表单规范填写教材.doc

表格填写规范教程制作时间：2018年03月22日表单规范填写目录目的适用范围职责过程要求目的：1、 规范质量记录的标识、收集、编目、借阅、归档、存贮和处理。2、 确保质量记录的有效性和完整性3、 提供产品质量可追溯性，以证实产品与归档要求的符合性以及质量体系运行的有效性。适用范围：所有使用的点检，保养、检验记录以及报表表单。职责：1、质量部制定质量记录管理程序，监督各部门记录管理状态，以保证质量活动的可追溯性。2、各部门文档管理员负责监督各职能部门的质量记录的使用、传递、归档和保管。3、各部门负责人负责确定并策划本部门质量记录的产生、收集。使用与保管；审核质量记录的真实性、审核质量记录的有效性和完整性。4、记录人员应保证记录的真实性、准确性和规范性，并及时按规定程序传递。5、文档员负责质量记录的归集、分类、编目、保管，对采用计算机贮存的记录应予备份。过程要求：1、 字体颜色a） 在正常填写表单时（含签名）仅允许使用黑色签字笔或黑色圆珠笔。b） 在凸显异常时仅允许使用蓝色签字笔或蓝色圆珠笔。2、 日期格式a） 表单上设置好的日期栏必须填写日期，不可空置。b） 表单上未明确设置日期栏时，在签名后须填写日期。日期统一格式：年-月-日。年份要写完整。例如：2013年11月3日应写为2013.11.033、 签名、字符、符合的格式a） 表单需要签名时，主管级及主管以下级员工须以正楷格式填写中午全称，易于辨识。b） 表单内填写的文字，数字，字母等，须工整易于辨识。c） 表单需填写符合（“”“”）时，必须按照表单的备注规定要求填写，符合必须工整规，不可擅自填写和创造非规定的符合。且必须填写在栏目居中处，不能超出表单格式框线。4、 实测数据的填写a） 填写实测数据时要按表单备注要求精准到相应的小数点。b） 填写实测数据时要按表单备注要求确认是否需要填写数值单位。c） 实测数据超出规定的上下限时，需要按要求在指定位置注明原因及处理措施和时间。d） 实测判定结论要按表单备注填写，不可随意填写“”、“”、“ok”、“/”等。e） 实测数据必须填写在栏目居中处，必须工整规范易于辨认，不能超出表单格式框线。5、 清洁、干净a） 表单已填好的信息不许涂改。确认笔误需要修正时，不许乱涂乱画，仅需在原信息上用蓝色笔划“”，然后在旁边用蓝色吧填写正确信息并签名b） 表单整体要保持清洁、干净，边缘不能破损，表单正面与背面空白不能乱涂乱画c） 表单集在一起需要设置封面时，封面要整洁、干净，信息规范清楚。6、 其他特殊要求说明a） 所有表单如需黏贴，悬挂，必须保持美观整洁b） 当表单需要使用透明塑料套固定在机器设备或墙壁等上面展示时，塑封套背面如需贴双面胶或磁性贴的，则双面胶或磁性贴要呈现“=”字型，以A4纸为例，如需横向黏贴，则在长方形的两长边沿边缘平行帖“=”字型的双面胶或磁性贴。c） 当表单需要装订时，要预留好装订位置，避免因装订时打孔导致填写的信息受损。d） 打印表单时，要预调好打印格式，确保打印出的表单上的表格框线条要完整清晰。e） 打印表单时，要确保打印机保养完好，不会因卡纸导致表单起皱，或因漏黑粉导致表单脏污。f） 为确保填表人员了解该如何正确填写表单，表单应在下发尽可能注明详细的填写参照要求此文档可自行编辑修改，如有侵权请告知删除，感谢您的支持，我们会努力把内容做得更好最新可编辑word文档