开的资料文件资料、涉及公司重大业务秘密的资料文件资料为保密资料文件资料；未与客户约定保密的资料文件资料、已过保密期限的资料文件资料以及不涉及公司重大业务秘密的资料文件资料为普通资料文件资料。项目负责人在将档案交送档案管理人员时，应明确并标识保密资料文件资料，说明2 *证券股份有限公司保密时间。第四章 档案的保管和使用第十七条 档案管理员应将项目档案存放于单独的带锁资料文件柜中，资料文件柜钥匙由专人保管。更换保管专人必须办理详尽移交手续。一经正式移交，责任由新的保管专人承担。第十八条 主承销项目档案的保管时间不得少于债券到期之日或本息所有清偿后五年。监管机关对项目档案保管有更长保存年限规定的，从其规定。第十九条 职工或员工可查阅本人承做的所有项目档案资料文件资料。临时查阅普通资料文件资料必须经保管专人同意。借阅普通资料文件资料的（指带离部门办公区或查阅时间超过1日），必须办理登记、签字手续。资料文件资料借阅时间一般不应超过一个月。保管专人应定时对资料文件资料借阅情形进行清查，及时收回关于档案资料文件资料。第二十条 需要查阅非本人承做的关于资料文件时，需有确切合理的理由，并履行登记、签字手续。第五章 附则第二十一条 本办法自发布之日起实施。33 / 3