工程类合同管理办法模版.doc

第一公路工程局有限公司
工程类合同管理办法
（***[****]**号）
第一章 总则
第一条 为规范第一公路工程局有限公司（以下简称公司）工程类合同管理，防范合同管理风险，提高企业整合、利用、控制社会资源的能力，根据《中华人民共和国合同法》（简称“合同法”）等相关法律、法规的规定，制订本办法。
第二条 本办法适用于公司、公司所属各单位（以下简称：各单位）、直属项目部、项目。
第三条 本办法所称工程类合同包括专业分包合同和劳务分包合同。
本办法是工程类专业合同管理办法，是对公司《合同管理办法》（经发[2015]278号）的细化与补充。当部分条款发生冲突或不一致时，以本办法的条款优先适用。
第二章 合同管理职责划分
第四条 公司的职责
公司经营管理部是工程类合同的主管部门，主要职责如下：
（一）负责工程类合同管理制度的制定、修订、推广、监督、检查，组织工程类合同范本的制定、修订、推广、监督、检查，对各单位的工程类合同进行全过程监督检查。
（二）负责指导、监督、考核各单位工程类合同基础管理工作，组织、贯彻、落实公司工程类合同管理制度的执行。
（三）负责对公司资质中标项目工程类合同的订立、审核、履行、结算、清算等进行全过程监管。
（四）负责以公司名义签订的工程类合同纠纷的协调及处理。公司收到合同纠纷案件后进行登记、调查和咨询，批注意见后立即递交合同实施单位进行处理，对处理过程进行跟踪和协助，结果纳入台帐管理。
（五）负责各单位合同管理人员的培训。
第五条 各单位的职责
单位经营管理部门是工程类合同的主管部门，主要职责如下：
（一）各单位是从事生产经营的法人单位，依法享有经济权利和承担经济义务。
（二）各单位结合公司有关合同管理制度及本单位实际情况，负责工程类合同实施细则的制定、完善、修改，报公司业务主管部门审批后执行。
（三）各单位负责对本单位各项目订立的工程类合同的审批、建账、检查、考核和备案。
（四）各单位负责本单位及所属项目或本单位以公司或其他单位及所属项目名义签订的工程类合同纠纷的协调和处理。
（五）各单位负责本单位及所属项目签订的工程类合同资料档案管理。
（六）各单位负责所属项目合同管理人员的培训。
第六条　项目的职责
项目经营管理部门是工程类合同的主管部门，主要职责如下：
（一）负责在公司或所属单位书面授权委托的范围内签订工程类合同（依据国家法律规定须由公司或单位签订的除外），书面合同是对外合同的唯一表现形式。
（二）负责贯彻、落实上级相关合同管理制度，规范工程类合同基础管理工作。负责工程类合同文本起草、相关部门会签、报上级审核、按批准意见修订、进行工程类合同签订、落实权利与义务、做好过程服务与监控、合同变更、解除与终止、合同归档等全过程管理。
（三）负责本项目工程类合同纠纷的协调、处理，以及发生诉讼（仲裁）案件的上报和处理。
（四）负责协作单位的资格审核、选择确定、协调服务、监督管理、信用评价工作。
第三章 合同策划
第七条　项目应根据总体施工组织设计，编制出各时间段的工程类合同的签订计划，并根据签订计划提前策划。
第八条　工程类合同策划工作应不晚于合同签订前一个月进行，策划内容包含合同条款、协作单位资质条件、合同内容、段落划分、价格控制等。
第四章 合同内容
第九条 工程类合同内容由当事人约定，一般包括以下条款：
1.合同当事人双方及保证方（如果有）名称；
2.合同签订前提、依据及组成文件；
3.合同工程名称和地点；
4.工程施工范围和内容；
5.工程开竣工日期；
6.工程管理要求：工程质量、工程进度、施工安全、职业健康、环境保护、农民工工资发放等；
7.合同清单：包括工程数量、单价及总价，工程数量中包括的附属工作及单价或总价中包含的各项费用说明，必须明确而具体。价格确定以市场价为基础，采取单价承包的方式，严禁以清单单价提取百分比的方式确定分包价格；
8.材料设备管理与使用；
9.双方权利和义务；
10.工程结算、支付方式和周期；
11.违约责任及处理方式；
12.工程质量保证金、履约保证金、民工工资偿付保证金、安全生产保证金，收取方式及返还条件和期限；
13.合同争议处理约定。
第十条 遵守原则
（一）遵守平等互利、等价有偿的“双盈”原则，做到合同内容公平合理。
（二）合同内容不得违反国家法律、法规和行政规章。同时，还应遵守如下规定：
1.工程分包应遵守如下文件中转包和分包的有关规定：
（1）交通运输部《公路工程标准施工招标文件（2009年版）》（交公路发[2009]221号）
（2）交通运输部《关于修改〈公路建设市场管理办法〉的决定》（交通运输部令[2011]11号）
（3）住房和城乡建设部《建筑工程施工转包违法分包等违法行为认定查处管理办法》（建市[2014]118号）
（4）中国交通建设股份有限公司《劳务分包管理暂行规定》和《劳务分包商资格管理办法》（股监字[2007]507号）
2.安全生产费用的使用应遵守公司《安全生产费用管理暂行规定》的规定。
（三）合同内容完善、条款齐全、文字清楚、违约责任明确具体。
第五章 合同起草
第十一条 起草
（一）工程类合同起草应遵循合同范本优先原则，公司制订的合同范本优先于各单位制订的合同范本。范本说明中规定不能删改的内容，不经范本制定部门同意不得随意改动。
（二）起草时间不晚于合同计划中规定的时间。
（三）合同清单是合同文本的必要组成部分，应实行“量、价双控”原则，合同清单细目的数量、单价必须明确且一一对应，在数量不能确定时，可以暂估数量代替。同时应结合业主合同清单，区分主项与非主项，以便与业主合同清单进行数据关联。
合同清单应有单价分析说明及与标后预算的对比分析并保证口径一致，分析结果只提供给上级单位合同主管领导参考，未经允许不得对外公布。单价分析格式须与标后预算格式一致。
（四）合同中不得出现与业主的计量、变更、索赔、调差及奖励等挂钩的相关条款。
（五）合同中不得出现预付款的约定，特殊情况下须有且只有现金抵押或银行担保。
（六）“营改增”实施以后所有清单细目都应价税分离，明确税票种类及税率，并按照“营改增”政策的相关规定起草合同。
为了确保合同、资金、发票“三流一致”，应在合同中强调，发票开具方必须与合同主体一致，以确保增值税进项税的顺利抵扣。
第六章 当事人的选择
第十二条 选择方式
（一）专业分包合同（不含业主指定分包合同、公司所属单位间分包合同、联合体施工合同）、劳务分包合同按照公司或各单位有关规定进行公开招标或邀请招标。对于分包工程量规模较小或零星劳务工程施工，可采取议价方式。
（二）分包原则
根据施工方案选择分包形式和协作单位，协作单位的资格能力应与其分包工程的标准和规模相适应。
严禁将工程项目（含分部分项工程）进行大包、整体转包。项目不应大量零租常规设备，不应大量采购小型机具、不应大量使用零工、零机。
（三）对协作单位的招投标管理
以《中华人民共和国招标投标法》为依据，根据以我为主、加强管理、竞争择优、平等互利的原则，在各单位指导下，由项目组织对专业分包及劳务分包模式，通过招标的方式选定协作单位。
分包工程施工段落的划分应符合项目生产及管理需要，同类型施工内容尽量引进不少于一家协作单位，要在生产经营中引入竞争机制，但也应本着工程量明确、相互影响小、便于统计核算，能够形成生产规模的原则进行划分。
各单位应自行制定公开招标或邀请招标办法，并参与项目的招标工作。
第十三条 资格审核
（一）审查对方当事人的资信情况和履约能力
1.审查对方当事人资信情况
企业法人营业执照、资质证书、组织机构代码证、安全生产许可证、税务登记证、银行资信等级证书、企业法人的法人证明书或企业法人签发的法人授权（委托）书及企业概况等资料。
2. 审查对方当事人的履约能力
近三年施工的工程业绩、施工诚信（类似工程施工评价）、人力资源、机械设备、生产能力、财务状况、资金垫付能力等。
3.本条规定不适用于公司内部单位。
（二）审查对方当事人按我方要求提交的书面资料及履约承诺或履约担保。
（三）审核对方当事人纳税人资格情况。
（四）采取互联网调查、现场调查、公司或各单位网站信息库查询、电话调查等多种方式核实。
第十四条 当事人确定
通过资格审查的当事人，按第十二条规定的选择方式择优确定。
第七章 合同审批
第十五条 会签
（一）对工程类合同的审核应严格执行相关业务部门会签制度，各部门应针对合同提出修改建议，会签后呈报合同主管领导签批意见。
1.各部门合同审核重点
技术质量部门重点审核工程质量、工程变更、索赔等条款；
施工部门重点审核工程进度、工程变更、索赔等条款；
人事部门重点审核人员管理等条款；
物设部门重点审核材料管理、机械管理、材料价格调整等条款；
综合部门重点审核临时用电等条款；
安全部门重点审核临时用电、机械管理、安全生产管理等条款；
财务部门重点审核资金管理、结算、支付、营改增后税金等条款；
法律部门负责法律审核以及法律风险的防控工作，协助各业务部门做好合同履约检查、工程类合同范本的制定和修订以及合同纠纷的处理工作。
各部门对违约责任、考核及奖惩条款均须进行审核。
2.合同审批业务部门
项目须经过技术质量、施工、物设、综合、安全、财务、人事等部门会签。
单位须经过经营管理、法律部门的会签，并根据合同内容及单位机构设置情况自行选定其它会签部门。
（二）合同起草部门应按照相关批示意见进行合同修订并重新上报审批。
（三）工程类合同会签表（见附表1）应随同合同文件一起归档。
第十六条　工程类合同必须在公司OA合同管理系统（简称OA系统）中进行在线编报审批（有特殊规定的除外）,并同时在“附件”中上传资格审核资料。
第十七条　工程类合同由项目经营部门通过公司OA系统报所属各单位经营部门审批，按以下规定执行：
（一）工程类合同
以公司资质中标的项目，合同金额达到500万元以上时应在各单位审批后再报公司经营管理部审批（含经补充协议达到此数额时的合同）。所有工程类合同均须在线报备。
（二）工程类补充协议
1.当施工范围或桩号与原合同相比发生变化时，须另行签订合同，不能以补充协议续签；
2.当施工范围或桩号不变而新增工程项目时，须另行签订合同，不能以补充协议续签；
3.合同仅发生数量增加时，是否需要签订补充协议及审批程序如下：
（1）可简化会签程序：项目仅需经营、工程、材料、项目经理会签后即可上报所属单位，单位经合同主管、经营科负责人以及主管领导审批同意后签订补充协议；
（2）公司资质中标的项目，当所有单项清单数量变化总金额超过原合同价30%或增加总金额大于100万元时，经所属单位审核后报公司经营管理部审批同意后签订补充协议。
4.数量增加时清单细目单价原则上不超原合同，按照以量换价的原则，单价应该适当降低。
5.已办理最终结算的合同，不得再签订补充协议。
（三）奖励、补偿及处罚
1.项目根据工程进展需要自行举办的“劳动竞赛”活动方案及其它形式的奖励，均须报所属单位审批，以单位批复文件为准执行。
2.涉及补偿性质的协议：原则上不允许项目与协作单位签订费用补偿性的补充协议，特殊情况下（地质不符、自然因素及原合同中未明确的其他项目）发生调价或费用补偿时，项目必须根据实际情况说明调价或费用补偿的原因，核算协作单位额外的费用支出（即调价分析或费用补偿分析），召开项目领导班子会议集体决定。项目将协作单位的申请材料、项目调价或费用补偿分析，补偿谈判的会议纪要书面上报所属单位，经单位经营主管领导书面批准后再上传OA系统，按照补充协议流程办理手续，单位保存项目上报的书面材料。
（四）各单位合同审批周期不得大于7个工作日。
第八章 合同签署
第十八条　项目应按公司或所属单位对合同的审批意见再次对合同内容进行修订，修订后的合同作为签约的正式合同。合同签订之前应要求对方当事人对合同进行确认，确认无误后双方再正式签订合同。合同签订后，项目需将合同原件扫描成PDF格式上传到公司OA系统“对外经营合同管理”的附件中。
“安全生产环境保护协议书”、“廉政合同”、“节能减排协议书”另行签订，由项目报送所属单位对口部门审核和批复，作为工程类合同的附件。
项目应做好合同系统信息录入工作，确保合同信息准确、完整。工程类合同清单应与业主合同清单进行数据关联。
第十九条　对方的合同签字当事人应具有法定签约资格，应提供书面签约资格证明材料原件（如授权委托书等）作为合同的附件并随同合同一起归档。
第二十条　工程类合同一般经过双方签字并加盖合同专用章（或公章）后生效。在特殊情况下，签约代理人可以依照明确的授权，直接签字或盖章生效。合同书每页均须由当事人双方签字或加盖合同章。正式书面合同签订后合同才能正式履行。
第二十一条　订立工程类合同均须采用书面形式。
第二十二条　合同依法成立，即具有法律效力，当事人必须全面履行合同义务。
第九章 合同交底
第二十三条　工程类合同签订后须由项目业务分管部门组织合同双方相关部门人员进行合同交底，交底应有双方签字的书面记录。
（一）合同交底内容
1.合同交底包括：合同内容交底、施工技术交底、安全职业健康环境保护交底。
2.合同内容交底，含：施工段落或桩号，详细施工内容及相关费用组成说明（不含清单单价及金额），工期及关键工程工期控制点，部门或人员管理职责，具体结算支付流程，明确双方各自的权利及义务（重点关注：临时设施、材料、机械、水、电等的提供及使用）。
3、施工技术交底、安全职业健康环境保护交底按技术、安全部门相关规定执行。
（二）合同交底对象
项目各部门负责人及现场管理人员，协作单位现场负责人、技术负责人、施工班组组长等主要人员。
（三）合同交底程序
由项目经营部门组织，项目经理主持，合同交底对象参加合同交底，交底主要内容及参加人员应有签字的书面记录存档。
第十章 合同履约
第二十四条　合同当事人双方应严格按照合同约定履行合同规定的权利与义务。合同管理部门应本着“双盈”的理念，营造合同履约环境，提高服务水平。对合同履约过程进行实时监控，对发现的问题，应分析产生问题的根源，帮助对方当事人及时采取改进措施。对方当事人不予配合时，应按合同约定，以书面形式下达限期整改指令，落实情况要有书面反馈结果。对于限期内不进行整改的当事人，应按合同约定报请单位主管领导同意后进行处罚或清退（终止或解除合同）。对给我方造成损失的当事人，应向其索赔，如索赔通过常规途径最终无法解决的，可通过法律程序（诉讼或仲裁）解决。
（一）协作单位的管理
1.工程质量管理
工程质量涉及企业信誉，决不能以包代管、听之任之，对试验、测量工作要以我方为主，对施工质量控制执行“首件制”，强化工序“三检”制度，对发生的质量问题做到“三不放过”。确保工程质量可控。
2.工程进度管理
以业主工程进度计划为主线，细化工程进度阶段性目标，按目标对合同工程进行管理。履约过程加强服务，为协作单位创造宽松的施工氛围：
（1）做好当地政府、监理工程师、业主等各方面关系的协调，避免人为因素影响工程进度。
（2）协调好项目直供材料的及时供应和设备的调配使用，确保施工生产的需要。
（3）抓好协作单位的结算工作，制订资金计划，按计划提供资金保障。
3.施工安全管理
按照“安全生产法”的规定，总包单位对分包单位的安全负责。在合同执行期间，项目要对协作单位进行安全培训、安全交底、安全费用投入监控、安全措施落实检查和管理，严格执行中国交建“安全护照”制度，确保施工安全。
4.职业健康、环境保护管理
项目应把协作单位的职业健康、环境保护工作纳入公司质量、安全和环保管理体系进行管理。
5.农民工工资发放
按照国家及公司的有关规定，切实保护农民工的合法权益，对工资发放工作进行监管。可采取协作单位资金监管或工资发放现场监督或提取工程款一定比例作为工资发放保障金。各单位可结合具体情况采取相应的措施。
（二）协作单位的监控
项目要切实加强对协作单位的监控，将责任落实到人，确保合同履约。检查、监控的主要管理点：
1.协作单位进场初期，重点检查事项：
（1）人员配备及到位情况，含特殊工种上岗证持有情况、技术人员配备情况，施工人员身份证明、国家强制性险种保险情况等。
（2）施工机具配备及到位情况，含设备完好情况、出厂合格证、生产许可证、安全生产使用证，特种设备使用说明等。
（3）是否存在二次转包情况。
（4）驻地是否按环保要求、文明施工标准进行规划和管理。
（5）施工组织设计、安全生产预案等是否符合要求等。
（6）拟投入工程使用的材料是否合格，安全用品是否“三证”齐全。
2.施工过程，重点检查事项：
（1）工程质量是否合格，对过程中出现的质量问题，必须责令其限期改正，对不合格工程必须要求其进行返工或返修。
（2）工程进度是否满足合同要求，分析进度制约因素，及时采取措施。
（3）施工安全组织体系是否符合安全生产法的规定，安全用品是否佩戴，安全措施是否符合规定，施工作业是否符合安全操作规程等。
（4）环境保护是否符合有关规定，如：“三废”处理，扬尘、噪音防范等。
第十一章 合同结算与支付
第二十五条　工程类合同结算按《第一公路工程局有限公司集中结算管理办法》（经发[2015]279号）执行。
第二十六条 合同价款或报酬支付应遵循“无合同不结算、无结算不支付”原则。即合同价款或报酬支付前：首先应有签订的正式书面合同，其次应完成结算手续，再以结算作为支付价款或报酬的依据，结算与支付应一一对应；同时，累计支付价款或报酬严禁突破“结算应支付台账”中的累计应支付金额。
第十二章 合同变更或解除
第二十七条　在履约过程中，合同如需变更或解除，必须按照双方约定的程序进行；双方无约定的应按照“合同法”的规定进行。合同经双方协商变更或解除的须有经双方当事人签字盖章确认的书面补充协议。
第十三章 合同争议处理
第二十八条　为排除地方保护主义干扰，合同须按对我方有利的原则订立约定管辖条款。合同应明确约定发生纠纷时，是通过仲裁还是通过诉讼解决，同时明确约定仲裁机构或管辖法院（但不得违反法律的相关规定，否则约定无效）。
第二十九条　在履约过程中，如发现合同对方当事人不履行或不按约定履行合同义务，合同实施单位应根据“合同法”的规定及双方在合同中的约定，采取有效措施，维护单位合法权益。
第三十条　发生合同纠纷时，应根据“合同法”的规定及双方在合同中的约定，在法律规定的时效期限内，及时采取措施进行处理，不可久拖不决。
第三十一条　处理合同纠纷时，可以委托本单位或项目的合同管理人员或相关人员代理，也可以委托法律部门或律师代理。凡经仲裁或诉讼程序处理的合同纠纷，项目均应上报所属单位合同纠纷管理部门备案并可寻求法律援助。
第十四章 合同终止
第三十二条　在履约过程中，合同如需终止的，必须按照双方约定的程序进行；双方无约定的应按照“合同法”的规定进行。合同经双方协商终止的必须有合同当事人双方签订的书面终止协议，终止协议须在OA结算系统中随同最终结算上传审批。
第十五章 合同档案管理
第三十三条　合同档案管理资料包括：合同书、合同附件、补充协议、变更处理资料、合同纠纷处理资料、价款或报酬结算资料、支付单据、终止协议以及履行过程中的相关文件、信函、传真、台账和其他涉及合同内容的所有资料。
第三十四条　各级单位要加强对合同资料的管理，履约过程中由合同实施单位的业务分管部门负责登记、归档、管理。工程类合同登记台账见附表2。
对于合同资料的收集、保存和管理应全面、及时、准确和规范。所有合同资料均应保存原件,项目所有合同原件均应在项目经营部门存档。合同资料原件在发放过程中，要建立严格的签收制度；合同资料原件的借阅，要实行登记制度，对不能按时归还的，应及时追踪、查明原因、追回原件。合同资料管理人员或部门负责人发生工作调动需移交工作时，必须对合同资料进行认真核查、交接。对于事关单位机密的合同资料应采取保密措施，以免泄密。
第三十五条　合同管理编号标准化：合同管理编号统一按《第一公路工程局有限公司合同、结算单及数量签认单编码规定》（经发[2015]276号）执行。
第三十六条　合同履约结束后，项目以项目竣工为周期，向公司或各单位档案室移交。公司或各单位相关业务部门的合同资料按年度向公司或各单位档案室进行移交。公司和各单位档案室负责本单位所有合同资料的归档保存，保存期限应为永久，并应建立严格的合同档案资料使用制度（含保密制度）。
第三十七条　对因纠纷或款项支付问题未终止的合同，项目应书面说明原因附相关合同档案管理资料向上级分管业务部门进行移交处理，处理过程中项目应予主动配合。
第十六章 合同印章管理
第三十八条　各单位和各项目的合同用章应按公司对公章管理的有关规定进行登记、启用、保管、使用、封存和作废。
协作单位所有对外用章应使用本单位公章或合同章，当与业主来往资料或信函必须使用项目公章时，用章资料须经项目审核，项目主管理领导批准后用章，并登记备案。
第三十九条　对因合同印章管理不善，给单位造成损失的按公司有关规定追究单位或个人责任，视造成损失程度和情况进行处罚或追究刑事责任。
第十七章 信用评审及管理
第四十条　按照公司《协作队伍信用评价办法（试行）》执行。
第十八章 合同管理工作考核
第四十一条　工程类合同管理工作考核办法
合同管理工作是企业生产经营过程中的重要日常管理工作，检查与考核是规范合同管理、提高合同履约率的必要手段，各单位应结合本单位实际制订相应的工程类合同考核办法，对项目进行考核，并根据考核结果对相关单位或个人进行奖惩。
第四十二条　考核目标
（一）对合同管理办法规定的管理程序进行检查、考核。
（二）对合同内容的合法性、规范性、严密性进行检查、考核。
（三）对合同的履约情况进行检查、考核。
（四）对合同常见管理风险进行检查、考核。合同管理常见风险有：没有执行合同范本优先原则、主要合同条款不齐全、按月结算不及时、合同款项超支付等。
（五）对合同纠纷处理情况进行检查、考核。
（六）对合同管理人员的违法、违规和渎职行为进行检查，并视对企业造成的经济损失情况根据有关规定进行惩处；构成犯罪的，移交国家司法机关处理。
第四十三条　奖惩
（一）公司和各单位应按照相关考核办法并结合工程类合同管理工作考核结果进行年度通报、总结、表彰和奖惩。
（二）项目所有工程类合同都应纳入OA合同管理系统进行在线编报审批，对各级合同审批部门提出的修改意见在正式合同文本中应认真响应，项目不认真执行规定时，将对项目经理进行通报批评，并视情节轻重给予项目经理0.2～2万元罚款。对体系外（OA合同管理系统）循环的合同将追究项目经理的责任。项目应积极解决合同履行过程中存在的问题、纠纷等，在合同履行过程中因项目自身原因给企业造成重大损失的，将撤销项目经理职务。
（三）各单位的合同归口部门应认真履行合同审批职能，认真审核合同内容，及时发现并积极协助项目解决合同履行过程中出现的问题、纠纷等。未认真履行上述职责情节严重的，将对主管领导和合同归口部门负责人进行通报批评，屡次不改的，将调整工作岗位。
（四）公司经营管理部应督促公司所属各单位及项目按本办法要求进行工程类合同的管理工作，认真完成合同审批。合同审批滞后或合同审批不严等情节严重时，将对部门合同主管人员通报批评。
第十九章 附则
第四十四条　本办法由公司经营管理部负责制定和解释。
第四十五条 本办法自印发之日起施行。原《工程施工类合同管理办法》（企字[2007]226号）、《劳务队伍管理办法》（预字[2010]444号）、《专业化施工队竞标实施细则（试行）》（施字[2003]99号）、2012年公司经营管理手册中《关于分包合同管理流程的规定》同时废止。

附表：
1、工程类合同会签表
2、工程类合同登记台帐
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